Як оформити офіційні документи: вимоги до структури і формату

Як оформлювати офіційні документи для бізнесу в Україні

Офіційний документ для підприємця — це не просто текст на бланку або в PDF. Його юридична придатність залежить від того, чи відповідає він спеціальним вимогам для свого виду: загальним правилам діловодства, правилам письмової форми правочинів, вимогам до електронних документів і підписів, нормам бухгалтерського обліку, мовного законодавства, правилам зберігання та, за потреби, захисту персональних даних. Саме тому один і той самий шаблон не підходить одночасно для листа, договору, наказу, акта, первинного документа чи електронного договору. (Закон України)

Які правила є базовими

Базовим стандартом для оформлення організаційно-розпорядчих документів є ДСТУ 4163:2020. Його прийнято наказом ДП «УкрНДНЦ» від 1 липня 2020 року № 144, а ДСТУ 4163-2003 скасовано з 1 вересня 2021 року. Водночас національні стандарти в Україні загалом застосовуються на добровільній основі, якщо обов’язковість їх застосування прямо не встановлена нормативно-правовим актом або якщо на них не посилаються інші документи. Для державних органів і бюджетного сектору вимоги ДСТУ прямо вбудовані у типові правила документування; для приватного бізнесу це насамперед безпечний і визнаний стандарт уніфікації власних шаблонів і внутрішніх інструкцій. (Закон України)

Для бізнесу це означає таке: юридичну силу документа дає не сам факт використання слова «ДСТУ», а правильний набір реквізитів, підписання належною особою, дотримання вимог спеціального закону для конкретного документа і можливість довести його походження, зміст та цілісність. Найбезпечніший підхід — затвердити в компанії власну інструкцію з діловодства, шаблони листів, наказів, договорів, актів і правила електронного документообігу, побудовані на ДСТУ 4163:2020 та профільних законах. (Закон України)

Що має містити офіційний документ

Універсальної «обов’язкової структури» на кшталт титульної сторінки, змісту, висновків і додатків для всіх документів немає. Набір реквізитів залежить від виду документа і мети його створення. Правила діловодства прямо виходять з того, що під час підготовки документа застосовують лише ті реквізити, які відповідають його призначенню або способу опрацювання. Для типового службового листа це зазвичай дата, реєстраційний індекс, адресат, заголовок до тексту, сам текст, за потреби посилання на документ, на який дається відповідь, відмітка про додатки, підпис і дані виконавця. (Закон України)

Отже, головне правило таке: спочатку потрібно визначити вид документа, а вже потім перевіряти, які саме реквізити для нього є обов’язковими. Для листа це один набір, для наказу — інший, для договору — ще інший, а для первинного бухгалтерського документа діє окремий перелік реквізитів із Закону про бухгалтерський облік. (Закон України)

Як оформлювати паперові документи

Для паперових службових документів в Україні як робочий стандарт використовують формат А4, гарнітуру Times New Roman, шрифт 12–14 друкарських пунктів, міжрядковий інтервал 1–1,5, а також поля 30 мм зліва, 10 мм справа і по 20 мм зверху та знизу. Такі параметри відтворені в типових і відомчих інструкціях з діловодства, які оформлюють документи з урахуванням ДСТУ 4163:2020. Для реквізитів, виносок і технічних позначок допускають менший шрифт. (Закон України)

Для уніфікації корпоративних шаблонів варто також дотримуватися простих правил оформлення: назву виду документа друкувати окремо і помітно, заголовок до тексту робити коротким і змістовним, а реквізити відокремлювати один від одного так, щоб документ легко читався і в паперовій, і в електронній версії. Саме така уніфікація зменшує ризик помилок у листуванні, погодженні, архівуванні та поданні документів державним органам. (Закон України)

Підпис, печатка і факсиміле

У підписі важливо не лише поставити автограф, а й правильно ідентифікувати підписанта. У діловодних правилах, приведених у відповідність до ДСТУ 4163:2020, підпис включає назву посади, особистий підпис і власне ім’я та прізвище. Саме така форма дає змогу без зайвих сумнівів визначити, хто саме підписав документ і в якому статусі він діяв. (Закон України)

Печатка для юридичних осіб і ФОП не є обов’язковим реквізитом документа лише тому, що документ «офіційний». Закон 2017 року скасував загальну вимогу обов’язкового використання печаток бізнесом, а незаконна вимога посадової особи поставити печатку на документі, який подає суб’єкт господарювання до органу влади або місцевого самоврядування, окремо винесена в адміністративне правопорушення. Тому друкована фраза «М.П.» у шаблоні не робить печатку обов’язковою автоматично. (Закон України)

Факсиміле або інший аналог власноручного підпису можна використовувати не завжди. Цивільний кодекс дозволяє це лише у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, де мають бути зразки відповідного аналога підпису. Для бізнесу це означає, що вставлене в шаблон зображення підпису директора без належної правової підстави — ризикове рішення. (Закон України)

Електронні документи і КЕП

Електронний документ в Україні — це не «скан паперу», а документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних і містить обов’язкові реквізити. Закон прямо визначає, що такий документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму, тобто відображений на екрані або на папері у придатному для сприйняття вигляді. (Закон України)

Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, а оригіналом вважається електронний примірник з обов’язковими реквізитами та підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного. Юридична сила електронного документа не може заперечуватися лише через його електронну форму. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис. Для електронних договорів це особливо важливо: укладений шляхом обміну електронними повідомленнями договір, підписаний у порядку Закону про електронну комерцію, прирівнюється до письмової форми, а кожний його примірник з належним підписом є оригіналом. (Закон України)

На практиці це означає просте правило: якщо потрібен саме електронний оригінал, недостатньо просто відсканувати підписаний паперовий документ. Скан — це зручна копія для обміну, але юридично повноцінний електронний оригінал виникає тоді, коли документ створено як електронний і підписано належним електронним підписом. Водночас спеціальні винятки можуть діяти для документів, які закон вимагає створювати в особливій формі або в одному оригінальному примірнику. (Закон України)

Мова документа

Для бізнесу питання мови документа не зводиться до стилістики. Закон про державну мову встановлює, що листування зареєстрованих в Україні юридичних осіб з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, державними і комунальними підприємствами ведеться державною мовою. Так само державною мовою юридичні особи ухвалюють статутні документи та рішення, подають статистичну, податкову та іншу звітність до органів влади і місцевого самоврядування. Державні та комунальні органи беруть до розгляду документи, складені державною мовою, якщо інше не передбачено законом. (Закон України)

Тому для підприємця безпечне правило таке: усе, що подається державі, оформлюється українською мовою. Для внутрішніх і договірних документів із приватними контрагентами потрібно окремо перевіряти спеціальні вимоги конкретного закону або процедури, але для взаємодії з державою українська є базовою і обов’язковою мовою документа. (Закон України)

Первинні бухгалтерські документи

Окремо потрібно відрізняти загальне діловодство від первинних бухгалтерських документів. Для бухгалтерського обліку підставою є саме первинні документи, і Закон про бухгалтерський облік встановлює для них власний перелік обов’язкових реквізитів. Такі документи можуть бути паперовими або електронними і повинні містити, зокрема, назву документа, дату складання, назву підприємства, від імені якого документ складено, зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру, а також дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, відповідальних за операцію. Для автоматично створених електронних первинних документів закон окремо вимагає наявності електронного підпису чи печатки з дотриманням законодавства про електронні документи. (Закон України)

Це одна з найважливіших практичних меж: гарно оформлений лист ще не робить його первинним документом, а красивий шаблон акта без обов’язкових реквізитів не прибирає податковий ризик. У податковому обліку значення має не зовнішня «офіційність», а те, чи фіксує документ реальну господарську операцію і чи містить реквізити, яких вимагає Закон про бухгалтерський облік та Податковий кодекс. (Закон України)

Зберігання документів і архів

Зберігати документи потрібно не лише «для порядку», а для підтвердження прав, обов’язків і податкових показників. Загальні правила архівного зберігання визначаються Законом про Національний архівний фонд, Правилами організації діловодства та архівного зберігання і Переліком типових документів зі строками зберігання. Для податкових документів мінімальні строки окремо встановлені Податковим кодексом: залежно від виду документів і контролю вони становлять щонайменше 1095, 1825 або 2555 днів. (Закон України)

Для електронних документів діє той самий підхід: їх потрібно зберігати так, щоб можна було перевірити їх цілісність і підтвердити реквізити. Якщо в компанії є електронний документообіг, треба мати не лише КЕП, а й порядок зберігання, резервування, пошуку і відтворення електронних оригіналів, а не тільки папку зі сканами на спільному диску. (Закон України)

Персональні дані в документах

Якщо документ містить паспортні дані, ІПН, адресу, телефони, медичні або кадрові відомості, починає діяти законодавство про захист персональних даних. Обробка таких даних має здійснюватися для конкретних і законних цілей, а склад даних повинен бути відповідним, адекватним і не надмірним. Згода суб’єкта персональних даних — це документоване добровільне волевиявлення щодо надання дозволу на обробку даних відповідно до визначеної мети. Тому в шаблонах договорів, анкет, кадрових форм і заяв не варто збирати «про всяк випадок» більше персональних даних, ніж реально потрібно для конкретної дії. (Закон України)

Коли потрібні спеціальні правила, а не загальний шаблон

Загальний шаблон ділового документа не замінює спеціальної форми, якщо закон вимагає іншого. Для правочинів діє правило письмової форми з Цивільного кодексу: зміст може бути зафіксований в одному чи кількох документах, у тому числі електронних, але для окремих правочинів закон вимагає нотаріального посвідчення, спеціального порядку або особливої форми. Для електронних угод діють окремі норми Закону про електронну комерцію, для первинних документів — Закон про бухгалтерський облік, для персональних даних — Закон про їх захист. Саме тому універсальна порада одна: перед використанням шаблону завжди перевіряти, чи не має потрібний документ спеціального режиму. (Закон України)

Практичний наслідок для бізнесу

Правильне оформлення документів — це не декоративна вимога. Воно впливає на те, чи прийме документ державний орган, чи спрацює договір у спорі, чи визнає податкова первинку, чи зможе компанія підтвердити повноваження підписанта, дату, автора і незмінність змісту. У податкових спорах суди перевіряють саме ці речі. Наприклад, у справі № 160/3364/19 суд досліджував первинні документи як підставу податкового обліку і оцінював, чи містять вони необхідні реквізити та чи підтверджують господарські операції. (reyestr.court.gov.ua)

Найкращий підхід для українського підприємця — мати не «один красивий шаблон на все», а систему: затверджені форми листів, договорів, наказів, актів і довіреностей; окремі правила для первинних документів; порядок використання КЕП; правила архівування; контроль мови документів і мінімізації персональних даних. Саме така система одночасно захищає компанію, її активи, репутацію і позицію в разі перевірки або спору. (Закон України)

Документи для бізнесу та торгівлі в Торгсофт

Які документи створюються в Торгсофт?

Програма використовує зрозумілу прибутково-видаткову схему, де будь-який рух товарів чи грошей фіксується відповідними документами.

Система Торгсофт містить величезну кількість документів, що охоплюють практично всі бізнес-процеси — від простого роздрібного продажу до гуртової торгівлі, логістики, виробництва та прокату.

Складські та логістичні документи:

Документи для роботи з клієнтами та оптових продажів (Торгівля з випискою рахунка):

Документи для роботи з постачальниками:

Фінансові та касові документи:

Специфічні та виробничі документи:

2. Що можна роздрукувати з Торгсофт?

Завдяки вбудованому редактору FastReport, будь-який документ можна змінити під власні потреби, додавши логотип, додаткові поля або штрихкоди.

Етикетки, цінники та маркування:

Чеки:

Документи та бланки:

Звіти:

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва