Дистанційна та надомна робота: особливості та правила КЗпП

Дистанційна і надомна робота: як підприємцю правильно оформити працівників і не створити трудових ризиків

Дистанційна та надомна робота — це різні режими організації праці, і для бізнесу важливо не змішувати їх у документах. Від правильного вибору режиму залежить, хто визначає робоче місце, як встановлюється графік, хто забезпечує працівника обладнанням, як вести облік роботи, чи можна змінити місце виконання роботи без згоди роботодавця та які спеціальні умови треба передбачити в трудовому договорі. Базові правила містяться насамперед у статтях 24, 29, 50, 51, 60-1 і 60-2 КЗпП. (Закон України)

Чим дистанційна робота відрізняється від надомної

Надомна робота — це робота за місцем проживання працівника або в іншому визначеному ним приміщенні, але з ознаками закріпленої робочої зони та наявністю технічних засобів, інструментів, приладів, інвентарю чи їх сукупності, потрібних для виконання роботи поза приміщеннями роботодавця. Для надомної роботи характерне саме фіксоване робоче місце. (Закон України)

Дистанційна робота — це робота поза приміщеннями чи територією роботодавця у будь-якому місці за вибором працівника з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Для неї характерні свобода вибору місця та електронна взаємодія з роботодавцем. (Закон України)

Отже, коли працівник працює через ноутбук, корпоративні сервіси, CRM, пошту, месенджери й сам обирає, звідки саме виконувати завдання, це, як правило, дистанційна робота. Коли ж роботодавцю потрібне конкретне, погоджене місце, де розміщені матеріали, обладнання, інструменти або виробничий процес, логічним режимом є надомна робота. (Закон України)

Ключові відмінності для бізнесу

Робоче місце. При надомній роботі робоче місце є фіксованим. Працівник не може змінити його з власної ініціативи без погодження з роботодавцем, а відмова роботодавця має бути обґрунтованою. Якщо працівник не може працювати на фіксованому місці з незалежних причин, він має право змінити його, попередивши роботодавця не менше ніж за три робочі дні у спосіб, визначений договором. При дистанційній роботі працівник сам визначає, де саме працювати. (Закон України)

Режим робочого часу. Для надомної роботи діє загальний режим роботи підприємства, якщо інше не встановлено трудовим договором. Для дистанційної роботи працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, а правила внутрішнього трудового розпорядку на нього не поширюються, якщо інше не передбачено договором. В обох випадках загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених статтями 50 і 51 КЗпП; загальна норма — не більш як 40 годин на тиждень, а для окремих категорій закон передбачає скорочену тривалість. (Закон України)

Контроль і облік роботи. При надомній роботі роботодавець сам вирішує, як доручати роботу і як контролювати її виконання, та зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконаної роботи. При дистанційній роботі порядок і строки подання звітів, а також інші правила взаємодії визначаються трудовим договором. (Закон України)

Обладнання і витрати. Для надомної роботи засоби виробництва, матеріали та інструменти надає роботодавець, якщо інше не передбачено договором. Якщо працівник використовує власні інструменти, він має право на компенсацію за статтею 125 КЗпП. Для дистанційної роботи договір має визначати порядок і строки забезпечення обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації, порядок виплати компенсації за використання власного або орендованого обладнання та відшкодування інших витрат. Якщо договір цього не містить, забезпечення і пов’язані витрати покладаються на роботодавця. (Закон України)

Право на “відключення”. Лише для дистанційної роботи закон прямо гарантує працівникові період вільного часу для відпочинку — так званий період відключення, коли працівник може перервати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем, і це не вважається порушенням трудової дисципліни. Такий період треба визначити у трудовому договорі. (Закон України)

Як правильно оформити працівника

Для дистанційної та надомної роботи письмова форма трудового договору є обов’язковою. Працівник не може бути допущений до роботи без оформленого наказу або розпорядження про прийняття на роботу та без повідомлення ДПС про прийняття працівника у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України. Також до початку роботи роботодавець повинен повідомити працівника про основні умови праці, режим роботи, права й обов’язки, оплату праці, відпустку, порядок припинення трудового договору та інші істотні умови, передбачені статтею 29 КЗпП. (Закон України)

Для оформлення можна використовувати затверджені державою типові форми трудових договорів про надомну та дистанційну роботу, затверджені наказом Мінекономіки № 913-21. Це не звільняє роботодавця від необхідності адаптувати умови під конкретну посаду, але дає безпечну основу для кадрового оформлення. (Закон України)

На практиці роботодавцю варто мати та узгодити щонайменше такі документи:

Коли можна обійтися без письмового договору

Є спеціальний виняток. І надомна, і дистанційна робота можуть бути запроваджені наказом роботодавця без обов’язкового укладення письмового трудового договору, якщо є:

У такому разі працівника треба ознайомити з наказом протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження відповідного режиму роботи. Норми про двомісячне попередження щодо зміни істотних умов праці тут не застосовуються. (Закон України)

Що обов’язково передбачити в договорі

Для дистанційної роботи в договорі варто максимально чітко визначити:

Для надомної роботи в договорі особливо важливо зафіксувати:

Електронні документи і кадровий обіг

КЗпП дозволяє ознайомлювати працівників із наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця через визначені в трудовому договорі засоби електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. За згодою сторін у договорі можна передбачити і альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації про небезпечні та шкідливі фактори, яка доводиться в спеціальному порядку. Для дистанційної роботи це особливо важливо, бо дозволяє вибудувати легальний кадровий документообіг без паперової рутини. (Закон України)

Охорона праці та безпека

При дистанційній роботі працівник сам визначає робоче місце і сам відповідає за безпечні та нешкідливі умови праці на нього. Водночас роботодавець при укладенні такого договору має повідомити працівника про ключові умови праці та за потреби надати обладнання й рекомендації щодо роботи з ним; інформування може проводитися як дистанційний інструктаж або навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. (Закон України)

Для надомної роботи закон не знімає із роботодавця загальних обов’язків щодо безпечних умов праці, але через фіксоване робоче місце особливе значення має правильний опис такого місця, обладнання, інструкцій і порядку взаємодії в договорі. Окремо треба пам’ятати, що трудовий договір про дистанційну роботу не можна укладати, якщо робота пов’язана з небезпечними або шкідливими виробничими чи технологічними факторами. (Закон України)

Спеціальні гарантії та додаткові випадки

І для дистанційної, і для надомної роботи закон передбачає коло працівників, які можуть працювати в такому режимі, якщо це дозволяє характер роботи і роботодавець має відповідні ресурси: вагітні жінки, працівники з малими дітьми, працівники, які доглядають дитину за медичним висновком, працівники з двома і більше дітьми до 15 років, працівники, які мають дитину з інвалідністю, а також окремі опікуни й батьки осіб з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Це не безумовний автоматичний обов’язок роботодавця, але пряма законна підстава розглядати такий режим. (Закон України)

Окремо з 2025 року КЗпП передбачає, що за погодженням із роботодавцем працівник може працювати дистанційно або надомно, якщо його дитина віком до 14 років навчається у закладі загальної середньої освіти за дистанційною формою здобуття освіти на період такого навчання. (Закон України)

Для дистанційної роботи є ще одна спеціальна гарантія: працівник може вимагати тимчасового переведення до двох місяців на дистанційну роботу, якщо на робочому місці щодо нього були вчинені дії з ознаками дискримінації, сексуального домагання чи інших форм насильства. Роботодавець може відмовити лише тоді, коли дистанційна робота об’єктивно неможлива з огляду на трудову функцію або коли працівник не навів фактів, що підтверджують такі обставини. (Закон України)

Для надомної роботи є окреме обмеження: її можна запроваджувати лише для осіб, які вже мають практичні навички відповідної роботи або можуть бути навчені таким навичкам. (Закон України)

Воєнний стан: що врахувати роботодавцю зараз

Станом на дату публікації в Україні продовжує діяти воєнний стан, а отже, крім КЗпП, застосовується спеціальний Закон № 2136-IX про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану. (Закон України)

Під час воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання кадрових документів та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації. Крім того, кожна сторона зобов’язана підтримувати можливість зв’язку та не пізніше ніж протягом 10 календарних днів повідомляти іншу сторону про зміну своїх контактних даних. Якщо цього не зроблено, комунікація за останніми відомими адресами, e-mail або телефонами вважається належною. (Закон України)

На територіях активних і можливих бойових дій роботодавець сам визначає порядок кадрового діловодства, оформлення трудових книжок та архівного зберігання кадрових документів, але за умови ведення достовірного обліку виконуваної роботи і обліку витрат на оплату праці. Це правило особливо важливе для бізнесу, який фактично перевів персонал на дистанційний режим або змішану модель через безпекові ризики. (Закон України)

Окремо слід пам’ятати, що в період воєнного стану для працівників критичної інфраструктури закон допускає збільшення нормальної тривалості робочого часу до 60 годин на тиждень, а для окремих категорій зі скороченим часом — до 40 годин; роботодавець також може сам встановлювати п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень, початок і закінчення роботи, а щотижневий безперервний відпочинок може бути скорочений до 24 годин. Це спеціальний виняток із загальних правил КЗпП і він не застосовується до неповнолітніх. (Закон України)

Відповідальність за помилки в оформленні

Якщо роботодавець фактично перевів працівника на дистанційну або надомну роботу, але не оформив трудові відносини належним чином, не видав наказ, не подав повідомлення до ДПС або порушив інші норми трудового законодавства, це може спричинити фінансові санкції за статтею 265 КЗпП та адміністративну відповідальність за статтею 41 КУпАП. Для бізнесу це означає, що “неформальний remote” або “робота з дому за домовленістю в чаті” без належного кадрового оформлення створює прямий штрафний ризик. (Закон України)

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва