Як правильно оформити виплату зарплати на карти співробітникам?

Виплачувати зарплату співробітникам готівкою або на картку вирішує кожен роботодавець самостійно. Однак з кожним роком все більше людей відмовляються від готівки й частіше використовують банківські картки. Якщо ви вирішили йти в ногу з часом і почати виплачувати зарплату своїм співробітникам на карту, в даній статті розповімо як це зробити та що для цього знадобиться.

Як оформити виплату зарплати на карту?

Можливість виплачувати зарплату на банківську карту співробітника передбачена ст. 24 закону "Про оплату праці". Для цього потрібно виконати дві умови:

• працівник повинен дати письмово згоду або написати заяву на виплату зарплати на карту;
• комісію за переказ грошей оплачує роботодавець.

Працівник може відмовитися отримувати зарплату на карту і надалі отримувати заробітну плату готівкою. Або навпаки, всі співробітники хочуть отримувати гроші по старому і тільки один просить переводити йому гроші на карту, такий варіант теж можливий і відмовити такому співробітнику ви не в праві.

Якщо всі співробітники згодні отримувати гроші на карту, ви можете скласти Наказ в довільній формі про зміну умов виплати зарплати зі списком працівників, які будуть отримувати гроші на карту та ознайомити всіх під розпис.

Якщо ж гроші в безготівковій формі хоче отримувати тільки один співробітник, він повинен написати заяву на перерахування зарплати на особисту картку. У заяві необхідно вказати банківські реквізити, номер карти для перерахування і дані самого працівника.

Чи потрібно укладати договір з банком?

Все залежить від того, скільком співробітникам ви будете виплачувати зарплату на карту, і з яким банком ви співпрацюєте. Якщо ви будете переказувати гроші одному - двом співробітникам, то додаткових договорів з банком вам не потрібно укладати. Ви просто створюєте платіжне доручення в особистому кабінеті банку і переказуєте гроші працівникові. Якщо ви збираєтеся виплачувати зарплату на карту великій кількості співробітників, тоді варто звернутися в обслуговуючий банк і під'єднати функцію "Зарплатний проєкт".

Ця функція зручна тим, що в особистому кабінеті банку ви зможете сформувати або вивантажити готову зарплатну відомість і одним кліком переказати гроші всім співробітникам. Вам не потрібно буде створювати платіжне доручення для переказу на карту кожного окремого працівника.

Якщо ви вирішили виплачувати зарплату співробітникам на карту, варто знати, що банк не відправить гроші працівникам, поки ви не сплатите ЄСВ (22%), ПДФО (18%) і ВС (1,5%). Тобто спочатку ви розраховуєте зарплатні податки, оплачуєте їх і тільки потім виплачуєте зарплату.

Раніше існувала вимога, відкривати зарплатні картки тільки в тому банку, в якому відкрито рахунок роботодавця. У 2020 році цю вимогу скасували й тепер співробітник самостійно обирає, на карту якого банку він буде отримувати зарплату.

Як зараховуються гроші на карту?

Залежно від банку, в якому у вас відкритий рахунок, процес зарахування грошей на карту працівника може відрізнятися. Існує два варіанти:

• гроші з рахунку роботодавця одразу переводять на рахунок співробітника;
• гроші з рахунку роботодавця переводять на транзитний рахунок банку, а потім переводять на рахунок співробітника.

Незалежно від того, як саме переводяться гроші: напряму або через транзитний рахунок, вони все одно прийдуть на карту працівника в той же день, коли роботодавець їх відправив.

Важливо! У призначенні платежу необхідно вказувати період, за який здійснюється виплата, інакше банк відхилить такий платіж.

Хто оплачує банківську комісію?

Закон "Про оплату праці" зобов'язує роботодавця оплачувати банківську комісію. До неї відноситься два види: комісія за переказ грошей з розрахункового рахунку на карту і комісія за зарахування грошей на карту.

Комісію за зняття грошей з карти, наприклад за допомогою банкомату, роботодавець оплачувати не повинен. Це вже витрати співробітника.

Як часто потрібно виплачувати зарплату?

Незалежно від того, виплачуєте ви зарплату готівкою або на банківську карту співробітника, вимоги залишаються однаковими:

• зарплату потрібно виплачувати в робочі дні;
• не менш ніж два рази на місяць, з проміжком не більше 16 календарних днів між виплатами;
• якщо день виплати зарплати припадає на вихідний або неробочий день, виплату потрібно зробити перед вихідними;
• виплачувати зарплату раз на місяць заборонено, навіть якщо про це просить сам співробітник.