Прийом співробітників і оформлення трудової книжки

Ваш бізнес зростає і розвивається? Тоді рано чи пізно виникне потреба в розширенні штату співробітників. Адже підприємець - це не всемогутній гуру, він не може охопити декілька сфер одночасно. Особливо, якщо його бізнес стрімко зростає. Першими співробітниками будуть продавці, потім старші менеджери, адміністратори, керівники відділів, бухгалтери і навіть HR-менеджери! Тому в певний момент серед них з'явиться той, з ким доведеться розпрощатись. Співробітник може звільнитися сам або це зробите Ви у зв'язку з тим, що співробітник просто не рентабельний.

Щоб не гаяти свої нерви та час, ми Вам розповімо про те, як правильно вносити дані в трудову про: прийом і звільнення співробітників; заохочення; присвоєння нової категорії; переведення на іншу посаду та про те, як вносити  виправлення. Оскільки інформації багато і не хочеться нічого упустити, ми вирішили випустити серію статей на цю тему.

У першій статті з циклу, ми розповімо Вам, як відкрити трудову книжку, хто може це зробити і, найголовніше, як прийняти нового співробітника та внести запис про прийом.

Перший прототип трудової книжки з'явився у Франції в середині XVIII століття. Звичайно, він виглядав інакше, ніж зараз. Це був документ, який необхідно було надавати новому наймачу від попереднього роботодавця. Цей порядок був введений для боротьби з бродяжництвом. І, хоча минуло вже три століття, з тих пір особливо нічого не змінилося.

Згідно ст. 48 КЗпП, трудова книжка - це документ, який є основним джерелом для підтвердження трудового стажу людини. Вона ведеться на всіх співробітників, які працюють у юрособи або ФО-П, п'ять і більше днів.

Вимоги до ведення трудових регламентує "Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівниками" № 58 від 29.07.1993 року. 

Основні правила ведення "трудових":

1. Всі дані вносяться двома мовами: державною та російською. Тобто кожен запис повинен бути продубльований.
2. Будь-яка інформація вписується тільки ручкою. Ви можете обрати кулькову або з пером. Чорнила можуть бути синіми, чорними або фіолетовими.
3. Трудові книжки ведуться на всіх співробітників, які працюють більше 5-ти днів. Це не відноситься до осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами.

Інформація, яку можна внести до трудової книжки, представлена ​​на Рис. 1.

Рис. 1. Відомості, які вносять до трудової книжки

Зверніть увагу, що назву професії і посади переписують суворо з Класифікатора професій ДК 003: 2010.

Будь-які записи повинні вноситися в трудову книжку тільки після публікації відповідного наказу, протягом тижня. Зміст цього запису має бути такий самий, як у наказі. При звільненні робітника, запис вноситься в останній робочий день.

Всі книжки співробітників зберігаються у роботодавця. Винятком є ​​фізособи-підприємці. В такому випадку, після внесення необхідних записів до трудової, вона віддається на зберігання працівнику.

Якщо до Вас прийшов співробітник, для якого це місце роботи перше, Вам потрібно буде відкрити йому трудову. Для цього необхідні наступні документи:

• паспорт;
• документ про освіту;
• військовий квиток (для військовослужбовців у відставці).

Бланк трудової книжки співробітник може придбати самостійно або його може купити роботодавець, а потім утримати його вартість з зарплати працівника. Тут ніяких принципових моментів немає. Все залежить від того, як Вам буде зручніше.

Отже, з основними моментами розібралися, тепер давайте розглянемо детальніше, як заповнювати графи трудової, що стосуються даних співробітника і внесення запису про прийом.

Перше, що ми бачимо, відкривши трудову, - це титульний лист (Рис. 2). Спочатку записують ПІБ повністю без будь-яких скорочень. Цю інформацію вносять на підставі паспорта так само, як і дату народження. Потім вказують дату заповнення. Всю інформацію підтверджує своїм підписом "господар" і посадова особа, відповідальна за видачу трудової книжки. Останній крок - печатка даного підприємства. Вона ставиться акуратно, не перекриваючи собою будь-яких даних.

Рис. 2. Титульний аркуш. Зразок заповнення

Сама трудова складається з 4 розділів:

1. Дані про роботу.
2. Дані про нагородження.
3. Дані про заохочення.
4. Дані про присвоєння пенсії.

Перший розділ складається з чотирьох граф: № за порядком, дата, інформація про прийом на роботу і підстава. Приклад правильного заповнення даного розділу наведено на Рис. 3.

З першими двома графами все і так зрозуміло. Нумерація йде наскрізна, дата така ж, як і в наказі. Все прописується арабськими цифрами.

З третьої графою трохи все складніше. Вона заповнюється в першу чергу. Спочатку вказують повне найменування підприємства або фізичної-особи підприємця, як заголовок. Потім на наступному рядку вносять дані про назву посади. Не забуваємо, що посада переписується з Класифікатора професій.

Четверта графа також проста в заповненні. Тут Ви повністю вказуєте назву документа, на підставі якого робиться запис, його дату і номер.

Рис. 3. Приклад заповнення розділу "Дані про роботу"

Зверніть увагу, кожен запис повинен бути ідентичним із записом в наказі. Також між записами не повинно залишатися порожніх рядків.

Буває, що людина дуже часто міняє місце роботи, і до того моменту, коли вона приходить до Вас, в трудовій вже немає вільного місця. Така ситуація вирішується дуже просто. Потрібно купити вкладиш до трудової (Рис. 4). Вимоги до його заповнення такі самі. На титульній сторінці основної трудової книжки ставиться штамп з написом "Виданий вкладиш" і прописується його серія і номер.

Рис. 4. Приклад заповнення вкладиша до трудової книжки

Давайте уявимо ситуацію. До Вас прийшов "новенький", а його трудова чиста, як перший сніг. Ми вже писали вище, які документи Вам знадобляться, якщо для людини це перша робота.

Отже, для початку нам необхідно внести дані про час навчання/ військову службу/ час по догляду за інвалідом 1-ої групи, дитиною-інвалідом до 16 років (в разі надання відповідної довідки). Для цього ми заповнюємо графи з першої по четверту і ставимо дату таку ж, як в нашому наказі про прийом, пишемо повну назву навчального закладу (або дані, зазначені в військовому квитку або в наданій довідці), і, останнє, - на підставі якого документа зроблено запис.

Після цього можна вносити записи про прийом. Як це має виглядати на практиці, Ви можете подивитися на Рис. 5. В даному прикладі також показані різні варіанти оформлення трудових відносин.

Рис. 5. Приклад внесення записів до трудової книжки при оформленні нового працівника

Запис про прийом вносять протягом тижня після створення розпорядження. Типова форма розпорядження про прийом співробітника на роботу затверджена наказом № 489. Про те, як заповнити перший розділ трудової? ми розглянули вище.

У даній статті ми розповіли про все, що стосується ведення трудової книжки і прийому співробітників. У наступній статті ми розглянемо, як перевести працівника на іншу посаду і внести заохочення. До скорої зустрічі!