Що таке оприбуткування готівки, та як його правильно проводити?

Згідно з п. 11 Положення №148 готівку, яку підприємство отримує за продаж товару або послуг, необхідно оприбутковувати в повному обсязі й в той самий день, коли гроші надійшли до каси. Але щоб не наражати себе на адміністративний штраф по ст. 163 КУпАП за неоприбуткування готівки, треба знати, як це вчасно та правильно робити.

Що таке оприбуткування готівки?

Оприбуткування готівки — це облік грошей, які надійшли в касу за продаж товару або послуг. При цьому кожна товарна операція повинна відображатися у касовій книзі або книзі обліку доходів та витрат. Якщо підприємець не використовує її й працює з РРО чи програмним РРО, то звіти складаються в електронному фіскальному форматі.

Особливості оприбуткування готівки для підприємців без касової книги

Якщо підприємець працює з РРО, але без касової книги (КК), то для нього діють наступні правила:

• Z-звіти треба зберігати в електронній формі протягом 1095 днів;

• при використанні книги обліку розрахункових операцій (КОРО), наприклад, коли вийшов з ладу РРО чи був збій в постачанні електроенергії, треба занести в неї всю необхідну інформацію згідно з Z-звітами. 

Як оприбутковують готівку в касах підприємці з касовою книгою?

Якщо підприємець використовує РРО чи пРРО та КК, для нього діють наступні правила:

• облік готівки здійснюється в повному обсязі по факту надходження суми у касовій книзі на підставі прибутково-касового ордера (ПКО).

В цьому випадку ПКО буде свідчити про фактичне оприбуткування готівки зі скриньки РРО в касу підприємства або в касу відокремленого підрозділу. А підставою для складання такого прибутково-касового ордера фактично буде службова видача зі скриньки РРО.

Але звісно, що така операція буде займати певний час. Тому при податковій перевірці каси ДПС буде звертати увагу на час проведення товарної операції та на наявність відповідних підписів у ПКО. Також всі записи будуть перевірятися на відповідність з інформацією у табелях використання робочого часу та з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Особливості оприбуткування готівки через касу, якщо компанія відмовилась від КОРО

Відповідно до Індивідуальної податкової консультації №1319/6/99-00-05-06-01-06/ІПК у разі вимкнення електроенергії Z-звіт буде сформований на наступний робочий день. Але при цьому ДПС рекомендує додатково скласти акт і в ньому зазначити точний час відключення електроенергії та час її відновлення.

Оприбуткування готівки ФОПом

ФОП здійснює оприбуткування та облік отриманих доходів в книгах обліку у порядку, який визначає чинний ПКУ.

Якщо ФОП працює без РРО, але використовує КОРО і при цьому не має можливості оформлювати кожну товарну операцію касовим ордером, то оприбуткування готівки здійснюється наприкінці робочого дня.

Для чого використовують КОРО?

Підприємці, які застосовують РРО, використовують КОРО для:

• здійснення товарних операцій по розрахунковим квитанціям при виході з ладу реєстратора розрахункових операцій або при відключенні електроенергії;

• зберігання фіскальних звітних чеків та їх підклеювання до сторінок книги обліку розрахункових операцій;

• обліку технічних робіт, у тому числі обслуговування та ремонту програмного забезпечення РРО.

Для того, щоб продовжувати торгівлю у складних умовах відключень світла та роботи без інтернету, ви можете використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій, такі як програмні РРО Торгсофт. Програма працює в автономному режимі й фіксує всі транзакції навіть в офлайні, гарантуючи безперебійну та безпечну передачу звітності до податкової одразу після відновлення зв'язку і світла. 

На відміну від касових апаратів, програмні реєстратори не потребують укладення угод про опломбування, регулярного платного обслуговування, перепрошивки у сервісному центрі у разі законодавчих змін й щомісячних сплат. 

І щонайголовніше, ПРРО Торгсофт набагато економніші й функціональніші в користуванні, адже дозволяють вести облік товару комплексно, охоплюючи інші важливі аспекти з управління бізнесом. 

Документ, який підтверджує оприбуткування готівки та передача виторгу до банку

Це може бути:

1. Чек платіжного термінала при інкасації коштів.

2. Квитанція банкомата.

3. Супровідна відомість, яка засвідчена підписом інкасатора.

4. Квитанція до прибуткових документів банка на здавання виторгу.

Кожне підприємство індивідуально розробляє порядок оприбуткування готівки в касі з урахуванням особливостей своєї роботи. Але цей порядок повинен обов’язково відповідати вимогам Положення № 148.

Також внутрішній документ підприємства визначає порядок оприбуткування готівки по кожному відокремленому підрозділу.

Тому, щоб не отримати адміністративний штраф за порушення товарно-касових операцій, слідкуйте за тим, щоб сума готівки, яка оприбутковується, повністю збігалася з сумою, визначеною у розрахунково-касових документах.