Податкові перевірки бізнесу

Податкові перевірки бізнесу: види, підстави, документи, РРО/ПРРО, штрафи та порядок захисту

Станом на липень 2026 року загального мораторію на податкові перевірки бізнесу в Україні немає. ДПС має право проводити камеральні, документальні планові й позапланові перевірки, а також фактичні перевірки. Для окремих платників і господарських об’єктів на територіях бойових дій або тимчасової окупації діють спеціальні обмеження, але вони залежать від податкової адреси, місцезнаходження об’єкта, дати включення території до офіційного переліку та передбачених законом винятків. План-графік документальних планових перевірок на 2026 рік діє та був скоригований ДПС 26 червня 2026 року.

Найкращий захист підприємця — не формальна відмова від перевірки, а системна готовність: належно оформлені первинні документи, податкова й бухгалтерська звітність, підтверджене походження товару, правильна робота РРО/ПРРО, актуальні дані про господарські об’єкти, оформлені працівники та чинні ліцензії. Під час перевірки потрібно перевірити законну підставу, наказ, направлення і посвідчення інспекторів, зафіксувати предмет та період перевірки, передавати документи за описом і своєчасно оскаржувати незаконні висновки.

Які податкові перевірки може проводити ДПС

Податковий кодекс передбачає три основні види перевірок: камеральні, документальні та фактичні. Документальні перевірки додатково поділяються на планові й позапланові, виїзні та невиїзні.

Камеральна перевірка

Камеральна перевірка проводиться без окремого наказу керівника ДПС, без направлення, без згоди підприємця та без його обов’язкової присутності. Перевірці підлягають дані податкової звітності та інформація, яка вже міститься в системах ДПС, зокрема дані електронного адміністрування ПДВ, реєстрів податкових та акцизних накладних і системи обліку даних РРО.

За результатами камеральної перевірки ДПС може виявити, зокрема:

• несвоєчасне подання звітності;

• помилки або розбіжності у деклараціях;

• порушення строків реєстрації податкових чи акцизних накладних;

• несвоєчасну сплату узгоджених податкових зобов’язань;

• розбіжності між даними звітності та інформаційних систем.

Відсутність інспектора у приміщенні підприємця не означає, що перевірка не проводиться. Тому необхідно регулярно контролювати Електронний кабінет, податкові повідомлення та стан поданої звітності.

Чи діє мораторій на податкові перевірки під час воєнного стану

Воєнний стан не означає автоматичної заборони всіх податкових перевірок. Загальний мораторій для всього бізнесу не діє. Водночас Податковий кодекс встановлює спеціальні обмеження для визначених територій і платників.

Тимчасовий мораторій за підпунктом 69.35¹ підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу поширюється, зокрема:

• на документальні перевірки платників, податкова адреса яких на дату початку тимчасової окупації, активних або можливих бойових дій належала до відповідної території;

• на фактичні перевірки за місцезнаходженням об’єктів, які на дату початку окупації або бойових дій були розташовані на відповідній території.

Закон передбачає винятки, за яких окремі перевірки все одно можуть проводитися. Тому наявність населеного пункту в офіційному переліку не слід сприймати як безумовну заборону будь-якої перевірки.

Для документальної перевірки має значення саме податкова адреса платника на дату початку відповідних обставин. Перенесення податкової адреси на таку територію після її включення до переліку саме по собі не створює права на мораторій. Для фактичної перевірки важливе місцезнаходження господарського об’єкта.

Перелік територій, на яких ведуться або велися бойові дії чи які є тимчасово окупованими, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28 лютого 2025 року № 376. Перед застосуванням пільги або мораторію потрібно перевіряти чинну редакцію Переліку та визначені в ньому дати.

Крім того, документальні та фактичні перевірки під час воєнного стану мають проводитися лише за наявності безпечних умов для:

• доступу до територій, приміщень та майна;

• доступу до документів і податкової інформації;

• проведення інвентаризації майна, товарів, коштів і зняття залишків.

Спеціальні правила для документів, утрачених або залишених на окупованих територіях

Підпункт 69.28 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу встановлює окремий механізм для платників, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях і не можуть надати первинні документи.

Підставою може бути:

• знищення, пошкодження або втрата документів у зв’язку з бойовими діями;

• перебування документів на відповідній території, якщо їх неможливо вивезти;

• небезпека для життя або здоров’я під час вивезення;

• адміністративні перешкоди для доступу чи евакуації документів.

Платник подає до ДПС повідомлення у довільній формі. Для юридичної особи його підписують керівник і головний бухгалтер. У повідомленні зазначають:

• обставини втрати або неможливості вивезення;

• відповідні податкові періоди;

• загальний перелік документів;

• за можливості — реквізити документів.

Повідомлення можна подати через меню «Листування з ДПС» Електронного кабінету до органу ДПС за основним місцем обліку або на папері через діючий центр обслуговування платників, особисто, через представника чи поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення.

Подання обґрунтованого повідомлення має важливі наслідки:

• показники звітності не можуть ставитися під сумнів лише через відсутність первинних документів;

• зберігаються задекларовані витрати, від’ємні значення та податковий кредит у межах правил підпункту 69.28;

• щодо зазначених періодів встановлюється спеціальний захист від документальних перевірок;

• у разі повідомлення про втрату документів відповідні періоди не підлягають перевірці й після завершення воєнного стану.

Цей механізм не застосовується до втрати документів, яка не пов’язана з бойовими діями або окупацією. Безпідставне використання спеціальної процедури тягне передбачену законом відповідальність. Відмова ДПС має бути вмотивованою та може бути оскаржена.

Документальна планова перевірка

Планову перевірку проводять відповідно до річного плану-графіка ДПС. До плану включають платників, у діяльності яких визначені податкові ризики. Порядок формування плану та критерії ризику встановлені наказом Міністерства фінансів України № 524.

Періодичність включення залежить від ступеня ризику:

План-графік на наступний рік оприлюднюють до 25 грудня попереднього року. Закон допускає його коригування: зміни можуть вноситися не частіше одного разу в першому та одного разу в другому кварталі, крім технічних виправлень. Для нових платників, доданих під час коригування, встановлені окремі обмеження щодо найранішої дати початку перевірки.

На 2026 рік ДПС оприлюднила план-графік і 26 червня 2026 року розмістила скориговані розділи щодо юридичних осіб, фінансових установ і представництв нерезидентів, фізичних осіб, а також перевірок ПДФО, військового збору та ЄСВ.

До початку планової перевірки платнику мають не пізніше ніж за 10 календарних днів надіслати або вручити:

• копію наказу про проведення перевірки;

• письмове повідомлення із зазначенням дати її початку.

Після отримання повідомлення потрібно одразу:

1. звірити реквізити підприємства або ФОП;

2. перевірити період і предмет перевірки;

3. знайти себе у чинній редакції плану-графіка;

4. сформувати перелік документів за кожним податком і періодом;

5. перевірити подану звітність, первинні документи й облікові регістри;

6. визначити відповідальних працівників і представника;

7. підготувати письмовий порядок взаємодії з інспекторами.

Документальна позапланова перевірка

Позапланова перевірка не включається до річного плану. Її можна призначити лише за підставами, прямо передбаченими Податковим кодексом. Перелік таких підстав є вичерпним і міститься у пункті 78.1 статті 78.

Серед поширених підстав:

• отримання податкової інформації, яка свідчить про можливі порушення, та ненадання платником належних пояснень і документів на законний запит;

• виявлення недостовірних даних у декларації та ненадання пояснень;

• неподання податкової декларації або іншої обов’язкової звітності;

• подання уточнюючого розрахунку за період, який уже перевірявся;

• подання заперечень до акта або скарги з посиланням на нові обставини, які неможливо дослідити без перевірки;

• припинення, реорганізація або банкрутство платника у випадках, визначених законом;

• перевірка заявленого бюджетного відшкодування чи від’ємного значення ПДВ у передбачених законом випадках;

• ненадання інформації для зустрічної звірки;

• підстави, пов’язані з трансфертним ціноутворенням, міжнародними групами компаній, контрольованими іноземними компаніями та автоматичним обміном інформацією.

Не кожний лист ДПС автоматично створює підставу для позапланової перевірки. Потрібно перевірити:

• чи має ДПС законну підставу для запиту;

• чи зазначено фактичні обставини та інформацію про можливе порушення;

• які саме документи запитуються;

• чи пов’язані вони з предметом запиту;

• який строк відповіді встановлений конкретною нормою.

Для частини підстав статті 78 строк подання пояснень і документів становить 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання запиту. Для інших процедур можуть діяти інші строки, наприклад 10 робочих днів щодо окремих запитів для зустрічної звірки. Тому строк необхідно визначати за конкретним підпунктом, указаним ДПС.

Відповідь на запит доцільно оформлювати так:

• окремий лист із посиланням на номер і дату запиту;

• пояснення по кожному питанню;

• перелік доданих документів;

• опис копій із кількістю аркушів;

• підтвердження відправлення або вручення.

Ігнорування належно оформленого запиту може створити самостійну підставу для позапланової перевірки.

Документальна невиїзна перевірка

Невиїзна перевірка проводиться у приміщенні ДПС. Для позапланової невиїзної перевірки мають бути:

• рішення керівника, його заступника або уповноваженої особи ДПС;

• наказ;

• вручена або надіслана платнику копія наказу;

• письмове повідомлення про дату початку та місце проведення.

Присутність підприємця під час невиїзної перевірки не є обов’язковою. Водночас платник має право подавати документи, пояснення та заперечення. За письмовим зверненням платника у передбаченому Податковим кодексом випадку замість невиїзної перевірки може проводитися виїзна.

Повідомлення про невиїзну перевірку не можна залишати без уваги. Відсутність підприємця в приміщенні ДПС не зупиняє перевірку.

Фактична перевірка

Фактична перевірка проводиться без попередження за місцем фактичної діяльності або розташування господарського об’єкта.

Під час такої перевірки ДПС може контролювати:

• проведення розрахункових операцій;

• застосування РРО та ПРРО;

• видачу фіскальних чеків;

• касові операції та обіг готівки;

• наявність передбачених законом ліцензій;

• виробництво, облік, зберігання, транспортування та реалізацію підакцизних товарів;

• оформлення трудових відносин;

• фактичний допуск працівників до роботи;

• інші питання, прямо віднесені законом до компетенції ДПС.

Підставами для фактичної перевірки можуть бути, зокрема:

• результати перевірок інших платників, які свідчать про можливі порушення;

• інформація від державних органів або органів місцевого самоврядування;

• письмове звернення покупця чи споживача;

• відсутність обов’язкової звітності щодо РРО/ПРРО або подання її з нульовими показниками в передбачених законом випадках;

• інформація про можливі порушення у сфері алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет або пального;

• повторний контроль за раніше встановленим порушенням у межах строку, визначеного законом;

• інформація про неоформлених працівників, виплату зарплати без належного оподаткування або діяльність без державної реєстрації.

Перед початком фактичної перевірки інспектори можуть провести контрольну розрахункову операцію.

Працівник магазину, касир або адміністратор повинен знати внутрішній алгоритм дій:

1. повідомити керівника та відповідальну особу;

2. попросити інспекторів пред’явити передбачені законом документи;

3. не перешкоджати фіксації законних дій;

4. не надавати неперевірені усні пояснення від імені підприємства;

5. не підписувати документи без прочитання;

6. фіксувати зауваження письмово.

Які документи повинні пред’явити інспектори

Для початку документальної виїзної або фактичної перевірки мають бути законні підстави та належно оформлені документи.

Вимоги до реквізитів направлення та наказу визначені статтею 81 Податкового кодексу.

Доцільно зробити копії або фотознімки документів, зафіксувати дату й час прибуття інспекторів, їхні прізвища та посади.

Непред’явлення передбачених документів або їх оформлення з порушенням вимог Податкового кодексу може бути підставою для недопуску. Водночас відмова з причин, не передбачених законом, не допускається. Рішення про недопуск має бути юридично обґрунтованим, оскільки воно може спричинити окремі податкові процедури та спір.

Відмова лише поставити підпис у направленні не зупиняє перевірку. Інспектори складають акт про відмову від підпису, після чого можуть розпочати перевірку.

Підпис у направленні підтверджує ознайомлення з документом, а не згоду з усіма діями ДПС. У разі зауважень їх доцільно викласти письмово.

Строки проведення перевірок

Строк залежить від виду перевірки та категорії платника.

Документальна планова перевірка

Документальна позапланова перевірка

Фактична перевірка

Фактична перевірка не повинна перевищувати 10 діб. Її строк може бути продовжений не більш як на 5 діб за наявності передбачених законом підстав, зокрема заяви підприємця про необхідність надати документи або змінного чи підсумованого режиму роботи.

Якщо платник подає документи менш ніж за три робочі дні до завершення перевірки, строк може бути продовжений у порядку, визначеному Податковим кодексом.

Які документи необхідно підготувати бізнесу

Перелік залежить від виду діяльності, системи оподаткування, предмета і періоду перевірки. Документи мають підтверджувати не лише факт операції, а й її економічний зміст, обсяг, вартість, рух активів, оплату та відображення в обліку.

Реєстраційні та організаційні документи

Перевірте:

• актуальність відомостей у Єдиному державному реєстрі;

• повноваження керівника;

• накази про призначення відповідальних осіб;

• довіреності представників;

• КВЕДи, якщо вони мають значення для податкового режиму або ліцензування;

• податковий статус і реєстрацію платником ПДВ;

• документи щодо обраної системи оподаткування.

Бухгалтерський і податковий облік

Підготуйте:

• податкові декларації та розрахунки;

• фінансову звітність;

• регістри бухгалтерського обліку;

• оборотно-сальдові відомості;

• головну книгу, якщо вона ведеться;

• облікову політику;

• податкові накладні та розрахунки коригування;

• акцизні накладні — за наявності відповідних операцій;

• документи щодо податкових різниць;

• розрахунки податків, зборів та ЄСВ;

• підтвердження сплати.

До початку перевірки потрібно звірити показники декларацій із бухгалтерським обліком, банківськими виписками, РРО/ПРРО, даними складу та первинними документами.

Договори та первинні документи

Для кожного істотного контрагента або операції сформуйте повний документальний ланцюг:

1. договір і додатки;

2. замовлення або специфікацію;

3. рахунок;

4. накладну, акт або інший документ передачі;

5. документи про транспортування — якщо вони потрібні за законом або умовами операції;

6. платіжні документи;

7. документи про оприбуткування;

8. документи щодо подальшого використання або реалізації товару.

У документах мають узгоджуватися:

• найменування сторін;

• податкові реквізити;

• дата;

• номенклатура;

• кількість;

• ціна;

• загальна сума;

• податки;

• місце передачі;

• підписи або належні електронні підписи.

Не варто створювати або виправляти документи заднім числом. Якщо виявлено помилку, її потрібно виправляти передбаченим законодавством способом із збереженням історії змін.

Товари, склад, зберігання та доставка

Для товарного бізнесу доцільно мати:

• документи про придбання або виробництво товару;

• накладні;

• митні документи — для імпортних операцій;

• складські документи;

• дані про залишки;

• інвентаризаційні описи;

• документи внутрішнього переміщення;

• документи повернення, списання та уцінки;

• документи щодо доставки;

• товарно-транспортні документи — у випадках, коли їх оформлення є обов’язковим або випливає з умов перевезення;

• документи на право користування складом;

• документи щодо маркування, простежуваності, сертифікації або відповідності — якщо вони вимагаються спеціальним законодавством для конкретної продукції.

Фактичні залишки товару мають узгоджуватися зі складським і бухгалтерським обліком. Розбіжності потрібно документально пояснити: поверненням, переміщенням, списанням, інвентаризаційними різницями або іншими належними операціями.

Приміщення та форма № 20-ОПП

Платник подає інформацію про об’єкти оподаткування або об’єкти, через які провадиться діяльність, за формою № 20-ОПП. Повідомляти потрібно про власні, орендовані та передані в оренду об’єкти. Строк подання інформації про створення, відкриття або реєстрацію об’єкта — 10 робочих днів.

Перевірте узгодженість таких даних:

• адреса у договорі оренди або документі про право власності;

• назва господарської одиниці;

• інформація у формі № 20-ОПП;

• дані РРО/ПРРО;

• адреса у ліцензії;

• місце зберігання товарів;

• фактичне місце ведення діяльності.

Невідповідність адрес у документах може призвести до додаткових питань під час перевірки та створити ризики для реєстрації РРО/ПРРО або ліцензійної діяльності.

Працівники

Працівника не можна допускати до роботи без:

• оформленого трудового договору;

• наказу або розпорядження про прийняття;

• повідомлення ДПС про прийняття працівника у встановленому порядку.

До перевірки підготуйте:

• трудові договори;

• накази про прийняття, переведення і звільнення;

• повідомлення ДПС та квитанції про їх прийняття;

• штатний розпис;

• табелі обліку робочого часу;

• документи про нарахування і виплату зарплати;

• відомості щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ;

• цивільно-правові договори — якщо вони реально регулюють виконання конкретного результату, а не приховують трудові відносини.

Під час фактичної перевірки ДПС оцінює не лише наявність договору, а й реальні обставини роботи: графік, підпорядкування, робоче місце, систематичність виконання функцій, виплату винагороди та інші ознаки.

РРО та ПРРО: що перевірити до приходу ДПС

Обов’язок застосовувати РРО або ПРРО залежить від виду розрахункової операції, діяльності та спеціальних винятків, передбачених Законом № 265/95-ВР. Не слід виходити лише з групи єдиного податку: право не застосовувати РРО/ПРРО визначається сукупністю законодавчих умов.

До перевірки необхідно впевнитися, що:

• РРО або ПРРО зареєстрований на належну господарську одиницю;

• адреса відповідає документам на приміщення та формі № 20-ОПП;

• розрахункові операції проводяться на повну суму;

• покупець отримує паперовий або електронний фіскальний чек;

• номенклатура товарів відповідає фактичному асортименту;

• правильно зазначаються кількість, ціна, податкова ставка та сума;

• правильно проводяться повернення коштів;

• службове внесення і службова видача оформлюються у передбачених випадках;

• фактична готівка відповідає даним обліку;

• касири працюють із належними правами доступу;

• резервні процедури на випадок технічних несправностей відповідають законодавству.

Фіскальний чек повинен містити обов’язкові реквізити, зокрема найменування підприємця або підприємства, назву та адресу господарської одиниці, податкові реквізити, найменування товару або послуги, кількість, ціну й інші дані, передбачені Положенням № 13. Назва та адреса господарської одиниці мають відповідати документам на приміщення та даним форми № 20-ОПП.

Для підакцизних товарів діють додаткові вимоги до програмування та реквізитів чека, зокрема щодо коду товарної підкатегорії за УКТ ЗЕД, податкових показників і даних марки акцизного податку у випадках, визначених законодавством.

За порушення, передбачені пунктом 1 статті 17 Закону про РРО, з 1 серпня 2025 року застосовуються стандартні фінансові санкції:

• 100% вартості товарів, робіт або послуг, проданих із порушенням, — за перше порушення;

• 150% вартості — за кожне наступне порушення.

Ліцензії та підакцизні товари

Підприємствам, які працюють з алкогольними напоями, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет, пальним, спиртом або іншою продукцією, охопленою спеціальним регулюванням, потрібно перевіряти вимоги Закону України № 3817-IX. Попередній Закон № 481/95-ВР втратив чинність, тому покладатися лише на старі правила не можна.

До фактичної або документальної перевірки перевірте:

• чи надано потрібний вид ліцензії;

• чи відображена ліцензія у відповідному реєстрі;

• чи відповідає фактична діяльність виду ліцензії;

• чи відповідають адреси місць діяльності та зберігання відомостям у реєстрах;

• чи внесені необхідні РРО/ПРРО та господарські об’єкти;

• чи своєчасно внесені регулярні платежі за ліцензію;

• чи відповідають товари вимогам щодо маркування;

• чи є документи про походження, придбання, перевезення та зберігання;

• чи дотримуються спеціальні правила обліку та звітності;

• чи своєчасно подано зміни до ліцензійних відомостей.

Закон № 3817-IX використовує поняття «припинення дії ліцензії». Повний перелік підстав міститься у частині другій статті 46 і залежить від виду діяльності. Однією з прямо передбачених підстав є несплата чергового платежу за ліцензію.

Рішення про припинення дії ліцензії за загальним правилом набирає чинності на другий робочий день після дня його направлення платнику. Таке рішення може бути оскаржене.

Для інших ліцензованих видів господарської діяльності потрібно застосовувати Закон України «Про ліцензування видів господарської діяльності» та спеціальний закон відповідної галузі.

Як надавати документи під час перевірки

Після початку перевірки платник зобов’язаний надати документи, які належать або пов’язані з її предметом. Водночас інспектори не повинні виходити за межі предмета, періоду та законної підстави перевірки.

Рекомендований порядок:

1. отримати письмовий перелік необхідних документів;

2. звірити кожну позицію з предметом і періодом перевірки;

3. підготувати копії;

4. засвідчити їх підписом уповноваженої особи та печаткою, якщо вона використовується;

5. скласти супровідний лист;

6. сформувати опис із назвами, датами, номерами та кількістю аркушів;

7. отримати підтвердження прийняття.

Запит інспектора на отримання засвідчених копій у межах статті 85 Податкового кодексу має бути поданий не пізніше ніж за п’ять робочих днів до закінчення перевірки.

Отримання копій оформлюється описом. Копія опису має бути вручена платнику або його представнику.

Оригінали документів можна надавати для ознайомлення у передбаченому законом порядку, але податковим інспекторам заборонено вилучати оригінали первинних, бухгалтерських, фінансово-господарських та інших документів. Винятки можуть застосовуватися за правилами кримінального процесуального законодавства, а не звичайної податкової перевірки.

Не рекомендується:

• передавати документи без опису;

• віддавати оригінали без законної підстави;

• надавати документи, які не стосуються предмета перевірки, без аналізу вимоги;

• підписувати неповний або неточний опис;

• залишати без відповіді письмові вимоги;

• передавати єдиний примірник важливого документа.

Ненадання документів, які підтверджують задекларовані показники, за загальним правилом може прирівнюватися до їх відсутності під час формування відповідної звітності. Винятки передбачені, зокрема, для випадків вилучення документів правоохоронними або іншими компетентними органами.

Строки зберігання документів

Податковий кодекс установлює мінімальні строки зберігання. Вони залежать від виду документа та категорії платника.

Для самозайнятих осіб та інших документів застосовується відповідна категорія статті 44 Податкового кодексу.

Строки обчислюються за правилами пункту 44.3 Податкового кодексу. Вони можуть продовжуватися на період зупинення перебігу строків давності у передбачених законом випадках. Якщо триває перевірка, адміністративне оскарження або судовий спір, документи, пов’язані з предметом спору, не можна знищувати до остаточного завершення відповідних процедур.

Для захисту бізнесу доцільно зберігати:

• паперовий архів;

• електронні копії документів;

• резервні копії баз обліку;

• резервні копії даних РРО/ПРРО і складського обліку;

• захищені резервні копії поза основним офісом;

• журнал відновлення та перевірки резервних копій.

Резервне копіювання не замінює обов’язковий первинний документ, але знижує ризик втрати доказів і простою бізнесу.

Що робити у разі звичайної втрати або пошкодження документів

Якщо документи втрачені, пошкоджені або достроково знищені не в межах спеціальної процедури підпункту 69.28, застосовується пункт 44.5 Податкового кодексу.

Платник повинен:

1. у п’ятиденний строк із дня події письмово повідомити орган ДПС;

2. надати належно оформлені документи, що підтверджують обставини події;

3. відновити документи протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до ДПС.

До доказів можуть належати документи поліції, ДСНС, комісійні акти, документи про аварію, пошкодження приміщення, кібератаку або іншу подію — залежно від фактичних обставин.

Сам факт втрати не означає автоматичного звільнення від перевірки чи податкової відповідальності. Потрібно виконати процедуру повідомлення та вжити реальних заходів для відновлення документів.

Основні фінансові ризики

Штраф за пунктом 121.1 Податкового кодексу становить 1020 грн, а за повторне аналогічне порушення протягом року — 2040 грн.

Для окремих ФОП — платників єдиного податку першої та другої груп, а також третьої групи без ПДВ — пункт 121.1 передбачає виняток щодо штрафу саме за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів або послуг. Це не скасовує інших облікових, товарних, РРО чи документальних обов’язків.

Єдиного універсального відсотка штрафу за всі податкові донарахування не існує. Розмір залежить від конкретної статті Податкового кодексу, виду податку, характеру порушення, повторності, вини та інших законодавчих умов.

Як поводитися під час перевірки

1. Призначте відповідального

Визначте особу, яка:

• зустрічає інспекторів;

• перевіряє документи;

• повідомляє керівника та юриста;

• веде журнал подій;

• координує передачу документів.

Працівники не повинні самостійно надавати документи або пояснення від імені підприємства без визначених повноважень.

2. Перевірте підставу і документи

Звірте:

• вид перевірки;

• статтю та підпункт Податкового кодексу;

• предмет;

• період;

• адресу;

• дату початку;

• тривалість;

• прізвища інспекторів.

3. Зафіксуйте початок перевірки

Запишіть:

• дату і точний час;

• перелік інспекторів;

• реквізити направлень;

• реквізити наказу;

• зауваження до документів;

• осіб, присутніх від підприємства.

4. Не розширюйте предмет перевірки усними домовленостями

Усі запити на документи бажано отримувати письмово. Якщо інспектор просить документи, не пов’язані з предметом, попросіть зазначити правову підставу і зв’язок із перевіркою.

5. Передавайте документи контрольовано

Передавайте копії:

• за супровідним листом;

• за описом;

• із позначенням кількості аркушів;

• із підтвердженням прийняття.

6. Не приховуйте і не знищуйте інформацію

Після отримання наказу, запиту або початку перевірки не можна видаляти електронні дані, змінювати облік чи знищувати документи. Законні виправлення мають бути прозорими та належно оформленими.

7. Надавайте виважені пояснення

Усні відповіді не повинні ґрунтуватися на припущеннях. Якщо для відповіді потрібно перевірити облік або документи, доцільно повідомити, що інформація буде надана після перевірки даних.

8. Фіксуйте порушення процедури

Занотовуйте:

• вихід за межі предмета;

• вимоги без правової підстави;

• відмову приймати документи;

• порушення строків;

• неправильні дані у направленні або наказі;

• інші процедурні порушення.

9. Читайте всі документи перед підписанням

Не залишайте порожніх місць. Перевіряйте кількість сторінок і додатків. У разі незгоди зазначайте це письмово.

10. Зберігайте повний комплект матеріалів

До справи перевірки потрібно включити:

• наказ;

• направлення;

• повідомлення;

• запити;

• відповіді;

• описи переданих документів;

• акти;

• довідки;

• заперечення;

• повідомлення про розгляд;

• податкові повідомлення-рішення;

• докази відправлення та отримання.

Акт перевірки, заперечення та податкове повідомлення-рішення

Акт перевірки не є остаточним рішенням про сплату податку. У ньому викладаються встановлені інспекторами обставини та висновки. Грошове зобов’язання або штраф за результатами перевірки визначається податковим повідомленням-рішенням.

Якщо підприємець не погоджується з актом, він має право подати:

• заперечення;

• додаткові документи;

• письмові пояснення;

• докази пом’якшуючих обставин;

• докази відсутності вини або підстав для відповідальності.

Загальний строк подання заперечень — 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта. Для окремих спеціальних перевірок Податковий кодекс може встановлювати інший строк.

У запереченнях доцільно окремо викласти:

1. процедурні порушення;

2. помилки у фактичних обставинах;

3. неправильне застосування норм права;

4. неправильні розрахунки;

5. документи, які не були враховані;

6. власний розрахунок;

7. прохання скасувати або змінити висновки.

ДПС повідомляє платника про місце і час розгляду матеріалів. Таке повідомлення надсилається протягом двох робочих днів після отримання заперечень, але не пізніше ніж за чотири робочі дні до розгляду. Закон передбачає можливість участі в режимі відеоконференції.

Якщо заперечення не подані, податкове повідомлення-рішення за загальним правилом приймається протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем вручення акта. Якщо подані заперечення, рішення приймається за спеціальною процедурою після їх розгляду, зокрема протягом п’яти робочих днів після відповідного висновку комісії.

Відмова підписати акт не скасовує його. Часто доцільніше отримати примірник акта та зазначити, що з висновками платник не погоджується і подасть заперечення у встановлений строк.

Адміністративне та судове оскарження

Податкове повідомлення-рішення або інше рішення ДПС можна оскаржити:

• в адміністративному порядку — до контролюючого органу вищого рівня;

• у судовому порядку.

Скарга до ДПС подається протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання рішення. До неї можна додати документи, розрахунки та інші докази.

Своєчасне адміністративне оскарження зупиняє виконання оскаржуваного грошового зобов’язання на період розгляду скарги. До завершення адміністративного оскарження відповідна сума не вважається узгодженою.

У скарзі необхідно розділяти:

• порушення процедури призначення перевірки;

• порушення порядку допуску та проведення;

• вихід за межі предмета;

• неправильну оцінку документів;

• неправильне застосування норм права;

• помилки у розрахунках;

• відсутність підстав для штрафу.

Строк звернення до адміністративного суду залежить від способу попереднього оскарження та характеру вимог. Його потрібно визначати окремо за Податковим кодексом і Кодексом адміністративного судочинства України, не відкладаючи підготовку позову.

Практика Верховного Суду

У постанові від 21 лютого 2020 року у справі № 826/17123/18 Верховний Суд сформував важливий для бізнесу підхід: навіть якщо платник допустив інспекторів до перевірки, це не позбавляє його права під час оскарження податкового повідомлення-рішення посилатися на порушення порядку призначення або проведення перевірки. Суди мають оцінювати такі процедурні доводи до переходу до перевірки податкових донарахувань по суті.

Це не означає, що будь-яке формальне порушення автоматично скасовує результати перевірки. Потрібно довести конкретне порушення та його юридичне значення.

Податкова перевірка не є обшуком

Податкову перевірку не можна ототожнювати з обшуком у кримінальному провадженні.

Під час звичайної податкової перевірки інспектори діють за Податковим кодексом. Вони не проводять обшук і не мають права вилучати оригінали бухгалтерських та первинних документів, крім випадків, які здійснюються за правилами кримінального процесу.

Обшук проводиться за Кримінальним процесуальним кодексом. За загальним правилом проникнення до житла чи іншого володіння та проведення обшуку потребує судового рішення. Стаття 233 КПК передбачає окремі невідкладні винятки. Порядок виконання ухвали про обшук визначає стаття 236.

У разі обшуку підприємству необхідно:

1. негайно повідомити адвоката;

2. перевірити ухвалу, адресу, строк її дії та межі дозволеного обшуку;

3. вимагати допуск адвоката;

4. не чинити фізичного опору;

5. контролювати опис вилученого майна;

6. фіксувати серійні номери техніки;

7. зазначати заперечення у протоколі;

8. отримати належні копії процесуальних документів.

Для захисту активів і безперервності роботи підприємству варто заздалегідь мати захищені резервні копії даних, облік обладнання із серійними номерами, план аварійного відновлення та визначені контакти адвоката й відповідальних керівників.

Підсумковий чекліст готовності бізнесу

Перед перевіркою переконайтеся, що:

• підприємство або ФОП перевірили в чинному плані-графіку ДПС;

• податкова адреса та реквізити актуальні;

• усі податкові декларації подані;

• дані звітності відповідають бухгалтерському обліку;

• первинні документи формують повний ланцюг операцій;

• документи зберігаються протягом установлених строків;

• договори, накладні, акти та платежі узгоджуються;

• походження і рух товарів підтверджені;

• складські залишки відповідають обліку;

• приміщення оформлені належними договорами;

• форму № 20-ОПП подано щодо всіх необхідних об’єктів;

• адреси у формі № 20-ОПП, РРО/ПРРО, ліцензіях і договорах збігаються;

• РРО/ПРРО зареєстровані та працюють правильно;

• фіскальні чеки містять усі обов’язкові реквізити;

• працівники оформлені до фактичного допуску до роботи;

• ліцензії чинні, платежі внесені, а відомості актуальні;

• документи щодо підакцизних товарів і маркування відповідають закону;

• призначено відповідального за взаємодію з ДПС;

• документи передаються лише за описом;

• резервні копії облікових даних перевірені;

• керівник, бухгалтер, юрист і відповідальні працівники знають порядок дій.

Офіційні джерела

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — статті 20, 42, 44, 56, 75–86, 102, 121; підпункти 69.22, 69.28, 69.35¹ підрозділу 10 розділу XX.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

2. План-графік проведення документальних планових перевірок платників податків на 2026 рік, Державна податкова служба України.
   https://tax.gov.ua/diyalnist-/plani-ta-zviti-roboti-/1024987.html

3. Наказ Міністерства фінансів України від 02.06.2015 № 524 «Про затвердження Порядку формування плану-графіка проведення документальних планових перевірок платників податків».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-15

4. Наказ Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 № 376 «Про затвердження Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0380-25

5. Закон України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» — статті 3, 9, 10, 17.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

6. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…» — розділи I–II Положення.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16

7. Наказ Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів» — розділ VIII, форма № 20-ОПП.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11

8. Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII — статті 24, 265.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08

9. Постанова Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника…».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF

10. Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини та рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» — ліцензування, облік і контроль; стаття 46.
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20

11. Закон України від 02.03.2015 № 222-VIII «Про ліцензування видів господарської діяльності».
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/222-19

12. Кримінальний процесуальний кодекс України від 13.04.2012 № 4651-VI — статті 168, 233–236.
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4651-17

13. Постанова Верховного Суду від 21.02.2020 у справі № 826/17123/18.
    https://supreme.court.gov.ua/supreme/pro_sud/rishennya_sud_palat/palata_9901_25669_19