Як підписувати акт виконаних робіт через сервіс Вчасно?

Сервіс «Вчасно» — це онлайн-платформа, сервіс електронного документообігу, який значно спрощує роботу підприємцям та бухгалтерам. Тепер будь-які документи можна складати, підписувати та зберігати у хмарному просторі, у тому числі й акт про виконані роботи.

Як правильно заповнювати документ, підписувати його електронним ключем та надсилати клієнту?

Що таке акт виконаних робіт?

Це документ, який складається при наданні послуг. У ньому зазначається перелік виконаних робіт, їх вартість та строк завершення. Такий акт мають підписати обидві сторони: виконавець та замовник, який приймає роботу та оплачує її за фактом виконання.

Стандартної форми документа немає. Складається вона довільно, але є загальноприйняті правила заповнення:

• назва документа та дата його складання

• повне найменування замовника та виконавця, а також банківські реквізити;

• точний список послуг/робіт та їх вартість;

• одиниці виміру (штуки, погонні метри тощо);

• розмір ПДВ, якщо виконавець є платником такого податку;

• посада особи, яка має повноваження щодо виконання робіт або послуг;

• терміни надання послуг, виконання;

• особистий підпис клієнта та виконавця;

• графа про відсутність претензій між сторонами;

• назва, номер та дата договору, за наявності такого.

У зв'язку з тим, що акт виконаних робіт є первинним документом, обов'язковий перелік реквізитів, які необхідно в ньому вказувати, встановлено у ст. 9 закону №996.

Як заповнити документ та відправити клієнту через Вчасно юа?

Зручний інтерфейс сервісу допоможе швидко розібратися з веденням документів, просто слідуйте покроковій інструкції:

1. Формування акта про виконані роботи/послуги

Ви можете скласти документ у будь-якій обліковій системі, завантажити готовий зразок або зробити його в текстовому редакторі.

Збережіть готовий екземпляр на своєму пристрої у зручному для вас форматі (pdf, xml, doc, docx, xls, jpg, png).

2. Завантаження акта у «Вчасно»

Натисніть кнопку «Завантажити документи». На екрані з’явиться вікно з налаштуваннями. Ви можете одночасно завантажувати кілька документів у систему.

3. Налаштування підпису акта

Перед вами з'явиться вкладка «Порядок підписання». У ній треба поставити позначку навпроти наступних опцій:

• Двосторонній документ.

• Перший підпис компанії.

Далі ви перейдете у вкладку «Рахунок». Тут оберіть опції:

• Двосторонній документ.

• Перший підпис компанії.

Треба поставити позначку навпроти підпису лише однієї сторони.

Якщо ви створюєте акт від імені контрагента, вам потрібно вибрати вкладку «Перший підпис контрагента».

Якщо ви заповнюєте багатосторонню угоду, у графі «Порядок підписання» виберіть відповідну опцію.

4. Вибір документа для завантаження

Виберіть необхідний документ онлайн у переліку завантажень і змінить на статус «Необхідна вказівка ​​контрагента». Ще раз треба поставити позначку навпроти потрібного акту та натиснути на кнопку «Підписати та відправити».

5. Введення даних контрагента

У вікні вкажіть дані контрагента: ЄДРПОУ, ІПН та електронну пошту. Якщо ця особа вже зареєстрована в системі «Вчасно», і ви не знаєте її email, то достатньо ввести її ідентифікаційний номер та ЄДРПОУ, щоб програма автоматично знайшла необхідні дані.

6. Використання ключа КЕП

Файл з ключем може мати такий вигляд — dat (Key-6.dat), zs2, sk, jks, pk8, pfx. Сам ключ ви можете отримати або в АЦСК, або замовити на цьому ж сервісі.

7. Підпис та відправка акта

Введіть ключ, натисніть кнопку, щоб система його завантажила, та оберіть опцію «Підписати та надіслати». Якщо ви маєте печатку, можете за необхідності додати її у форму.

Після цих простих дій контрагент отримає повідомлення про те, що йому надіслали документи, і вони знаходяться на сервісі «Вчасно».

Як отримати електронний ключ КЕП на сервісі?

Ви можете отримати ключ для електронного підпису на платформі «Вчасно Сервіс». Для цього виконайте такі дії:

1. Зареєструйтесь на порталі Вчасно, вхід можна виконати з будь-якого пристрою.

2. Перейдіть до особистого кабінету та створіть нову заявку на отримання ключа КЕП.

3. Підготуйте необхідні документи:

для юридичних осіб:

•  витяг з ЄДР,

• документ, що підтверджує особу,

• заява на реєстрацію (можна сформувати в особистому кабінеті),

• копії документів, що підтверджують повноваження конкретної особи,

• ідентифікаційний код.

для фізичних осіб:

• ідентифікаційний код,

• паспорт,

• заява на реєстрацію.

4. Пройдіть ідентифікацію в пунктах обслуговування клієнтів (адресу можна дізнатися на сайті).

5. Сформуйте рахунок у власному кабінеті.

Ключ КЕП може отримати фізична особа, юридична особа та фізична особа-підприємець. З його допомогою ви зможете швидко підписувати акт про виконані роботи та формувати будь-яку облікову документацію.