Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Успех магазина зависит от..

Что означает «магазин автоматизирован»? Что можно считать успехом автоматизации? И почему покупка программного обеспечения – это входной билет к успеху?

20+ признаков успешной автоматизации

Правильный учёт в магазине

✔️ Штрихкодирован весь товар

Из-за отсутствия штрихкодов на товаре:

продавец долго ищет товар,
реальные закупочные и продажные цены никто не знает,
товар продается по ценнику — наклейке на товаре, без контроля правильности реализации,
на кассе формируются очереди, пока продавец ищет товар в базе вручную или записывает продажу в тетрадь.


Успешная автоматизация — это когда продавец не роется пол часа в программе в поисках товара пока стоит очередь, и не пробивает товар на свое усмотрение.

✔️ Инвентаризация с открытым магазином

Пересчитать товар без программы учёта, и не закрыть магазин хотя бы на сутки невозможно. Чтобы оценить масштаб потерь закрытого на переучёт магазина, достаточно час понаблюдать за входом и посчитать сколько людей не попали в магазин и не купили товар.

В магазине с системой учёта проводить переучёт можно не закрываясь от покупателей.

✔️ Быстрое масштабирование

При ручном управлении бизнес весьма неповоротлив: чтобы загрузить товары на prom.ua, надо просидеть неделю, внося товар вручную, сверяя цены и наличие. Чтобы открыть новый магазин, надо клонировать себя, добавить еще 24 часа в те же сутки и при этом не потерять ручной контроль над текущей торговой точкой. Ручное управление ≠ масштабирование.

Программа учёта с актуальной базой товаров, ценами и наличием позволяет быстро экспортировать товары в интернет-магазин или в маркетплейсы. Тем, кто открывает новую торговую точку, достаточно переместить товар на новый магазин и сразу начинать продажи.

✔️ Работа с актуальной информацией

Стратегия и планирование без точных данных больше похожи на гадание на кофейной гуще. Помнится, что-то хорошо продавалось в прошлом году, но стоит ли делать ставки на этот товар? Почём и у кого товар покупали товар в прошлом году? Что повлияло на продажи? Делали ли акции?
Другая крайность — контроль остатков товара на складе. На глаз можно оценить насколько наполнена витрина. Но что еще есть на складе, в каком количестве? Не забыли ли вынести товар в торговый зал? А может есть аналоги, которые стоит распродать и поэтому не надо пока делать заказ поставщику?

Если вы знаете сколько и какой товар на складе, на какую сумму, сколько позиций залежавшегося товара, какой ассортимент подходит к концу — вы сможете гибко управлять закупками, не допуская избытка или отсутствия ходового товара на торговых точках.

✔️ Контроль доставки товара

Проблемы с доставкой у продавцов довольно тривиальны: забыли отправить, нарушили сроки, отправили не на то отделение, не проконтролировали наложенные платежи, не привязали платежи к реализациям. В результате чего возникает потребность извиняться, перезванивать и перепроверять.

В системе учёта алгоритм работы с отправками прост: приняли заказ или он автоматически загрузился из интернет-магазина → привязали оплату или пометили, что отправка наложенным → распечатали расходную накладную и сгенерировали ТТН прямо в Торгсофт → отправили товар и проконтролировали, что он доставлен. При необходимости отправили смс с благодарностью за заказ и начислили клиенту бонусы, чтобы клиент вернулся в ваш магазин снова.

✔️ Эффективное использование торговой площади

Практически во всех сферах бизнеса есть сезонные товары. Если все товары разместить в поле зрения посетителей, то эффективность продаж снизится — клиент увидит нагромождение, а найти нужный товар ему будет сложно. В не сезон их надо убирать на склад. Но как проконтролировать, что именно, куда и в каком количестве вы убрали?

Бесценная торговая площадь магазина освобождается за счет своевременного перемещения сезонного товара для временного хранения. Программа проконтролирует, что и в какой ящик сложили, куда на складе его поставили.

✔️ Электронный учёт взаиморасчётов с поставщиками

Накладные от поставщиков на бумаге – дело привычное. Но написаны они не от руки, не так ли?

Обмен накладными с поставщиками в электронном формате в виде excel таблиц или электронного каталога позволяют оприходовать десятки позиций от поставщика в базу за 5 минут. Продавец или администратор фиксируют факт выдачи денег поставщику в программе учёта, что позволяет избежать недоразумений при сверке взаиморасчётов.

Польза автоматизации для клиентов

✔️ Нет очередей

Пандемия привила у каждого из нас социальную дистанцию минимум 1,5 метра. Но, во-первых, мало кто эту дистанцию соблюдает, во-вторых, в очереди постоянно происходит какая-то незримая битва между покупателями — кто за кем занял, кто раньше пришел, «у меня только один товар». Из-за этого посетители нарушают дистанцию, чем доставляют другим посетителям дискомфорт.

Покупатели охотно идут в те магазины, где нет очередей, где быстро и качественно обслуживают, где маркирован товар и продавец не записывает продажи в тетрадку, где нет баталий на тему цен, а клиент видит состав своей покупки, цены и скидки на экране покупателя.

✔️ Нет повода для критики

Сложно представить бизнес с идеальной репутацией. Даже у мега успешных проектов, таких как Розетка, рейтинг в гугл 4 из 5. Но не отзывы определяют успешность бизнеса, а системность.

Автоматизация помогает избежать критики из-за забытого или неотправленного товара, фактического отсутствия товара, хотя на сайте он в наличии, обманутых ожиданий, несовпадения информации на ценнике и к оплате, скорости обслуживания.

✔️ Обратная связь

Оформляя заказ, клиент ожидает получить обратную связь. Конкуренция приучила потребителей получать обратную связь в течение нескольких часов (а лучше минут).

Цикл успешной коммуникации с клиентом:

Фиксация всех входящих звонков — приём звонка на третий гудок, обратная связь по пропущенному вызову, запись имени клиента в базу.
Соблюдение договоренностей – менеджер перезванивает клиенту в назначенное время, потому что об этом напоминает программа.
Запись всех контактов с клиентом, чтобы по несколько раз не уточнять детали заказа.
Отправка контрольных сообщений об оплате, отправке, доставке товара, напоминания об акциях, скидках и состоянии бонусного счёта.

✔️ Система лояльности

Даже если магазин находится в курортной зоне или на трассе Харьков — Львов, где, казалось бы, постоянных клиентов не может быть, необходимо выстраивать систему лояльности. Люди по привычке возвращаются в магазин, где к ним проявили внимание и хорошо обслужили. Наглядный пример такого поведения — ваше любимое кафе в курортном городе, или любимое место отдыха, гостиница, и даже бабушка на рынке, потому что «только у нее можно купить домашнее».
И даже случайные клиенты могут подарить на гугл картах положительный отзыв и вожделенное «5».

Часто дело не в уникальности товара, а в его подаче. Начиная с хорошего отношения, пунктуальности и качественного обслуживания и заканчивая десятками видов лояльности, в числе которых полюбившиеся дисконтные системы, подарочные сертификаты и бонусы.
Даже если средний чек невелик, то бонусы мотивируют клиентов возвращаться за еще одним «незапланированным» средним чеком.

Инструменты учёта для сотрудников

✔️ Актуальность наличия товара

Сколько седых волос появляется на голове продавца, когда товар уже «пробит» и оплачен, а потом оказывается, что его нет на складе. В глазах покупателя виновен продавец. Ситуация усугубляется, когда накапливается очередь «вздыхающих». Продавец судорожно ищет товар, не находя — пытается выйти из ситуации предлагая возврат, обмен и сопутствующие извинения.

Актуальность наличия товара поддерживают регулярными инвентаризациями, контролем результатов продаж, инкассацией в конце дня.

✔️ Мотивация продавцов на результат

Безразличие продавца напрямую сказывается на репутации магазина: во-первых люди избегают торговых точек, где им не пытались помочь, а скорее делали одолжение фактом продажи товара, во-вторых, от продавца зависит внешний вид магазина — как разложен товар, насколько аккуратно внутренне убранство.

Когда налажен учёт, то мотивировать продавца можно гибко — настраивая премирование по разным группам товара, индивидуально или за работу командой. Когда за работу магазина болеет целая команда специалистов – это привлекает покупателей.

✔️ Контроль персонала

Бесконтрольный бизнес в какой-то момент начинает идти вразнос – люди часто увольняются, склочничают, сплетничают, опаздывают, регулярно болеют.
На самом деле наёмные сотрудники стремятся к системе: любят, чтобы им говорили, что и как нужно делать, контролировали и удерживали от соблазна. Люди любят играть по правилам, когда эти правила предельно ясны.

Точечный контроль – признак успешной автоматизации. Сотрудники не опаздывают, не нарушают дисциплину и не воруют (за редким исключением), если знают, что их контролируют, а действия фиксируются. Контроль должен быть спонтанным и непрогнозируемым, и происходить не с помощью допросов, а с помощью анализа действий по данным в системе учёта.

✔️ Минимизация пустой, рутинной работы

Нанятые сотрудники не сидят без дела — им делегируется вся работа, которая нужна для обслуживания магазина. Но есть работа откровенно рутинная, которая отнимает уйму времени, а главное — она морально устарела и не несет никаких перспектив для развития бизнеса. Пример – ярко-зеленые ценники, на которых цену пишут маркером, а сами наклейки выглядят архаично. Сколько времени уходит на их заполнение и расклеивание?

Программа учёта генерирует штрихкоды и отправляет ценники на печать на принтер этикеток. Необходимая, исчерпывающая информация о товаре на таком ценнике выглядит аккуратно. На этикетках печатают информацию, которая соответствует требованиям законодательства — как минимум, это наименование товара, цена, штрихкод. Ценник можно дополнить логотипом, добавить состав, размерный ряд, срок годности и прочие характеристиками товара.

Принципы и инструменты автоматизации для руководителя

✔️ Владелец не является частью оперативного процесса, а находится «сверху»

Слово «делегирование» (передача обязанностей и ответственности подчиненным) есть в каждой книге по управлению. Но многим управленцам тяжело расстаться с ежедневной работой по магазину, считая что именно это – их основная задача. Кто-то сидит до полуночи с документами, на переучётах, с приходными накладными. Это ни хорошо, ни плохо — это просто факт, который сильно сдерживает развитие как управленца, так и бизнеса в целом.

Те, кто автоматизировал бизнес, готовы делегировать. Потому что сотрудникам можно дать ограниченный доступ только к нужной им информации и не больше, запретить удалять документы, регламентами обязать выполнять задания в срок.
Задача владельца бизнеса — контролировать и помогать советом при необходимости. В Торгсофт есть десятки метрик — отчетов и анализов для руководителя, которые помогают управлять магазином не вовлекаясь в выполнение рутинных задач.

✔️ Целостная картина бизнеса

Еще одна страшилка – ситуация, когда нет денег. Кассовый разрыв часто происходит тогда, когда предприниматель не отличает валовый доход от прибыли, когда нет понимания того, сколько денег можно вложить в товар, чтобы не остаться в долгу перед сотрудниками, арендодателями, поставщиками и еще десятком контрагентов.

Чтобы вести управленческий учёт, предпринимателю не надо быть бухгалтером по совместительству. Надо видеть себестоимость остатков товара, прибыль за период, текущие затраты. Система учёта даёт реальную текущую информацию для управленческих решений одним нажатием кнопки.

✔️ Предупреждение нестандартных ситуаций

Руки руководителя опускаются, когда кто-то в очередной раз пытается его провести, схитрить, обмануть или что-то украсть. С одной стороны бизнес строится на доверии между руководителем и подчиненными, с другой — пресловутое «доверяй, но проверяй».

Пока не изобрели лучшего способа предотвратить увольнение, чем контроль и мотивация. Инструменты поиска махинаций и контроля сотрудников в системе учёта — это ограничение ролей, протокол действий пользователя, журналы изменения документов и настроек, движение товара и контроль финансовых документов.

✔️ Инструменты точечного контроля

Для руководителя вредны неведение и предсказуемость. Если сотрудники знают, что по понедельникам планёрка, а каждая первая пятница — переучёт, то с этими данными можно манипулировать информацией для руководителя.

Благодаря вышеупомянутым инструментам, руководитель может появляться в торговом зале в неожиданное время и проводить точечный контроль по тем позициям, которые вызвали у него сомнение. Это держит продавцов в тонусе ожидания и поддерживает атмосферу общего порядка и готовности.

✔️ Кадровая безопасность: незаменимых нет

Для бизнеса уход сотрудника – это потеря. Эффект усиливается, когда сотрудник слишком много знает и при этом хочет уйти быстро – мало готов ждать 14 дней и вкладывать силы в обучение нового сотрудника.
Совсем разные ситуации: информация хранится в голове сотрудника vs информация упорядочена и систематизирована в программе учёта.

Если бизнес автоматизирован, то уходя сотрудник забирает с собой только свой опыт и навыки. Информация о поставщиках, клиентах и контактах с ними, сделках, продажах остается в системе. Как итог: нет незаменимых людей, потому что всё — в программе.

✔️ Все ответы – в программе

Без программы собрать общую информацию о бизнесе крайне сложно: на чём завершилась беседа с клиентом – надо искать в мессенджере, продавец приболел, просит больничный – в вайбере, пришла оплата за товар — в Приват24, пришел заказ – в админке магазина или на пром, сколько сегодня продали — в тетради продавца, кто взял в долг — в тетради «вип» клиентов, что привезли поставщики — в накладной на листе А4, провели переучёт — в акте сверки, изменились закупочные цены — в плане переоценки. А теперь всё это надо сопоставить.

Успешная автоматизация — когда все ответы о работе магазина собраны в одной системе учёта.

✔️ Удалённое управление бизнесом

Причина тревожности предпринимателей – ощущение отсутствия контроля. Свой бизнес создают не для того, чтобы работать с 8 до 21 в магазине, неотрывно от всех процессов, и вовсе не для того, чтобы попасть в рабство собственной инициативности. Некоторых предпринимателей бросает в ужас от мысли, что надо отвезти семью на отдых на 2 недели, а в голове — картина, как выносят магазин, разбирая его по кирпичикам.

Что меняет автоматизация и как она помогает избавиться от тревожности? Владелец бизнеса может подключиться к системе учёта и проконтролировать:

как идут продажи,
сколько денег в кассах,
куда тратились деньги,
куда перемещался товар,
были ли возвраты, брак, списания,
когда сотрудники приходили на работу, открывали магазин, когда закрыли смену и ушли,
кто вел взаиморасчёты с поставщиками и на какие суммы,
кто что брал в долг.

Помимо этого руководитель может отправить задания лично или всем сотрудникам сразу, и удостовериться, что коллега прочитал поручение, а значит не может его не выполнить.

Как далеко бы не уехал предприниматель, он не теряет связи с магазином.

✔️ Применение знаний других предпринимателей

Автоматизация — не такая страшная задача, как кажется. Часто то, что мешает отважиться на автоматизацию – решается очень просто. По нашему опыту, владельцы бизнеса пытаются описать проблему длинными формулировками, поскольку им кажется, что их ситуация уникальна. Мы с первых слов понимаем что нужно, и что решение у нас уже есть.

Изобретать велосипед не надо. Решение – в уже созданных инструментах. В Торгсофт накоплен опыт предпринимателей, поскольку каждый режим создавался по пожеланиям наших клиентов.
Тот, кто автоматизирован — использует знания, накопленные в программе и помощь специалистов по автоматизации, чтобы быстро решить свои задачи и двигаться дальше.