Успіх магазину залежить від..

Що означає «магазин автоматизовано»? Що можна вважати успіхом автоматизації? І чому покупка програмного забезпечення — це вхідний квиток до успіху?

20+ ознак успішної автоматизації

Правильний облік у магазині

✔️ Штрихкодовано весь товар

Через відсутність штрихкодів на товар:

 
Успішна автоматизація — це коли продавець не риється пів години в програмі в пошуках товару доки стоїть черга, і не пробиває товар на свій розсуд.

✔️ Інвентаризація з відкритим магазином

Перерахувати товар без програми обліку, та не закрити магазин хоча б на добу неможливо. Щоб оцінити масштаб втрат закритого на переоблік магазину, досить годину поспостерігати за входом та порахувати скільки людей не потрапили в магазин та не придбали товар.
 
У магазині з системою обліку можна проводити переоблік та не закриватися від покупців.

✔️ Швидке масштабування

При ручному управлінні бізнес вельми неповороткий: щоб завантажити товари на prom.ua, треба просидіти тиждень, вносячи товар вручну, звіряючи ціни та наявність. Щоб відкрити новий магазин, треба клонувати себе, додати ще 24 години у ту ж добу й при цьому не втратити ручний контроль над поточною торговельною точкою. Ручне управління ≠ масштабування.
 
Програма обліку з актуальною базою товарів, цінами та наявністю дозволяє швидко експортувати товари в інтернет-магазин або в маркетплейси. Тим, хто відкриває нову торговельну точку, досить перемістити товар на новий магазин й одразу починати продажі.

✔️ Робота з актуальною інформацією

Стратегія та планування без точних даних більше схожі на ворожіння на кавовій гущі. Пам'ятається, щось добре продавалося торік, але чи варто робити ставки на цей товар? Почім та у кого закуповували товар минулого року? Що вплинуло на продажі? Чи робили акції?
Інша крайність — контроль залишків товару на складі. На око можна оцінити наскільки наповнена вітрина. Але що ще є на складі, в якій кількості? Чи не забули винести товар в торговий зал? А може є аналоги, які варто розпродати й тому не треба поки робити замовлення постачальнику?
 
Якщо ви знаєте скільки та який товар на складі, на яку суму, скільки позицій залежалого товару, який асортимент закінчується — ви зможете гнучко управляти закупівлями, не допускаючи надлишку або відсутності ходового товару на торгових точках.

✔️ Контроль доставки товару

Проблеми з доставкою у продавців досить тривіальні: забули відправити, порушили терміни, відправили не на те відділення, не проконтролювали накладені платежі, не прив'язали оплати до реалізацій. В результаті чого виникає потреба вибачатися, передзвонювати та перевіряти ще раз.
 
В системі обліку алгоритм роботи з відправленнями простий: прийняли замовлення або воно автоматично завантажилося з інтернет-магазину → прив'язали оплату або позначили, що відправка накладеним → роздрукували видаткову накладну та згенерували ТТН прямо в Торгсофт → відправили товар та проконтролювали, що він доставлений. При необхідності відправили смс з вдячністю за замовлення та нарахували клієнту бонуси, щоб клієнт повернувся в ваш магазин знову.

✔️ Ефективне використання торгової площі

Практично у всіх сферах бізнесу є сезонні товари. Якщо усі товари розмістити в полі зору відвідувачів, то ефективність продажів знизиться — клієнт побачить нагромадження, а знайти потрібний товар йому буде складно. У не сезон їх треба прибирати на склад. Але як проконтролювати, що саме, куди та в якій кількості ви прибрали?
 
Торгова площа магазину звільняється внаслідок своєчасного переміщення сезонного товару для тимчасового зберігання. Програма проконтролює, що і в який ящик склали, куди на складі його поставили.

✔️ Електронний облік взаєморозрахунків з постачальниками

Накладні від постачальників на папері — справа звична. Але написані вони не від руки, чи не так?
 
Обмін накладними з постачальниками в електронному форматі у вигляді excel таблиць або електронного каталогу дозволяють оприбуткувати десятки позицій від постачальника в базу за 5 хвилин. Продавець або адміністратор фіксують факт видачі грошей постачальнику в програмі обліку, що дозволяє уникнути непорозумінь при звірці взаєморозрахунків.

Користь автоматизації для клієнтів

✔️ Відсутність черг

Пандемія виховала у кожного з нас соціальну дистанцію мінімум 1,5 метра. Але, по-перше, мало хто цієї дистанції дотримується, по-друге, в черзі постійно відбувається якась незрима битва між покупцями — хто за ким зайняв, хто раніше прийшов, «у мене тільки один товар». Через це відвідувачі порушують дистанцію, чим доставляють іншим відвідувачам дискомфорт.
 
Покупці охоче йдуть в ті магазини, де немає черг, де швидко і якісно обслуговують, де маркований товар та продавець не записує продажу в зошит, де немає баталій на тему цін, а клієнт бачить склад своєї покупки, ціни та знижки на екрані покупця.

✔️ Немає приводу для критики

Складно уявити бізнес з ідеальною репутацією. Навіть у мега успішних проєктів, таких як Розетка, рейтинг в гугл 4 з 5. Але не відгуки визначають успішність бізнесу, а системність.
 
Автоматизація допомагає уникнути критики через забутий або невідправлений товар, фактично відсутній товар, хоча на сайті він у наявності, невиправдані очікування, розбіжності інформації на ціннику й до сплати, швидкості обслуговування.

✔️ Зворотний зв'язок

Оформляючи замовлення, клієнт очікує отримати зворотний зв'язок. Конкуренція привчила споживачів отримувати зворотний зв'язок протягом кількох годин (а краще хвилин).
 
Цикл успішної комунікації з клієнтом:

✔️ Система лояльності

Навіть якщо магазин знаходиться в курортній зоні або на трасі Харків — Львів, де, здавалося б, постійних клієнтів не може бути, необхідно вибудовувати систему лояльності. Люди за звичкою повертаються в магазин, де до них проявили увагу та добре обслужили. Наочний приклад такої поведінки — ваше улюблене кафе в курортному місті, або улюблене місце відпочинку, готель, чи навіть бабуся на ринку, тому що «тільки у неї можна купити домашнє».
І навіть випадкові клієнти можуть подарувати на гугл картах позитивний відгук та жадану «5».
 
Часто справа не в унікальності товару, а в його подачі. Починаючи з доброго ставлення, пунктуальності і якісного обслуговування і закінчуючи десятками видів лояльності, серед яких улюблені дисконтні системи, подарункові сертифікати та бонуси.
Навіть якщо середній чек невеликий, то бонуси мотивують клієнтів повертатися за ще одним «незапланованим» середнім чеком.

Інструменти обліку для співробітників

✔️ Актуальність наявності товару

Скільки сивого волосся з'являється на голові продавця, коли товар вже «пробитий» і оплачений, а потім виявляється, що його немає на складі. В очах покупця винен продавець. Ситуація ускладнюється, коли накопичується черга «зітхаючих». Продавець квапливо шукає товар, не знаходячи — намагається вийти з ситуації пропонуючи повернення, обмін та вибачення.
 
Актуальність наявності товару підтримують регулярними інвентаризаціями, контролем результатів продажів, інкасацією в кінці дня.

✔️ Мотивація продавців на результат

Байдужість продавця безпосередньо позначається на репутації магазину: по-перше, люди уникають торгових точок, де їм не намагалися допомогти, а скоріше робили послугу фактом продажу товару, по-друге, від продавця залежить зовнішній вигляд магазину — як розкладено товар, наскільки акуратно внутрішнє оздоблення.
 
Коли налагоджений облік, то мотивувати продавця можна гнучко — налаштовуючи преміювання за різними групами товару, індивідуально або за роботу за допомогою команди. Коли за роботу магазину вболіває ціла команда — це приваблює покупців.

✔️ Контроль персоналу

Безконтрольний бізнес у якийсь момент починає руйнуватися — люди часто звільняються, сваряться, пліткують, спізнюються, регулярно хворіють.
Насправді наймані співробітники прагнуть до системи: люблять, щоб їм говорили, що і як потрібно робити, контролювали та утримували від спокуси. Люди люблять грати за правилами, коли ці правила зрозумілі.
 
Точковий контроль — ознака успішної автоматизації. Співробітники не спізнюються, не порушують дисципліну і не крадуть (за рідкісним винятком), якщо знають, що їх контролюють, а дії фіксуються. Контроль повинен бути спонтанним й не прогнозованим, та відбуватися не за допомогою допитів, а за допомогою аналізу дій за даними в системі обліку.

✔️ Мінімізація безглуздої, рутинної роботи

Найняті співробітники не сидять склавши руки — їм делегується вся робота, яка потрібна для обслуговування магазину. Але є робота відверто рутинна, яка забирає багато часу, а головне — вона морально застаріла та не несе ніяких перспектив для розвитку бізнесу. Приклад — яскраво-зелені цінники, на яких ціну пишуть маркером, а самі наліпки виглядають архаїчно. Скільки часу йде на їх заповнення та розклеювання?
 
Програма обліку генерує штрих-коди та відправляє цінники на друк на принтер етикеток. Необхідна, вичерпна інформація про товар на такому ціннику виглядає акуратно. На етикетках друкують інформацію, яка відповідає вимогам законодавства — як мінімум, це найменування товару, ціна, штрихкод. Цінник можна доповнити логотипом, додати склад, розмірний ряд, термін придатності та інші характеристиками товару.

Принципи та інструменти автоматизації для керівника

✔️ Власник не є частиною оперативного процесу, а знаходиться «зверху»

Слово «делегування» (передача обов'язків та відповідальності підлеглим) є в кожній книзі по управлінню. Але багатьом керівникам важко розлучитися зі щоденною роботою по магазину, вважаючи що саме це — їхнє основне завдання. Хтось сидить до півночі з документами, на переобліку, з прибутковими накладними. Це ні добре, ні погано — це просто факт, який сильно стримує розвиток як управлінця, так і бізнесу в цілому.
 
Ті, хто автоматизували бізнес, готові делегувати. Тому що співробітникам можна дати обмежений доступ тільки до потрібної їм інформації й не більше, заборонити видаляти документи, регламентами зобов'язати виконувати завдання в строк.
Завдання власника бізнесу — контролювати та допомагати порадою при необхідності. У Торгсофт є десятки метрик — звітів та аналізів для керівника, які допомагають керівнику магазина не залучатись до виконання рутинних завдань.

✔️ Цілісна картина бізнесу

Ще одна страшилка — ситуація, коли немає грошей. Касовий розрив часто відбувається тоді, коли підприємець не відрізняє валовий дохід від прибутку, коли немає розуміння того, скільки грошей можна вкласти в товар, щоб не залишитися в боргу перед співробітниками, орендодавцями, постачальниками й ще десятком контрагентів.
 
Щоб вести управлінський облік, підприємцю не потрібно бути бухгалтером за сумісництвом. Треба бачити собівартість залишків товару, прибуток за період, поточні витрати. Система обліку дає реальну поточну інформацію для управлінських рішень одним натисканням кнопки.

✔️ Запобігання нестандартних ситуацій

Руки керівника опускаються, коли хтось в черговий раз намагається його провести, схитрувати, обдурити або щось вкрасти. З одного боку бізнес будується на довірі між керівником і підлеглими, з іншого — горезвісне «довіряй, але перевіряй».
 
Поки не винайшли кращого способу запобігти звільненню, ніж контроль та мотивація. Інструменти пошуку махінацій та контролю співробітників в системі обліку — це обмеження ролей, протокол дій користувача, журнали зміни документів та налаштувань, рух товару та контроль фінансових документів.

✔️ Інструменти точкового контролю

Для керівника шкідливі незнання й передбачуваність. Якщо співробітники знають, що щопонеділка планерка, а кожна перша п'ятниця — переоблік, то з цими даними можна маніпулювати інформацією для керівника.
 
Завдяки вищезгаданим інструментам, керівник може з'являтися в торговому залі в найнесподіваніший час та проводити точковий контроль за тими позиціями, які викликали у нього сумнів. Це тримає продавців в тонусі очікування та підтримує атмосферу загального порядку і готовності.

✔️ Кадрова безпека: незамінних немає

Для бізнесу звільнення співробітника — це втрата. Ефект посилюється, коли співробітник занадто багато знає і при цьому хоче піти швидко — мало хто готовий чекати 14 днів та вкладати сили в навчання нового співробітника.
Зовсім різні ситуації: інформація зберігається в голові співробітника vs інформація впорядкована та систематизована в програмі обліку.
 
Якщо бізнес автоматизований, то звільняючись співробітник забирає з собою лише свій досвід і навички. Інформація про постачальників, клієнтів та контакти з ними, угоди, продажі залишається в системі. Як підсумок: немає незамінних людей, тому що все — в програмі.

✔️ Всі відповіді — в програмі

Без програми зібрати загальну інформацію про бізнес вкрай складно: на чому завершилася розмова з клієнтом — треба шукати в месенджері, продавець прихворів, просить лікарняний — у вайбері, прийшла оплата за товар — в Приват24, прийшло замовлення — в адмінці магазину або на «пром», скільки сьогодні продали — в зошиті продавця, хто взяв в борг — в зошиті «віп» клієнтів, що привезли постачальники — в накладній на аркуші А4, провели переоблік — в акті звірки, змінилися закупівельні ціни — в плані переоцінки. А тепер все це треба зіставити.
 
Успішна автоматизація — коли всі відповіді про роботу магазину зібрані в одній системі обліку.

✔️ Віддалене управління бізнесом

Причина тривожності підприємців — відчуття відсутності контролю. Свій бізнес створюють не для того, щоб працювати з 8 до 21 в магазині, невідривно від всіх процесів, і зовсім не для того, щоб потрапити в рабство власної ініціативності. Деяких підприємців кидає в жах від думки, що треба відвезти родину на відпочинок на 2 тижні, а в голові — картина, як виносять магазин, розбираючи його по цеглинці.
 
Що змінює автоматизація і як вона допомагає позбутися від тривожності? Власник бізнесу може під'єднатися до системи обліку і проконтролювати:

Крім цього керівник може відправити завдання особисто або всім співробітникам одразу, і упевнитися, що колега прочитав доручення, а значить не може його не виконати.
 
Як далеко б не поїхав підприємець, він не пориває зв'язків з магазином.

✔️ Застосування знань інших підприємців

Автоматизація — не таке страшне завдання, як здається. Часто те, що заважає наважитися на автоматизацію — вирішується дуже просто. З нашого досвіду, власники бізнесу намагаються описати проблему довгими формулюваннями, оскільки їм здається, що їх ситуація унікальна. Ми з перших слів розуміємо що потрібно, і що рішення у нас вже є.
 
Винаходити велосипед не потрібно. Рішення — у вже створених інструментах. У Торгсофт накопичений досвід підприємців, оскільки кожен режим створювався за побажаннями наших клієнтів.
Той, хто автоматизований — використовує знання, накопичені в програмі та допомогу фахівців з автоматизації, щоб швидко вирішити свої завдання та рухатися далі.