5 вагомих причин автоматизувати складський облік

Багато керівників торгових компаній час від часу задаються питанням, чи потрібно вводити автоматизацію складського обліку за прикладом інших компаній, або краще вести облік як і раніше, в спеціальному журналі або в комп'ютері. І, як правило, автоматизація бере верх.

Навіщо бізнесу автоматизація

Основні причини, які спонукали бізнес-структури до перегляду раніше встановлених процесів зберігання інформації та переходу до сучасних методів.

1. Людський фактор - один з важливих показників. Оскільки склад - це одна з основних складових, де один співробітник займається прийманням і видачею товару, володіє інформацією про кількість, резерви та терміни зберігання. Такий співробітник цінний, оскільки він - незамінний. Але навіть досвідченому і грамотному співробітнику буває важко зберігати в голові такий великий обсяг інформації. Оскільки мова йде не про один десятці позицій, а в сотні разів більше, без системи автоматизованого обліку вести чіткий контроль не представляється можливим.
Правдивість складської інформації багато в чому залежить від особистісних якостей працівників, від їх рівня відповідальності, вміння вести контроль обороту товару. Якщо ж працівник не уважний і не компетентний, підприємство може зазнавати збитків. Тому головне завдання керівника - не допустити руйнування.
Зміна кадрів може тільки ускладнити ситуацію. Кращим і правильним рішенням буде створити автоматизацію складського обліку на підприємстві, за допомогою якої всі перераховані вище негативні фактори зведуться до нуля, і це допоможе розв'язувати питання, пов'язані зі складською роботою.

2. Ведення документації - друга причина, яка спонукає керівника до впровадження на своєму підприємстві автоматизованої системи. Чи не багато співробітників здатні чітко, правильно і швидко оформляти потрібні види документів.
Автоматизація процесу складського обліку потребує спеціальні ваги для ведення торгівлі, штрих-кодові сканери, що допомагає протягом декількох секунд вести приймання і відпуск товару та відзначати це все в спеціальній базі даних, де міститься повний перелік назв товарних позицій. Далі видруковувати потрібні акти, які не змушуючи чекати ні клієнтів, ні постачальників.
Досить важливий етап роботи - інвентаризація - за допомогою спеціальної програми автоматизації обліку складу перестає бути складною і вимагає багато часу - тепер її можна робити не один раз в пів року, а хоч щодня. Всі відомості, акти по інвентаризації, а також інші важливі складські документи за допомогою програми дуже просто обробляються будь-яким співробітником компанії.

3. Оптимізація єдиного простору - автоматизація обліку складського приміщення в будь-якому магазині це не тільки занесення назв всіх товарних позицій в спеціальну базу даних, а також ведення реорганізації всього складу. Як часто буває, все склади рано чи пізно переходять на зберігання товарів по адресній системі.
Говорячи про різновиди системи адресного зберігання, можна виділити приймання товару, зберігання, комплектація та відпуск. Всі категорії мають свою назву: оперативна, резервна, великогабаритна і нестандартна, повернення товарів та інші. У кожному відділі встановлюють спеціальне обладнання - полки, стійки, антресолі. Після цього всі основні місця зберігання поділяють на осередки, яким присвоюють номер. Таким способом формується адреса осередків, який надалі вводиться в автоматизовану систему.
За допомогою автоматизації обліку складу будь-якого співробітника, навіть не має спеціальної освіти, не складе особливих труднощів знайти потрібний товар навіть у великому складському приміщенні, тобто продуктивність праці істотно зросте. Крім цього, працівник складу буде чітко бачити, якого товару у нього в надлишку, а якого не вистачає і треба замовити. При такій роботі можливість втрати товару зводиться до мінімуму.

4. Система єдиного обліку. Перед установкою спеціалізованої складської програми потрібно продумати питання впровадження облікової системи, яка буде основним складовим ланкою програми, яка охоплює роботу всієї фірми. Автоматизована документація може бути у вільному доступі для працівників інших відділів, а також для керівника, щоб бачити нинішній стан справ і вести контроль роботи. Автоматизація складського обліку буде більш актуальною, коли у фірми є два і більше складських приміщення для обслуговування декількох торгових підприємств, особливо якщо вони розташовані далеко один від одного. При веденні дійсно якісного обліку товарообігу керівник підприємства просто не зможе обійтися без автоматизованої облікової програми. Підприємства з більшим товарообігом мають можливість вводити свої власні корпоративні системи обліку, які розроблені спеціально під дане підприємство. Своєю чергою, іншим бізнес-структурам краще вибрати готове рішення, яке надає широкий спектр спеціальних можливостей ведення обліку в різних режимах.

5. Контроль за роботою складу. За допомогою автоматизованої програми обліку керівнику трапляється нагода особисто контролювати роботу підприємства. Можна не вимагати звітності від співробітників складу, оскільки за допомогою програми можна побачити всю необхідну інформацію. Також це допоможе уникнути крадіжок, недоліків. Ведення всієї документації буде повністю автоматизованим.
Тепер директору підприємства не потрібно чекати звітів від відділу бухгалтерії - всю потрібну інформацію можна побачити в реальному часі та за період, що цікавить. Також за допомогою системи можна проаналізувати дані роботи відразу декількох складів.

Якщо перед вами як і раніше стоїть питання автоматизації процесу складського обліку, рекомендуємо вивчити всі можливості програми Торгсофт