Первинні документи в обліку: правила складання та класифікації

Бухгалтерський облік неможливий без наявності та правильного оформлення первинних документів. Через їх відсутність податкова може накласти штраф на підприємця.

Як правильно та прозоро оформлювати господарчі операції та які види первинних документів існують?

Що таке первинні документи?

Первинні документи – це документи, завдяки яким можна підтвердити будь-яку господарчу операцію на підприємстві. Їх можна оформлювати в електронному або паперовому вигляді для підтвердження різних дій, наприклад: для продажу чи придбання товарів, для підписання угоди з клієнтом, для проведення фінансових операцій тощо.

Первинні документи використовує бухгалтер для складання фінансової звітності, а також під час податкових перевірок. В них фіксують інформацію щодо всіх ділових та фінансових угод підприємства.

Первинні документи для ФОП

У зв’язку з тим, що ФОПи можуть працювати на різних групах та системах оподаткування, питання щодо формування та ведення первинної документації вирішується індивідуально, згідно з ПК та Законом про бухгалтерський облік. І це має наступний вигляд:

1. ФОПи на загальній системі оподаткування: згідно з п.177.10 ПКУ обов’язкова наявність первинних документів, в яких відображаються фактичні витрати та прибутки. Зберігають документацію в електронній формі чи в паперовому вигляді.

2. На спрощеній системі оподаткування: згідно з п.12 ст.3 Закону про РРО обов’язково треба формувати первинні документи при обліку вибуття та надходжень товарних запасів. Якщо у ФОПа не буде документів, які підтверджують походження продукції, то йому закон забороняє реалізовувати такий товар.

3. На спрощеній системі оподаткування без обов’язкового використання РРО чи пРРо: згідно з Законом про бухгалтерський облік такі підприємці можуть не формувати і не зберігати первинну документацію. Але податкова наполягає на тому, що мати такі документи все ж таки треба, щоб при необхідності можна було довести законне отримання ТМЦ (товарно-матеріальних цінностей).

Види первинної документації

До первинної документації можна віднести:

• Видаткова накладна. Використовується для фіксації фактичної передачі товарів. Тобто мова йде саме про угоду між покупцем та продавцем. Видаткову накладу формує постачальник товару. Чинне законодавство не затверджує певної форми документа, тому його складають згідно зі зразком, прийнятим на підприємстві;

• Товарно-транспортна накладна. Документ формується у разі доставлення продукції від продавця клієнту. Накладна складається за формою, яка затверджена Наказом Мінтрансу №363;

• Акти виконаних робіт. Документ складають для того, щоб підтвердити факт надання підприємству послуг іншою компанією. Акт формується при виконанні замовлених робіт, коли клієнт приймає їх;

• Прибутковий та видатковий касовий ордер. В документ заносяться дані по факту надходження чи вилучення коштів з каси підприємства. Ордер складається по певній формі, яка затверджена Постановою НБУ №148;

• Рахунок-фактура. Такий документ також може бути первинним, але за умови, якщо в ньому відображені дані про фінансову операцію, та зазначено, що такий рахунок був оплачений. Форма складання документа може бути вільною. Але в ньому повинні міститься всі необхідні реквізити підприємства;

• Довідка з бухгалтерії. Документ може використовуватись для виправлення помилок, які були допущені у попередніх документах. Форма довідки затверджена Наказом Мінфіну.

До первинних документів не можна відносити папери, в яких немає даних щодо господарчої операції. Таким чином, звичайне платіжне доручення не буде первинним документом, оскільки по ньому може і не відбутися фінансова операція.

Реквізити в первинній документації

В документ треба вносити інформацію, яка буде підтверджувати здійснену операцію або угоду. Закон визначає перелік обов’язкових реквізитів. Серед них:

• дата створення документа,

• назва компанії, яка складає його,

• ЄДРПОУ підприємства,

• номер документа,

• зміст господарської операції,

• відповідальні особи, які брали участь в угоді,

• особистий підпис уповноваженої особи.

До необов’язкових реквізитів можна віднести наступні:

• підстава для здійснення операції або виконання угоди;

• інформація про документ, яка вказує на особу-одержувача і т.д.

Необов’язкові реквізити можна не заповнювати, включаючи такі дані, як місце складання документа та печатка компанії.

Але якщо в документ не ввести обов’язкові реквізити, то він не буде відноситися до первинного.

В якій формі складається первинна документація?

Первинна документація важлива для здійснення підприємницької діяльності, тому закон чітко визначає основні вимоги щодо її оформлення. Існують наступні правила:

1. Первинна документація формується при здійсненні господарчої операції. Попри те, що закон не встановлює певні строки її складання, це потрібно робити якнайшвидше. Ці документи використовують бухгалтера для проведення фінансових операцій в обліку.

2. В первинній документації необхідно відображати реквізити, які встановлені законодавством. В іншому випадку документ не буде мати юридичної сили.

3. Документи можна друкувати на бланку, затвердженому компанією.

4. Бланк строгої звітності необхідно друкувати тільки за нанесенням його номера та серії.

5. В документі підкреслюються всі порожні строки.

6. Документ складається тільки державною мовою.

7. Відповідальність за внесення невірних даних несе особа, яка складала документ.

8. В документі відображається перелік осіб, які брали участь в проведенні господарчої операції, а також підписували акт.

9. Документ затверджується особистим підписом керівника підприємства.

10. Для підписання можна використовувати ЕЦП.

11. Бланк завіряється печаткою компанії при її наявності.

12. Копії первинної документації надаються всім особам, які мають відношення до здійснення угоди або господарчої операції.

13. Заборонено вносити в документ будь-які виправлення. Якщо треба внести зміни, треба скласти бухгалтерську довідку.

Типові помилки, які виникають при складанні первинної документації

1. Не заповнені всі поля, які є обов’язковими. При цьому такий документ не може вважатися первинним.

2. Необумовлені виправлення, які були створені ручним способом.

3. Не підписано документ, а також не скріплено печаткою. Це правило також стосується і формування первинної документації в електронній формі. В такому випадку обидві сторони підписують документ за допомогою ЕЦП.

Порядок зберігання первинних документів

Згідно з Законом термін зберігання первинної документації може змінюватись залежно від її категорії. Серед таких документів можуть бути такі, які повинні зберігатися 5-10 років, та більше. Наприклад, трудові договори, особисті справи або розрахунково-платіжні відомості можуть зберігатися 75 років.

Зважаючи на те, що первинна документація являється основою для ведення бухгалтерського обліку, її необхідно зберігати в оригінальній формі впродовж терміну, затвердженого законодавством.

І треба пам’ятати, що порушення таких правил може призвести до накладання адміністративних штрафів з боку ДПС.