Видаткова накладна в товарному обліку: для чого потрібна і як оформити?

Видаткова накладна: коли потрібна, як оформити і що перевіряють у 2026 році

Видаткова накладна — це первинний документ, яким оформлюють передачу товару від постачальника покупцеві. Для бухгалтерського обліку саме первинні документи є підставою для відображення господарських операцій, а видаткові накладні прямо використовуються як документи на вибуття товарно-матеріальних цінностей. (Законодавство України)

Окремої єдиної затвердженої законом форми видаткової накладної для всіх суб’єктів господарювання немає. Закон встановлює не “бланк”, а перелік обов’язкових реквізитів первинного документа. Тому підприємство або ФОП може користуватися власною формою, якщо вона містить усі реквізити, передбачені законом. (Законодавство України)

Для чого потрібна видаткова накладна

Видаткова накладна підтверджує факт відвантаження або передачі товару, фіксує номенклатуру, кількість, вартість і сторони операції. Для продавця це документ на списання або вибуття товару, для покупця — один із документів, на підставі яких товар оприбутковують і підтверджують придбання. Для податкового обліку дані мають ґрунтуватися на первинних документах, регістрах та інших документах, передбачених законодавством. (Законодавство України)

Водночас видаткова накладна не замінює розрахунковий документ. Якщо операція підпадає під правила застосування РРО/ПРРО, покупцеві потрібно видати саме розрахунковий документ встановленої форми на повну суму операції; у сфері електронної комерції покупець також має отримати електронний документ, квитанцію, товарний чи касовий чек або інший документ, що підтверджує факт отримання коштів. Тобто видаткова накладна підтверджує передачу товару, а чек або інший розрахунковий документ — факт розрахунку. (Законодавство України)

Обов’язкові реквізити видаткової накладної

Чинна редакція статті 9 Закону про бухоблік вимагає, щоб первинний документ у паперовій або електронній формі містив такі реквізити: назву документа, дату складання, назву підприємства, від імені якого документ складений, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру, посади відповідальних осіб, а також особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції. (Законодавство України)

Із цього випливає кілька практичних висновків. По-перше, номер видаткової накладної не належить до загальних обов’язкових реквізитів за статтею 9, але в реальному документообігу його майже завжди використовують для внутрішнього контролю. По-друге, чинна редакція статті 9 більше не містить вимоги про “місце складання” як обов’язковий реквізит, тому відсутність цього поля сама по собі не робить документ дефектним саме за Законом № 996. (Законодавство України)

Що варто зазначити у видатковій накладній на практиці

Щоб накладна працювала не лише формально, а й доказово, у ній доцільно чітко ідентифікувати товар: повна назва, артикул або внутрішній код, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, загальна вартість за позицією та підсумкова сума за документом. Для сторін операції краще зазначати повне найменування, код ЄДРПОУ або РНОКПП/податковий номер, а для представника одержувача — дані, за якими можна встановити його особу та повноваження. Такий підхід узгоджується з вимогою закону щодо змісту, обсягу операції та ідентифікації учасників, а для ФОП, які ведуть облік товарних запасів, первинні документи мають містити реквізити, що дають змогу ідентифікувати постачальника, отримувача, дату операції, найменування, кількість і вартість товару. (Законодавство України)

Окремого загального обов’язкового реквізиту “сума ПДВ” Закон № 996 не встановлює. Але якщо операція оподатковується ПДВ, вартісні показники в первинних документах мають бути узгоджені з умовами договору та податковими документами; податкова служба прямо виходить із того, що ціна в податковій накладній має відповідати ціні у первинних документах, якими супроводжується постачання. Тому для ПДВ-операцій безпечніше відображати в накладній ціну і суму так, щоб не виникало розриву між видатковою накладною, договором і податковою накладною. (Законодавство України)

Паперова та електронна видаткова накладна

Первинні документи можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі. Електронна видаткова накладна має таку саму силу для бухгалтерського обліку, якщо дотримані вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник з обов’язковими реквізитами, зокрема з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного. (Законодавство України)

Для бізнесу це означає, що електронну видаткову накладну можна повноцінно використовувати у внутрішньому та зовнішньому документообігу, якщо сторони належно підписують її у вибраній системі ЕДО. У сфері електронної комерції це особливо зручно, але наявність електронної накладної не скасовує обов’язку надати покупцеві документ про оплату, якщо закон вимагає розрахунковий документ. (Законодавство України)

Коли видаткова накладна особливо важлива для ФОП

Для ФОП питання видаткової накладної пов’язане насамперед із документальним підтвердженням походження товару та, у визначених законом випадках, з обліком товарних запасів. Закон про РРО зобов’язує вести облік товарних запасів і продавати лише ті товари, що відображені в такому обліку, а на початку перевірки — надати документи, що підтверджують облік і походження товарів у місці продажу. (Законодавство України)

Але ця вимога не поширюється на ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, крім продавців технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів і виробів медичного призначення, а також ювелірних і побутових виробів із дорогоцінних металів і каміння. Для тих ФОП, на яких вимога поширюється, діє Порядок ведення обліку товарних запасів, затверджений наказом Мінфіну № 496; він прямо відносить накладні до первинних документів, що підтверджують облік і походження товару. ДПС окремо звертала увагу, що Порядок № 496 не поширюється на платників єдиного податку І групи. (Законодавство України)

Тому для ФОП, які працюють з РРО/ПРРО або продають товари з “виняткових” категорій, видаткова накладна та інші первинні документи — це не формальність, а частина захисту бізнесу під час перевірки. Для інших ФОП вона теж залишається корисним доказом законного походження товару, умов поставки та факту передачі. (Законодавство України)

Видаткова накладна і РРО/ПРРО

Якщо товар продається з проведенням розрахункової операції, продавець повинен видати покупцеві розрахунковий документ встановленої форми та змісту на повну суму операції — у паперовій або електронній формі. Це правило діє і тоді, коли замовлення або оплата здійснюються через інтернет. Отже, видаткова накладна не замінює фіскальний чек ані у звичайній роздрібній торгівлі, ані в інтернет-магазині. (Законодавство України)

За порушення правил застосування РРО/ПРРО Закон № 265 передбачає фінансові санкції, зокрема 100% вартості проданих з порушенням товарів, робіт або послуг за перше порушення і 150% — за кожне наступне. А за реалізацію необлікованих товарів або ненадання під час перевірки документів, що підтверджують облік товарів у місці продажу, застосовується санкція у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. (Законодавство України)

Зберігання видаткових накладних

Для податкових цілей документи, на підставі яких ведеться облік доходів, витрат та інших показників, потрібно зберігати не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої їх використовують, а якщо звітність не подавалася — з граничного строку її подання. Якщо документи втрачено, пошкоджено або знищено достроково, платник податків повинен письмово повідомити про це контролюючий орган у п’ятиденний строк і відновити документи у встановлений кодексом строк. Для випадків, прямо передбачених пунктом 44.5 ПКУ, йдеться про 90 календарних днів. (Законодавство України)

Під час воєнного стану діють також спеціальні правила для платників, які не можуть пред’явити первинні документи через втрату, пошкодження або перебування документів на територіях бойових дій чи тимчасової окупації. Такі винятки прямо передбачені підпунктом 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

Як виправляти помилки

У паперових первинних документах підчистки та необумовлені виправлення не допускаються. Положення № 88 дозволяє виправляти помилки коректурним способом: неправильний текст або цифру закреслюють однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене, над закресленим або поруч пишуть правильний текст чи цифру, а виправлення обумовлюють написом “виправлено”, датою та підписами осіб, які підписали документ. (Законодавство України)

Якщо йдеться про електронну накладну, безпечний підхід — не редагувати вже підписаний оригінал, а оформлювати новий документ або інший документ за правилами вашого електронного документообігу та договору між сторонами, з урахуванням вимог до оригіналу електронного документа та ідентифікації підписантів. (Законодавство України)

Що важливо перевірити перед підписанням

Перед підписанням видаткової накладної варто звірити чотири блоки даних: хто передає і хто отримує товар; що саме передається; у якій кількості та за якою вартістю; хто відповідальний за операцію і як підтверджується його особа. Для ПДВ-операцій окремо перевіряють узгодженість ціни та сум із договором і податковою накладною, а для роздрібних продажів — щоб розрахунок був оформлений належним розрахунковим документом, а не лише видатковою накладною. (Законодавство України)

У судовій практиці первинний документ оцінюється не ізольовано, а в сукупності з іншими доказами реального руху товару та виконання договору. Як приклад, Верховний Суд у справі № 904/3938/18 окремо звертав увагу на значення первинного документа як носія відомостей про господарську операцію. (Верховний Суд України)

Видаткова накладна в програмі обліку Торгсофт

Всі перелічені вище реквізити та додаткові практичні вимоги є у видатковій накладній, яку генерує програма Торгсофт.

Програма розроблена з урахуванням українського законодавства (зокрема Закону про бухоблік) та реальних потреб бізнесу, тому її документи повністю відповідають статусу первинного документа.

1. Обов'язкові реквізити (за статтею 9 Закону про бухоблік)

2. Практичні реквізити для доказовості (ідентифікація товару та сторін)

3. Відображення ПДВ

Головна перевага: Гнучкість шаблонів (FastReport)

Навіть якщо вам, вашому бухгалтеру або юристу знадобиться додати у видаткову накладну щось специфічне (наприклад, особливе формулювання про перехід права власності, додатковий код товару за УКТ ЗЕД, або специфічне місце складання документа), ви зможете це зробити.

Торгсофт використовує вбудований редактор звітів FastReport. Через меню "Налаштування - Налаштування шаблонів друку" ви можете відкрити шаблон видаткової накладної та додати будь-які текстові поля, змінні, логотип компанії або змінити вигляд таблиці під ваші індивідуальні бізнес-процеси.

Офіційні джерела