Правила для ФОП при відправці товарів через Нову Пошту

Підприємцям, які торгують через інтернет, часто доводиться відправляти товар через Нову Пошту на умовах післяплати. У зв'язку з цим виникає питання, як вибивати чеки, як отримувати оплату готівкою та що робити, якщо покупець відмовився приймати товар і чи потрібно складати акт на його повернення?

Відповіді на найпопулярніші запитання

Чи обов'язково використовувати касовий апарат, якщо ФОП продає товар через інтернет і відправляє його Новою Поштою на умовах післяплати?

У таких ситуаціях підприємцю необхідно встановити касовий апарат. З цього питання позиція податкової залишається незмінною: якщо підприємець здійснює торгівлю через інтернет, відправляє товари Новою Поштою та отримує оплату післяплатою через Novapay на свій розрахунковий рахунок, він повинен використовувати касовий апарат, або реєстратор розрахункових операцій (РРО). 

Якщо ФОП працює через касовий апарат, чи може він за продаж товару отримувати гроші готівкою, а не переказом на розрахунковий рахунок?

Цього категорично робити не можна. Річ у тім, що Novapay видає готівку підприємцю лише у статусі фізичної особи. І навіть якщо ця особа уклала договір з Новою поштою про співпрацю як ФОП, відправляє товар і отримує послуги платіжного сервісу як ФОП, то при отриманні готівки Novapay видаватиме їй гроші лише як фізичній особі.

Так, коли підприємець отримує готівку як фізична особа, податкова автоматично вважає, що цей дохід не прив'язаний до конкретного ФОПа. Навіть якщо ця сума була вибита в чеках та проведена через касовий апарат. Тому податкова завжди вважає такий дохід не як дохід ФОП, а як дохід фізичної особи. Тобто такий дохід має оподатковуватись ПДФО 18% та військовим збором 1,5%. Тому підприємцю не можна отримувати готівку за продаж товарів у відділеннях Нової Пошти.

Коли видавати чек?

За новими правилами податкова не забороняє друкувати чек до того, як покупець отримає товар у відділенні Нової Пошти. Однак, якщо раніше вважалося, що чек на товар обов'язково має бути вибитий, роздрукований на папері під час підготовки посилки до відправки та вкладений разом з товаром, то сьогодні ДПС визначає, що цей документ можна формувати в електронному вигляді через ПРРО. 

Це зручно, тому що підприємець може сформувати електронний чек у будь-який момент після відправлення посилки. Головне, це зробити не пізніше того моменту, коли посилка буде отримана клієнтом у відділенні Нової Пошти.

За допомогою пРРО можна формувати електронні чеки та синхронізуватись з сервером перевізника. Для цього необхідно під'єднати програмний реєстратор до сервісу Нової Пошти та відстежувати рух посилки. Так можна автоматично налаштувати час видачі електронного чека і його відправлення покупцю. Теоретично можна обирати й сам момент отримання посилки клієнтом у відділенні перевізника. 

Наприклад, покупець отримує посилку у відділенні. У цей час у системі змінюється її статус із «очікує» на «отриману». При надходженні інформації про зміну статусу касовий апарат одразу вибиває електронний чек.

Однак попри зручність, у цього процесу є певні нюанси. Річ у тому, що обмін інформацією щодо IP-з'єднання програмного реєстратора з сервісом Нової пошти відбувається з певною періодичністю. Щобільше, не можна забувати й про можливі технічні збої в роботі сервера, який також обробляє дані з невеликою затримкою. 

Тому правильніше налаштувати час видачі чека до тієї миті, як клієнт отримає посилку. Таким чином, підприємець перестрахує себе від ситуації із затримкою видачі електронного чека. За несвоєчасну видачу квитанції податківці до такого ФОП можуть застосувати штраф. 

Таке рішення податкової можна оскаржити у суді. Але спочатку все ж таки податкова випише штраф на ім'я порушника, і тільки потім він доводитиме в суді свою правоту. Тому податкові консультанти не радять обирати час видачі чека на момент отримання посилки клієнтом.

Якщо покупець не забрав посилку з відділення Нової пошти, чи потрібно складати Акт повернення?

У цій ситуації не потрібно складати такий акт. Пояснюється це тим, що якщо покупець не вносив передоплату за товар, то жодних грошей не треба повертати, а це означає, що не потрібно формувати додаткові документи. Однак Акт повернення необхідно складати, якщо клієнт вносив передоплату і тепер ФОП має повернути гроші. У цьому випадку дійсно покупець має написати заяву та вказати свої паспортні дані та ІПН, а підприємець — сформувати Акт на повернення товару.

Якщо ж посилка була відправлена ​​на умовах післяплати, і покупець не забрав товар, то його повернення необхідно підтвердити ТТН (товарно-транспортною накладною). У цьому документі від компанії-перевізника має бути зазначено, що посилка повернулася відправнику. 

Крім ТТН, факт повернення посилки можна підтвердити квитанцією або інформацією із системи обліку, до якої під'єднаний ФОП через особистий кабінет на сайті перевізника. Тобто має бути документ, який підтверджує, що посилка повернулася відправнику. Також у цьому документі має бути інформація, яка допоможе ідентифікувати посилку та довести, що саме вона належить конкретному відправнику. Наприклад, у чеку може бути вказано номер ТТН тощо.

Оскільки ДПС бачить інформацію про всі повернення, то якщо їх буде близько 30-40% від загальної кількості відправок, це може бути приводом для проведення податкової перевірки. Щоб довести чистоту своєї діяльності, підприємець повинен мати всі документи, що можуть підтвердити повернення товару. В іншому випадку податкова вважатиме, що особа просто пробиває повернення, щоб зменшити річний дохід.

Насамкінець зазначимо, що все вищевикладене — це виключно позиція ДПС України. Усі ці моменти не прописані ні в законі про реєстратори розрахункових операцій, ні в інших нормативно-правових актах. І через те, що така позиція може змінюватися, краще індивідуально звернутися за роз'ясненнями до місцевої ДПС та уточнити всі важливі моменти.