Час сканувати трудові книжки

З 10 червня розпочався п'ятирічний перехідний період з ведення трудової діяльності в електронному вигляді. Це означає, що пора починати сканувати трудові книжки працівників і подавати відомості до Пенсійного фонду України. Хто повинен цим займатися і як це робити, читайте в статті.

Хто подає відомості в ПФУ?

Порядок № 1084, Закон № 1217 і Порядок № 11-1 встановлюють наступне коло осіб, які можуть передавати в ПФУ інформацію про трудовий стаж працівників і скан-копії трудових книжок:

• роботодавці;
• працівники самостійно, в тому числі самозайняті підприємці.

Якщо роботодавець юридична особа, прийняв працівника до 10.06.2021 року, тоді він зобов'язаний самостійно відсканувати трудову книжку і передати інформацію в ПФУ, тільки після цього, він може видати трудову книжку працівнику. Оскільки юрособи зобов'язані зберігати трудові книжки у себе, то віддати її працівнику на руки можна тільки при звільненні або після передачі інформації в ПФУ.

Якщо працівник прийнятий після 10.06.2021 року, тоді він зберігає трудову книжку у себе, неважливо прийнятий такий працівник до ФОП або юрособи. Отже, інформацію в ПФУ такі працівники повинні передавати самостійно.

Як роботодавцю подати скан-копії трудових книжок в ПФУ?

Крок 1. Скануємо трудову книжку.

До скан-копій встановлені наступні вимоги:

• формат зображення кольоровий, розширення 300 dpi;
• формат документів jpg (якщо будете зберігати кожну сторінку окремо) або pdf (якщо всі сторінки будуть об'єднані в один файл);
• розмір файлу до 1 Мб;
• необхідно сканувати всі сторінки трудової книжки, на яких є записи, в хронологічному порядку;
• якщо сторінки затерті або записи погано видно, нічого наводити зверху не потрібно.

Зверніть увагу! Отримувати від працівників згоду на обробку ПФУ персональних даних не потрібно, на підставі Закону № 1217.

Крок 2. Заходимо на сайт ПФУ за допомогою ключа КЕП.

Крок 3. Вводимо дані працівника в розділі "Комунікації з ПФУ" → "Відомості про трудові відносини робітника".

Далі необхідно ознайомитися з інформацією у спливаючому вікні та натиснути кнопку "Погоджуюся". Після цього заповнюємо таблицю і натискаємо кнопку "Продовжити".

Крок 4. Вносимо інформацію про трудову діяльність. Внеси записи можна двома способами:

1. Натискаємо кнопку "Додати файл", обираємо зі списку тип файлу (трудова книжка або документи про стаж) і прикріплюємо скан-копії документів. Після того, як всі файли будуть додані, натискаємо кнопку "Підписати та відправити в ПФУ".
2. Натискаємо кнопку "Додати запис" і самостійно переносимо всі записи з трудової книжки на сайт ПФУ, потім додаємо скан-копію трудової та натискаємо кнопку "Підписати та відправити в ПФУ".

Крок 5. Очікування результату. ПФУ може обробляти записи понад місяць, це нормально, оскільки в першу чергу будуть обробляти трудові книжки працівників, яким до виходу на пенсію залишилося менше ніж 2 роки.

Після того як трудову оброблять, в розділі "Звернення" з'явиться статус "Виконано". Необхідно перевірити відповідь від ПФУ, оскільки можуть бути зауваження і вимоги про необхідність надання додаткових документів для підтвердження пропущеного стажу.

Якщо вимоги ПФУ про підтвердження певного проміжку часу належать до періоду, коли працівник значився на вашому підприємстві, ви повинні надати документи самостійно, якщо в цей час працівник у вас не значився, тоді необхідно передати інформацію працівнику і видати йому трудову книжку під підпис. Далі працівник буде самостійно шукати підтверджуючі документи та передавати їх в ПФУ.