Сучасні сервіси для підпису документів онлайн: зручно, швидко, надійно

Автоматизація бізнес-процесів уже давно поширилась і на підписування документів онлайн за допомогою ЕЦП, КЕП чи УЕП, згідно з Законом № 851-IV.

Для того, щоб швидко обмінюватись електронними документами та надавати їм офіційний статус, можна вибрати один із сервісів документообігу. Вони пропонують безпечний доступ, конфіденційність інформації та захищене зберігання електронних ключів та паролів. А ще — автоматично перевіряють легітимність підписів. Що ж обрати?

Сервіс «Вчасно»

Усе більше підприємців обирають цей інструмент для керування документами. Простий інтерфейс допоможе швидко розібратися в налаштуваннях навіть необізнаному користувачу. Вся необхідна інформація в одній таблиці, одразу перед очима.

Переваги сервісу:

• легко додавати та редагувати документи;

• можна зберігати всі файли у хмарному архіві;

• автоматична перевірка документів антивірусом;

• наявність мобільного застосунку для роботи з файлами зі свого смартфона;

• швидке підписання вхідних та вихідних документів.

Як підписати документ електронним цифровим підписом в сервісі «Вчасно»?

Будь-який договір спочатку треба узгодити між сторонами й тільки потім підписати. У сервісі можна використовувати не тільки КЕП чи УЕП. Щоб накласти електронний підпис, потрібно:

• зайти у свій особистий кабінет на «Вчасно»,

• обрати потрібний договір у переліку документів,

• відкрити файл, ознайомитись зі змістом,

• справа на екрані обрати меню підписання,

• використати файл з електронним ключем.

Зверніть увагу, що сервіс дозволяє накладати підписи фізичних осіб, наприклад «Дія.Підпис» чи Mobile.ID. Однак для того, щоб підтвердити повноваження такої особи, все одно потрібен саме КЕП керівника компанії.

Переваги сервісу Paperless

Через Paperless можна підписати документ ЕЦП онлайн та надати йому юридичну силу нарівні з паперовим.

Сервіс має такі переваги:

• всі електронні документи зберігаються на окремому сервері;

• у будь-який час можна редагувати та змінювати структуру файлу, наприклад, додавати чи видаляти сторону-отримувача;

• працювати з документами можна цілодобово;

• використання електронних документів заощаджує витрати на друк та зберігання листів;

• процес підписання займає декілька хвилин завдяки налаштованню спеціальної програми.

Як підписати документ в Paperless?

• зайдіть в особистий кабінет в Paperless,

• натисніть на кнопку «Завантажити»,

• оберіть файл та додайте його до кабінету,

• відкрийте документ та натисніть кнопку «Підписати»,

• використовуйте для підпису SmartID, КЕП або УЕП.

У цьому сервісі можна підписати документ ЕЦП Приватбанк. 

Переваги сервісу DOCUMENT.Online

Ще один сучасний інструмент, який дозволяє за лічені хвилини підписати документ онлайн. Підприємці його обирають за такі переваги:

• просте налаштування переліку документів,

• створення довідника партнерів та контрагентів,

• розподіл документів за спеціальними розділами для більшої зручності,

• можливість редагування структури та змісту файлів,

• швидке завантаження документів та їх відправка отримувачу.

Як підписати документ електронним підписом в DOCUMENT.Online?

• переходимо в особистий кабінет,

• відкриваємо необхідний документ,

• знайомимось зі змістом,

• обираємо на панелі інструментів вкладку «Підписати» та спосіб підписання документа;

• перевіряємо накладання підпису.

Перед тим, як підписати документ КЕП, треба перевірити, щоб на ньому не було мокрої печатки або підпису від руки. Такі документи на можна підписувати електронно.

Накладена КЕП-печатка буде відображатися тільки на документах формату PDF. Юридичної сили такий малюнок не має. Зроблено це тільки для візуалізації.

Після першого підписання документа далі обраний файловий носій з ключем автоматично відображатиметься у вікні «Підписання».

Як підписати документ Дія?

На платформі Дія підписати документ можна за 2-3 хвилини. Зміст документа надійно захищено та нікуди не може бути передано. Підписані електронні документи можна використовувати згідно з чинним законодавством.

Для того, щоб отримати послуги, потрібно:

• завантажити на сервіс файл особистого ключа, обрати тип носія та ввести пароль,

• натиснути на кнопку «Зчитати ключ»,

• перетягнути у браузер або обрати на своєму комп’ютері файл та натиснути кнопку «Продовжити»,

• перевірити зміст файлу та підписати електронний документ.

Підписаний файл зберігається автоматично, достатньо вказати місце на диску.

Чому вигідно підписати документ ЕЦП в Дії?

Сервіс має такі переваги:

• безпечне користування: копія документа не зберігається на порталі;

• підписаний файл завантажується у зручному форматі,

• доступ до функції «Перевірити підпис»,

• можливість накладання двох підписів: особливо корисна при додатковому узгодженні договорів,

• можливість завантажити файл та накласти на нього електронний підпис безкоштовно і без авторизації на порталі.

Як в CZO підписати документ?

Центральний засвідчувальний орган також надає послуги електронного підпису документів. Щоб ним скористатися, потрібно:

• перейти за посиланням на портал CZO,

• обрати варіант електронного підпису,

• обрати тип ключа, наприклад файловий, токен чи хмарний,

• завантажити файл ключа зі свого носія та ввести пароль,

• обрати формат документа та звантажити підписаний файл.

Користувачами сервісу є компанії та ФОПи, які надають кваліфіковані електронні довірчі послуги. Для підпису документів також підійде ЕЦП, який особа отримала в ПриватБанку.

Підпис документів у Торгсофт

Ви можете створювати електронні первинні документи у програмі Торгсофт, які можна підписати через будь-який зручний сервіс. Своєю чергою, Торгсофт підписує документи через систему Вчасно, CZO чи інший сервіс, коли треба підтвердити достовірність видаткової накладної, акту виконаних робіт або рахунка.