Як організувати облік сировини та напівфабрикатів у Торгсофт

Облік матеріалів та сировини є фундаментальним елементом автоматизації виробництва в Торгсофт, оскільки він прямо впливає на планування, контроль залишків, розрахунок собівартості та своєчасне виконання замовлень.

Облік сировини охоплює весь цикл: від оприбуткування та резервування на складах до списання після випуску готової продукції або утилізації відходів.

I. Оприбуткування та підготовка матеріалів

Першим кроком в обліку сировини є її оприбуткування (прихід) на відповідний Центр обліку.

1. Склади (Центри обліку). Рекомендовано створювати окремі Центри обліку 2-го рівня, наприклад, «Склад матеріалів» та «Склад готової продукції», для зручного розподілу ресурсів.

2. Форма оприбуткування. Сировина може бути оприбуткована шляхом створення прихідної накладної вручну або імпортом.

3. Одиниці виміру. Важливо оприбутковувати матеріали у тих одиницях виміру, в яких вони будуть використовуватися і списуватися у Технологічній карті (наприклад, метрами або літрами, а не рулонами чи ящиками).

4. Пакувальні матеріали. Пакувальні матеріали (коробки, пакети) також обліковуються як сировина і додаються до Технологічної карти, щоб їхня вартість була врахована у собівартості готової продукції.

II. Структурування матеріалів у Технологічній карті

Технологічна карта (ТК) визначає, скільки матеріалу необхідно на виготовлення однієї одиниці виробу, що є ключовим для автоматичних розрахунків. У ТК матеріали розподіляються за категоріями: «Матеріал», «Відхід» та «Напівфабрикат».

1. Облік напівфабрикатів

Напівфабрикат — це матеріал, який не купується готовим, а виготовляється на цьому ж виробництві.

• Для кожного напівфабрикату створюється власна Технологічна карта.

• При запуску виробництва кінцевого виробу програма автоматично враховує потребу в матеріалах та операціях, необхідних для виготовлення самого напівфабрикату.

• Програма автоматично створює окремий Виробничий акт на напівфабрикат при створенні Виробничого акта для кінцевого виробу.

2. Використання Аналогів матеріалів

Аналоги — це ідентичні взаємозамінні матеріали (наприклад, тканина різних кольорів), які можуть замінити основний матеріал, коли той закінчується на складі.

• Аналоги додаються до основного матеріалу в ТК, і користувач може переглянути їхній стан на складі.

• Важлива відмінність: використання аналогів можливе тільки при роботі з Виробничим актом. При створенні Маршрутного листа будуть використовуватись лише основні матеріали, і аналоги не братимуть участь у виробничому процесі.

III. Резервування сировини

Резервування матеріалів є механізмом запобігання ситуації, коли один і той же матеріал одночасно планується для використання в кількох виробничих процесах.

1. Принцип роботи. Зарезервований матеріал вважається зайнятим у виробництві та стає недоступним для вибору при формуванні нових Виробничих актів.

2. Місце зберігання. Зарезервовані матеріали автоматично переміщуються на Центр обліку 3-го рівня, який програма створює сама.

3. Способи резервування:

•   Автоматичне. Активується через налаштування. Програма автоматично резервує сировину при створенні Виробничого акту (включаючи ті, що створені на основі Маршрутних листів).

•   Вручну. Можна зарезервувати матеріал на будь-якому етапі виробництва, вибравши Виробничий акт і натиснувши відповідну кнопку.

4. Звільнення матеріалів. При випуску готової продукції або списанні виробу зарезервовані матеріали автоматично списуються. При видаленні Виробничого акту, зарезервовані матеріали повертаються на основний склад.

IV. Планування закупівель матеріалів

Режим «Планування виробництва» дозволяє виробнику автоматично розрахувати потребу в матеріалах на заплановану партію товару і сформувати замовлення постачальнику.

• Розрахунок потреби. Програма порівнює Необхідну кількість матеріалів (на основі ТК) з Кількістю в наявності (поточний склад плюс резерв по виробничому акту) і розраховує, скільки потрібно Замовити. Цю кількість можна змінити вручну.

• Створення замовлень. Натисканням однієї кнопки «Створити замовлення постачальникам» формуються замовлення для кожного постачальника, при цьому постачальник автоматично проставляється за останньою закупівлею.

• Облік аналогів при замовленні. Важливо: при автоматичному формуванні замовлень постачальникам програма не враховує аналоги, а включає тільки основні матеріали.

V. Списання та облік витрат (споживання)

Матеріали списуються лише після фіксування факту виготовлення готової продукції або списання браку.

1. Автоматичне списання

• При випуску продукції Торгсофт автоматично списує матеріали та аналоги (якщо вони були використані) після випуску готової продукції або списання бракованого товару.

• «Списати весь матеріал». Ця дія доступна у Виробничих актах, що дозволяє списати весь матеріал по акту одночасно перед початком випуску/списань виробів (не застосовується для Маршрутних листів).

2. Списання через Маршрутний лист

При використанні Маршрутних листів списання може відбуватися через спеціальні операції:

• Операція «Зважування». При скануванні цієї операції та введенні ваги партії, ваговий матеріал списується пропорційно вазі, а штучний матеріал (наприклад, ґудзики) списується весь і відразу на всю партію.

• Операція «Списання». Дозволяє вручну вказати кількість матеріалу, що списується. Якщо ця операція виконується декілька разів, враховується лише кількість, вказана при останньому виконанні. На відміну від «Зважування», ця операція не створює складського документа списання; він створюється лише при випуску готової продукції.

3. Облік відходів

Кількість основного матеріалу в ТК має бути вказана з урахуванням можливого відходу.

• Приходування відходу. Якщо активоване налаштування «Приходувати відхід на склад», програма створює документ списання загальної кількості матеріалу і складський документ приходу кількості відходу. Таким чином, відхід повертається на склад.

• Варіанти приходу. Відхід може бути оприбуткований у вигляді того ж матеріалу (якщо це рідини або сипкі речовини, придатні для повторного використання) або у вигляді нового матеріалу (наприклад, обрізки тканини як «Наповнювач»).

VI. Контроль залишків та рух між Центрами обліку

Торгсофт забезпечує контроль наявності сировини на різних етапах.

1. Заборона виробництва без матеріалів. Програма не дозволить створити Виробничий акт, якщо на складі недостатньо сировини, про що вона повідомить користувачу.

2. Аналіз залишків. Ступінь задоволеності матеріалом щодо конкретного Виробничого акту відображається у вигляді % матеріалу в наявності.

3. Перегляд запасів. Переглянути матеріали в наявності можна в меню «Аналіз — Аналіз стану на складах», «Склад — Стан складу» та «Аналіз — Аналіз залишків».

Аналогія:

Облік матеріалів та сировини в Торгсофт можна порівняти з роботою шеф-кухаря у великому ресторані. Технологічна карта — це його рецепт, де чітко прописано, скільки кожного інгредієнта (матеріалу) потрібно для страви, включаючи обов'язкові заготовки (напівфабрикати) та можливість заміни деяких овочів (аналогів). Резервування — це відкладення точної кількості м'яса та спецій на сьогоднішні замовлення, щоб не використати їх на завтрашній банкет. А Планування виробництва — це автоматичне складання списку закупівель, яке порівнює залишки в холодильнику з потребою на всі майбутні замовлення, формуючи точне замовлення постачальнику.