Облік товарних запасів — це фіксація надходження та вибуття товарів з підтвердженням первинними документами. Вимога закріплена в Законі про РРО, а порядок і форма для ФОП встановлені наказом Мінфіну №496.
Ключове на 2026 рік: звільнення від обліку стосується лише окремих ФОП-«єдинників» без ПДВ (але з винятками для «ризикових» товарів). За необлікований товар фінсанкція — 100% вартості за цінами реалізації (але не менше 10 НМДГ), а адмінштрафи за порушення порядку розрахунків можливі через суд.
При продажу товарів підприємець повинен вести їх облік. Цей обов’язок визначено в Законі про РРО, а порядок здійснення обліку для ФОП затверджено наказом Мінфіну № 496.
Оскільки у підприємців досі виникають питання щодо правил обліку під час роботи з РРО або пРРО, нижче — актуальні нюанси станом на 2026 рік.
Що таке товарні запаси?
Товарні запаси — це сукупність товарів, які підприємець використовує для продажу або для надання послуг. Не належать до товарних запасів речі, які не призначені для продажу (наприклад, сировина у виробництві).
Що таке товарний облік?
Облік товарних запасів — це фіксація операцій надходження та вибуття товарів у встановленій формі/системі обліку. Кожна операція має підтверджуватися первинною документацією.
Простими словами: ФОП має показати, звідки взявся товар (надходження) і куди він подівся (продаж, списання, повернення постачальнику, переміщення тощо).
Хто з ФОП зобов’язаний вести облік товарних запасів у 2026 році?
Базова вимога така: якщо ФОП здійснює діяльність з продажу товарів/надання послуг і на нього поширюються вимоги Закону про РРО — він має вести облік товарних запасів і продавати лише ті товари, що відображені в обліку. Закон також зобов’язує мати документи, що підтверджують облік та походження товарів у місці продажу на початок перевірки. Це прямо випливає з норм Закону про РРО (зокрема, з вимог щодо обліку товарних запасів та винятків для частини ФОП).
ВЕДУТЬ ОБЛІК (практично завжди):
- ФОП на загальній системі.
- ФОП — платники ПДВ (зокрема 3 група ЄП з ПДВ).
- ФОП на будь-якій системі, якщо здійснюють реалізацію «ризикових» категорій: технічно складні побутові товари з гарантійним ремонтом (ТСПТ), лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів/каміння. Для цих категорій виняток «єдинника без ПДВ» не працює. :contentReference[oaicite:0]{index=0}
НЕ ВЕДУТЬ ОБЛІК (виняток із загального правила):
- ФОП — платники єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, за умови що вони не продають ТСПТ/ліки/медвироби/ювелірні вироби та інші перелічені «ризикові» категорії. :contentReference[oaicite:1]{index=1}
Важливо: у вашому попередньому варіанті «Підсумуємо» було логічне протиріччя — туди потрапили ФОП-«єдинники» без ПДВ, які якраз звільнені від обліку, якщо не торгують «ризиковими» товарами. Це потрібно виправити відповідно до тексту Закону. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
Як правильно вести облік товарних запасів?
Облік товарних запасів ведуть за місцем реалізації (господарським об’єктом). Для роботи з розрахунками використовується РРО або пРРО, а для обліку запасів — форма/реєстр згідно з порядком Мінфіну №496.
У формі обліку відображають усі операції надходження та вибуття товарів, а кожен запис підкріплюють первинними документами (накладні, акти, внутрішні переміщення, інвентаризація тощо).
Форма обліку за наказом №496 в практиці використовується як базова та очікувана контролюючими органами. Для бізнесу це означає просте правило: якщо не можете показати шлях товару документально — ризик штрафу різко зростає.
Типові операції, які мають бути підтверджені первинними документами та відображені в обліку:
- надходження товару від постачальника;
- вибуття товару (продаж, списання, використання у господарській діяльності);
- внутрішні переміщення між складами/торговими точками;
- повернення товару постачальнику;
- інвентаризація (переоблік) та оформлення розбіжностей.
Важливо! Якщо підприємець продає товари у декількох торгових точках, облік товарних запасів потрібно вести за кожним місцем продажу окремо, а переміщення між точками — підтверджувати документами.
Під час перевірки контролюючий орган зазвичай просить показати документи, що підтверджують облік та походження товарів, які є у місці продажу. Це можуть бути документи з інвентаризації, надходження, внутрішнього переміщення тощо. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
Штрафи за відсутність обліку товарних запасів у 2026 році (актуалізація)
За реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, та/або за ненадання під час перевірки документів, що підтверджують облік товарів у місці продажу, застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше 10 НМДГ (тобто не менше 170 грн, якщо рахувати 10 × 17 грн). :contentReference[oaicite:4]{index=4}
Твердження «штрафи не застосовують під час воєнного стану, якщо ФОП не продає підакцизні товари» — не універсальне і для 2026 року може вводити в оману. Закон №3219-IX повернув відповідальність за порушення у сфері РРО/ПРРО з 1 жовтня 2023 року, а звільнення від відповідальності прив’язане до діяльності на територіях, визначених у встановленому порядку (переліки територій бойових дій/окупації), та має винятки, зокрема щодо підакцизних товарів. :contentReference[oaicite:5]{index=5}
Окремо існує адміністративна відповідальність за порушення порядку проведення розрахунків (ст. 155-1 КУпАП): штраф на осіб, які здійснюють розрахункові операції, — від 2 до 5 НМДГ, а за повторне порушення протягом року — від 5 до 10 НМДГ (застосовується через процедуру складання протоколу та розгляду справи). :contentReference[oaicite:6]{index=6}
Чи зобов’язані ФОП вести облік товарних запасів при наданні медичних послуг?
Податкова у роз’ясненнях зазначає, що при наданні медичних послуг облік товарних запасів може не вимагатися як «облік товару для продажу». Водночас, якщо підприємець продає лікарські засоби або медичні вироби, то це вже реалізація «ризикових» категорій, для яких винятки не працюють, і облік запасів стає обов’язковим. :contentReference[oaicite:7]{index=7}
Додаткова важлива примітка 2026: платіжні термінали (POS) і безготівкові розрахунки
Хоча ця стаття про товарний облік, у 2026 році тема тісно пов’язана з прийманням оплат і РРО/пРРО. Наприкінці 2025 року Уряд відтермінував обов’язкове використання платіжних терміналів для ФОП 1-ї групи — до завершення воєнного стану та ще на три місяці після його скасування (у публічних повідомленнях це пов’язують з постановою №1768 від 29.12.2025). :contentReference[oaicite:8]{index=8}
Для ФОП 2–3 груп та інших категорій вимоги щодо забезпечення можливості безготівкових розрахунків залишаються актуальними за загальними правилами. Для бізнесу це практично означає: налаштовуйте процес так, щоб оплати карткою/QR/застосунками коректно «лягали» у ваш облік і не створювали розривів між продажем, фіскалізацією та залишками.
Як реалізована форма обліку товарних запасів у Торгсофт?
Торгсофт автоматизує облік та бізнес-процеси, щоб зменшити ручну роботу та ризик помилок у документах і залишках. Для ведення обліку товарних запасів у програмі потрібно налаштувати форму обліку — вона містить потрібні поля, які відповідають логіці законодавчих вимог: дані первинних документів, надходження, вибуття, примітки.
- порядковий номер запису;
- дата внесення інформації;
- реквізити первинної документації;
- вартість/суми, що підтверджуються первинними документами;
- дані про надходження та вибуття продукції;
- примітки.
Додатково можна підключити автоматичний розрахунок складських запасів: система допомагає бачити реальні залишки, зменшувати дефіцит і надлишки та спиратися на «первинку» в обліку.
Акцент 2026 року: багато власників керують бізнесом дистанційно. Автоматизація дає змогу швидко перевірити залишки, рух товарів і підстави (первинні документи) навіть без фізичної присутності на точці продажу — це критично, коли перевірка або запит документів виникає «сьогодні на сьогодні».
Висновок простий: якісний товарний облік — це не «бюрократія», а страховка від штрафів, конфліктів із контролюючими органами та внутрішніх втрат через хаос у залишках. Якщо ви ведете облік системно й підтверджуєте операції первинними документами, ризики перевірок і донарахувань помітно зменшуються. :contentReference[oaicite:9]{index=9}
Бланк «Форма обліку товарних запасів» – xls або на Google Drive
Повернутися до попереднього кроку