Z-звіт із запізненням: чи можна закривати зміну наступного дня і які наслідки?

Головне про Z-звіт

Z-звіт — це фіскальний звітний чек, тобто документ установленої форми, який містить дані денного звіту. Під час його створення інформація про проведені розрахункові операції вноситься до фіскальної пам’яті РРО або до фіскального сервера ДПС у разі використання ПРРО. Простими словами: z-звіт підсумовує розрахунки за зміну та фіксує їх у фіскальній системі. (ЗІР)

Закон вимагає щоденно створювати фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій. Якщо протягом дня розрахункових операцій не було, обов’язку формувати Z-звіт немає. (ЗІР)

Коли потрібно формувати Z-звіт

Загальне правило таке: z-звіт створюється після завершення зміни. При цьому максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24 години. Саме тому для більшості торгових точок безпечний підхід — закривати зміну щодня в межах доби роботи каси. (Законодавство України)

Для суб’єктів господарювання, які працюють цілодобово, офіційна позиція ДПС ще конкретніша: щоденний Z-звіт має створюватися кожного дня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24:00 цього дня. (ЗІР)

Чи можна закрити зміну наступного дня

Однозначне правило «завжди тільки до 24:00» застосовується не до всіх ситуацій однаково. Юридично важливо, щоб тривалість зміни не перевищила 24 години. Водночас для цілодобової роботи ДПС прямо орієнтує на щоденне закриття зміни не пізніше 24:00. Тому переносити формування Z-звіту на наступний день як звичайну практику не варто: це створює податковий ризик. (Законодавство України)

Якщо Z-звіт не був сформований вчасно через об’єктивні обставини, наприклад повітряну тривогу саме в момент закриття торгової точки, ДПС дозволяє створити його не пізніше наступного робочого дня до початку проведення розрахункових операцій на такому РРО або ПРРО. (ЗІР)

Простими словами: наступного дня закрити зміну можна лише як виняток у ситуації, коли своєчасно зробити це було об’єктивно неможливо. Для звичайної організації роботи таке перенесення краще не використовувати. (ЗІР)

Забули зробити Z-звіт: що робити

Якщо Z-звіт не сформували вчасно, не варто продовжувати роботу так, ніби нічого не сталося. Потрібно з’ясувати причину: це була повітряна тривога, відключення електроенергії, технічний збій чи помилка персоналу. Від цього залежить подальший порядок дій. Для ПРРО застосовуються процедури, передбачені наказом Мінфіну № 317, а для РРО — правила Закону про РРО та підзаконних актів щодо резервного РРО, КОРО і розрахункових книжок. (Законодавство України)

Якщо причина підтверджується об’єктивними обставинами, варто зберегти всі докази: повідомлення про повітряну тривогу, інформацію про відключення електроенергії, листування із сервісною службою, акти про несправність, внутрішню службову записку. Це не «скасовує» ситуацію автоматично, але допомагає пояснити її під час перевірки. Офіційна позиція ДПС щодо повітряної тривоги прямо прив’язує можливість сформувати Z-звіт наступного робочого дня саме до наявності таких обставин. (ЗІР)

Чи можна на наступний день виправити помилку в розрахунку, якщо Z-звіт уже створено

Ні. ДПС прямо роз’яснює, що законодавство не передбачає можливості на наступний робочий день скасувати помилково проведену через РРО або ПРРО суму розрахунку, якщо Z-звіт уже було створено. Простими словами: після закриття зміни через Z-звіт «відкотити» таку операцію стандартним способом уже не можна. (ЗІР)

Саме тому після формування Z-звіту потрібно не намагатися «переробити» вже закритий день, а правильно оформити документи за обставинами конкретної ситуації та діяти в межах встановлених процедур. (ЗІР)

Що робити, якщо не вдалося закрити зміну через збій РРО або ПРРО

Якщо проблема пов’язана з класичним РРО, Закон про РРО дозволяє на період виходу з ладу РРО або його ремонту проводити розрахункові операції з використанням книги обліку розрахункових операцій і розрахункової книжки або із застосуванням резервного РРО. (Законодавство України)

Якщо використовується ПРРО, порядок дій визначається нормативними документами Мінфіну, зокрема наказом № 317. У таких випадках потрібно діяти за процедурою, передбаченою для втрати зв’язку, несправності пристрою або відновлення роботи ПРРО. (Законодавство України)

Якщо протягом дня не було розрахункових операцій

Якщо протягом робочого дня розрахункові операції не проводилися, Z-звіт можна не створювати. Це стосується і ситуації, коли були лише операції «службове внесення» або «службова видача», але не було продажів чи інших розрахункових операцій із покупцями. (ЗІР)

Яка відповідальність за несвоєчасне формування Z-звіту

За нестворення або несвоєчасне створення щоденних Z-звітів передбачена адміністративна відповідальність за статтею 155-1 КУпАП. Штраф становить:

Якщо таке порушення вчинене повторно протягом року після накладення адміністративного стягнення, штраф зростає:

Водночас ДПС окремо роз’яснює: відповідальність саме за незбереження вже створених Z-звітів не застосовується. Але це не означає, що їх можна не зберігати. Z-звіти потрібно зберігати у спосіб, який дає можливість переглянути їх під час перевірки, протягом строку, визначеного пунктом 44.3 Податкового кодексу України. (ЗІР)

Практичний висновок для бізнесу

Як створити зет-звіт у Торгсофт?

У ПРРО від Торгсофт усі обов'язкові реквізити z-звіту вже є в шаблоні.

Створити зет-звіт для подальшої здачі до податкової та закрити зміну в Торгсофт можна двома способами:

Документ → Реалізація → Фіскальний реєстратор → Надрукувати Z-звіт.

Додаткові функції → Підключення програмного РРО → Додавання ПРРО в Торгсофт → Надрукувати Z-звіт.

Такий спосіб налаштування Z-звітів доступний тільки після придбання й активації додаткових опцій (на вибір): підключення фіскального реєстратора або підключення програмного РРО.

Офіційні джерела

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», ст. 2, ст. 3, ст. 5. (Законодавство України)

Кодекс України про адміністративні правопорушення, ст. 155-1. (Законодавство України)

Постанова КМУ від 18.02.2002 № 199 «Про затвердження вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій». (Законодавство України)

Податковий кодекс України, п. 44.3. (Законодавство України)

Наказ Мінфіну від 23.06.2020 № 317 щодо ПРРО та пов’язаних форм/процедур. (Законодавство України)

Офіційні роз’яснення ДПС у ЗІР щодо Z-звітів, повітряної тривоги, відсутності розрахункових операцій та неможливості скасування помилки після створення Z-звіту. (ЗІР)