Як внести виправлення до трудової книжки?

Кадровикам іноді треба виправляти записи в трудових книжках. Причиною може стати як помилка відділу кадрів при внесенні інформації про співробітника, так і зміна його особистих даних.

На практиці доволі часто виникають подібні проблеми, тому треба знати, як діяти та що про це каже закон.

Як виправити першу сторінку трудової книжки?

Почнемо з того, що трудова книжка – це офіційний та основний документ, якій підтверджує стаж роботи. Тому порядок його заповнення, ведення та зберігання визначається Інструкцією про порядок ведення трудових книжок.

Згідно з правилами та порядком оформлення цього документа, ПІБ працівника слід зазначати за паспортом. У разі зміни прізвища чи інших ініціалів кадровик повинен внести до трудової відповідні коригування.

В пункті 2.13 Інструкції зазначається, що такі зміни вносяться на першій сторінці трудової книжки. При цьому треба виконати такі дії:

• однією рискою закреслити дані з помилкою;

• записати правильну інформацію;

• зазначити на внутрішній стороні обкладинки відповідні документи, на підставі яких кадровик робить відповідні зміни;

• закріпити внесену інформацію особистим підписом робітника та печаткою підприємства.

Всі нові записи необхідно робити після їх узгодження з особою-власником трудової книжки. Та обов’язково треба звірити дані з офіційними документами, які підтверджують цю особу.

Хто може вносити виправлення до трудової книжки?

За законом всі необхідні виправлення здійснює тільки уповноважена особа за останнім місцем роботи. Також ця особа слідкує за тим, щоб всі записи були достовірними та перевіреними. Інакше через помилки, які допущені в оформленні трудової книжки, співробітник ризикує залишитися без пенсії або втратити страховий стаж.

Хто робить виправлення, якщо підприємство ліквідоване?

Може бути й так, що підприємства, яке зробило неправильний запис до трудової, вже фізично не має. В такому разі треба звернутися до правонаступника або до вищої організації. За їх відсутності можна звернутися до обласного чи державного архіву.

Що робити, якщо кадровик переплутав документи та зробив неправильний запис?

Може статися і таке, що робітник відділу кадрів при заповненні трудових документів переплутав особисті дані працівників. В такому випадку треба визнати запис в трудовій книжці недійсним та змінити його на вірний, зазначив підставу, наприклад – реквізити наказу тощо.

Але потрібно бути уважнішим при заповненні розділу «Відомості про роботу». У ньому забороняється:

• робити будь-які помилки;

• закреслювати написане, застосовувати коректор чи терти лист гумкою.

Що робити, коли пропущений запис у трудовій книжці?

Коли працівника, який довго працює на підприємстві, декілька разів переводили на різні посади, то може випадково загубитися проміжний запис. В чинній Інструкції відсутні будь-які роз’яснення щодо подібних випадків. Тому треба виправляти запис в документі згідно з загальними рекомендаціями та слідкувати за тим, щоб нова інформація була достовірна. 

Головне – зберегти хронологію подій. Наприклад, якщо пропущено запис про переведення на іншу посаду, можна його вставити перед записом про звільнення. Але обов’язково відзначити спочатку поле «Запис пропущений».

Як внести пропущений запис про переведення після звільнення співробітника?

В наступному рядку після запису про звільнення треба:

• зазначити «Запис пропущений: переведений на посаду….(назва посади);

• вказати дату та рік переведення;

• вказати документ, на основі якого відбулися такі дії.

Але наказ про переведення повинен іти попереднім числом, за деякий час до звільнення.

Нумерація записів при виправленнях

Якщо була порушена нумерація записів, наприклад, відсутній запис №6, можна не робити ніяких додаткових виправлень. З цього питання Інструкція також не надає жодного роз’яснення. Тому, пропуск порядкового номера не є критичним і не має ніякого відношення до визначення страхового стажу або досвіду працівника.

Як виправити помилку у назві посади?

Наприклад, у графі відомості про роботу було зроблено наступний запис: «Прийнято на посаду діловода». Щоб виправити помилку, треба в наступному рядку зазначити: «Запис за №… є недійсним. Прийнято на посаду секретаря».

Як виправити помилку у назві організації?

Щоб змінити внесені дані, треба у наступному вільному рядку зазначити: «У назві організації допущено помилку». І ввести вірну назву.

Як внести виправлення при втраті наказу?

Пам’ятаємо, що всі записи про переведення працівника, про його нагородження тощо потрібно підкріпляти документом, який підтверджує це. Але, якщо було втрачено наказ чи відповідне розпорядження, треба додати до трудової інші документи. Головна вимога – вони повинні підтверджувати, що вказана інформація є дійсною. 

Як зробити виправлення в розділах «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження»?

Це треба запам’ятати, інакше запис в документі орган соціального страхування може визнати недійсним. А це призведе до скорочення робочого стажу і до менших пенсійних нарахувань.

Щоб зробити все за правилами, треба:

• в наступному порожньому рядку записуємо «Запис з №… недійсний»;

• до наступного рядка вносимо вірний запис;

• у графі «На підставі чого зроблений запис» вказуємо дату і номер наказу або розпорядження уповноваженої особи.

Цю інструкцію також можна використовувати, якщо потрібно змінити запис про переведення працівника на іншу посаду або про його звільнення. Тобто обов’язково спочатку слід вказати, що запис за таким номером недійсний, а нижче ввести вірне формулювання.

Як отримати дублікат трудової книжки?

Якщо трудова книжка працівника загубилась, відділ кадрів повинен сказати про це її власнику та видати інший документ. Але в цьому документі необхідно зазначити, що це дублікат. Напис роблять в правому верхньому кутку на першій сторінці.

Роботодавець зі своєї сторони повинен контролювати, щоб:

• до трудової книжки були внесені всі попередні (втрачені) відомості про роботу працівника, про його нагородження та заохочення;

• були вказані всі накази та розпорядження;

• працівник одержав документ, який підтверджує стаж його роботи на підприємстві;

• були зроблені всі записи про загальний стаж роботи, а також внесена інформація про прийняття, переведення або звільнення.

Дублікат заповнює відділ кадрів або уповноважена особа.

Щоб підтвердити трудовий стаж працівника на попередньому місці роботи, необхідно звернутися до минулого роботодавця і отримати відповідні документи. Це може бути витяг з наказу, копія наказу про звільнення або прийняття на посаду, дублікат особової картки тощо. Але треба, щоб такий документ підписав керівник того підприємства. Якщо в організації є своя печатка, то слід нею засвідчити отриману копію.

Якщо організація більше не існує, тоді треба звертатися до державного архіву.

Як відновити непридатну трудову книжку?

Якщо документ забруднений, розірваний або обгорілий, то можна отримати його дублікат. Для цього працівник звертається до відділу кадрів за основним місцем роботи, де йому видають копію трудової книжки.

На перший сторінці документа, який є непридатним для подальшого використання, буде зроблено запис: «Замість видано дублікат». Цю трудову книжку її власник зберігає у себе, тому що при працевлаштуванні на нове місце роботи треба буде її пред’являти.

Як подати заяву про видачу дубліката трудової книжки?

Щоб отримати дублікат трудової книжки, її власнику треба:

• написати заяву на ім’я керівника підприємства;

• вказати про необхідність відобразити в новому документі всі записи з втраченої або непридатної книжки;

• дати згоду на обробку особистої інформації.

Якщо трудову книжку втратив відділ кадрів, то підприємство повністю оплачує вартість нового документа.

Будьте обізнаними зараз, щоб забезпечити себе в майбутньому гідною пенсією!