Документи на товар для ФОП

Які документи на товар повинні бути у ФОП у 2026 році

У 2026 році вимога щодо документів на товар для ФОП залежить не лише від системи оподаткування, а й від того, чи підприємець зобов’язаний вести облік товарних запасів за Законом про РРО. Головне правило таке: якщо закон вимагає товарний облік, ФОП повинен мати і форму обліку, і первинні документи на кожен товар, який є у місці продажу. Продавати можна лише той товар, який відображений у такому обліку. (zakon.rada.gov.ua)

Хто з ФОП зобов’язаний мати документи на товар

Обов’язок вести облік товарних запасів і мати документи на товар прямо встановлений пунктом 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР. На практиці це означає, що документи на походження товару обов’язково повинні бути у ФОП, які підпадають під товарний облік за Законом про РРО. Такі документи подаються контролюючому органу на початок перевірки щодо товарів, які фактично є у місці продажу. (Закон України)

Водночас ця вимога не поширюється на ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, крім тих, хто продає технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, медичні вироби, а також ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення і напівдорогоцінного каміння. Для цих категорій товарів документи на товар потрібні навіть тоді, коли ФОП є єдинником без ПДВ. (Закон України)

Для ФОП на загальній системі вимога ще жорсткіша: податковий кодекс зобов’язує таких підприємців вести облік доходів і витрат та мати підтвердні документи щодо походження товару. Це важливо і для підтвердження легальності товару, і для підтвердження витрат у податковому обліку. (Закон України)

Які саме документи вважаються документами на товар

Базовий перелік документів встановлений Наказом Мінфіну № 496. До документів, які підтверджують облік і походження товарів, належать форма ведення обліку товарних запасів і первинні документи. Первинними документами для цілей товарного обліку є опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупівлі, фіскальні чеки, товарні чеки та інші документи, з яких можна встановити, хто передав товар, хто його отримав, коли це сталося, який саме товар передано, у якій кількості та за якою вартістю. (Закон України)

Іншими словами, документ на товар повинен дозволяти податківцю простежити ланцюг руху товару: від кого ФОП його отримав, у якій кількості, за якою ціною і куди цей товар потрапив далі. Якщо з документа неможливо зрозуміти постачальника, отримувача, дату операції, назву товару, його кількість і вартість, такий документ створює ризик спору під час перевірки. (Закон України)

Якщо на дату виникнення обов’язку вести товарний облік у ФОП уже були залишки товару, спочатку складається опис залишку товарів у довільній формі. У нього зазначаються назва товару, його кількість та вартість. Це стартова точка для подальшого обліку, без якої залишки на полицях можуть бути визнані не підтвердженими документально. (Закон України)

Як вести облік, якщо у ФОП кілька магазинів, складів або точок продажу

Наказ № 496 вимагає вести облік товарних запасів шляхом постійного внесення до форми обліку інформації про надходження та вибуття товару на підставі первинних документів. Якщо ФОП працює у кількох місцях продажу, облік треба вести також окремо за кожним таким місцем. Якщо товар переміщується між магазином, складом чи іншими об’єктами одного й того самого ФОП, потрібні первинні документи на внутрішнє переміщення. Вони є такою ж обов’язковою частиною обліку, як і накладні від постачальника. (Закон України)

Дані про надходження товару вносяться до форми обліку до початку його реалізації. Тобто спочатку документ і запис у формі, а вже потім продаж. Якщо товар уже стоїть у магазині, але немає запису у формі або немає первинки, податкова отримує підставу вважати, що порядок товарного обліку порушено. (Закон України)

Паперові чи електронні документи

Форма обліку може вестися як у паперовій, так і в електронній формі. Те саме стосується і первинних документів: електронний формат допустимий, якщо з нього можна прочитати всі необхідні реквізити і за потреби показати документ під час перевірки. Якщо облік ведеться в електронному вигляді, на вимогу перевіряючого його треба візуалізувати у форматі, який дозволяє перегляд і копіювання. (Закон України)

Де зберігати документи на товар

Форма обліку і первинні документи на конкретний товар мають зберігатися безпосередньо у місці продажу до моменту вибуття останньої одиниці товару, яка відображена в цих документах. Після цього документи групуються у хронологічному порядку та зберігаються разом із формою обліку. Під час перевірки ФОП або продавець у точці продажу повинні надати ці документи на вимогу контролюючого органу. Якщо оригіналів у точці немає, дозволено надати копії з подальшим пред’явленням оригіналів до закінчення перевірки, якщо це потрібно. (Закон України)

Після того як товар вибув, документи не можна просто знищити. Строки податкового зберігання визначає Податковий кодекс. Він передбачає різні строки залежно від виду документа: зокрема 1825 днів для окремих категорій первинних документів і 1095 днів для інших документів. Саме тому документи на товар краще зберігати довго і системно, а не лише поки товар стоїть на полиці. (Закон України)

Що робити, якщо товар купили у звичайної фізичної особи

Якщо ФОП купує товар не у компанії і не у іншого підприємця, а у звичайної фізичної особи, потрібен документ, який підтверджує сам факт придбання: договір купівлі-продажу, закупівельний акт або інший документ, з якого видно сторони, перелік товару, його кількість, ціну і дату передачі. До цього додається документ про оплату. За податковими наслідками такої виплати окремо оцінюється, чи виникає у ФОП обов’язок як податкового агента. (Закон України)

Імпортний товар

Для імпортного товару до звичайного пакета документів додаються митні документи. Наказ № 496 прямо називає митні декларації та транспортні документи серед первинних документів для товарного обліку. Тому для імпорту недостатньо мати лише внутрішню накладну чи рахунок: потрібен пакет, який підтверджує ввезення товару і його рух до місця продажу. (Закон України)

Чи потрібні сертифікати, декларації відповідності, гарантійні документи

Для податкового товарного обліку Наказ № 496 прямо не називає сертифікати якості чи декларації відповідності серед документів, які підтверджують облік товарних запасів. Тобто для цілей саме статті 3 Закону про РРО ключовими є документи на походження товару та форма обліку. Але для окремих видів продукції документи про відповідність, маркування, гарантійні документи, інструкції чи інша супровідна документація можуть бути обов’язковими за правилами торгівлі, законодавством про захист прав споживачів і законодавством про ринковий нагляд. (Закон України)

Тому податкова і Держпродспоживслужба або орган ринкового нагляду перевіряють різні речі. Податкова дивиться на документи, які підтверджують облік і походження товару. Органи ринкового нагляду та контролю у сфері торгівлі можуть вимагати документи, що підтверджують безпечність, належне маркування, гарантійні умови та інші обов’язкові характеристики продукції. За порушення правил торгівлі можлива адміністративна відповідальність за статтею 155 КУпАП.

Які документи треба видати покупцеві

Окремо від документів на походження товару ФОП повинен правильно оформити продаж покупцеві. Якщо на операцію поширюється Закон про РРО, покупцю видається розрахунковий документ встановленої форми — у паперовій або електронній формі. Форму та обов’язкові реквізити таких документів визначає Наказ Мінфіну № 13. Правила торговельного обслуговування також вимагають видавати споживачеві розрахунковий документ на повну суму операції.

Для окремих товарів цього недостатньо. Якщо товар має гарантійний строк або до нього додається технічна документація, покупцеві разом із товаром повинні бути передані і такі документи. Особливо це стосується технічно складних побутових товарів, де гарантійний документ, технічний паспорт або інструкція важливі не менше, ніж чек.

Що буде, якщо документів на товар немає

Якщо ФОП зобов’язаний вести товарний облік, але продає товар, який не облікований у встановленому порядку, або не надає під час перевірки документи на товар, що є у місці продажу, застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Для єдинників без ПДВ ця санкція не застосовується лише у тих випадках, коли вони взагалі звільнені від вимоги товарного обліку.

Окремо діють РРО-штрафи за непроведення розрахункової операції, проведення її на неповну суму або невидачу чека. Станом на 2026 рік це 100% суми продажу з порушенням за перше порушення і 150% — за кожне наступне. Це інший штраф, ніж санкція за відсутність документів на товар, і податкова може оцінювати ці порушення окремо.

Крім цього, Податковий кодекс окремо карає за незабезпечення зберігання первинних документів і за ненадання їх контролюючому органу під час податкового контролю. Саме тому документи на товар потрібно не лише отримати від постачальника, а й організовано зберігати весь встановлений строк.

Документи на товар в програмі обліку Торгсофт

У програмі Торгсофт первинними документами на товар є електронні складські та фінансові документи, які фіксують будь-який рух товару в межах вашого бізнесу. Архітектура програми побудована на прибутково-видатковій схемі: кожна зміна стану складу підтверджується створенням відповідного документа (накладної, акта або чека), що повністю відповідає вимогам податкової щодо простежуваності.

Зокрема, у Торгсофт є спеціальна додаткова опція «Форма ведення обліку товарних запасів», яка була розроблена спеціально для дотримання вимог Наказу Мінфіну № 496 для ФОП.

Ось як конкретні типи документів із законодавства реалізовані (відображаються) в Торгсофт:

Контроль та простежуваність
Усі створені документи зберігаються у базі даних і відображаються в «Реєстрі складських документів» або «Журналі складських документів». Завдяки цьому будь-який рух товару залишає слід (програма працює за принципом FIFO при розрахунку партій), і ви завжди можете показати ланцюг: від якої прихідної накладної постачальника надійшов конкретний товар, на який склад він перемістився і за яким чеком чи видатковою накладною був реалізований.

Висновок

Нормативна база

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», п. 12 ст. 3, ст. 17, ст. 20.

Наказ Мінфіну від 03.09.2021 № 496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку».

Податковий кодекс України, п. 44.3 ст. 44, п. 121.1 ст. 121, п. 177.10 ст. 177.

Постанова КМУ від 15.06.2006 № 833 «Про затвердження Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів».

Наказ Мінфіну від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…».

Закон України «Про державний ринковий нагляд і контроль нехарчової продукції».

Кодекс України про адміністративні правопорушення, ст. 155.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва