Відповіді на поширені питання про перевірки, поверненя товару і дохід магазину

Що повинен знати та брати до уваги підприємець перед тим, як зайнятися торгівлею і зареєструвати бізнес?

Він повинен обов'язково визначитися, на якій системі обліку йому буде вигідно працювати. Це може бути «загальна система», це може бути «єдиний податок» - з різними схемами оподаткування. Все це залежить від умов роботи. Чи збирається він торгувати на ринку? Або він буде працювати поза ринком? Чи буде він працювати з юридичними особами-«загальносистемниками»? Або це будуть юридичні особи-«єдинники», або будуть тільки фізичні особи?

Тобто, перед тим як починати свою господарську діяльність, потрібно визначитися: яким буде коло його постачальників, покупців (контрагентів), чим він займатиметься (торгівля та / або послуги, який товар), на яких умовах все це буде здійснюватися. Якщо він буде на загальній системі, потрібен касовий апарат і т.п.

Візьмемо роздрібний магазин непродовольчих товарів, покупцями якого є «звичайні люди» - тобто фізичні особи. Магазин може закуповувати товар і у юридичних осіб, і у інших ФОП. Як краще за все оформити такий бізнес?

Це найхарактерніший для нас випадок. Найчастіше програму Торгсофт встановлюють магазини одягу, взуття, дитячих товарів.

Роздрібний магазин може закуповувати товар і у «ПДВ-шників», і у «єдиноподатників», у юридичних або фізичних осіб. Найчастіше магазини непродовольчої групи реєструють на «єдиний податок».

Також потрібно визначитися, на якій групі єдиного податку він буде працювати. Це залежить від обороту магазина, виду діяльності, кількості найманих працівників та ін.

Як дохід магазину впливає на вибір групи оподаткування?

• 1 група - Мають право торгувати товарами тільки в роздріб на ринку і надавати побутові послуги населенню за затвердженим переліком побутових послуг. Оборот їх не повинен перевищувати 300 тис. грн за рік. Без найманих працівників.

• 2 група - Мають право надавати послуги (у тому числі й побутові) платникам єдиного податку та / або населенню, а також здійснювати виробництво, продаж товарів, діяльність у сфері ресторанного господарства.Заборонено надавати посередницькі послуги з купівлі, продажу, оренди та оцінювання нерухомого майна, а також здійснювати діяльність з виробництва, постачання, продажу (реалізації) ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння. Оборот не більше 1,5 млн грн, число працівників - не більше 10 осіб.

• 3 група - оборот до 5 млн грн в рік, кількість співробітників - немає обмежень. На 3-й групі підприємець може бути також платником ПДВ. Однак, якщо він продає в роздріб - він може без цього обійтися.

Це основні категорії, які застосовуються у сфері торгівлі. Найчастіше зустрічається 3-тя група. Все залежить від обсягу бізнесу.

Також потрібно враховувати ставки єдиного податку. Вони встановлюються місцевими радами залежно від виду господарської діяльності. Для першої групи в межах до 10% прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого на 1 січня звітного року з розрахунку на місяць. Для другої групи в межах до 20% мінімальної заробітної плати з розрахунку на місяць, встановленої на 1 січня звітного року. Якщо підприємець здійснює кілька видів діяльності, податок сплачується за більшою ставкою. На третій групі ставка податку або 5% (для неплатників ПДВ), або 3% - якщо він платник ПДВ. Податок стягується від доходу (всіх грошових надходжень).

Що значить «оборот магазину»?

Це весь дохід магазину, всі грошові надходження - і готівка, і на розрахункових рахунках. Без урахування витрат.

Повернення товарів віднімаються з доходу? Для деяких магазинів (наприклад, для дитячих), повернення - дуже часте явище.

У разі повернення, він віднімається з доходу.

Також важливо пам'ятати, що дитячі товари підлягають оцінці відповідності (декларуванню відповідності техрегламенту), у тому числі гігієнічній експертизі (сертифікати, точніше їх копії, надають постачальники або виробники). І багато видів дитячих товарів взагалі не підлягають поверненню. Наприклад: іграшки, товари для новонароджених, косметика та засоби гігієни. (Одяг та взуття - підлягають).

Звичайно ж, про неможливість повернення покупці повинні бути попереджені заздалегідь - і за правилами торгівлі, і щоб уникнути непорозумінь з покупцями. Рекомендуємо вам роздрукувати перелік товару, який не підлягає поверненню і розмістити в районі каси, щоб бачили покупці.

Виходить, що якщо дитячий магазин, не бажаючи псувати відносини з покупцем, замінює або повертає покупцеві іграшку або комплект білизни - він порушує закон?

Виходить, так. Але, оскільки в такій ситуації обидві сторони зацікавлені в поверненні, і немає мотиву цю інформацію оприлюднити, справа вирішується мирно. Випадків «перевірочних закупівель» на предмет законності повернення,  ще не було.

Як правильно оформити повернення?

За правилами торгівлі, повернення повинно здійснюватися за певних умов. Повинен бути дотриманий термін - протягом 14 днів. Товар повинен бути в його первісному вигляді, з ярликами, в упаковці, без плям або бруду, слідів використання або пошкодження. Повинен бути обов'язково товарний чек. АЛЕ! Якщо покупець втратив чек, він має повне право написати заяву для отримання його дубліката. І ви зобов'язані такий дублікат надати.

Крім іншого, покупець повинен прийти з паспортом. Написати заяву про те, який товар і з яких причин він бажає повернути. Пред'явити чек, і сам товар в первісному вигляді. Заява потрібно для того, щоб ідентифікувати того, хто повертає товар.

Це все вимоги Управління із захисту прав споживача. Найчастіше, якщо виникає спірна ситуація з покупцем, магазин може виграти цей спір, оскільки дотримати всі ці умови не завжди виходить - як мінімум, пошкоджена упаковка.

Чи потрібно показувати повернення в Книзі обліку доходів підприємця? І як правильно це робити?

Повернення потрібно зображати в Книзі доходів. Обов'язково подбайте про те, щоб запис про повернення був підтверджений документально (п.п. 5 п. 292.11 ПКУ). Підійде: платіжка про повернення грошей покупцеві, претензія з приводу якості, угода про розірвання договору, товарно-транспортна накладна, лист про повернення авансу і т. п. Це важливо. Тільки тоді до вас не буде претензій з приводу зменшення доходу. (Примітка: чек повернення, який автоматично друкується в програмі Торгсофт, після підписання покупцем повинен обов'язково залишатися в магазині та прикладатися при здачі виторгу).

Чому важливий весь пакет цих документів?

Щоб довести, що дійсно був факт повернення в разі зустрічних перевірок.

Особливо все це стосується великих сум покупок. Зрозуміло, що через 3 гривні ніхто перевіряти не буде, а ось якщо у вас будуть «витікати» з обороту багатотисячні повернення - можуть виникнути питання.

Яким чином підприємець повинен фіксувати свій дохід?

Заповнювати Книгу обліку доходів (якщо не платник ПДВ) або Книгу обліку доходів і витрат (якщо платник ПДВ). Книга заповнюється щодня, в неї вносять підсумки за день. Незалежно від того, скільки у вас продавців, вноситься загальна сума.

Причому сюди вносяться всі гроші, отримані від різних видів діяльності. Припустимо, якщо у вас є і торгівля, і послуги. Також не забудьте внести сюди ж гроші, отримані через банківські термінали, тобто на розрахунковий рахунок. Такі оплати потрібно показувати особливо ретельно.

Якщо у нас магазинів багато, і всі вони в різних містах або районах. Книга повинна бути одна? Або в кожному магазині своя?

У цьому випадку в Книга реєструється одна, на одного підприємця. Але ви можете для кожного продавця, або для кожного магазину, завести свою «внутрішню» книгу (це може бути зошит або блокнот), з якої потім вносити суми в основну книгу. Це для вашої зручності.

Для тих, хто користується програмою обліку Торгсофт, немає потреби заводити внутрішню книгу, тому що дані по продажам за будь-який день можна роздрукувати з програми, або ж їх відразу бачить власник у своїй системі обліку.

Чи є якась залежність між групою оподаткування і площею магазину?

Згідно із законом ніякої прямої залежності площі магазину та системи оподаткування немає. Все визначається доходом. Ви можете торгувати великим асортиментом недорогих товарів, які вимагають великої площі, наприклад. Але все повинно бути в рамках розумного, тому щоб не підпадати під непотрібні підозри, краще великі торгові площі оформляти на кількох ФОП.

Чи законно, коли в одному магазині працює кілька підприємців, зі схожим товаром? Наприклад - відділ чоловічого одягу оформлений на одного ФОП, а відділ жіночого одягу - на іншого? Чи можуть вони бути родичами, чоловіком і дружиною?

Так, все це законно. Родинні зв'язки тут взагалі не мають значення. Головне, як ви все зареєстрували перед державою. Також у випадку з «єдиноподатниками» цілком законно, коли родичі-підприємці є один для одного постачальниками.

Якби мова йшла про платників ПДВ на загальній системі, тоді такі родичі, пов'язані господарською діяльністю, розглядаються як пов'язані особи.

Хто може перевірити достовірність даних Книги обліку доходів? Які для цього є методи? За яких обставин це може відбуватися?

Книга обліку доходів / прибутків і витрат знаходиться у підприємця. Тобто, якщо у нас три магазини в різних містах, то зберігатися вона може в одному з них, або в офісі, або навіть вдома у власника.

Перевіряти Книгу може інспектор ДФС. 

Ми писали раніше, про те які бувають перевірки, чому приходять і що робити і про те, що робити в разі обшуку.

Перевіряти можуть записи по виручці тільки за вчорашній, вже минулий день?

Так. Тому що поточний день у вас може закінчуватися й о 20.00, і у 22.00. А вносити треба в кінці вашого робочого дня. Немає ніяких вказівок з приводу конкретного часу.

А якщо це цілодобовий магазин, що вважається «кінцем дня»?

Час здачі каси. Відлік нового дня починається о 00.00.

Чи завжди повинні повідомляти підприємця про те, що у нього буде перевірка?

Якщо це перевірка планова, то вас повідомлять за 10 днів. Є і раптові перевірки, які здійснюються під спеціальним контролем. Такі перевірки стосуються в основному касових апаратів або в разі скарг. У будь-якому випадку, має бути підстава для позапланових перевірок.

Що робити у випадках, коли підприємця немає на робочому місці, і в магазині знаходиться тільки персонал? Чи зобов'язаний персонал щось показувати, якісь записи, давати доступ до документів або до каси? Що має право зробити перевіряючий без присутності власника?

Контролер може перевірити вашу касу і перерахувати готівку в ній. Така перевірка можлива, якщо у вашій звітності регулярно відображаються занижені, на думку податкової, суми. Якщо сума в касі буде незрівнянно маленькою у порівнянні з рівнем цін у вашому магазині, то вас можуть попросити написати пояснювальну, скласти акт. Треба розуміти, що кожен такий «папірець» стає частиною загальної картини і надалі може стати підставою для інших перевірок.

Продавці можуть не показувати документи або Книгу доходів, пославшись на те, що всі вони зберігаються у власника.

Чи може такий контролер влаштувати «контрольне замірювання» обсягу каси, коли цілий день інспектор знаходиться в магазині й підраховує покупки?

Це називається хронометраж. Такий контроль застосовується до магазинів, які використовують касовий апарат.

Про оплату праці. У більшості магазинів продавці отримують якусь фіксовану ставку, і відсоток від зроблених продажів. Чи потрібно таку схему оплати праці якось відображати законодавчо в трудовому договорі?

Згідно із законом, підприємець повинен (та й сам має в цьому потребу), фіксувати такі речі наказами. Якщо продавець отримує ставку і премію, то це може бути відображено або на рівні договору, або наказом - якщо особлива схема оплати діє на обмежений період. Але ж чому в трудовому договорі зазвичай вказують фіксовану суму, не нижче мінімальної зарплати? Для простоти обліку та розрахунків податків, які підприємець платить за своїх підлеглих.

Законний метод буде такий: за підсумками місяця, виплачуючи фактичну зарплату, підприємець повинен відобразити цю суму у звітах, які подаються до податкової й сплатити з цих сум податки. І обов'язково потрібно мати підтверджуючі суму виплат документи - тобто, зарплатну відомість з підписами співробітників. Заздалегідь реєструвати кожен раз нову зарплату не потрібно. Підприємець може позначити наказом, що таким-то співробітникам буде сплачуватися така-то процентна ставка від, припустимо, щомісячної виручки.

Про вимоги фонду соціального захисту на тему обов'язкового працевлаштування інвалідів.

Підприємець, який має у своєму штаті 7 співробітників (з урахуванням самого підприємця), повинен працевлаштувати 1 інваліда (восьмий співробітник). Підприємець повинен подавати певний звіт про працевлаштованих інвалідів. Якщо за чисельністю належить, але в штаті немає інваліда, тоді підприємець сплачує штраф.

Не має значення, яка група інвалідності й з яким діагнозом буде у співробітника. Важливо, щоб у підприємця були копії документів, що підтверджують групу. Крім того, треба пам'ятати, що посада, яку займає інвалід не може бути якою-небудь. Висуваються певні вимоги й до характеру роботи, і до організації робочого місця такого співробітника. Однак, немає ніяких вимог щодо того, що співробітник-інвалід повинен обов'язково бути присутнім в магазині або в офісі. Він може працювати віддалено. По суті, якщо вам нікуди «прилаштувати» інваліда, він може просто бути в штаті. Але, він не може отримувати зарплату менше мінімальної.

На «пів ставки» оформляти інвалідів з метою заощадити на зарплаті не варто. Тому що відразу виникнуть питання у контролюючих та соціальних органів на предмет того, яким чином людина живе на половину мінімальної зарплати. І доведеться або постійно писати пояснювальні, або давати адекватну зарплату навіть на пів ставки.