Новий стандарт оформлення документів – ДСТУ 4163:2020
12.09.2021З 1 вересня 2021 року набрав чинності новий стандарт оформлення документів ДСТУ 4163:2020 “Уніфікована система організаційно — розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”.
Вимоги даного стандарту поширюються на юридичних осіб та ФОП, та вносять зміни до наступних видів документів:
- організаційних (положення, статути, штатний розпис тощо);
- розпорядчих (накази, постанови тощо);
- інформаційно-аналітичних (акти, службові записки, довідки тощо)
- Окрім цього, норми ДСТУ поширюються не тільки на паперові документи, а й на електронні.
Що змінилося?
|
Було |
Стало |
|
Підпис |
|
|
Посада, підпис, ініціали, прізвище Директор підпис А.А. Петров |
Посада, особистий підпис, власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ Директор особистий підпис Андрій ПЕТРОВ Зверніть увагу! Прізвище повинно бути написано великими літерами |
|
Адресат |
|
|
Посаду, прізвище, ініціали адресата пишуть у давальному відмінку Директору ТОВ “Ромашка” |
Посаду, власне ім'я та прізвище адресата пишуть у давальному відмінку Директору ТОВ “Ромашка” Андрію ПЕТРОВУ |
|
Затвердження документа |
|
|
Слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис, ініціали, прізвище особи, що затвердила документ, дата ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ “РОМАШКА” підпис А.А. Петров 10.06.2020 |
Слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, особистий підпис, власне ім’я, прізвище особи й дата ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ “Ромашка” особистий підпис Андрій ПЕТРОВ 10.09.2021 |
|
Резолюція |
|
|
Прізвище виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата Петрову А. А. Прошу підготувати план маркетингових заходів до 30.07.2021 Підпис 10.07.2021 |
Прізвище, власне ім’я виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата ПЕТРОВУ Андрію Прошу підготувати план маркетингових заходів до 30.09.2021 Особистий підпис 10.09.2021 |
|
Внутрішнє погодження документа |
|
|
Посада, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дата завізування Директор підпис А.А. Петров 10.07.2021 |
Посада (за потреби), особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дата візування Директор особистий підпис Андрій ПЕТРОВ 10.09.2021 |
|
Засвідчення копії документа |
|
|
Слова Згідно з оригіналом, посада, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали і прізвище, дата засвідчення копії Згідно з оригіналом Директор підпис А.А. Петров 10.07.2021 |
Слова Згідно з оригіналом, посада, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я і прізвище, дата засвідчення копії Згідно з оригіналом Директор особистий підпис Андрій ПЕТРОВ 10.09.2021 |
|
Інформація про виконавця документа |
|
|
Прізвище або прізвище, ім’я і по батькові виконавця документа і номер його службового телефону Петров 760 18 28 Андрій Андрійович Петров 760 18 28 |
Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону Петров Андрій 760 18 28 |
|
Відмітка про ознайомлення з документом |
|
|
Раніше не було |
Слова З документом ознайомлений, особистий підпис, власне ім’я, дата, яку кожен працівник власноручно проставляє під час ознайомлення З наказом ознайомлений Особистий підпис Андрій ПЕТРОВ 10.09.2021 |
Найменування підприємства потрібно писати великими літерами. Можна виділять напівжирним прямим шрифтом. Найменування пишеться повністю, без скорочень, як зазначено у статутних документах. Скорочену назву підприємства можна писати на наступному рядку по центру, в дужках. Наприклад:
(ТОВ “РОМАШКА”)
Назву документа потрібно писати великими літерами, можна використовувати виділення напівжирним прямим шрифтом. Наприклад: ЗАЯВА, НАКАЗ.
Реєстраційний індекс документа складається з двох частин:
- порядковий номер документа;
- внутрішній індекс, що застосовується на підприємстві, наприклад: номер справи, номер структурного підрозділу.
Приклад: 548/16-02
Дата документа може бути написана у цифровому або словесно цифровому форматі. Якщо дата місяця складається з однієї цифри, потрібно перед нею ставить нуль. Наприклад: 07.10.2021 або 07 жовтня 2021 року.
Поштову адресу необхідно писати у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу, офісу або квартири, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Місце складання документа потрібно вказувати на всіх документах. Воно повинно відповідати КАТОТТГ. Приклад: м. Харків; Київ (скорочення м. не пишемо).
Підписання документа у разі відсутності особи. Якщо особа відсутня, замість неї документи підписує заступник, який має на це право або тимчасово виконує її обов'язки. Така особа пише власну посаду, власне ім'я та прізвище. Слова “Виконувач обов'язків” або “В.о.” не пишуться, якщо немає розпорядчого документа.
Приклад: Заступник директора підпис Андрій ПЕТРОВ.
Печатку підприємства проставляють так, щоб підпис особи не був перекритий. Бажано ставити печатку на останні букви посади або там, де стоїть позначка М.П.
Повернутися до попереднього кроку