Програмний РРО для бізнесу: все, що потрібно знати ФОПам і юрособам

У 2025 році використання саме програмного реєстратора розрахункових операцій продовжує поширюватися серед підприємців. Активний попит обумовлено його новими можливостями та розширенням переліку інтеграцій.

Щоб ви змогли обрати найбільш зручний інструмент для бізнесу, пропонуємо детальний огляд пРРО для ФОП та юридичних осіб.

Що таке пРРО?

Програмний реєстратор розрахункових операцій (пРРО) – це сучасне програмне забезпечення, яке за своїми функціями повністю замінює традиційний касовий апарат. Його можна налаштувати в смартфоні, планшеті або на комп’ютері й забути про дороге стаціонарне обладнання. 

Завдяки такому формату підприємець легко та швидко зможе інтегрувати будь-які розрахункові операції у свій бізнес.

Основні переваги пРРО

1. Не потребує окремого обладнання: ФОПам та юридичним особам більше не треба купувати недешеві та габаритні касові апарати.

2. Фінансова економія: мінімальні витрати на оновлення програмного забезпечення, плюс пРРО в декілька разів дешевше класичного РРО. Не потребує обслуговування.

3. Відсутність регулярних платежів: ви оплачуєте функцію один раз.

4. Зручність: можна налаштувати та використовувати на будь-якому комп’ютерному пристрої та навіть працювати віддалено.

5. Автоматизація: повністю автоматизує фіскалізацію розрахункових операцій та передає дані на сервіс податкової.

6. Проста реєстрація: зробити це можна з програми обліку. Торгсофт пропонує автоматичне налаштування підприємства з додаванням ключів касирів.

7. Формування електронних чеків: електронний чек формується під час реєстрації фіскальної операції у програмі.

8. Відповідність законодавству: програмний РРО має таку ж юридичну силу, як і його класичний аналог.

Як працює пРРО?

1. Встановлення, налаштування та реєстрація: встановіть пРРО на будь-який електронний пристрій. Це може бути смартфон, планшет, комп’ютер або ноутбук. Зареєструйте ПО в податковій.

2. Відкриття зміни: касир або продавець відкриває робочу зміну, обирає необхідну касу та застосовує свій КЕП – кваліфікований електронний підпис.

3. Формування чека: пРРО під час продажу товарів або послуг створює електронний чек.

4. Фіскалізація розрахункових операцій: пРРО працює в автоматичному режимі: програма надсилає електронний чек на сервер податкової для його подальшої фіскалізації.

5. Надсилання чека покупцю: фіскальний чек можна як надрукувати на принтері, так і надіслати в електронній формі будь-яким месенджером, у тому числі і електронною поштою, клієнту магазину.

6. Закриття зміни: наприкінці робочого дня продавець або касир закриває зміну, формує Z-звіт, і пРРО також автоматично надсилає цей документ на сервер податкової.

Хто може використовувати пРРО?

Ключові особливості використання пРРО

• мобільність: програму можна налаштувати на планшеті або смартфоні, який фізично не прив’язано до торгової точки;

• автоматизація: всі розрахункові операції, починаючи зі створення чека, і закінчуючи формуванням Z-звіту, відбуваються автоматично;

• інтеграція: пРРО можна інтегрувати з програмою обліку для торгівлі Торгсофт і вести весь облік в одній програмі. Це забезпечить детальний аналіз розрахункових операцій і допоможе виключити будь-які розходження в сумах.

Банківський термінал і пРРО

Банківський термінал можна під’єднати до програми Торгсофт. Клієнт магазину зможе оплачувати покупку карткою, а розрахункова операція буде відбуватися автоматично: POS-термінал зніме необхідну суму, відправить підтвердження до програми Торгсофт, яка далі відішле дані на сервер податкової через пРРО.

Що обрати: РРО чи пРРО?

Штрафи за невикористання пРРО

З 1 серпня 2025 року відновлено штрафи за невикористання пРРО або його класичного аналога в повному обсязі, як це було до війни:

• 100% вартості проданого товару або послуг за перше порушення;

• 150% вартості проданого товару або послуг за повторне порушення.

Додатково податкова може накласти штраф за нестворення Z-звіту, порушення правил ведення обліку, невідповідний формат фіскального чека тощо в розмірі 510 грн.

Можливості пРРО від Торгсофт

1. Швидке налаштування: після реєстрації програмного РРО в податковій налаштування підприємства в Торгсофт відбудеться автоматично. Достатньо вказати файл приватного ключа та пароль.

2. Вибір податкової ставки: в налаштуваннях ви можете встановити податок, наприклад, ПДВ або акциз, який система буде враховувати при готівковій або безготівковій оплаті.

3. Контрольоване формування різних типів фіскальних чеків: касир (продавець) самостійно обирає, чи відправляти чеки на сервер податкової. Також у Торгсофт можна формувати різні типи фіскальних чеків: на суму фактичної оплати або на повну суму з боргом. Налаштування “Запитати у користувача” дає касиру час на вибір типу чека залежно від суми, внесеної по накладній.  

4. Вибір пРРО при оплаті за товар (послугу): касир (продавець) може обрати програмний реєстратор, з якого буде надруковано фіскальний чек. Ця функція корисна для торгівельних точок з декількома касами.

5. Видалення фіскального чека в програмі обліку: для того, щоб видалити чек, необхідно обрати функцію видалення статистик закритих періодів. Але це зробити можна тільки для фіскальних чеків, за якими не було повернень у відкритих періодах.

6. Аналітика продаж: касир (продавець) може надрукувати копію чека і звірити його номер, дату та час створення, суму коштів, яка була внесена чи вилучена тощо.

7. Продажі за подарунковими сертифікатами: можна обрати форму та засіб оплати при продажу сертифікатів у грошовому еквіваленті або як за товар.

8. Z-звіти: у звіті будуть відображатися всі форми оплати. Це допоможе краще проаналізувати продажі та розрахунки.

9. Списання матеріалів при частковому випуску продукції: списання відбувається тільки один раз після виконання відповідної операції. Це допомагає уникнути зайвого дублювання витрат на виробництво.

10. Продаж товару без інтернету: при тимчасовій відсутності інтернету та зв’язку з сервером податкової пРРО від Торгсофт перейде в офлайн-режим. При цьому буде використаний запас фіскальних номерів для формування чеків. Як тільки зв’язок буде відновлено, програма автоматично відправить необхідні дані до ДПС.

11. Повернення товарів: при продажу товарів з різних чеків (мова йде саме про фіскальний та нефіскальний) програма сформує різні документи повернення.

З пРРО від Торгсофт фіскалізація та облік здійснюються відповідно до вимог чинного законодавства та податкової. Підприємцям більше не треба створювати звіти вручну та контролювати закриття змін, що полегшує процес торгівлі і захищає від зайвих штрафів.

Поширені питання

Як отримати електронний підпис для роботи з пРРО?

Отримати КЕП або номерну печатку можна в центрі сертифікації або звернутися до надавача електронних довірчих послуг, наприклад, «Дія» чи «Приват24».

Чи можна до пРРО підключити портативний принтер чеків?

Так. Процес підключення такий же, як і з звичайним принтером.

Чи потрібно роздруковувати Z-звіт?

Звіти можна зберігати в електронній формі. При податковій перевірці підприємець зобов'язаний надати такі документи для аналізу.