Оформлення пенсії працівника: що слід знати роботодавцю?

Працівник підприємства, який досяг пенсійного віку, має вчасно подати документи для призначення пенсії.

Задача роботодавця – завчасно проінформувати таку особу щодо набуття нею права на оформлення та отримання пенсії.

Призначення пенсії за віком у 2025 році

Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» визначає умови призначення пенсії за віком. Так, право на пенсію у 2025 році отримають особи, яким виповнилося:

• 60 років при наявності 32 років страхового стажу;

• 63 роки при наявності від 22 років страхового стажу;

• 65 років при наявності від 15 років страхового стажу.

Допомога в оформленні пенсії працівнику

Головне управління Пенсійного фонду України роз’яснює, що пенсія за віком може бути призначена особі після її офіційного звернення. І зробити це необхідно не пізніше 3 місяців з дня досягнення пенсійного віку. Тільки в такому випадку ПФУ призначить пенсію своєчасно, тобто з наступного дня після досягнення 60, 63,і 65 років відповідно.

Якщо особа не встигне подати всі необхідні документи, пенсія за віком буде призначена тільки з дня, коли вона звернулася за такою виплатою.

Необхідно знати, що з 1 січня 2028 року, якщо працівник буде мати 40 і більше років страхового стажу, пенсія йому буде призначена незалежно від віку.

Дії працівника при оформленні пенсії за віком

Особа може подати заяву щодо призначення пенсії за віком наступними способами:

1. Звернувшись особисто до будь-якого сервісного центру ПФУ. Місце реєстрації не має значення.

2. Подати заяву онлайн через особистий кабінет на сайті Пенсійного фонду.

3. Подати заяву через портал Дія. Для цього необхідно мати кваліфікований електронний підпис – КЕП. Всі документи скануються та додаються до заяви в електронному вигляді.

4. Надати заяву та відповідні документи через роботодавця або уповноваженого представника підприємства.

Необхідні документи

• заява на призначення пенсії;

• паспорт, ідентифікаційний код;

• трудова книжка або довідка, які підтверджують стаж роботи та страховий стаж;

• довідка про місце реєстрації (проживання);

• кольорова фотокартка для пенсійного посвідчення.

Дії роботодавця при оформленні пенсії за віком співробітника

• отримайте заяву від співробітника про призначення пенсії згідно з Порядком подання та оформлення документів;

• підготуйте всі необхідні документи для призначення робітнику пенсії у термін не більше 10 днів з дня одержання заяви;

• документи про стаж, пенсійний вік та заробітну плату подаються тільки в оригіналах;

• надайте пакет документів до ПФУ за місцем реєстрації підприємства або працівнику, якщо він буде подавати їх самостійно;

• подайте об’єднану звітність щодо ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Нагадаємо, що з 1 січня 2026 року повертається квартальне звітування для ФОП та незалежних професіоналів. Для юридичних осіб нічого не змінюється: об’єднання звітність формується щомісячно;

• перевірте дані про страховий стаж робітника та сплату страхових внесків в Пенсійному фонді.

Необхідно пам’ятати, що досягнення пенсійного віку не може бути підставою для звільнення працівника. Закон України забороняє роботодавцю вчиняти такі дії за власною ініціативою. Але є наступні винятки:

• звільнення працівників окремих категорій, наприклад, військовослужбовців або держслужбовців, щодо яких законодавство встановлює вікові обмеження для роботи;

• розірвання трудових відносин з робітником у зв’язку зі станом його здоров’я, що підтверджено відповідним медичним висновком (ст. 40 КЗпП).

Звільнення за власним бажанням у зв’язку із виходом на пенсію

Працівник, який досяг пенсійного віку, має повне право на звільнення за власним бажанням. Законодавство вважає вихід на пенсію поважною причиною, тому дозволяє звільнитися без двотижневого відпрацювання.

У такому випадку робітник пише заяву про звільнення, а підприємство видає відповідний наказ з посиланням на с. 38 КЗпП і робить запис у трудовій книжці: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію за віком».

Розрахунок проводиться у загальному порядку. В день звільнення працівника роботодавець має:

• виплатити такій особі всі суми, які були нараховані;

• видати трудову книжку;

• надати копію наказу про звільнення.

Якщо колдоговором передбачено нарахування та виплата одноразової допомоги у зв’язку з виходом на пенсію, таку суму необхідно включити до остаточного розрахунку.