Усе, що ви хотіли знати про платіжні POS термінали

Сьогодні, майже у кожної дорослої людини є банківська картка, а майже у кожному магазині є POS-термінал для розрахунків. Якщо ви ще не встановили собі такий апарат в магазині, то саме час замислитися з приводу його встановлення. В даній статті ми надамо відповіді на поширені питання, щодо застосування платіжних (POS) терміналів.

Що таке платіжний термінал та електронний платіжний засіб?

Щоб отримати відповідь на це питання, необхідно звернутися до Закону № 2346 “Про платіжні системи та переказ коштів в Україні”.

Платіжний термінал (далі - ПТ) - електронний пристрій, призначений для ініціювання переказу з рахунка, у тому числі видачі готівки, отримання довідкової інформації та друкування документа за операцією із застосуванням електронного платіжного засобу.

Електронний платіжний засіб (далі - ЕПЗ) - платіжний інструмент, який надає його власнику можливість за допомогою платіжного пристрою отримати інформацію про належні власнику кошти та ініціювати їх переказ. До ЕПЗ належать усі види банківських карток.

Тобто, ПТ надає можливість приймати не лише готівкові кошти, а й безготівкові платежі за допомогою ЕПЗ. За допомогою ПТ можна переказувати гроші між розрахунковими рахунками, формувати та друкувати документи.

Зверніть увагу, для деяких видів господарської діяльності, встановлення ПТ є обов'язковим заходом. Про це далі.

Хто обов'язково повинен встановити платіжний термінал?

Згідно з п. 14.19 Закону № 2346 деякі суб'єкти господарювання повинні надавати можливість покупцям розрахуватися за товари та послуги за допомогою ЕПЗ (банківських карток).

Суб'єкти господарювання, які зобов'язані встановити ПТ мають відповідати одночасно двом умовам:

1. Здійснюють діяльність у сфері продажу товарів, громадського харчування та послуг.
2. Використовують РРО.

Отже, якщо ви звільнені від використання РРО, то й встановлювати ПТ не зобов'язані.

Якщо ви використовуєте РРО, але не бажаєте встановлювати ПТ, то законодавством передбачені випадки, коли можна відмовитися від ПТ:

1. Фізичні та юридичні особи, які здійснюють свою діяльність у населених пунктах з чисельністю населення до 25 тисяч осіб.
2. Підприємства, у яких торгова площа до 20 кв.м. (крім заправок).
3. Заклади громадського харчування закритого типу, які обслуговують певну категорію споживачів (особовий склад збройних сил України, студентів, учнів, тощо).

Скільки платіжних терміналів потрібно встановлювати?

Якщо ви зобов'язані застосовувати ПТ, пам'ятайте: кількість ПТ повинна бути не менше 50% від кількості РРО. Якщо ви використовуєте один РРО, то ви зобов'язані забезпечити приймання ЕПЗ та встановити один ПТ.

Також, зверніть увагу, що платіжний термінал повинен приймати ЕПЗ не менше трьох платіжних систем: VISA, MasterCard, тощо.

Реєструвати ПТ у податковій не потрібно, а також інформувати їх про його наявність. Майте на увазі: установка ПТ не замінює РРО.

Якщо ви зобов'язані використовувати РРО, то повинні проводити розрахункову операцію на повну суму покупки через зареєстровані, опломбовані та переведені у фіскальний режим РРО, а також повинні видати належним чином оформлений чек. До розрахункових операцій належить приймання від покупців банківських карток. Тобто без РРО не обійтися.

Чи потрібно встановлювати POS-термінал до касового апарату?

Дане питання цікавить ФОП, які не досягли ліміту в 1 мільйон гривень та не зобов'язані застосовувати РРО. Такі ФОП можуть за власним бажанням встановити нефіскальний касовий апарат для ведення обліку та роздрукування чеків.

На думку податківців, якщо ви добровільно встановили нефіскальний касовий апарат, то повинні встановити й платіжний термінал.

Платіжний термінал без РРО

Ви вже знаєте, що ПТ не виконує функцій РРО та використовується додатково, а не замість РРО. А що робити тим, хто звільнений від використання РРО, але бажає встановити в магазині ПТ?

Якщо ви бажаєте у магазині встановити POS-термінал, то маєте на це повне право. Законодавство не забороняє використовувати ПТ окремо без РРО чи касового апарату.

У цьому випадку, ПТ лише замінює готівкові розрахунки на безготівкові, за допомогою банківських карт. Тобто можна встановити ПТ без РРО.

Чи можуть два різні суб'єкти господарювання використовувати один POS-термінал?

Однозначної відповіді на це запитання законодавство не дає, але жоден закон цього і не забороняє. Отже, що не заборонено, то робити можна. Головне, щоб таку можливість підтримувало програмне забезпечення самого ПТ.

У цій ситуації підключати ПТ до РРО одного з торговців не потрібно. Як проводити розрахунки в такій ситуації? Спочатку продавець повинен провести розрахунок через ПТ, тобто зняти кошти з карти покупця та роздрукувати чек з термінала. Потім провести суму товару через РРО та роздрукувати фіскальний чек. Далі видати покупцю чек РРО та ПТ.

Обрати ФОП на який надійде оплата, а також не помилитися з ручним введенням суми допоможе функція Торгсофт "Підключення банківського термінала".

Де взяти POS-термінал?

Для отримання POS-терміналу необхідно звернутися до банку та укласти договір еквайрингу. Жодних обмежень у кількості ПТ немає, тобто ви можете користуватися ПТ одночасно декількох банків.

ПТ можна придбати на умовах оренди або купівлі в банку або інших осіб. Головне, щоб термінал відповідав технічним вимогам та вимогам безпеки. Також, часто банки надають ПТ безкоштовно. У цьому випадку, підприємець зазвичай повинен розмістити інформацію про торгову марку платіжної системи в магазині.

Зверніть увагу: грошові кошти покупця, списані за допомогою ПТ надійдуть на розрахунковий рахунок продавця впродовж трьох банківських днів, тобто зарахування коштів відбувається не миттєво.

Документальне підтвердження розрахункової операції

Операції, які проводяться через ПТ повинні підтверджуватися квитанціями ПТ. Інколи, можна побачити на таких квитанціях напис “чек”, але це всього лише особливості програмного забезпечення. Даний документ має назву “квитанція”.

У квитанції POS-терміналу зазначається:

• ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, які дають змогу їх ідентифікувати;
• ідентифікатор платіжного пристрою;
• дата і час здійснення операції;
• сума та валюта операції;
• сума комісійної винагороди;
• реквізити ЕПЗ, які дозволені правилами безпеки платіжної системи;
• вид операції;
• код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі;
• інші додаткові реквізити документів, передбачені правилами платіжних систем та/або внутрішньобанківськими правилами.

Оскільки у квитанції ПТ не зазначається кількість та назва проданого товару, то у розумінні Закону про РРО такий документ не вважається розрахунковим, оскільки він не підтверджує факт продажу товару.

Якщо ви зобов'язані використовувати РРО, то при продажі повинні видати разом з квитанцією ПТ й фіскальний чек РРО.

Якщо ви не використовуєте РРО, то при продажі повинні видати разом з квитанцією ПТ й розрахунковий документ установленої форми, який підтверджує факт продажу товарів з позначкою про дату. Це може бути квитанція, товарний чек, квиток, тощо.

Як повернути гроші за товар, придбаний через POS-термінал?

Якщо клієнт купував товар за допомогою банківської картки та розраховувався через ПТ, а зараз бажає повернути кошти, це можна зробити двома способами:

• Готівкою через касу (через РРО).
• Безготівковий переказ (шляхом перерахунку коштів покупцю з використанням ЕПЗ).

Перший варіант не схвалюють податківці. Вони вважають, якщо кошти прийшли через ПТ то і повертатися повинні так само, тобто шляхом перерахунку коштів на картку покупця. Не забудьте, що таке повернення, так само як і видача готівки з каси, все одно потрібно провести через РРО та видати покупцю розрахунковий документ.

Якщо ви вирішили переказувати кошти на картку покупця, то порядок розрахунків буде залежати від того, в якому банку відкрита карта у клієнта. Якщо термінал і картка клієнта належать до одного банку, то повернення коштів відбувається наступним чином: продавець перераховує кошти на рахунок банку і він повертає їх покупцю. Або банк самостійно повертає кошти покупцю на картку на підставі оформленого через ПТ документу на повернення, а продавець потім перераховує ці кошти на рахунок банку.

Якщо банк покупця та ваш відрізняються, то повернення виглядає наступним чином: продавець перераховує кошти банку-еквайру, той переказує банку-емітенту і вже потім кошти перераховують покупцю.

Зверніть увагу; для повернення коштів на банківську картку покупця, необхідно щоб клієнт пред'явив розрахунковий документ, квитанцію ПТ, а також картку, з якої відбулося списання коштів. У разі пред'явлення іншої картки, повернення через POS-термінал не вдасться.