Як ФОПу або компанії оплатити послуги адвоката чи нотаріуса

Як ФОПу або компанії правильно оплатити послуги адвоката чи нотаріуса

Головне правило таке: спочатку треба визначити, в якому статусі працює виконавець — як адвокат, що здійснює незалежну професійну діяльність, як адвокатське бюро чи адвокатське об’єднання, або як приватний нотаріус. Від цього залежить, які документи треба взяти до оплати, чи потрібно утримувати податки при виплаті, чи потрібен РРО/ПРРО та як відобразити витрати в обліку. Найбезпечніший варіант для бізнесу — безготівковий переказ з підприємницького рахунку на рахунок виконавця за реквізитами IBAN із повним пакетом первинних документів. (Закон України)

Для виплат адвокату або приватному нотаріусу, які працюють як самозайняті особи у межах незалежної професійної діяльності, ключовим документом є копія довідки за формою № 34-ОПП. Саме вона дає податковому агенту підставу не утримувати ПДФО і військовий збір із такої виплати. Далі все потрібно правильно оформити в обліку: мати договір, рахунок або інший документ на оплату, документ про фактично надані послуги, платіжне підтвердження, а також відобразити виплату у звітності. Для ФОП на загальній системі та для юридичної особи така оплата може бути витратою за наявності зв’язку з господарською діяльністю й належних документів; для ФОП на єдиному податку сама по собі витрата суму єдиного податку не зменшує. (Zir Tax)

Від кого саме ви купуєте послугу

1. Адвокат, який працює індивідуально

Закон дозволяє адвокату здійснювати адвокатську діяльність індивідуально. У такому випадку він є самозайнятою особою і провадить незалежну професійну діяльність. Повноваження адвоката підтверджуються документами, визначеними Законом про адвокатуру, а порядок оплати гонорару сторони встановлюють у договорі про надання правничої допомоги. (Закон України)

2. Адвокатське бюро або адвокатське об’єднання

Адвокат може працювати не лише особисто, а й через адвокатське бюро або адвокатське об’єднання. Це вже інший формат взаємин: ви розраховуєтеся не із самозайнятою фізичною особою, а з юридичною особою. Для бізнесу це означає звичайний порядок розрахунків із контрагентом-юрособою: договір, рахунок, акт або інший первинний документ, платіжка, а за потреби — документи з ПДВ за загальними правилами. (Закон України)

3. Приватний нотаріус

Приватний нотаріус не може займатися підприємницькою або адвокатською діяльністю. За вчинення нотаріальних дій приватний нотаріус справляє плату, розмір якої визначається за домовленістю з клієнтом, а нотаріальні дії вчиняються після їх оплати та подання необхідних документів. Тому для нотаріуса попередня оплата до вчинення нотаріальної дії є нормальною моделлю, якщо вона відповідає домовленості сторін і суті нотаріальної дії. (Закон України)

Найбезпечніший спосіб оплати

Для підприємця або компанії найкращий варіант — платити з підприємницького поточного рахунку на рахунок виконавця за реквізитами IBAN. Такий платіж найкраще підтверджує ділову мету витрати, спрощує облік і зменшує суперечки щодо того, чи була це розрахункова операція, для якої потрібен РРО/ПРРО. Податкова прямо зазначає, що при переказі коштів із поточного рахунку на поточний рахунок через банк, у тому числі через онлайн-банкінг, із використанням реквізитів у форматі IBAN РРО/ПРРО можуть не застосовуватися. (cvp.tax.gov.ua)

Практично це означає, що для оплати послуг адвоката чи нотаріуса краще не покладатися на випадкові способи розрахунку, а оформлювати платіж так, щоб у вас залишилися чіткі сліди операції: хто надав послугу, на підставі якого документа, за що саме сплачено і на який рахунок пішли кошти. Це критично і для податкового обліку, і для захисту в разі перевірки або спору. (Закон України)

Які документи треба взяти до оплати

Якщо платите адвокату, який працює індивідуально

Потрібно мати:

Окремо варто перевірити чинний статус адвоката в Єдиному реєстрі адвокатів України, щоб упевнитися, що свідоцтво не зупинене і послугу надає саме та особа, з якою укладається договір. (erau.unba.org.ua)

Якщо платите адвокатському бюро або об’єднанню

Потрібні звичайні документи контрагента-юрособи:

Якщо платите приватному нотаріусу

Потрібно мати:

Чи треба утримувати ПДФО і військовий збір

Якщо ви платите фізичній особі, яка провадить незалежну професійну діяльність, податок у джерела виплати не утримується лише тоді, коли ця особа надала копію довідки про взяття на податковий облік за формою № 34-ОПП. Податкова окремо підтверджує це і для ПДФО, і для військового збору. Це правило не працює, якщо цивільно-правовий договір фактично прикриває трудові відносини. (Zir Tax)

Для бізнесу це означає дуже просту практичну річ: без копії 34-ОПП безпечної підстави не утримувати ПДФО і військовий збір немає. Тому просити цей документ до першої виплати — не формальність, а обов’язковий елемент податкової безпеки. (Zir Tax)

Як показати таку виплату у звітності

Дохід, виплачений самозайнятій особі, відображається у додатку 4ДФ з ознакою доходу «157». Податкова також роз’яснює, що коли виплата здійснюється в межах підприємницької або незалежної професійної діяльності, у 4ДФ заповнюються графи щодо нарахованого і виплаченого доходу, а ознака доходу ставиться саме «157». (tr.tax.gov.ua)

ФОПи та інші самозайняті особи, які виступають податковими агентами, подають податковий розрахунок за формою та в порядку, затвердженими наказом Мінфіну № 4. Тому підприємець, який оплачує послуги адвоката чи нотаріуса як самозайнятої особи, повинен не лише провести оплату, а й правильно відобразити її у звітності. (zp.tax.gov.ua)

Чи потрібен РРО/ПРРО

Для самозайнятих осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, податкова прямо вказує: дія Закону про РРО поширюється на суб’єктів господарювання, а самозайняті особи, які не є такими суб’єктами в межах незалежної професійної діяльності, не зобов’язані застосовувати РРО/ПРРО. Якщо ж та сама фізична особа паралельно здійснює підприємницьку діяльність, тоді щодо підприємницьких операцій РРО/ПРРО застосовується вже на загальних підставах. (rv.tax.gov.ua)

Тому для замовника послуг важливе не питання «чи є чек будь-якою ціною», а питання «у якому статусі надається послуга». Для індивідуального адвоката або приватного нотаріуса базовими доказами операції є договір, 34-ОПП, документ про фактично надану послугу та банківське підтвердження оплати. Для бюро, об’єднання або іншого бізнес-контрагента далі працюють звичайні правила, у тому числі щодо РРО/ПРРО залежно від способу розрахунку. (rv.tax.gov.ua)

Як включити оплату у витрати

Для юридичної особи основа одна: господарська операція повинна підтверджуватися первинними документами. Закон про бухгалтерський облік прямо вимагає, щоб первинні документи були підставою для обліку і містили обов’язкові реквізити: назву документа, дату, назву підприємства, зміст і обсяг операції, відповідальних осіб та підпис або інші дані для ідентифікації. Документи можуть бути паперовими або електронними. (Закон України)

Для ФОП на загальній системі витрати враховуються лише тоді, коли вони безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю і документально підтверджені. Податкова окремо наголошує, що до витрат не включаються витрати, не пов’язані з діяльністю, а також документально не підтверджені витрати. Тому послуги адвоката або нотаріуса можна ставити у витрати лише тоді, коли вони реально потрібні для бізнесу: договір із контрагентом, претензійна робота, корпоративні питання, реєстраційні дії, захист у спорі, оформлення майнових прав тощо. (Zir Tax)

Для ФОП на єдиному податку логіка інша: оподаткування прив’язане насамперед до доходу, а не до факту понесення витрат. Тому навіть правильно оформлена оплата адвоката чи нотаріуса не зменшує суму єдиного податку сама по собі. Це не означає, що документи не потрібні — вони потрібні для підтвердження реальності операції, внутрішнього контролю та інших податкових питань, але не для зменшення бази єдиного податку за загальним правилом. (dn.tax.gov.ua)

Особливі ситуації, про які часто забувають

Короткий приклад із офіційної практики

У публікації ДПС у Рівненській області від 10 жовтня 2023 року податкова прямо зазначила, що самозайнята особа — приватний нотаріус — не зобов’язана застосовувати РРО/ПРРО у межах незалежної професійної діяльності. Водночас, якщо така особа паралельно здійснює підприємницьку діяльність, для підприємницьких операцій уже діють загальні правила щодо РРО/ПРРО. Для замовника це хороший орієнтир: спершу перевіряється статус виконавця, а вже потім — вимоги до розрахунку і документів. (rv.tax.gov.ua)

Практичний чек-лист перед оплатою

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва