Торгові звіти в бізнесі: для чого потрібні та як ними користуватися

Підприємці використовують звіти для контролю витрат, проходження різних перевірок, а також для аналізу торговельних процесів та розвитку бізнесу. Адже створити успішний бізнес і розвивати його можна тільки застосовуючи якісну аналітику.

Аналітика продажів 一 це збір і обробка даних для прийняття управлінських рішень, направлених на розвиток і підвищення прибутковості бізнесу.

Підприємці створюють і аналізують звіти, щоб зробити висновки:

• як витрачається і чи збільшується капітал бізнесу,
• чи надходження підприємства не перевищують ліміти,
• чи правильна кількість коштів у касах і на розрахункових рахунках,
• яка точка продажу прибутковіша,
• які дні можна робити вихідними,
• який асортимент вигідніший,
• наскільки дієві знижки, бонусні картки, реклама,
• чи ефективно працює персонал,
• чи релевантна ціна на товар та ін.

На основі цих даних бізнесмени приймають управлінські рішення щодо асортименту товару, формування цін і планування знижок, керування персоналом, режиму роботи магазину тощо.

Як збирати дані й проводити аналіз в бізнесі?

Зібрати дані для аналізу допомагає програма обліку Торгсофт. Вона формує різні види звітів для різностороннього аналізу бізнес-процесів. Щоб програма згенерувала потрібний звіт, достатньо в головному меню «Звіт» обрати тип звіту й період, за який бажаєте його переглянути.

Контроль руху коштів і стану капіталу за допомогою звітів

Звіти для управлінців, власників бізнесу, керівників, менеджерів

Підприємцям потрібно контролювати всі робочі процеси в бізнесі, а також рух коштів і приймати управлінські рішення. В програмі обліку Торгсофт є спеціальні звіти, які допомагають підприємцям перевіряти кошти в касі, готівкові та безготівкові надходження й витрати підприємства, спостерігати розвиток капіталу, вкладеного в бізнес, динамічно реагувати й приймати рішення для процвітання власної справи.

Валові доходи за період

Звіт «Валові доходи за період» — це спеціальний звіт в програмі Торгсофт, який допомагає власникам контролювати, чи не виходить підприємство за межі його поточної групи оподаткування.

Буває так, що підприємець отримав заробіток нижче допустимого, а податкова повідомляє про перевищення ліміту. Найчастіша причина — неправильні розрахунки надходжень.

Щоб не перевищувати граничну межу заробітку і не переходити на загальну систему оподаткування формуйте звіт «Валові доходи за період» і контролюйте надходження коштів на підприємство правильно. Цей звіт показує, яка сума надійшла ФОПу за обраний період без урахування повернень:

Сформувати звіт «Валові доходи за період» можна в меню «Звіт» — «Валові доходи за період» — у вікні «Вибір умов для звіту за валовими доходами» в стовпчиках «Центри обліку», «Каси», «Розрахункові рахунки» проставте «галочки» по об'єктах, що вас цікавлять для звітності — натисніть кнопку «Вибрати»

✔️ Щоб прибрати одночасно всі «галочки» з форми — натисніть «Очистити», відмітьте наново потрібні об'єкти — натисніть «Вибрати».

✔️ Щоб проставити всі галочки одночасно — натисніть «Обрати все» — «Вибрати».

Даний звіт ФОПи також можуть використовувати при здачі обов'язкового щоквартального звіту в податкову інспекцію України:

Узагальнений звіт за день

Для уникнення непорозумінь та контролю доходу магазину, виручку по касі треба перевіряти щодня. Для цього існує «Узагальнений звіт за день»:

Він показує скільки коштів було на початку дня в касі й скільки повинно бути на цю мить, залишається перевірити чи є ця сума в касі магазину.

У звіті також відображається кількість операцій по касі й рух коштів: на яку суму були реалізації готівкою й безготівково, повернення, інші надходження й витрати, інкасація. Керівники й менеджери використовують цей звіт, щоб швидко побачити загальну картину по роботі даної каси й звірити чи правильна кількість коштів наразі є в касі. Продавці також можуть користуватися цим звітом, щоб перевірити кошти в касі й уникнути непорозумінь.

По даному звіту можна також:
✔️ проаналізувати, який спосіб люди частіше обирають для оплати — готівку чи безготівковий варіант,
✔️ помітити, на якій касі багато повернень,
✔️ порівнявши звіти різних кас, можна побачити, яка каса працює активніше.

Формують такий звіт в меню «Звіт» — «Узагальнений звіт за день».
У звіті відображається інформація про продажі починаючи з першої фінансової події за обраний касовий день. Щоб кожен касовий день закривався й наступний відкривався автоматично, в програмі потрібно налаштувати «Закриття касового дня обов'язково».

Витяг за період

Більшість бізнесів мають окрім кас також розрахункові рахунки. Щоб контролювати рух коштів по всіх касах і рахунках одночасно, в програмі Торгсофт можна швидко переглянути «Витяг за період» по кожному з них. В ньому компактно й чітко відображається весь рух коштів за обраний період і сума коштів на цю мить.

У «Витяг за період» можна переглянути, скільки коштів було на початок обраного періоду, які кошти ще надходили, коли і які були витрати, скільки коштів повинно бути зараз в касах та на розрахункових рахунках. Внизу форми виводиться загальна сума витрат і надходжень по обраній касі чи розрахунковому рахунку за звітний період.

Також по «Витягу за період» підприємці звіряють коли і які банківські й фінансові операції були проведені через програму обліку.

Такий витяг дає загальну картину по роботі каси, чи активності розрахункового рахунку.

Власник може побачити:
✔️ як змінюються надходження коштів у бізнес з даної каси чи рахунку з кожним днем,
✔️ в які дні більші надходження, в які — витрати, проаналізувати що на це впливає,
✔️ порівняти вхідний залишок на початок звітного періоду й вихідний залишок на кінець періоду й побачити як змінилась сума капіталу по даній точці продажу за обраний період.

Звіт переглядають в меню «Звіт» — «Витяг за період». У фільтрах програми вкажіть період звітності, центр обліку, номер каси чи розрахунковий рахунок для формування звіту. Також витяг можна роздрукувати кнопкою «Друк».

Звіт за касою за день

Більш деталізовано переглянути ситуацію по надходженнях і витратах можна у «Звіті за касою за день». В ньому виводиться інформація хто що купив, на яку суму, в який спосіб вніс оплату, окремо відображаються надходження по безготівковому рахунку.

Даний звіт показує не тільки продажі, повернення, інкасацію, а й увесь рух коштів, в тому числі між касами й рахунками.

Щоб сформувати цей звіт, зайдіть в меню «Звіт» — «Звіт по касі за день» — вкажіть у вікні потрібну дату — виберіть касу, для якої бажаєте створити звіт — натисніть «Переглянути».

За поточну дату можна швидко переглянути цей звіт з форми «Реалізація» — для цього натисніть в меню «Реалізація» кнопку «Звіт по касі за день».

«Звіті за касою за день» показує всі надходження в каси та на розрахункові рахунки за обраний день. З нього можна дізнатися:

• Який клієнт що купив і на яку суму.
• Чи всі кошти є в касі й на розрахункових рахунках. — Звіряють скільки коштів повинно бути в касі відповідно до здійснених продажів і скільки є фактично.
• Коли потрібно відкривати більше кас. — Порівняти кількість клієнтів у звітах за різні дні та відкрити у ці дні більше кас з більшою кількістю продавців і консультантів.
• Яка команда продавців ефективніша. — Якщо в магазині в різні дні працюють різні продавці, то по денних звітах можна порівняти у яких продавців клієнти купують більше й прийняти управлінські рішення: преміювати кращих працівників, провести тренінг для решти, вияснити причину гіршої продуктивності й по можливості усунути її.
• Звіт також допомагає вдало планувати закупки, акції, скидки, розпродажі. — Для цього переглядають, які товари продаються найкраще, виявляють «локомотиви продажів» й забезпечують наявність цих товарів на полицях магазину. Також можна залучати дані товари до Акцій на зразок 1+1, формувати акційні й подарункові комплекти.

Як контролювати зміни всього капіталу підприємства за обраний період?

Контролювати рух коштів по всіх касах та всіх рахунках одночасно можна в режимі «Оплата» — «Фінансовий документ». У вкладці «Каса» можна переглянути надходження й витрати по всіх касах одночасно:

А в «Розрахунковий рахунок» — по всіх розрахункових рахунках одночасно.

Підсумувавши ці дані можна зробити висновки, як змінився загальний капітал підприємства за обраний період.

Звіт за валютними продажами

Цей звіт розроблений для українських підприємців, які займаються експортом та імпортом товарів, — щоб бізнесмени контролювали свій прибуток, враховуючи зміни курсу валют.

Для імпортерів. Як контролювати націнку на товар, заробіток, стан капіталу, якщо закупка — в іноземній валюті, продаж — в національній, а курс валют постійно змінюється?

Всі товари на території України потрібно продавати в національній валюті, тобто в гривні, але коли товар імпортують з іншої країни, то його собівартість в гривні залежить від поточного курсу валют. Якщо курс, наприклад євро, сильно зростає, то може виникнути ситуація, коли в гривні заробіток є, а в євро відсутній, або ж взагалі зайшли в мінус.

В програмі Торгсофт можна підв'язати вартість товару до курсу валют. Також, з активованою опцією «Багатовалютні продажі», можна формувати «Звіт за валютними продажами»:

У звіті БН — безготівковий рахунок, КАС — готівковий рахунок, тобто гроші, напряму оплачені в касу.

Звіт показує оплати за товар в національній валюті й в іноземній одночасно. Внизу звіту виводиться загальна кількість валюти по виторгу за обраний період.

По такому звіту можна перевірити:
✅ чи виручка у валюті відповідає очікуванням,
✅ чи всі вкладені в закупку кошти вдалося вилучити у валюті та чи достатньо їх, щоб здійснити повторну закупку даного товару,
✅ який реальний прибуток від продажу даного товару в закупівельній валюті,
✅ чи нема маніпуляцій з валютними обмінами в продавців — графа «Курс валют»,
✅ контролювати, чи з встановленою націнкою у гривнях є достатній прибуток, враховуючи зміну курсу валют — не допустити, щоб ціна товару стала нерентабельною та нижче закупівельної.

Щоб реалізувати контроль цін в програмі обліку Торгсофт можна переглянути закупівельну ціну товару одразу в гривні та іншій обраній валюті. Для цього зайдіть в меню «Склад» — «Розрахунок роздрібних і оптових цін за націнкою і курсом». Оберіть потрібну «Валюту» і «Спосіб розрахунку ціни», а також «Спосіб зміни ціни» (миттєво чи акт переоцінки) — програма виведе на екран монітора нові розраховані ціни відповідно до зміни курсу валют і закупівельні ціни:

Перегляньте інформацію:

• Порівняйте поточну відпускну ціну товару зі стовпчика «Поточна роздрібна ціна» із закупівельною ціною з «Ціна в національній валюті» — чи достатній заробіток, чи ціна на продаж не нижче закупівельної.
• Перегляньте розраховані програмою нові ціни на продаж з урахуванням зміни курсу валют, проаналізуйте наскільки вони змінилися та прийміть рішення чи залишати старі ціни, чи змінювати на нові.

Для експортерів. Як розрахувати дохід від експорту товарів і послуг в іноземній і національній валюті?

Підприємці, які продають свої товари за кордон, отримують оплати в валюті, тож їм зручно формувати звіт одночасно у валюті країни для експорту, і в гривні — для розуміння заробітку компанії в національній валюті.

Щоб створити звіт зайдіть в меню «Звіт» — «Звіт за валютними продажами» — оберіть період, за який бажаєте переглянути звіт — оберіть потрібний центр обліку — вкажіть валюту. Також у звіті можна вказати конкретну Форму оплати, яка вас цікавить (готівковий або безготівковий розрахунок), касу чи розрахунковий рахунок.
Торгсофт сформує звіт:

Як підвищити прибуток бізнесу аналізуючи звіти і які звіти для цього потрібні

Прибутковість бізнесу й окремо кожної точки продажу. Звіт за підсумками за період

Контролювати реальну прибутковість бізнесу вкрай важливо. В загальному все здається просто — якщо виторг перевищує витрати, значить бізнес працює правильно. Але якщо у власника більше однієї точки продажу, то неприбутковість однієї точки може перекриватися успіхом іншої й бути не поміченою. Чим більше центрів обліку, тим більш актуальним є аналіз кожної з них і порівняння. Щоб контролювати хід справ кожної точки продажу окремо та їх вплив на загальний прибуток існує «Торговий звіт по центрах обліку».

«Звіт за підсумками за період по центрах обліку» показує по кожній точці продажу — на яку суму продали товару, яка була його закупівельна вартість, які витрати понесло підприємство по кожній точці продажу за даний період і який в результаті прибуток отримало.

У звіті:
Виторг — це сума грошей, яку покупці заплатили за покупки.
Прибуток = Виторг — Витрати.
Витрати — це кошти, витрачені на центр обліку за даний період: орендна плата за приміщення, витрати по зарплаті, ремонтні роботи та ін.

По даному звіту можна побачити, яка точка продажу приносить дохід, а яка збиткова. Якщо виявлені неприбуткові точки продажу, потрібно вияснити причину такої ситуації та усунути її, наприклад скоротити витрати, підкоригувати асортимент, збільшити чи змінити персонал.

Щоб переглянути даний звіт, зайдіть в меню «Звіт» — «Звіт за підсумками за період». У формі, що відкрилася, в полі «Період аналізу» встановіть період, за який ви бажаєте переглянути звіт — на екрані автоматично з'явиться звіт про рух грошей по всіх магазинах (центрах обліку) вашої торгової мережі. Звіт можна роздрукувати при потребі, натиснувши кнопку «Друк».

Якщо звіт показує, що певна точка продажу неприбуткова, або збиткова, варто переглянути «Торговий звіт» по днях — в меню «Звіт» — «Торговий звіт» — вкажіть в полі «Період аналізу» потрібні дати — відкриється Торговий звіт по днях по всіх центрах обліку вашої мережі:

Проаналізувавши такий звіт можна:
✔️ Як розвивається бізнес в короткотривалому періоді та в довгостроковому, — чи збільшується прибуток по днях.
✔️ Виявити, коли саме точка продажу зайшла в мінус і чому. — Можливо товар продали дешевше, ніж закупівельна ціна — порівняйте в таблиці «Виторг» і «Вартість» по приходу; можливо виторг був хороший, але витрати по центру обліку надто високі — перевірте у звіті коли саме були витрати і на що.
✔️ Як різні управлінські рішення впливають на хід справ у магазині та обрати найефективніші. — Якщо в декількох центрах обліку запроваджений різний підхід до управління, то по «Товарному звіту» по днях можна помітити як це вплинуло на який центр обліку і зрозуміти, які з управлінських рішень посприяли збільшенню прибутку й відповідно поширити їх на інші точки продажу. Наприклад, можна зробити різний дизайн в різних точках продажу, музику, знижки, дисконтні картки та інші способи підвищити продажі. Також, в різних центрах обліку можна тестувати різні механізми контролю, керування персоналом і мотивування, визначати найефективніший і розповсюджувати його на решту магазинів мережі.
✔️ Обрати вихідним день для магазину. — Для вихідного дня обирають найменш прибутковий день тижня, що легко відстежити по даному звіту.

У звіті є також позначки по кольорах — Вихідний, Хвороба, Невихід. Їх можна використовувати для такого аналізу:
✔️ Порівняти, як вихідний день і їх кількість впливають на прибуток — встановіть в різних ЦО різні вихідні дні й порівняйте їхню прибутковість.
✔️ Перевірити наскільки часто в якому ЦО відсутні працівники (Невихід і Хвороба), як впливає це на прибутковість даних точок продажу і розподілити працівників більш пропорційно по різних центрах обліку так, щоб всі ЦО працювали в потрібні дні.

Товарний звіт можна роздрукувати в форматі HTML або Excel — через пункт меню «Звіт».

Товарний прибуток по днях за період

Звіт «Товарний прибуток по днях» — подібний до попередніх, але дає можливість проаналізувати фінансові надходження бізнесу без витрат:

Що можна дізнатися, проаналізувавши такий звіт?

✔️ Планувати акції та знижки. — Наприклад, відповідно до звітів у певні дні тижня в магазині систематичний спад виторгу. Можна в ці дні робити розпродаж і таким чином стимулювати клієнтів прийти в магазин.

✔️ Ефективність Акції, знижок, розпродажів, реклами. — Чи зросли продажі після акції, наскільки і як це вплинуло на прибуток компанії. — Здається Акцію аналізувати просто і якщо прибуток під час акції зріс, значить вона подіяла. Але на практиці це так не діє. Адже якщо акційна ціна встановлена невірно, або люди втратили інтерес до товару після акції й тепер не бажають купувати по звичайній ціні й відкладають покупку даного товару до наступної акції на нього, то така Акція негативно впливає на прибуток компанії в довгостроковій перспективі.

✔️ Чи вдало підібраний новий товар в асортименті. — Наприклад, в магазин дитячого одягу завезли кріселка та ігрові килимки. Через декілька днів можна зробити «Звіт по днях» — захопити декілька днів до нового завозу і декілька днів після та проаналізувати чи виріс дохід магазину. Якщо так, то варто також переглянути «Звіт по касі за день» — що саме купували клієнти і чи зріс прибуток саме за рахунок продажу нового товару. Поєднавши інформацію з обох звітів можна зрозуміти чи варто підкориговувати асортимент і вкладати кошти в новий товар.

✔️ Які зміни ефективніші. — Звіт по днях дозволяє керувати бізнесом динамічно і швидко приймати управлінські рішення, опираючись на те, які нововведення збільшують виторг магазину.

Щоб збільшити продажі в магазині, бізнесмени експериментують з різними інструментами — впроваджують акції, знижки, рекламу, змінюють та тренують персонал, оснащують магазин спеціальним обладнанням таким як інформаційний термінал, розширюють чи змінюють асортимент, політику цін і обслуговування, створюють цікавий дизайн і декорації в магазині, адже як показує практика, навіть музика може впливати на виторг. Оцінити вплив нововведення допоможе поденний Звіт: одне і те ж нововведення пробують в різні дні в різних точках продажу й перевіряють, як це вплинуло на продажі.

✔️ Коли змінювати сезонний товар. — Це актуально для відділів по продажу сезонних товарів — якщо продажі падають, потрібно переходити на асортимент нового сезону. Якщо ж сезонний товар — лише частина асортименту, то варто також переглянути «Звіт за касою за день» і якщо у звіті серед проданого товару стало менше позицій поточного сезону — час робити сезонний розпродаж і змінювати асортимент на новий.

Окрім самостійного аналізу звітів, підприємець може проводити аналіз діяльності бізнесу в програмі обліку Торгсофт, адже програма може сама здійснювати Аналіз в бізнесі: збирати дані, аналізувати їх і будувати графіки та діаграми.

Більше того, Торгсофт може не тільки аналізувати те, що вже відбулося і надавати звіти, а й робити прогнози для бізнесу на майбутнє, опираючись на зібрані дані за попередні періоди діяльності даного підприємства: