Еквайринг у роздрібній торгівлі: підключення, вимоги для ФОП та облік

Еквайринг — це сервіс, який дозволяє бізнесу приймати оплату банківськими картками та іншими безготівковими способами (через POS-термінал, смартфон або онлайн).

Простими словами: коли клієнт платить карткою, а гроші надходять на рахунок підприємця — це і є еквайринг. Банк або платіжна компанія забезпечує роботу термінала, зв’язок із банком клієнта та зарахування коштів, а бізнес сплачує за це комісію.

Нижче наведено детальну інформацію щодо еквайрингу, його особливостей для ФОП та реалізації обліку в програмному комплексі Торгсофт.

1. Еквайринг: що це, як працює і навіщо потрібен

Головна перевага інтегрованого еквайрингу — це автоматична передача точної суми до сплати з касової програми на банківський термінал. Це виключає помилки ручного введення.

Як це працює у зв'язці з обліковою системою:

1. Касир формує чек у програмі та обирає форму оплати «Безготівкова».

2. Сума автоматично передається на POS-термінал.

3. Клієнт прикладає картку або гаджет.

4. Банк авторизує платіж, і термінал передає сигнал про успішну транзакцію назад у програму.

5. Програма фіксує продаж, закриває чек та друкує фіскальний чек із даними про оплату.

6. Кошти надходять на розрахунковий рахунок підприємця (зазвичай на наступний банківський день) за вирахуванням комісії еквайрингу.

Навіщо потрібен еквайринг:

• Зростання продажів. Клієнти частіше купують, коли не обмежені сумою готівки в гаманці.

• Безпека та менше інкасації. Зменшення обігу готівки знижує ризики помилок касира (неправильна решта), прийому фальшивих купюр та крадіжок.

• Прозорі повернення. Повернення коштів (Refund) відбувається на картку клієнта через термінал із використанням унікального номера транзакції (RRN), що фіксується в системі.

• Мобільність. Існують рішення «Термінал у смартфоні» (наприклад, інтеграція з додатком «Термінал» від ПриватБанку або Tap to Pay), які дозволяють приймати оплати без фізичного POS-термінала, використовуючи лише смартфон із NFC.

2.  Еквайринг для ФОП: вимоги законодавства

Для фізичних осіб-підприємців (ФОП) використання еквайрингу регулюється законодавством та має певні особливості.

Терміни обов’язкового введення:

• З 1 січня 2025 року: наявність POS-терміналів є обов’язковою для торгівлі у населених пунктах з населенням менше ніж 5 тис. осіб.

• З 1 січня 2026 року: всі ФОП, які використовують РРО/ПРРО, зобов'язані забезпечити можливість безготівкового розрахунку, незалежно від кількості населення.

• Виняток: ФОП 1 групи (які не зобов'язані використовувати РРО) та торговці, що працюють у зоні бойових дій (протягом воєнного стану + 3 місяці після його завершення).

Відповідальність (Штрафи за ст. 163-15 КУпАП): за відмову клієнту в розрахунку карткою або відсутність термінала передбачено адміністративний штраф:

• Від 1700 до 3400 грн — за перше порушення.

• Від 8500 до 17 000 грн — за повторне порушення протягом року.

Мультимерчант (Робота з декількома ФОП). Функція мультимерчант дозволяє використовувати один фізичний термінал для обслуговування декількох ФОП. Торгсофт автоматично перемикає термінал на потрібний мерчант-акаунт залежно від того, чий товар у чеку, або дозволяє касиру обрати отримувача коштів вручну.

3. Облік еквайрингу в Торгсофт

Для автоматизації цього процесу в Торгсофт використовується додаткова опція «Підключення банківського термінала». Зверніть увагу, що ця опція часто купується за передплатою на рік.

Налаштування обліку:

1. Протоколи: Торгсофт підтримує роботу з терміналами за протоколами BPOS, PosApi, WebSocket/JSON, SSI, InpasEcrCom. Необхідно уточнити у банку, чи підтримує ваш термінал один із цих протоколів.

2. Фінансовий облік комісії. У налаштуваннях розрахункового рахунку встановлюється % комісії еквайрингу. При кожному продажу програма автоматично розраховує суму, яку банк утримає як винагороду, та відносить її на статтю витрат «Еквайринг». Це дозволяє бачити реальний чистий прибуток.

3. Комісія банку. У налаштуваннях розрахункового рахунку (Налаштування - Торговельна мережа - Розрахунковий рахунок) можна вказати % еквайрингу та суму еквайрингу. Це дозволяє програмі автоматично розраховувати витрати на послуги банку при кожній транзакції.

4. Банківські виписки. При завантаженні виписок (наприклад, через інтеграцію з Приват24 або Monobank), програма може автоматично створювати фінансовий документ на суму комісії еквайрингу, якщо активовано налаштування «Враховувати еквайринг під час створення оплати».

Відображення у чеку (пРРО). Якщо ви використовуєте програмний РРО (пРРО) разом з терміналом та додатковою опцією Підключення банківського термінала, Торгсофт автоматично передає дані про термінал (ідентифікатор пристрою, платіжну систему, код авторизації, RRN) у фіскальний чек. Це є обов'язковою вимогою законодавства для ідентифікації платежу. Для цього в налаштуваннях пРРО необхідно увімкнути опцію «Передавати інформацію про оплату банківським оператором».

Як це виглядає у звітах: кошти, отримані через термінал, потрапляють не в «Касу» (готівка), а на віртуальний «Розрахунковий рахунок» в програмі. У звітах (наприклад, «Торговий звіт» або «Аналіз періоду») ви будете бачити окремо суми продажів за готівку та суми безготівкових надходжень.