Як імпортувати прихідну накладну постачальника в програму обліку?

В програмі обліку Торгсофт можна імпортувати прихідні накладні постачальників у форматі Excel. Для цього потрібно налаштувати імпорт: підготувати файл, налаштувати джерело імпорту та безпосередньо імпортувати прихідну накладну. 

Як налаштувати імпорт прихідних накладних?

1. Підготуйте файл Excel так, щоб програма розпізнала його

Завантажте файл Excel прихідної накладної від постачальника у теку на своєму робочому столі, на якому встановлено програму Торгсофт. Програма створить по цьому файлу власну прихідну накладну й оприбуткує з неї товар на потрібний центр обліку. Щоб програма успішно розпізнала файл, підготуйте його:

Формат файлу

Файл Excel від постачальника може бути наданий у будь-якій версії Excel, але для імпорту його потрібно зберегти на робочому столі у тому ж форматі Excel, що запропонований в програмі Торгсофт:

Це робиться дуже просто: Відкрийте прихідну накладну постачальника на вашому робочому столі, натисніть «Зберегти як» і оберіть саме ту версію Excel, яка є у списку в програмі Торгсофт, наприклад 5.0/95:

Для зручності пошуку рекомендуємо в назву нової копії прихідної накладної додати назву версії Excel, наприклад «Прихідна Розхідники 5.0-95». Саме новозбережений файл потрібно буде обирати для імпорту.

Назви колонок

Всі дані з колонок Excel програма перенесе у вказані колонки в Торгсофт. Тож важливо, щоб усі колонки у файлі для імпорту були підписані. Прихідна накладна повинна містити як мінімум таку інформацію про товар: назва, ціна за одиницю, кількість. Також може містити штрих-код виробника, назву виробника, дату виробництва, артикул та ін. 

Колонки в файлі Excel

Просто перевірте, чи у файлі правильна таблиця: якщо є об'єднані колонки — роз'єднайте їх, щоб кожне значення мало свою клітинку.

Текстовий формат для правильного зчитування

Важливо, щоб інформація в файлі для імпорту була у текстовому форматі. Виділіть потрібні ділянки в прихідній накладній постачальника, або всю сторінку ⟶ натисніть правою кнопкою мишки ⟶ оберіть формат «Текстовий» ⟶ збережіть зміни до файлу.

Для більшості версій Excel цих дій достатньо — файл можна імпортувати. Але в деяких окремих випадках файл потребує також налаштування макроса:

Натисніть «Налаштування» ⟶ «Макрос» ⟶ в полі «Назва» напишіть «Текстовий формат» ⟶ «Створити», відкриється вікно для прописування «Макроса» ⟶ 

вставте в код текст For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next: — як на картинці нижче:

Збережіть новий макрос.

Виділіть в документі Excel область, до якої потрібно застосувати макрос ⟶ натисніть «Макроси» ⟶ оберіть уже створений текстовий формат ⟶ натисніть «Виконати» ⟶ якщо біля деяких значень з'явився зелений трикутничок це означає, що ці значення були не в текстовому форматі, а тепер — в текстовому. 

Тепер програма гарантовано розпізнає файл і легко імпортує його. 

2. Налаштуйте джерело імпорту

Налаштування джерела імпорту в Торгсофт робиться один раз, надалі не потрібно проходити весь шлях, програма вже знатиме всі параметри та з якої теки імпортувати файли, вам буде достатньо тільки обрати потрібну прихідну накладну.

Налаштування джерела імпорту 

В меню програми Торгсофт натисніть «Документ» ⟶ «Прихід товару» ⟶ «Імпорт» ⟶ «Джерело даних»:

 

Відкриється вікно для налаштування джерела даних. Залиште виділений фрагмент який є і натисніть «Далі» (Next) ⟶ поставте «галочку» біля «Використовувати рядок підключення» («Use connection string») та «Далі» («Build»):

Відкриється вікно для вибору джерела з відсилкою на теку «Документи». Не потрібно нічого прописувати, просто натисніть «Новий» («New») біля рядка DSN Name ⟶ Оберіть драйвер для Excel з максимальним розширенням:

 

Зверніть увагу на формат драйвера, наприклад XLS — він повинен співпадати із форматом самого файлу:

Підберіть саме такий драйвер із запропонованих, який ідентичний з форматом ваших прихідних накладних і навпаки — зберігайте накладні саме у тому форматі, в якому наявні драйвери для вибору в «Джерелі імпорту».

Введіть довільну назву для вашого підключення, наприклад Excel 2003 ⟶ натисніть «Далі» ⟶ «Готово»:

Натисніть «Вибрати книгу» («Select Workbook») і оберіть на своєму робочому столі теку із завантаженими від постачальника файлами прихідних накладних у форматі Excel, файл з'явиться у вкладці зліва, натисніть на ньому ⟶ «Ок»:

Виберіть із випадаючого списку версію Excel, в якій ви зберегли файл постачальника ⟶ натисніть «Ок» ⟶ закрийте повідомлення, що з'явилося ⟶ «Ок»:

Все готово, закрийте вікно. Зверніть увагу, що у вікні зліва з'явився ваш файл для імпорту, — натисніть на нього й виберіть запропонований лист файлу для імпорту:

Джерело імпорту створено, файл для імпорту обрано, надалі його не потрібно створювати ще раз — можна просто обрати та імпортувати прихідні накладні від постачальника.

3. Імпортуйте прихідні накладні

Щоб обрати та імпортувати прихідну накладну, натисніть в меню програми «Документ» ⟶ «Прихід Товару» ⟶ «Імпорт» ⟶ «Так»:

Відкриється вікно «Налаштування імпорту». У ньому є вкладка «Товар». Щоб програма правильно імпортувала інформацію з прихідної накладної у вкладці «Товар» пропишіть, яким колонкам у програмі відповідатимуть назви колонок в прихідній накладній. Зліва — назви колонок в програмі, Справа — у файлі для імпорту:

Тепер можна повернутися до вкладки «Налаштування імпорту» та імпортувати прихідну накладну. Є три варіанти імпортування інформації з накладної:

1) Завантажити весь файл
2) Перенести дані з певних колонок файлу
3) Перенести інформацію з виділеної області у файлі Excel

Розглянемо кожен з них:

1) Імпорт всього файлу

Оберіть «Завантажити всі дані з листа» ⟶ у полі вище з’явиться назва теки з файлом ⟶ оберіть його, або натисніть «Видалити» — «Додати» і виберіть інший файл для імпорту ⟶ натисніть «Відкрити»:

Файл з'явиться в полі «Шлях до файлу», натисніть на ньому і з поля нижче оберіть запропонований лист файлу, натисніть «Записати»:

 

2) Імпорт певних колонок прихідної накладної

Якщо ви не бажаєте імпортувати всю прихідну накладну, а тільки деякі її колонки, натисніть «Використовувати вказаний діапазон комірок» ⟶ англійською мовою вкажіть потрібні для імпорту комірки від верхньої лівої до правої нижньої, як показано в дужках, наприклад A2:Y33 ⟶ виберіть запропонований файл ⟶ натисніть «Записати» і програма перенесе всі колонки з вказаної вами області.

3) Імпорт виділеної ділянки в прихідній накладній

В Торгсофт можна імпортувати будь-яку виділену ділянку в файлі Excel прихідної накладної постачальника. Для цього, оберіть відповідний варіант імпорту:

Відкрийте на своєму робочому столі Excel файл прихідної накладної постачальника ⟶ виділіть в ньому потрібний фрагмент ⟶ присвойте фрагменту назву, наприклад «Імпорт» ⟶ натисніть «Enter» для збереження найменованої області для імпорту ⟶ збережіть зміни до файлу:

Натисніть «З'єднання» ⟶ оберіть створений вами виділений фрагмент, в даному випадку «Імпорт» ⟶ натисніть «Записати»

Інформація з виділеного фрагмента перенесеться в програму й створиться відповідна прихідна накладна: 

Переглянути завантажені в програму прихідні накладні можна в меню «Склад» — «Реєстр прихідних накладних»:

Детальніше про імпорт товару — за посиланням

---