Облік матеріалів на виробництві: резервування, списання, рух по ЦО

Коли вся інформація для виготовлення товару внесена в програму, створені виробничі акти й запущено виробництво, потрібно контролювати процес виготовлення і вести виробничий облік. Як і в магазині, на виробництві ведуть облік товарів, замовлень, розрахунків з постачальників, зарплат, але також і облік сировини, проміжних продуктів, упакувальних матеріалів, обладнання. Крім того, товари потрібно розподіляти між складами на різних стадіях виробництва, контролювати якість виготовленої продукції, а в оплату праці зазвичай враховують виробіток. В програмі обліку Торгсофт для виробництва ці всі нюанси враховані й автоматизовані, тож вести облік легко.

Про оприбуткування матеріалів, взаєморозрахунки з постачальниками, заповнення технологічної карти, створення виробничих актів і маршрутних листів, фіксування процесу виготовлення товару, розрахунок собівартості й відвантаження готової продукції читайте в попередній статті Торгсофт із циклу Виробництво. 

Особливості обліку сировини. Навіщо резервувати матеріали?

На виробництві потрібно не тільки оприбутковувати закуплені матеріали й списувати використані, а й вести облік сировини на перехідному етапі, — коли матеріал ще є в наявності, але використовувати його не можна, бо він вже залучений до процесу виготовлення товару й запланований для певного конкретного виробу. 

Щоб не виникло ситуації, коли на один і той же матеріал розраховують одночасно в декількох виробничих процесах, сировину зарезервують. Зарезервований матеріал вважається зайнятим у виробництві й на нього не можливо сформувати Виробничий акт чи Маршрутний лист. Це дозволяє постійно контролювати наявність сировини й налагодити системне або безперервне виробництво товару.

Як зарезервувати матеріали для потреб виробництва?

Матеріали можна зарезервувати автоматично при створенні Виробничого акту, або вручну — на будь-якому етапі виробництва. Програма розраховує по Виробничому акту кількість матеріалів, необхідних для виготовлення товару, вказаного в ньому, резервує матеріали й відправляє на склад 3-го рівня:

Там матеріали зберігаються до моменту їх використання і списання.

Автоматичне резервування матеріалів 

Щоб не контролювати самостійно, чи вся потрібна сировина зарезервована та нічого не пропустити, в Торгсофт можна налаштувати автоматичне резервування матеріалів при створенні Виробничого акту. Для цього активуйте дану функцію в меню програми Торгсофт «Документ» — «Виробництво готової продукції» — «Налаштування» — натисніть «Автоматично резервувати матеріали при створенні виробничого акта»:

Біля даного поля з'явиться галочка:

Тепер програма автоматично резервуватиме сировину по кожному Виробничому акту, в тому числі й по тих, які автоматично створені по Маршрутних листах. 

Виробничі акти, по яких зарезервовано матеріал автоматично позначаються у списку значком  :

Переглянути, який матеріал зарезервовано можна у вкладці «Резервування матеріалів». У цій вкладці зліва відображаються вже зарезервовані товари з відповідною зеленою позначкою. Справа є ще один список матеріалів, з оранжевою позначкою  — Це сировина, яка закріплена за Виробничими актами, по яких ще не здійснено резервування. Так буває, коли «Автоматичне резервування товару» активували вже після створення деяких Виробничих актів. По «нових» актах програма автоматично зарезервувала товар, а по «старих» — сформувала список матеріалів, що очікують резервування, щоб ви могли їх теж зарезервувати, якщо потрібно:

Щоб зарезервувати матеріали, що очікують резервування — виберіть необхідні матеріали й натисніть кнопку «Зарезервувати матеріал» — відкриється вікно «Резервування товару», в ньому вкажіть потрібну на резервування кількість, або залишіть запропоновану програмою — натисніть «Зарезервувати»

Програма перенесе ці товари у список зарезервованого товару. 

Також, можна скасувати резервування матеріалу, натиснувши відповідну кнопку:

Резервування матеріалів вручну

Сировину також можна резервувати вручну на будь-якому етапі виробництва. Щоб зарезервувати матеріали вручну, у вкладці «Виробничі акти» оберіть потрібний документ і натисніть кнопку «Зарезервувати матеріали для виробничого акта»  :

Рух сировини та товару по Центрах обліку

Сировина на виробництві проходить складний шлях — від оприбуткування до трансформації в процесі виробництва у напівфабрикати чи готовий продукт, також частину матеріалів списують як відходи. Отже, як розподіляти сировину по центрах обліку, і куди вона потрапляє на якому етапі виробництва?

✔️ Сировину зручно оприбутковувати на центр обліку для зберігання матеріалів. Тому бажано одразу перед початком виробництва створити потрібну вам кількість центрів обліку (2-го рівня), наприклад «Склад матеріалів», «Склад готових продукції», «Магазин». Склад 3-го рівня створювати не потрібно, — програма сама створить його, коли буде потрібно. (посилання) 

✔️ Всі зарезервовані матеріали програма автоматично переміщує на Центр обліку третього рівня і там зберігає до списання. Склад 3-го рівня програма створює автоматично.

✔️ Якщо ви видалите Виробничий акт, або матеріал з акту, то програма поверне всі відповідні зарезервовані матеріали на основний Центр Обліку, наприклад ЦО «Склад матеріалів». 

✔️ Коли ви зафіксуєте в програмі факт виготовлення готової продукції, або списання даного виробу, програма автоматично спише всі зарезервовані по даному товару матеріали.

✔️ У разі скасування випуску готової продукції чи відміни списання виробу, матеріали автоматично повертаються в список зарезервованих або тих, що очікують на резервування. (Якщо функція «Автоматично резервувати матеріал для виробничого акта» активована.)

Випуск готової продукції, списання браку, скасування випуску і списання

Сировину на виробництві потрібно списувати по факту її використання, тобто після виготовлення кожної партії товару. Торгсофт автоматично списує використані матеріали у потрібній кількості після фіксування факту виготовлення кнопкою «Випуск готової продукції». Якщо якась одиниця товару виявилася неякісною, це теж потрібно зафіксувати, оскільки матеріали на неї витратили. Товар списують кнопкою «Списати виріб». 

Випуск і списання продукції здійснюється у вкладці «Виробничі акти». Оберіть Виробничий акт і натисніть потрібну кнопку «Випуск готової продукції» або «Списати виріб» — заповніть форми, що відкрилися, вкажіть кількість виготовленого або забракованого товару: 

Щоб скасувати списання виробу, натисніть на відповідну кнопку у тій же вкладці: 

Скасувати факт виготовлення можна у цьому ж вікні «Виробничі акти» внизу — у вкладці «Випуски готової продукції»:

Контроль залишків матеріалів

Програма Торгсофт не дозволяє створити Виробничий акт на сировину, якої немає в наявності, або яка зарезервована. Програма контролює кількість наявних матеріалів і розраховує, скільки сировини потрібно на партію товару. 

Якщо спробувати сформувати Виробничий акт на більшу кількість товару, ніж на нього є сировини в наявності, програма повідомить вас про те, яких матеріалів не вистачає і скільки саме:

Тож програма допомагає вчасно помітити нестачу матеріалів, закупити їх і не допустити затримки виробництва. 

Як переглянути кількість матеріалів у наявності?

Також, в Торгсофт завжди можна переглянути кількість матеріалів у наявності різними способами. 

1. В меню «Аналіз» — «Аналіз стану на складах» 

Перейдіть в меню «Аналіз стану на складах» — оберіть у фільтрах, які саме товари переглянути, наприклад «Весь товар» — подвійним натисканням лівої кнопки мишки встановіть центр обліку для перегляду залишків товару:

Перегляньте залишки товару:

Закрийте звіт, або роздрукуйте і можна використати його для планування наступної партії товару і формування списку на закупку сировини.

2. В меню «Склад» — «Стан складу»

В меню «Склад» натисніть «Стан складу»: 

Відкриється вікно з усіма товарами, оприбуткованими на склад по відповідному центру обліку, в даному випадку ЦО «Взуття — виробництво»:

3. В меню «Аналіз» — «Аналіз залишків»

Якщо потрібно сформувати Звіт по залишках товару і зберегти його в Ексель, то запустіть аналіз залишків за видами товару. Для цього, в головному меню Торгсофт натисніть кнопку «Аналіз» — «Аналіз залишків» — «За видами товару»:

Відкриється вікно «Аналіз залишків за видами товару». В ньому натисніть на пункт меню «Дія» — «Вибір центрів обліку» — у вікні, що відкрилося проставте «галочки» на необхідних центрах обліку — натисніть «Вибрати»:

Встановіть «Вид групування», щоб програма організувала товари по основним видам, або підвидам, та за ціною при потребі — натисніть «Оновити» і програма сформує звіт:

Звіт можна переглянути й зберегти в форматі таблиці Excel або HTML відповідними кнопками:

Як вести облік упакувальних матеріалів?

На виробництві часто використовують упакувальні матеріали: пакети, коробки, мішки, ящики, пляшки. Їх теж потрібно враховувати у собівартість готової продукції та вести повноцінний облік. Як це робити?

Упакувальні матеріали на Виробництві вважаються аналогічними до сировини й облік упакувальних матеріалів ведуть так, як і облік сировини, тож цей процес теж автоматизують. — Упакувальні матеріали можна оприбутковувати разом з сировиною для виробництва, або як окремий вид, додати до Технологічної карти товару і програма Торгсофт вестиме облік цих матеріалів, їх витрати по кожному виготовленому товару, розраховуватиме потрібну для закупки кількість, резервуватиме, списуватиме по використанню, — все, як із сировиною. 

Як продавати товари власного виробництва посередникам і клієнтам, якщо у вас нема власного інтернет-магазина. 

Безкоштовні відео та інструкції для навчання від Торгсофт.

Придбати програму для обліку виробництва можна в інтернет-магазині Торгсофт. 

Про планування закупівель, розрахунок необхідної кількості матеріалів, формування замовлень постачальникам, автоматичні приходи на основі замовлень читайте в наступній статті Торгсофт із циклу Виробництво.

---