Що таке розрахункова книжка та як її зареєструвати?

Розрахункова книжка (далі РК) — це розрахункові квитанції, які формуються при продажу товарів або послуг. Для зберігання, їх необхідно пронумерувати та скріпити між собою.

Кожна квитанція має свій індивідуальний номер та серію. Для заповнення розрахункових документів треба використовувати форму № РК-1, що регламентує наказ Мінфіну №13.

Чи треба сьогодні ФОПу реєструвати розрахункову книжку, та коли її необхідно використовувати?

Коли використовують розрахункову книжку?

Раніше розрахункову книжку використовували всі ФОПи разом з книгою обліку розрахункових операцій (КОРО). Виключення встановлено для єдинників 3 групи, які сплачують ПДВ. Вони можуть вести книгу у довільній формі й відображати в ній доходи та витрати на кожний місяць торгівлі.

Після прийняття Закону «Про РРО» більшість підприємців перейшли на розрахункові реєстратори, які замінили всю додаткову документацію. Але якщо ФОП працює без касового апарату, або ж в магазині тимчасово відключили електроенергію чи зламався РРО, треба діставати КОРО та РК і робити відповідні записи про розрахункові операції.

Виходить, що можна і не використовувати книгу обліку разом з розрахунковою книжкою. Але в такому випадку в разі поломки РРО, підприємець не має права продавати товар та приймати за нього оплату.

РК можна використовувати тимчасово, замість розрахункового реєстратора, не більше 7 днів згідно з Порядком №547/РРО. Закон дозволяє постійно використовувати РК замість РРО/пРРО тільки ФОПам на загальній системі та 1 групи. Але за умови, що річний обсяг їх торгових операцій не перевищує 500 тис. грн. Якщо обсяг буде більше зазначеної суми — підприємець обов’язково повинен перейти на РРО/пРРО.

Коли без РК та КОРО не обійтись?

Є декілька випадків, коли можна не підключати РРО, а використовувати розрахункову книжку:

• пересувна торгівля: це здебільшого магазини «на колесах»;

• продаж продовольчих товарів: підходить для єдинників, які займаються торгівлею продуктів, безалкогольних напоїв, БАДів тощо;

• продаж товарів на ярмарках і ринках: виключення — це палатки, кіоски, магазинчики;

• надання туристичних послуг: проведення екскурсій тощо.

Спрощена форма розрахункової книжки

Форму № РК-2 можуть використовувати підприємці, які займаються наступними видами діяльності:

• торгівлею послуг або товарів в роздріб вартістю не більше 10 грн;

• торгівлею квитків на транспорт;

• прийманням вторсировини.

Реєстрація розрахункових книжок

РК реєструється саме на книгу ОРО. Для цього треба звернутися до ДПС за місцем реєстрації підприємницької діяльності.

Також, щоб замовити послугу, можна заповнити заяву на сайті податкової через особистий кабінет.

Які документи треба надати для отримання послуги?

При зверненні до податкової, необхідно надати наступні документи:

• заяву за формою № 1-КОРО,

• заяву за формою № 1-РРО у разі реєстрації чи перереєстрації першої РК разом з книгою ОРО при підключенні розрахункового реєстратора,

• розрахункову книжку.

Процес реєстрації РК та КОРО проходить одночасно. Підприємець надає розрахункову книжку, яка має бути заздалегідь прошитою. РК складається з пронумерованих розрахункових квитанцій. Перед реєстрацію ФОП повинен перевірити:

• правильність заповнення реєстраційної сторінки в РК, яка знаходиться на останньому аркуші, після квитанцій;

• правильність заповнення інформації про ФОП (податковий номер, найменування);

• відсутність квитанцій, які повторюються за серіями та номерами.

Дані про реєстрацію розрахункової книжки можна дізнатися через особистий кабінет на сайті податкової.

Коли податкова може відмовити у наданні послуги?

ДПС може відмовити у реєстрації РК за наявністю наступних підстав:

• підприємця не має в базі Єдиного державного реєстру;

• відсутня реєстрація РРО/пРРО в податковій;

• об’єкт оподаткування закритий чи не експлуатується ФОПом, про що завчасно не було проінформовано ДПС;

• ФОП не перебуває на обліку в податковій, до якої була подана заява на реєстрацію розрахункової книжки;

• документи подано не в повному обсязі.

Щоб в процесі реєстрації розрахункової книжки не виникало проблем, треба перевірити наявність необхідних документів, надати заяву за місцем реєстрації діяльності.

Податкова надає послугу безкоштовно, строком до 5 днів.