Комплексна автоматизація магазину: навіщо це потрібно?

Управління складом

Сканування штрих-кодів — оприбуткування, продаж, повернення, переміщення, переоблік товарів в програмі обліку.

Контроль залишків. Програма відстежує кількість товарів та сповіщає, якщо потрібного товару недостатньо або забагато на складі.

Ціноутворення. В програмі обліку можна масово змінити ціни на товар, враховуючи коливання попиту або курсу валют.

Інтеграції з інтернет-магазинами та маркетплейсами — обмін даними про товар та замовлення відбувається автоматично, за розкладом.

Обслуговування клієнтів

Швидкість обслуговування. Наявність автоматизації автоматично знижує час очікування в черзі, бо фіксація продажів відбувається миттєво. Клієнти охоче йдуть в той магазин, де непотрібно чекати.

Актуальність та відкритість. Завдяки автоматизації в магазині можна швидко оновити ціни та змінити цінники на товарах. Покупцям легше знайти необхідну інформацію про продукт.

Маркетинг

Персоналізовані рекомендації. Використовуйте дані про покупки постійних клієнтів для надання релевантних пропозицій. Це збільшить продажі. Автоматизація магазину дозволить індивідуально або масово сповіщати клієнтів.

Акції та знижки. В Торгсофт ви можете автоматизувати та налаштувати різноманітні акційні пропозиції, наприклад, класичні знижки без умов, розпродаж старої колекції або «ліквідація складу», знижка на другий товар у чеку, щасливі години, знижки певним категоріям покупців, привілейовані знижки, приведи друга, знижка дня народження, за кількість або від суми покупки, на окремі товари або вид товару, співпраця з іншим магазином, комплектації товарів, акції по дням тижня, два за ціною одного, бонусна програма, подарункові сертифікати тощо.

Аналітика та звітність

Звіти в реальному часі. Автоматизація дає доступ до точного аналізу продажів, прибутковості та попиту, що дозволить приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Фіскальні продажі через пРРО Торгсофт. Програма надсилатиме фіскальні чеки у податкову та електронні чеки клієнтам на e-mail, у вайбер чи смс.

Облік зарплати та управління персоналом

Система обліку зарплати в Торгсофт забезпечує точний облік робочого часу працівників, заповнення графіка роботи, автоматичний облік зарплати.

Мотивація персоналу — налаштування 8 видів грошової мотивації продавців для збільшення продажів: колективна мотивація, премія за індивідуальні продажі, сезонні премії, бонуси за досягнення, підвищений відсоток, прогресивний відсоток, винагорода за продаж певного товару, прив'язка до ціни товару.

Автоматизація магазину допомагає керувати запасами, щоб товар завжди був в наявності, коли він потрібен клієнтам. Це допомагає збільшити продажі та зменшити витрати, оскільки автоматизація магазину допоможе уникати непотрібного накопичення товарів, які погано продаються.

З програмою Торгсофт легко слідкувати за бізнесом і швидко реагувати на запити клієнтів. Це покращує обслуговування. Автоматизація також дає змогу віддати програмі рутинні задачі, тому можна зосередитися на розвитку бізнесу та інших важливих завданнях. Це дає відчуття контролю, спокою і свободи.

Є кілька типів програм для автоматизації магазинів:

1. POS-системи – допомагають управляти продажами прямо біля каси.
2. ERP-системи – використовують для оптимізації запасів товарів у магазині.
3. CRM-системи – сприяють кращому управлінню відносинами з клієнтами.
4. Рішення для електронної комерції – допомагають інтегрувати онлайн та офлайн продажі.

Програма Торгсофт включає всі ці функції і є комплексним рішенням для автоматизації магазинів різних розмірів.

Початкові інвестиції в автоматизацію магазину

Початкові інвестиції на автоматизацію магазину включають витрати на:

• комп'ютер, 
• сканер штрихкодів, 
• принтер для чеків,
• принтер етикеток,
• програму обліку. 

Загальна вартість стартує від 20 000 грн — це орієнтовна вартість автоматизації 1 робочого місця.

Детальніше про ціни та обладнання можна дізнатися на сайті Торгсофт — всі ціни відкриті, без абонплат чи прихованих платежів; або у фахівців з автоматизації Торгсофт.

Додаткові витрати на автоматизацію магазину

На початку впровадження автоматизації з Торгсофт, власнику ліцензії компанія надає 2 години безкоштовної технічної підтримки — цього часу більш ніж достатньо для консультацій про початок ведення обліку, встановлення та налаштування системи, якщо потрібно, щоб це зробили фахівці Торгсофт.

Другорядними витратами автоматизації магазину можуть бути придбання додаткових опцій програми, договір сервісного обслуговування, замовлення в банку pos-термінала, індивідуальне навчання персоналу. Проте це все не є обов’язковими елементами автоматизації, і почати вести облік можна без додаткових витрат.

Рентабельність інвестицій в автоматизацію магазину

Інвестування в автоматизацію зекономить час та гроші, якщо цим процесом зайнятись серйозно. Як наслідок — менше людей потрібно для обліку та управління асортиментом, помилок стає менше, що робить дані точнішими. Це допомагає продавати більше і краще керувати запасами, що підвищує прибутки.

Якщо в магазині з середнім місячним доходом 50000 грн автоматизація дозволяє зменшити втрати на 2% (зі стандартних 5% до 3%), то додаткова річна економія становить приблизно 12000 грн. Враховуючи загальну економію та приріст доходів (22000 грн), загальні річні вигоди від автоматизації становлять 34000 грн.

Це означає, що початкові інвестиції у 20000 грн можуть окупитися приблизно за пів року.

Це загальний приклад розрахунку рентабельності інвестицій (ROI). Якщо дохід вищий, а витрати менші, то час окупності автоматизації зменшується до кількох місяців.

1. Оберіть відповідального: чітко визначте, хто буде займатись впровадженням автоматизації в магазині.
2. Завантажте демоверсію Торгсофт на комп’ютер.
3. Ознайомтеся з відеоуроками для початківців.
4. Проконсультуйтеся з фахівцями Торгсофт, якщо вам потрібна порада як саме використовувати програму у вашому виді бізнесу.
5. Придбайте сканер штрихкодів та почніть оприбутковувати товар початковими залишками.
6. Підберіть комплект обладнання. Менеджери Торгсофт допоможуть у цьому.

Складнощі автоматизації та як їх мінімізувати

Найчастіше підприємці стикаються з наступними складнощами:

Опір персоналу, бо люди зазвичай консервативні й не бажають змінювати звичні для них процеси; або не хочуть, щоб їх схеми роботи чи махінації виявили.

Вирішується ця проблема декількома кроками:

• Попередьте про встановлення програми заздалегідь, щоб працівники могли звикнути до цієї ідеї
• Слухайте аргументи “проти”, хто і чому їх висловлює. Проаналізуйте, наскільки об’єктивні доводи.
• Не змінюйте рішення: якщо запланували впровадити облік — зробіть це, щоб працівники не маніпулювали слабкістю рішення і не впливали на наступні дії

Страх невідомого, коли власники бізнесу чи працівники бояться комп'ютерів, мишки, програми, й по суті власної необізнаності чи некомпетентності.

• Організуйте поступове навчання, починаючи з основ комп'ютерної грамотності до спеціалізованих навичок користування програмою за допомогою фахівців Торгсофт. Залиште працівникам контактний номер технічної підтримки Торгсофт.

Первинні витрати на автоматизацію, які без попереднього прорахунку здаються значними.

• В Торгсофт ви можете дізнатись повну суму автоматизації вашого бізнесу, з точністю до гривні. Суму автоматизації ви можете порівняти з середніми витратами в торгівлі через пересорт, псування товару, відсутність контролю працівників, регулярної роботи з клієнтами. Також зверніть увагу на розрахунок окупності, описаний вище. Додайте для порівняння перманентний стрес, думки про необхідність обліку, тиск з боку органів контролю, відповідальність перед клієнтами. Таким чином ви зможете чітко оцінити чи цінність автоматизації дорівнює її вартості.

Для оцінки ефективності автоматизації у вашому магазині з програмою Торгсофт, варто звернути увагу на наступні ключові показники (KPIs):

1. Час обслуговування клієнта. Відстежуйте, чи стало менше часу на обслуговування одного клієнта з впровадженням Торгсофт. Якщо процеси стали швидшими, це добрий знак.
2. Точність запасів. Перевіряйте, чи стали менше помилок у записах про товари. Якщо все відображається точно, автоматизація працює правильно.
3. Продуктивність персоналу. Спостерігайте за змінами у роботі співробітників. Якщо вони стали виконувати більше завдань за той самий час, система дійсно допомагає.
4. Загальна рентабельність продажів. Проаналізуйте, чи стало більше прибутку від проданих товарів порівняно з витратами на їх закупівлю.
5. Кількість повернень і обмінів. Якщо клієнти стали рідше повертати товари або обмінювати їх, це може свідчити про зростання точності при продажах.
6. Коефіцієнт конверсії. Важливо для онлайн-магазинів: якщо більше відвідувачів сайту стають покупцями, значить, автоматизація допомагає збільшити продажі.
7. Задоволеність клієнтів. Регулярні опитування допоможуть з'ясувати, чи покращилося обслуговування після введення автоматизації.

Щоб дізнатися більше про автоматизацію магазину з Торгсофт, ви можете скористатися такими ресурсами:

• Офіційний сайт Торгсофт. На сайті є деталі про продукт, інструкції користувача, блог з корисними статтями та останні новини про програму.
• Вебінари та навчальні курси. Торгсофт регулярно проводить онлайн-заняття, де ви можете навчитися користуватися системою та почути про досвід інших користувачів.
• Підтримка клієнтів. Якщо у вас виникають питання чи потрібна допомога, ви завжди можете звернутися до служби підтримки Торгсофт.

Для консультацій щодо автоматизації вашого бізнесу з допомогою Торгсофт, ви також можете звернутися до консультантів компанії. Вам допоможуть вирішити технічні питання та підказати, як найкраще використати програму для вашого магазину.

Станом на 2024 рік Торгсофт автоматизували понад 23000 торгових точок. На сайті Торгсофт у розділі Компанія → Наші клієнти ви можна знайти приклади автоматизації магазинів, впровадження та використання системи в різних торговельних точках. Список не повний, ми його поступово поповнюємо. Серед прикладів успішної автоматизації може бути й ваш магазин :) Звертайтесь!