Забули зробити службове вилучення: що робити касиру?

Коли продавець здійснює видачу готівки з касового апарату наприкінці робочої зміни, він реєструє цю операцію через РРО/пРРО. Це правило закріплено в Наказі Мінфіна № 427. В документі було оновлено перелік обставин, коли касиру треба проводити службове вилучення, а також як його правильно оформлювати.

Розглянемо найпоширеніші питання.

Що таке «службова видача»?

Службова видача або вилучення — це операція, коли продавець реєструє суму готівки і вилучає її з торгової точки.

Сума готівки — це вся готівка, отримана від покупців при продажі товарів або послуг, а також готівка, яку використовує касир для видачі решти. Всі ці суми готівкових коштів повинні бути відповідними і збігатися з тими, що зазначені у денному Z-звіті.

Відмінності між службовим внесенням і вилученням: як не припуститися помилок у касових операціях

Щоб не припуститися помилок у касових операціях, треба розуміти різницю між службовим вилученням та внесенням.

Так, щоб зареєструвати суму готівки, яка зберігається на місці торгівлі на момент проведення першої розрахункової операції, необхідно виконати службове внесення. Операція здійснюється вже після закриття касової зміни і формування фіскального звіту.

Якщо всі розрахунки з покупцями продавець здійснює тільки в безготівковій формі й взагалі не приймає та не видає готівку, то обидві операції з внесення та вилучення коштів не проводяться.

Коли проводять службову видачу?

Кошти, які отримано від продажу товарів, і які використовувались для видачі решти покупцям, вилучаються з робочого місця касира в кінці його зміни. Для цього проводиться операція «службове вилучення». «Технічно» вилучені кошти можна зберігати у грошовій скриньці до початку наступної зміни.

Закон не має конкретних вимог щодо регулярності здійснення такої операції. Але, щоб уникнути накопичення великої суми в касі і розбіжностей в сумах готівки по різним касовим змінам, податкова рекомендує робити це кожного дня, при формуванні Z-звіту (фіскального звітного чека). 

Службове вилучення готівки в РРО та ПРРО: правила та помилки при оформленні

Вилучення готівки треба реєструвати через РРО/пРРО, якщо така дія не пов’язана з проведенням розрахункових операцій.

Закон №265 не відносить службове вилучення до розрахункових операцій, тому що ця процедура не має нічого спільного з прийманням коштів від покупця, видачею готівки за повернутий товар або оформленням безготівкової оплати за послуги тощо.

Саме тому видача готівки з місця торгівлі повинна бути зареєстрована через РРО/пРРО.

Якщо до початку наступного робочого дня, після формування Z-звіту, на момент першого розрахунку за товар (послуги), через РРО/пРРО буде проведено службове внесення, то наприкінці того ж самого робочого дня операцію з вилучення коштів робити вже не треба.

На РРО перед формуванням Z-звіту службова видача не проводиться, якщо його програмне забезпечення не обнулює суму залишку грошової скриньки. В іншому випадку касиру потрібно ще до обнулення РРО провести вилучення, а вже після формування фіскального звіту — зробити службове внесення. Цей порядок дій дозволить вести правильний облік і оприбуткування готівки.

Роз’яснення: ФОП продає товар, щоденно закриває зміни й формує Z-звіти. З одного боку — закон не зобов’язує їх здавати гроші в банк. Також у підприємців-спрощенців нема обов’язку затверджувати граничний ліміт коштів в касі і дотримуватись його. Тобто, ФОПа ніхто не обмежує в кількості готівкової виручки, яка може залишатися в нього.

З іншого боку — на місці торгівлі встановлено РРО/пРРО. Тому всі операції зі службовим вилученням робити все ж таки треба. І річ у тому, що кількість грошей в скриньці РРО повинна збігатися з сумою, яка залишається в пам’яті реєстратора.

Чи буде штраф, якщо не виконали в кінці зміни службову видачу?

Якщо кошти зберігаються на місці торгівлі й нема невідповідності між цією сумою та сумою, зазначеною у денному звіті, то все гаразд і можна працювати далі. 

Тобто, якщо продавець фізично не виймав готівку з РРО, це не буде помилкою. Якщо в цей день була проведена інкасація, то залишок готівки, який вказано в Z-звіті, треба звести з реальною кінцевою сумою. Штрафів за це не передбачено. 

Як правильно оформити службове вилучення наступного дня: поради від бухгалтерів

Припустимо, що продавець зробив Z-звіт, але забув провести службове вилучення. Виправити помилку заднім числом вже не вийде.

Тому необхідно зробити так, щоб сума коштів збігалася:

• на суму старої виручки, яка залишилась в скриньці на початок нової зміни, зробіть службове внесення;

• всі свої дії слід викласти в службовій записці, де також поясніть суть помилки, чому це сталося і що було зроблено для того, щоб виправити ситуацію;

• до пояснювальної записки додайте бухгалтерську довідку з усіма розрахунками на поточну дату;

• підколіть документи до копій фіскальних звітів;

• зберігайте документи на випадок податкової перевірки.

Службова видача та Z-звіт

Тут все просто:

• якщо продавець забирає гроші з торгової точки до проведення фіскального звіту, то треба зробити операцію «службова видача»;

• якщо на момент проведення Z-звіту гроші залишаються на місці, то службова видача не здійснюється.

У пРРО Торгсофт можна налаштувати залишок готівки в касі або виставити граничний ліміт.

Переваги такої опції:

• після закриття касової зміни сума залишку готівки залишиться в пам’яті програми та буде перенесена до наступної зміни;

• можна не контролювати ліміт залишку готівки;

• можна не проводити службову видачу при закритті поточної зміни.

Після налаштувань, пРРО автоматично контролюватиме, щоб залишок не перевищував ліміт по касі, і всі операції з видачею та внесенням готівки здійснювалися своєчасно.