Звірка каси

Інвентаризація каси

Звірка, перевірка, перерахунок каси - це процес внутрішнього контролю на підприємстві, який проводиться з метою збереження готівки, що знаходяться в касі цього підприємства.

Каса - це місце або навіть приміщення, в якому здійснюються готівкові розрахунки, а також проводиться приймання, видача і зберігання грошей і касових документів. Не залежно від того, використовуєте ви РРО чи ні, те місце, де покупці розраховуються за товар готівкою, буде вважатися касою.

Порядок інвентаризації каси регулюють два документи: Положення № 879 і Положення № 148.

Навіщо проводити інвентаризацію каси

Інвентаризація каси вирішує три завдання:

• виявляє фактичну кількість грошей в касі;
• виявляє надлишки або недостачі грошей в касі, шляхом порівняння фактичної наявності з бухгалтерськими даними;
• перевіряє умови та порядок зберігання грошей.

Як часто потрібно проводити інвентаризацію каси

Порядок і терміни проведення звірки каси можна розділити на: закріплені законодавчо і встановлені керівником компанії.

Якщо терміни та порядок звірки каси встановлює керівник компанії, то тут все зрозуміло, як написано в наказі, так і робимо.

Законодавством встановлено обов'язкове проведення інвентаризації в наступних випадках:

• перед здачею річної фінансової звітності (протягом двох місяців до дати балансу);
• у разі зміни матеріально-відповідальної особи;
• якщо сталася крадіжка або є факти зловживання;
• на підставі судового рішення або в разі перевірки держорганів (наприклад, податківці можуть вимагати факту перерахунку каси);
• якщо сталася пожежа, стихійне лихо або техногенна аварія;
• у разі ліквідації підприємства.

Існує також, планова перевірка каси (проводять 1 раз у квартал) і позапланова (проводиться несподівано, для відповідальної особи). У будь-якому випадку, краще проводити перевірку каси частіше, ніж це закріплено законодавством.

Хто повинен проводити інвентаризацію каси

Якщо фірма знаходиться на спрощеній системі оподаткування і в ній працює всього 10 осіб, ясна річ, про формування інвентаризаційної комісії не йде і мова, тут буде достатньо присутності керівника або бухгалтера і матеріально-відповідальної особи.

Якщо ж мова йде про велику організацію, то тут, без формування інвентаризаційної комісії не обійтися. Її склад затверджується наказом керівника.

До складу інвентаризаційної комісії можуть входити:

• хтось із керівників компанії або їх заступники;
• працівники бухгалтерії;
• досвідчені співробітники, які знають об'єкт інвентаризації.

Зверніть увагу! До складу інвентаризаційної комісії не можуть входити матеріально-відповідальні особи, однак при перевірці каси вони перебувати зобов'язані.
Тобто проводити звірку каси без людини відповідальної за її ведення заборонено.

Який порядок проведення інвентаризації каси

Найкраще проводити перевірку каси на початку або наприкінці робочого дня, коли касир вже підбив підсумки. Перед початком звірки каси, касир повинен здати в бухгалтерію касовий звіт і всі видаткові та прибуткові документи.

Крок 1. Написання розписки

Матеріально-відповідальна особа (касир) має написати розписку, в якій буде вказано, що всі гроші, які були отримані протягом дня - оприбутковані, а ті, що вибули - списані на витрати.

Крок 2. Фактична перевірка

Комісія підраховує (покупюрно) фактичну наявність грошей в касі. Зверніть увагу: зберігати в касі підприємства готівку, що не належить цьому підприємству - заборонено. З цього випливає, що готівка, яка не підтверджена касовими документами вважається надлишком.

Для контролю каси, радимо використовувати покупюрну звірку каси в Торгсофт.

Крок 3. Перевіряємо правильність заповнення касових документів

Комісія перевіряє правильність заповнення прибуткових і видаткових касових ордерів, касові книги, реєстр депонування зарплати тощо.

Крок 4. Звірка фактичних і облікових даних

Якщо на підприємстві використовують РРО, то комісія порівнює фактичні дані з сумою зазначеною в Х-звіті РРО. Якщо РРО не застосовується, тоді фактичну суму порівнюють з даними в касовій книзі.

Крок 5. Оприбуткування надлишків або списання недостачі

Якщо в результаті перерахунку каси були виявлені надлишки грошових коштів, тоді комісія з'ясовує причину їх виникнення й оприбутковує їх в касу, при цьому такі суми належать до доходу підприємства. У випадку виявлення недостачі грошей в касі, таку суму утримують з матеріально-відповідальної особи.

Крок 6. Складання акту про результати інвентаризації

За результатами інвентаризації каси, комісія складає Акт інвентаризації (у двох примірниках), який підписують усі члени комісії та матеріально-відповідальна особа. Один примірник передається в бухгалтерію, а другий - залишається у матеріально-відповідальної особи.

Як звірити касу в Торгсофт

Для перевірки каси в Торгсофт, вам необхідно обрати пункт меню "Звіт" - "Звіт по касі за день". За допомогою даної форми, ви можете отримати звіт по касі за будь-який день, а також з будь-якого центру обліку. Більш детальну інформацію, можна подивитися в "Узагальненому звіті за день".

Якщо ви забираєте гроші з каси - проведіть Інкасацію, звірте залишок.

Зафіксувати залишок по касі можна в Фінансовому документі.

Радимо подивитися відео для отримання повної інформації про фінансовий обік в Торгсофт.