Трудова книжка. Зміни та виправлення

Друзі,

Сьогодні ми продовжимо розглядати питання, які стосуються правильного ведення трудової книжки працівника. У першій статті із серії, ми прийняли співробітників на роботу і оформили їх трудові книжки. У другій - ми описали, як перевести наших "трудяг" на іншу роботу, заохотити і нагородити їх за старання і досягнення. :)

У даній статті ми розглянемо такі питання:

1. Які наші дії, якщо співробітник змінює ім'я чи прізвище?

2. Що потрібно для виправлення невірних або неточних записів, які ми самі зробили?

3. Як перенести запис про прийом, помилково внесений до іншого розділу?

Давайте почнемо з першого питання.

Деякі люди вважають, що ім'я людини визначає його долю, тому намагаються змінити своє життя, за допомогою радикальних заходів. Іншим же людям не щастить з дитинства, оскільки їм дають ду-у-у-у-же дивні імена. З прізвищем, все набагато простіше. Найчастіше на зміну прізвища йдуть дівчата (в дуже рідкісних випадках хлопці), в зв'язку з укладанням чи розірванням шлюбу. Загалом, причин може бути багато, але ми не станемо заглиблюватися в кожну і відразу перейдемо до тієї частини, де настає наша черга вносити нові відомості про співробітника. :)

Якщо Ваш співробітник вирішив змінити ім'я, прізвище або по батькові Інструкція № 58, (посилання http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93 ) зокрема пункт 2.13, передбачає, такі дії:

• По-перше, Ви, як роботодавець, повинні внести зміни в його трудову книжку. Для цього на титульному аркуші (перша сторінка) попередні дані працівника потрібно акуратно закреслити однією лінією, а на рядку нижче вписують нові дані. Можна нову інформацію записувати і на одному рядку, якщо є вільне місце.

Зверніть увагу! Старі дані, які Ви закреслюєте, повинні легко читатися. Не варто замальовувати їх, заклеювати або замальовувати коригуючою рідиною.

• По-друге, на внутрішній стороні обкладинки записують, на підставі якого документа зроблено виправлення (паспорт, свідоцтво про народження, про укладання / розірвання шлюбу, про зміну імені та інше). Записують ким і коли виданий такий документ, а також його номер і серію. Далі все як завжди, запис засвідчують підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.

Так само виправляють неправильно написану дату народження. Зразок виправлень наведено нижче.

Якщо у Вашого підлеглого є вкладиш до трудової, тоді на першій сторінці цього вкладиша, необхідно здійснити такі самі зміни, як і на титульному аркуші головної трудової книжки.

Цікавий момент! Інструкція № 58 не передбачає конкретних часових меж для внесення змін до трудової. Співробітник може в будь-який момент принести документи про зміну особистих даних, навіть через три роки, після зміни таких. З Вашого боку, необхідно внести зміни в перебігу тижня, після отримання нових даних про працівника.

Не забудьте змінити старі відомості про співробітника на нові, в Книзі обліку руху трудових і вкладишів до них. Для цього, просто закресліть старе ім'я (прізвище або по батькові) і поруч запишіть нове. Поруч поставте дату зміни, підпис і посилання на новий документ працівника.

Тепер давайте розглянемо друге питання.

Особливу увагу на те, що записано в трудовій, звертають під час присвоєння пенсії, при нарахуванні виплат за вислугою років і призначення різних "трудових" пільг.

При виявленні будь-яких помилок і неточних записів у трудових, запам'ятайте найважливіше правило! Будь-які виправлення в записах, можуть робити тільки ті роботодавці, які такі записи зробили і допустили неточності або помилки. Про це йдеться в Інструкції № 58 в пункті 2.6. Тобто, якщо до Вас прийшов новий співробітник, а у нього в будь-якому записі допущена помилка, Ви не можете нічого виправляти, Ви можете тільки посприяти йому у вирішенні такої проблеми.

В такому випадку, працівнику необхідно звернутися на попереднє місце роботи, для виправлення неточностей. Якщо підприємство закрилося, тоді такі виправлення робить його наступник. Якщо його немає, тоді вищестояща організація якої було підпорядковане підприємство. Якщо такого немає, тоді залишається обласний та державний архіви.

Якщо винуватцем неправильного запису виявилися Ви, тоді для початку, знайдіть наказ, на підставі якого було зроблено відповідний запис. Зміст наказу має точно повторювати зроблений запис. Ні в якому разі, не варто вносити будь-які зміни та / або виправлення, тільки на підставі слів працівника. Це, скажімо так, недостатньо достовірне джерело інформації. :)

Виправлення записів шляхом закреслення попередніх, допустимі тільки на титульному аркуші. Для виправлень "всередині" трудової існує своя, особлива процедура. Отже, давайте ж розберемося в ній покроково. Для повнішої картини ми розглянемо кілька варіантів, коли була допущена помилка.

Варіант № 1. Під час внесення запису про прийом на роботу, зміст запису відрізняється від наказу (приклад дивіться нижче).

Вносимо виправлення: у розділі "Відомості про прийом" під неправильним записом ставимо наступний порядковий номер, дату і в гр.3 починаємо записувати виправлення зі слів "Запис № ... недійсний" і далі вказуєте вже правильні дані. У гр. 4 переписуєте дані наказу про прийом.

Варіант № 2. Назва посади в наказі про прийом, не відповідає штатному розкладу. Ви вносите запис в трудову, а потім створюєте новий (уточнюючий) наказ про внесення змін до попереднього наказу (приклад дивіться нижче).

Вносимо виправлення: порядок дій такий самий, як і у варіанті №1. У гр.3 вказуєте "Запис № ... недійсний", а далі вносите коректний запис "Прийнято на ... ... посаду". У гр.4 вносите дані уточнюючого наказу.

Варіант № 3. Ви допустили помилку в найменуванні підприємства (приклад дивіться нижче).

Вносимо виправлення: під уже існуючим записом, без порядкового номера і дати в гр. 3 пишуть "Запис ... (помилкова назва підприємства) недійсний" далі пишуть правильну назву організації.

Варіант № 4. Порушена нумерація (приклад дивіться нижче).

Вносимо виправлення: в гр.1 ставимо правильний номер, а гр. 3 так само як і в попередніх варіантах починаємо зі слів "Запис № ... недійсний", а потім переписуємо зміст подвоїного запису.

Варіант № 5. У гр.2 вказана невірна дата прийому / переведення / звільнення (приклад дивіться нижче).

Вносимо виправлення: у гр. 2 на наступному рядку ставите правильну дату, а далі порядок дій такий саме, як і у варіанті №1. У гр.3 вказуєте "Запис № ... недійсний", і переписуєте зміст попереднього запису.

Варіант № 6. Помилка в даних наказу в гр. 4 (приклад дивіться нижче).

Вносимо виправлення: порядок дій такий саме, як і у варіанті №1. У гр.3 вказуєте "Запис № ... недійсний", а далі в гр. 4 записуєте правильні дані наказу.

Варіант № 7. Ви вже звільнили співробітника, оформили відповідний запис, поставили печатку і т.д., а потім виявилася помилка (приклад дивіться нижче).

Варіант виправлення: в даному випадку нагадаємо, що виправлення повинен робити той роботодавець, який зробив запис. Якщо на момент виявлення помилки Ваш колишній співробітник працює вже не у Вас, тоді виправлення Ви зможете внести тільки після того, коли він буде звільнений з поточної роботи і трудова буде у нього "на руках". Порядок дій в такій ситуації наступний:

• в гр.3 впишіть повну назву Вашої організації;

• зробіть виправний запис, як ми описували вище (залежно від виду помилки);

• завірте запис як при звільненні підписом і печаткою.

Давайте розглянемо ще пару варіантів, коли можуть знадобитися виправлення:

• якщо працівника відновлюють на колишнє місце за рішенням суду - під записом про звільнення потрібно написати "Запис № ... недійсний. Поновлений на попередній роботі ";

• якщо змінилася причина звільнення - "Запис № ... недійсний. Звільнено ... .. " вказуєте нову причину;

• якщо після звільнення трудова не видана день у день з вини наймача - в такому випадку дата звільнення зсувається, про що повинен бути виданий відповідний наказ і написано "Запис № ... недійсний" і в гр. 4 вписують новий наказ.

Виправлення в інших розділах трудової робляться аналогічно.

Давайте перейдемо до розгляду третього питання.

Бувають випадки коли розділ "Відомості про роботу" заповнений і роботодавці вносять записи про прийом в інший, вільний розділ. Скажемо відразу, це в корені невірно і вважається помилкою. Якщо Ви раптом пішли неправильним шляхом, не турбуйтеся, ми поспішаємо Вам на допомогу! :)

Якщо подібна ситуація трапилася з Вами ми рекомендуємо для початку придбати вкладиш і вшити його в основну трудову (Інструкція № 58 пункт 3.1). Що робити з вкладишами і як їх оформляти, ми розглядали в першій статті.

Давайте більш детально розглянемо, що ж все таки робити, якщо Ви допустили неточність і зробили запис не у вкладиші, а в іншому розділі трудової, який Вам найбільше "сподобався". :)

Наприклад, Ви внесли запис в розділ "Відомості про нагородження".

Відкриваємо його і під цим (помилковим) записом в гр.3 робимо новий з формулюванням "Запис № ... недійсний, оскільки внесений помилково в інший розділ трудової книжки". Інші графи заповнюються як зазвичай.

Заводимо вкладиш і в ньому, в розділі "Відомості про роботу" ставимо наступний порядковий номер, за номером в основний трудовий і робимо запис про прийом, який раніше внесли до іншого розділу.

Ми сподіваємося, дана стаття стане Вам у нагоді, а також допоможе уникнути деяких помилок заздалегідь. :)