Програма для обліку виробництва: принцип роботи та використання

Виробництво товару — це процес, який потребує детального планування і постійного контролю. Щоб виготовляти й реалізовувати власну продукцію успішно, виробники вдаються до автоматизації. Програма обліку Торгсофт допомагає виробнику легко й без помилок пройти всі етапи від планування виробництва до продажу готової продукції.

Що потрібно для виробництва?

• План виробництва
• Приміщення
• Сировина
• Працівники
• Обладнання
• Матеріали для пакування
• Ринок збуту
• Налагоджена логістика
• Ведення обліку і документації

Як відбувається процес виготовлення товару?

На словах все просто — виробник закуповує сировину, робить з неї товар і продає його. Але на практиці це досить складний процес, адже мета не просто виготовити продукт, а виготовити його так, щоб бізнес приносив прибуток. Тож виробники прораховують детально кожен етап:

1. Як виглядатиме товар, які матеріали й в якій кількості потрібні на один виріб.
2. Планують розмір партії — скільки товару буде виготовлено за один раз.
3. Розраховують кількість і вартість матеріалів, які потрібні для виготовлення партії товару.
4. Оцінюють, скільки коштуватиме кожна операція з виготовлення, адже кінцеву собівартість товару складають не тільки матеріали, а й обслуговування обладнання, заробітна плата працівників, витрати на упакування і транспортування тощо.
5. Замовляють потрібну кількість сировини.
6. Розраховують собівартість виробу.
7. Формують ціну на продаж.
8. Готують товар до продажу — етикетки, упакування товару, налагодження логістики і продаж товару.
9. Перевіряють, скільки сировини використали, скільки залишилося, рахують потрібну для наступної партії кількість на замовлення.
10. Крім того, потрібно нараховувати зарплати працівникам, контролювати розрахунки з постачальниками, витрати й прибутки, формувати звіти, фіксувати брак і т.п.

Як програма обліку Торгсофт спрощує кожен етап виробництва?

Легше планувати витрати на виробництво і закупку сировини. Можна створити Технологічну карту товару — це сторінка про товар з усією інформацією, необхідною для його виготовлення: як виглядатиме товар, які матеріали на нього потрібні та в якій кількості, які технологічні операції необхідні та яка їх вартість, яке обладнання застосовуватиметься. Програма використає цю інформацію для автоматичних розрахунків усіх необхідних процесів у виробництві.

Не потрібно самому створювати з нуля акти, документи. В програму вже закладено основні поля й форми для запуску і контролю виробництва, тож виробнику залишається тільки заповнити їх.

Вам не потрібно нічого самим рахувати. Програма використає дані зі створеної Технологічної карти товару й автоматично розрахунку собівартості готового виробу виходячи з витрат на матеріали, відходи виробництва, обслуговування обладнання й оплату праці людей. Торгсофт порахує залишки сировини, скільки чого потрібно замовити для наступної партії залежно від її розмірів, розрахує зарплату працівникам за виготовлення даної продукції, покаже, скільки потрібно оплатити постачальникам за сировину, яка сума повинна надійти за проданий товар та ін. 

Зручний контроль. Всі етапи виробництва і хто з працівників які операції виконував видно в програмі. У Торгсофт завжди можна переглянути скільки товару вже виготовлено, скільки сировини є на складі, яка кількість товару продана і скільки ще в наявності. У програмі можна прослідкувати що і як впливає на кінцевий результат. Наприклад, якщо виник брак під час виробництва, можна переглянути, з яким обладнанням чи працівником пов'язана дана операція і запобігти подальшим помилкам. Також, можна проаналізувати, хто з працівників яку операцію виконує краще й максимально ефективно розподілити робочу силу на виробничих лініях. 

Легка закупка та облік. Програма дає змогу одночасно вести облік на складах сировини, готової продукції, розрахунки з постачальниками, посередниками та кінцевими покупцями, створювати прихідні накладні по факту виготовлення продукції й автоматично додавати товар на потрібний центр обліку, проводити аналіз та формувати звіти.

Як запустити виробництво з Торгсофт?

Щоб програма в процесі виробництва рахувала все автоматично, потрібно надати їй інформацію про сам товар, сировину для нього й операції з виготовлення. Для цього заповнюють «Технологічну карту» товару. В програмі вже є заготовка Технологічної карти з Технологічними операціями й Матеріалами, залишається тільки заповнити її даними. Як це зробити? 

1. Заповнення Технологічної карти. 

Оберіть центр обліку, на якому плануєте виготовляти продукцію:

Зайдіть в меню «Документ» ⟶ «Виробництво готової продукції»  ⟶ «Технологічні карти» .

Вікно «Виробництво» містить вкладку «Технологічні карти» та інші додаткові вкладки, між якими можна перемикатися. Нас наразі цікавить безпосередньо «Технологічні карти», натисніть «Додати»:

Відкриється форма «Технологічна карта» — в ній оберіть зі списку вже створений раніше товар, або додайте новий:

У вкладці «Товари» натисніть «Додати» — відкриється форма «Товар», у ній натисніть кнопку «Довідник»

Оберіть вид товару:

Заповніть інформацію про новий товар і натисніть «Записати» на формі «Товар» ⟶ кнопку «Вибрати» у вкладці «Повний перелік товарів та послуг» ⟶ далі натисніть «Записати» на формі «Технологічна карта». 

Новий товар з'явиться в списку Технологічних карт:

Тепер потрібно внести інформацію про операції для виготовлення товару та необхідні матеріали.

2. Технологічні операції. 

Це список всіх необхідних дій для виготовлення товару. Наприклад, для виробництва кросівок потрібно вирізати компоненти, вилити або вклеїти підошву, зшити виріб, проклеїти, декорувати його, додати шнурки за потреби, запакувати товар. Кожну операцію з виготовлення пропишіть у вкладку «Технологічна операція», щоб програма врахувала їх вартість при розрахунку собівартості продукції, нарахуванні зарплат за виконані операції працівникам.

Для заповнення «Технологічних операцій» у відповідній вкладці натисніть «Додати» — Оберіть зі списку, або додайте нову технологічну операцію в програму:

Працівнику можна платити за кожну виконану технологічну операцію або за час виконання роботи по ній — виставте у формі бажаний варіант. 

Якщо виконання цієї операції закріплене за одним і тим же співробітником, то це можна вказати в даній формі у полі «Виконавець» і Торгсофт автоматично підставлятиме прізвище співробітника при фіксуванні виконаних операцій та нараховуватиме йому оплату праці. Якщо ж операцію можуть виконувати різні люди, або ви ще не знаєте хто саме, залишіть поле «Виконавець» порожнім — працівника оберете по факту виконаної роботи. 

Зверніть увагу, що у формі «Операція» є два поля з ціною: «Ціна за одиницю» і «Значення оплати виконавцю». Ці 2 поля можуть збігатися по значенню, коли ціна технологічної операції визначається тільки оплатою праці робітнику, а можуть відрізнятися — коли вартість операції включає не тільки роботу працівника, а й електроенергію, вартість обслуговування обладнання та інші витрати:

3. Матеріали.

На собівартість виготовленої продукції також впливають використані матеріали, в тому числі відходи сировини при виробництві. У вкладці «Матеріали» пропишіть, скільки чого потрібно на виготовлення одиниці товару. Для кросівок, наприклад, одиниця — це одна пара взуття. По цій же інформації про матеріали програма вестиме облік сировини, рахуватиме залишки та потрібну кількість матеріалів на закупку.

Щоб додавати матеріали в «Технологічну карту», оприбуткуйте сировину на склад зручним для вас способом:

✔️ можна імпортувати прихідну накладну постачальника в програму Торгсофт — стаття-інструкція, відеоурок по темі,

✔️ або створити прихідну накладну вручну.

Якщо назви матеріалів з накладних постачальника вам не зручні, їх можна змінити. В меню програми Торгсофт натисніть «Товарознавство» ⟶ «Повний перелік товарів та послуг» ⟶ «Картка товару» ⟶ встановіть галочку біля «Змінити назву» ⟶ змініть на зручну для вас і натисніть «Записати»:

Всі прихідні накладні можна переглянути у «Склад» — «Реєстр прихідних накладних», а оприбутковані товари — у «Склад» — «Стан складу»

Якщо сировина вже оприбуткована на потрібний центр обліку, то у вкладці «Технологічні карти» — «Матеріали» натисніть «Додати» ⟶ «Вибрати матеріал зі складу» ⟶ оберіть потрібний матеріал ⟶ вкажіть необхідну кількість для виготовлення одиниці виробу. Наприклад, для виготовлення однієї пари взуття потрібно 2 вкладки з адгезивом, вносимо цю інформацію в «Матеріали»: 

Обов'язковою для заповнення в «Матеріалах» є тільки категорія «Матеріали», а «Відхід» і «Напівфабрикат» заповнюються за бажанням:

✔️ «Відхід» заповнюють для того, щоб програма могла оприбуткувати відходи виробництва на «Склад». 

✔️ «Напівфабрикати» заповнюють у випадку, якщо для виготовлення кінцевого продукту потрібен певний напівфабрикат, який теж виготовляється на вашому виробництві. Для напівфабрикату створюється власна технологічна карта. Витрати на виготовлення напівфабрикату програма додасть до собівартості кінцевого продукту. Детальніше можна дізнатися за посиланням.

Щоб працівникам можна було нараховувати оплату за працю з виготовлення товару, закріпіть їх за потрібним центром обліку та надайте їм в програмі статус «Співробітник». Це можна зробити в картці працівника. В головному меню програми зайдіть в «Налаштування» — «Співробітники» ⟶ відкрийте картку потрібного співробітника ⟶ закріпіть за ним потрібний ЦО в «Місце роботи» ⟶ в полі «Категорія» встановіть «Співробітник» ⟶ збережіть дані кнопкою «Записати»:

Технологічна карта заповнена, залишилося активувати її — це повідомить програму, що карта готова і далі можна запускати виробництво. Щоб активувати «Технологічну карту» товару, переведіть значок зміни статусу з червоного у зелений: 

Коли технологічна карта активована, можна створити «Виробничий акт», або «Маршрутний лист»по ній для фіксування кожного етапу виготовлення продукції та випуску партії товару. 

«Виробничий акт» формують без маршрутного листа, якщо бажають вручну фіксувати у ньому виконані операції з виготовлення товару, або щоб програма сама проставила всі виконані операції одразу для цілої партії товару. 

«Маршрутний лист» створюють для більш автоматизованого внесення інформації про виконання операцій, — скануванням штрих-кодів виконаних операцій з маршрутного листа.

Щоб створити «Виробничий акт», у вкладці «Технологічні карти» натисніть кнопку «Створити виробничий акт» ⟶ вкажіть об'єм партії ⟶ закріпіть відповідального працівника ⟶ натисніть «Записати»:

Виробничий акт з'явиться у списку на вкладці «Виробничі акти»:

У нижню частину вікна програма автоматично додасть з технологічної карти всі операції та матеріали, потрібні для виготовлення однієї партії товару. Їх можна редагувати й використовувати для фіксування виконаних операцій, змінюючи кількість на потрібну, або видалити й додавати нові вже по факту виконання операцій працівниками.

Щоб створити «Маршрутний лист», у вкладці «Технологічні карти» натисніть кнопку «Створити маршрутний лист» ⟶ вкажіть кількість товару для виготовлення по даному маршрутному листу ⟶ натисніть «Записати»:

Програма одразу запропонує надрукувати маршрутний лист зі штрих-кодами операцій для передачі виконавцям, оберіть «Так» або «Ні»: 

Після створення Маршрутного листа програма автоматично формує Виробничий акт без проставлених виконаних операцій по виробництву:

Операції по виготовленню товару й матеріали будуть автоматично додаватися програмою у Виробничий акт по скануванню штрих-кодів маршрутного листа працівниками. Можна надрукувати кожному виконавцю окремий маршрутний лист, або один маршрутний лист на всіх і працівники передаватимуть його один одному для виготовлення продукції та кожен працівник скануватиме відповідний його операції штрих-код.

Як користуватися маршрутним листом?

Працівник заходить в меню програми «Документ» — «Операції маршрутного листа» — відкривається форма для сканування штрих-кода:

Далі працівник зіскановує послідовно: 

1. Штрих-код самого маршрутного листа (надрукований вгорі маршрутного листа), щоб програма розпізнала по якому саме товару виконуються операції.

2. Штрих-код працівника — програма закріпить виконання роботи за конкретним працівником.

3. Штрих-код операції з маршрутного листа — Торгсофт зафіксує виконання операції по виготовленню товару й внесе її у відповідний Виробничий акт.

Щоб програма зафіксувала кількість виконаних операцій, працівник діє так, як при скануванні штрих-коду товару на касі — або зіскановує відповідну кількість разів штрих-код операції, або встановлює галочку «Використовувати клавіатуру», зіскановує один раз штрих-код і вносить в програму вручну кількість виконаних операцій.

Якщо працівник випадково просканував не той штрих-код, наприклад іншої операції, то дію можна відмінити просканувавши штрих-код «Скасування», або натиснувши кнопку «Скасувати», чи клавішею «Esc». Єдине — це потрібно зробити до натискання кнопки «Записати». 

Також, в процесі роботи з маршрутним листом можна одразу і списати використані матеріали: 

• натисніть операцію «Списання» і програма спише всі матеріали, які потрібні на виготовлення однієї партії товару одночасно, — без вказування фактичної ваги товарів. Такий варіант списання зручний для виготовлення поштучного товару, наприклад взуття, одягу і т.п.

• Або проскануйте операцію «Зважування» і внесіть у відповідне поле фактичну вагу всієї партії виробів. Після підтвердження, програма сама порахує, скільки яких матеріалів пішло на виконані операції та спише з поточного складу ці матеріали. Це зручно при виготовленні товару, на який матеріали використовуються на вагу.

На даному етапі ви внесли всі необхідні дані для запуску процесу виробництва. Програма розраховуватиме оплату праці, собівартість товару, вестиме облік залишків матеріалів, порахує, скільки чого потрібно докупити для виготовлення даної чи наступної партії товару. Наступний етап — виготовлення товару і підготовка до збуту.

Виготовлення продукції. Фіксування факту виготовлення. Розрахунок собівартості. Відвантаження товару.

В програмі Торгсофт зручно контролювати процес виробництва. Можна зафіксувати факт виготовлення одиниці товару, декількох штук, чи всієї партії. Виробничі операції можна прив'язати до одного працівника. Кожну операцію з виготовлення фіксують у вкладці «Виробничі акти». Є змога переглянути хто, коли, що робив, на якому обладнанні, скільки сировини й коштів на це витратили.

Фіксування процесу виготовлення готової продукції

Кожен етап виготовлення продукції вносять у «Виробничий акт», який ви створили раніше із вкладки «Технологічні карти». Коли продукція вже виготовлена, зафіксуйте це в програмі закриттям виробничого акту. Для цього на формі «Виробничі акти» натисніть кнопку «Випуск готової продукції»   :

Відкриється вікно «Закриття виробничого акту № ...», Вкажіть в ньому Дату і Кількість виготовленого товару:

Тут же, у вкладці «Закриття виробничого акту» товар можна перенаправити в інший центр обліку.

Як відвантажити товар на потрібний ЦО і навіщо?

Зазвичай у підприємства є більше одного центру обліку й поки товар ще в процесі виробництва, він зафіксований за ЦО по сировині, або на складі виробництва. Готовий же продукт потрібно продавати, тож його доцільно оприбуткувати на склади магазинів. Для цього, у вкладці «Відправити товар на» оберіть потрібний ЦО зі списку:

Програма автоматично оприбуткує готовий товар на обраний центр обліку і відповідна кількість товару стане доступна для подальшої реалізації.

Товар виготовлено, відвантажено, тепер потрібно порахувати його собівартість, встановити націнку й ціну.

Як порахувати собівартість готової продукції? 

Собівартість розраховується у цьому ж вікні «Закриття виробничого акту». Після того, як ви обрали новий центр обліку для відвантаження товару відкриються додаткові поля, в яких можна заповнити Собівартість, Націнку, Ціну роздрібну і Ціну оптову: 

Програма автоматично розрахує собівартість виготовленого товару по інформації, що ви раніше внесли в «Технологічну карту» товару, в тому числі врахує кількість матеріалу та операцій, необхідних для виготовлення одиниці продукції. Для перерахунку собівартості натисніть на формі кнопку «Перерахувати собівартість» .

Ціну на продаж можете виставити вручну, або ж вказати відсоток націнки й програма сама порахує роздрібну ціну після натискання кнопки «Розрахувати роздрібну ціну».  По завершенню заповнення форми — натисніть кнопку «Записати». 

Після закриття виробничого акту, програма автоматично створює прихідну накладну з даним товаром та він з'являється на складі в обраному центрі обліку:

Коли ви будете фіксувати в програмі виготовлення наступних одиниць товару у формі «Закриття виробничого акту» програма підкаже кількість товару, який ще не виготовили в цій партії:

У нашому випадку програма виставила число 20, бо із запланованої партії 30 пар кросівок ми виготовили 10 і вказали їх у попередньому «Закритті виробничого акту» — в пункті вище.

З форми «Закриття виробничого акту» можна одразу запустити друк необхідної кількості етикеток для виготовленого товару.

Взаєморозрахунки з постачальниками й контроль оплат

При закупівлі сировини підприємство часто працює на різних умовах з різними постачальниками. Частину матеріалів виробник оплачує одразу по отриманню, а частину — відтерміновано. В програмі Торгсофт можна переглянути, коли який товар на яку суму надійшов, що вже оплачено, а яка заборгованість» → «Баланс з партнерами» → «Постачальник» → заборгованість постачальнику залишилася. Для цього в меню програми натисніть «Оплата постачальника → натисніть «Картка взаєморозрахунків» → вкажіть дати, за який період ви бажаєте переглянути інформацію → натисніть «Оновити».

Придбати програму для обліку виробництва можна в інтернет-магазині Торгсофт. 

Отримати консультацію спеціалістів: тел. +38 (095) 008 50 30, електронна адреса @torgsoft_sale, info@torgsoft.ua

Як контролювати приходи, витрати й списання матеріалів, резервувати сировину для виробництва та вести виробничий облік читайте в наступній статті Торгсофт із циклу «Виробництво».

---