Реєстрація пРРО: інструкція для ФОП та юридичних осіб

Для реєстрації програмного РРО можна звернутися до податкової або зробити це через провайдера програмного забезпечення.

У разі звернення до ДПС необхідно надати заповнену форму 1-пРРО щодо реєстрації каси та форму 5-пРРО щодо реєстрації касира. Документи можна подати особисто, звернувшись до податкової за місцем реєстрації ФОП, а можна онлайн, через особистий кабінет на сайті.

Щоб ви змогли обрати найбільш зручний спосіб, продемонструємо всі варіанти реєстрації пРРО.

Реєстрація програмного РРО в податковій: покрокова інструкція

Для реєстрації пРРО в податковій треба послідовно виконати наступні кроки.

1. Отримайте КЕП (кваліфікований електронний підпис).

КЕП — це особистий підпис підприємця, який має таку ж саму юридичну силу, як і фізичний підпис. В інтернеті без КЕП неможливо обмінюватись діловою інформацією. Теж саме стосується й обміну даними між пРРО та фіскальним сервером ДПС.

Отримати КЕП можна звернувшись до Акредитованого центру сертифікації ключів. На сайті довірчих послуг представлено список організацій, які надають такі послуги.

Найпростіший варіант — отримати кваліфікований підпис через сервіс Дія. На сторінці треба обрати наступні опції:

• придбати сертифікат,

• замовити послугу,

• кваліфікований сертифікат,

• бажаний пункт обслуговування,

• категорію користувача.

Квитанція на оплату за формування КЕП надійде замовнику на електронну пошту.

2. Реєстрація торгової точки.

Якщо ви вже поставили на облік в податкову місце здійснення підприємницької діяльності, то можете пропустити цей пункт.

Щоб зареєструвати торгову точку, на якій буде встановлено пРРО, заповніть форму 20-ОПП. Документ можна заповнити в паперовому або в електронному варіанті. Роздивимось алгоритм дій реєстрації через сайт ДПС.

• перейдіть до особистого електронного кабінету на сайті податкової;

• оберіть розділ «Введення звітності», поточну дату і натисніть «Створити»;

• в новій графі оберіть «Запити»;

• у відкритій таблиці знайдіть документ — форма №20-ОПП;

• натисніть кнопку «Створити»;

• заповніть електронну форму документа (не повинно залишатися пустих полів);

• перевірте введену інформацію;

• збережіть заповнену форму;

• підпишіть документ за допомогою КЕП.

Після успішного заповнення форми № 20-ОПП документ автоматично буде відправлено для подальшого розгляду. Його статус можна перевірити також в особистому електронному кабінеті в розділі «Введення звітності». Якщо документ не проходить перевірку — ви побачите відповідну позначку.

Податкова розглядає документ до кількох днів.

3. Реєстрація пРРО.

Спочатку ДПС повинна прийняти форму 2-ОПП, і тільки потім можна переходити для реєстрації програмного розрахункового реєстратора.

Для цього виконуємо наступні кроки:

• переходимо до особистого електронного кабінету на сайті податкової;

• обираємо розділ «Введення звітності», поточну дату і натискаємо «Створити»;

• в новій графі обираємо «Запити»;

• вибираємо документ — форма № 1-пРРО;

• в пункті «Дія» навпроти «Реєстрація» ставимо хрестик;

• в пункті «Дані щодо суб’єкта» вказуємо ПІБ, паспортні дані, ІПН;

• до пункту «Дані господарської одиниці» вносимо інформацію, яку вказували в формі № 20-ОПП. Необхідну інформацію можна знайти в розділі «Облікові дані платника» — графа «Відомості про об’єкти оподаткування»;

• в пункті «Дані щодо пРРО» вказуємо: тип пРРО, назву обладнання та його локальний номер. Графу «фіскальний номер» не заповнюємо, тому що він автоматично підтягнеться після позитивного розгляду заявки;

• ставимо позначку, що пРРО може працювати в режимі офлайн;

• вказуємо ПІБ того, хто подає заяву;

• зберігаємо електронний документ;

• підписуємо КЕП.

Більш докладну інформацію про заповнення форми можна знайти на сайті ДПС.

Відповідь від податкової щодо розгляду заяви може тривати декілька днів і навіть тижнів.

4. Реєстрація касира пРРО.

Для реєстрації касира пРРО переходимо до особистого електронного кабінету на сайті податкової та виконуємо наступні дії:

• обираємо розділ «Введення звітності», поточну дату і натискаємо «Створити»;

• в новій графі обираємо «Запити»;

• вибираємо документ — форма № 5-пРРО (дані про підприємця підтягується автоматично);

• вносимо інформацію про касира, який буде мати право підписувати електронні документи: ПІБ особи, її ІПН, ідентифікатор ключа, тип підпису, роль касира, наприклад «старший касир».

Використовувати пРРО можна тільки після того, як податкова розгляне заяву.

Які документи потрібні для реєстрації ПРРО у 2025 році: актуальний перелік 

 Щоб зареєструвати пРРО швидко, без складнощів та зайвих проблем, треба мати наступні документи:

• паспорт,

• контактний номер телефону (актуальний),

• адресу електронної пошти,

• для платників податку ПДВ — ІПН,

• назву торгової точки чи місця надання послуг,

• інформацію про об’єкт оподаткування: його ідентифікатор, код території, назву та адресу,

• КЕП,

• дані касирів (ПІБ, ІПН),

• КЕП кожного касира,

• печатку компанії при її наявності,

• ключі для пРРО.

Скільки часу займає реєстрація пРРО і як прискорити процес?

Податкова реєструє пРРО практично в той же день, коли була подана заява за формою № 1-пРРО. Всі заяви розглядаються до 16.00 робочого дня.

Після заповнення і відправлення реєстраційної заяви сервер податкової автоматично обробляє документ і направляє результат в електронний кабінет підприємцю.

Реєстрація пРРО проходить:

• у день подання заяви, якщо документ було подано до 16.00 робочого дня;

• не пізніше наступного робочого дня, якщо реєстраційна заява надійшла вже після 16.00 робочого дня.

Датою реєстрації пРРО буде дата формування його фіскального номера.

Щоб прискорити процес реєстрації програмного розрахункового реєстратора, необхідно завчасно подбати про наявність КЕП, поставити на облік в ДПС торгову точку і зібрати пакет необхідних документів.

Реєстрація пРРО в Торгсофт

Прямо в програмі Торгсофт можна зареєструвати пРРО та співробітників. Процес буде набагато швидшим, тому що не потрібно шукати на сайті податкової форми заяв та довго їх заповнювати. Також не потрібно окремо вносити дані про програмне обладнання.

Для спрощеної реєстрації виконайте такі дії:

• для початку в програмі налаштуйте підприємство та встановіть КЕП директора,

• перейдіть у відповідний розділ «Налаштування» → «Підприємство», додайте нову організацію або редагуйте дані по вже створеній компанії,

• додайте приватний ключ електронного підпису у вкладці КЕП,

• збережіть усі зміни,

• перейдіть у пункт меню «Налаштування» → «Програмне РРО», на вкладку «Реєстрація пРРО»,

• в полі «Підприємство» оберіть організацію, для якої реєструєте пРРО, господарську одиницю та співробітників,

• зареєструйте нову господарську одиницю (торгову точку) через вкладку «Додати»,

• після заповнення форми заявка буде автоматично збережена та відправлена на реєстрацію об’єкта оподаткування; документ можна також знайти в особистому кабінеті на сайті послуг ДПС;

• зареєструйте пРРО для обраної діючої торгової точки: через опцію «Додати» заповніть форму і введіть назву програмного реєстратора, його локальний номер, оберіть тип, вкажіть чи підтримує роботу в офлайн режимі;

• після збереження даних заявка на реєстрацію пРРО буде автоматична передана до податкової.

Після успішної реєстрації програмного реєстратора треба додати його в програму Торгсофт.

Робимо це наступним чином:

• через опцію «Створити пРРО» відкриваємо форму редагування і вносимо необхідні дані;

• встановлюємо ПІБ касира і зберігаємо запис.

Реєстрація касира для роботи з пРРО в Торгсофт

Щоб зареєструвати співробітника, який має право працювати з програмним реєстратором розрахункових операцій, виконайте такі дії:

• натисніть вкладку «Додати» → «Реєстрація касира»;

• вкажіть дані особи: прізвище, податковий номер тощо;

• оберіть роль касира, наприклад, «старший»: така особа може закривати зміни, які були відкриті іншими співробітниками;

• додайте сертифікований ключ електронного підпису співробітника;

• збережіть дані. 

За допомогою програми Торгсофт можна автоматично сформувати заяви на реєстрацію програмного РРО, господарської одиниці та касирів. Заповнені форми одразу з’являться в особистому кабінеті податкової служби, а ви заощадите час на створення запитів через сайт ДПС.

Типові помилки при реєстрації ПРРО

Розглянемо найпоширеніші помилки, які виникають при реєстрації пРРО.

1. Помилка з адресою розміщення торгової точки (господарської одиниці). В такому випадку податкова надсилає до особистого електронного кабінету підприємця повідомлення про те, що адреса розміщення ГО не відповідає реєстраційним даним, внесеним в заяву за формою № 1-пРРО. Через це ДПС може відмовити в реєстрації програмного реєстратора розрахункових операцій.

Щоб виправити помилку, слід повторно подати реєстраційну заяву і вказати вірну адресу. Дані можна знайти в електронному кабінеті, в розділі «Облікові дані платника», в графі «Місцезнаходження об’єкта оподаткування».

2. Надходження повідомлення «Відсутність господарської одиниці». Підприємцю необхідно перевірити правильність даних про касира та пРРО, які були подані до податкової.

Слід почати з перевірки реєстрації господарської одиниці. Можливо помилка сталася саме під час заповнення форми № 20-ОПП. Тому необхідно внести актуальні дані до цих відомостей про об’єкт оподаткування, на якому буде працювати програмний реєстратор.

Також не зайвим буде перевірка актуальності сертифіката КЕП. Якщо у нього закінчився термін використання, отримуйте новий сертифікат і додайте його за допомогою форми № 5-пРРО.

Чи можна використовувати в одному магазині два ПРРО?

Податківці пояснюють, що для одночасного використання декількох програмних реєстраторів на одній торговій точці необхідно зареєструвати окремо для кожної каси кваліфікований ключ і отримати на нього сертифікат. Один касир може використовувати два пРРО тільки почергово: спочатку закривається зміна на одному обладнанні, а потім відкривається нова касова зміна на іншому.

Щоб використовувати програмний РРО для ефективного ведення бізнесу, головне правильно його зареєструвати, налаштувати та під'єднати до торговельної мережі. У Торгсофт це відбувається за лічені хвилини.