Пожирачі часу: на що витрачає ресурси власник магазину

Доволі розповсюджене явище — коли власник невеликого чи середнього магазину виконує одночасно і роль власника, визначаючи стратегічний напрямок розвитку бізнесу, і є оперативним керівником, якому щодня доводиться вирішувати купу питань. Часто це призводить до розпилювання уваги управлінця й погіршення показників бізнесу.

На які завдання направляє свою енергію, час та кошти керівник компанії, та як правильно перерозподілити наявні обов’язки у магазині, щоб всі займалися своєю справою, досягаючи високих результатів роботи?

Чому власник намагається осягнути неосяжне  

Причин може бути безліч. Найпоширеніша — прагнення зекономити кошти на найманих робітниках. І хоч зараз, у воєнних реаліях, це може бути цілком обґрунтоване рішення, все ж виконуючи свою роботу, кваліфікований спеціаліст дозволить власнику зосередитися на більш важливих операційних і управлінських справах.  

Друга причина — страхи й недовіра підприємця. Власник хвилюється, що персонал не сумлінно виконує свої обов'язки, зловживає повноваженнями, краде товар тощо. І щоб заспокоїти себе, він обирає за краще самостійно вести справи, ніж довірити їх незнайомим людям. Такий тип бізнесменів мають хронічну недовіру до світу, яку, буває, важко викорінити.

Третя причина — декотрі управлінці звикли все тримати під контролем особисто, щоб не втратити свою значущість у компанії, зв'язок із бізнесом, та уникнути помилок від працівників, які часто згодом доводиться виправляти йому самому.

Проте, щоб не потонути в океані рутини, щохвилинних дзвінків і повідомлень, а сконцентруватися на глобальних і стратегічних напрямах бізнесу, керівнику треба навчитися делегувати свої обов’язки. Навіть, якщо всередині все бунтує і хочеться увірватися у всі робочі процеси одночасно. Успішність поєднання ролей "власник-директор" залежить насамперед від уміння грамотно й ефективно розпоряджатися своїм та робочим часом.

Що таке делегування

Делегування — це передача завдань керівника підлеглим. Якщо правильно делегувати свої повноваження, можна масштабувати бізнес та виростити цінних фахівців усередині компанії. Якщо не передавати завдання взагалі або робити це неправильно, власник рано чи пізно виявиться перевантаженим — він не матиме часу і сил, щоб займатися розвитком бізнесу.

Проаналізуємо, основні статті витрат часу власника магазину.

Вибір постачальників

Ця робота не є щоденною, але потребує чимало зусиль і часу. Адже від вибору постачальника, від якості товару й умов постачання залежить і прибутковість магазину.

Насамперед потрібно визначитися із такими критеріями вибору постачальників:

• оптимальний за ціною товарний асортимент,

• місцезнаходження постачальників,

• умови співпраці, способи логістики.

Далі ведуться переговори з обраними партнерами з обов'язковою перевіркою необхідних сертифікатів і дозволів на товар. Завершується угода підписання договорів, замовленням пробної партії.

Тож, вибір постачальників — це кропітка робота, яка потребує менеджерських навичок, аналітичного досвіду та уміння відстояти свої умови гри. І таку роботу часто доводиться робити постійно.

Облік торгівлі

Цей етап роботи торговельного бізнесу — найбільш об'ємний та відповідальний. Тут без систематизованого підходу не обійтися, адже автоматизація торгівлі здатна суттєво заощадити гроші та час як керівника, так і його підлеглих. 

Маючи точні дані про рух товару в магазині, власник може провести об'єктивний аналіз і прийняти рішення щодо:

• Вибору постачальників для магазину, формування замовлень та передачі їх в роботу.

• Способів приходу, продажу і повернення товару, терміну зберігання товару на складах, щоб економно використовувати складські та торговельні площі й враховувати зайнятість співробітників.

• Призначення і своєчасного коригування роздрібних цін на товар з урахуванням закладеного прибутку, фінансовий облік.

• Контролю складських запасів з метою мінімізації можливого просідання товару в магазині, і як наслідок - "заморожування" оборотних коштів.

• Контроль касових продажів і боргів, своєчасне переміщення товару зі складу до торгового залу.

• Ведення обліку клієнтів у CRM-системі, своєчасне проведення акцій, розпродажів тощо.

• Формування цінників та етикеток. Контроль за повнотою і вірогідністю інформації, що вказується.

• Проведення чергових і позачергових інвентаризацій.

Найкраще з цими задачами справляється програма обліку Торгсофт. Налаштуванням програми та товарно-фінансовим контролем бізнесу займається спеціальна людина, зазвичай обліковець або адміністратор.  

Робота з персоналом

Власник магазину, як керівник і роботодавець, зобов'язаний контролювати роботу співробітників магазину, насамперед продавців.

Помилки під час приймання товару або отримання грошей на касі, обрахунки, обважування покупців, приховування та привласнення виторгу — ці явища не тільки приносять прямі збитки магазину, а й негативно позначаються на іміджі торгового закладу. А це веде до зниження купівельного потоку.

Детальний розбір кожного виявленого інциденту, вирішення претензій покупців, робота з відгуками — забирають час і сили підприємця.  

Важливий і аналіз звичайної роботи співробітників. Наприклад, на підставі даних про розмір виторгу в різних змінах можна і потрібно ухвалювати рішення щодо заохочення або покарання працівників. З іншого боку, це стане додатковою мотивацією для сумлінних співробітників.

Цей вектор торгівлі є не менш значущим, а тому його варто довірити окремій людині, HR-працівнику, який знає всі тонкощі та психологію трудових відносин.   

Контроль фінансів

Кінцевий показник ефективності будь-якого бізнесу — прибуток. Отриманий виторг може бути разючим, але значна його частина іде на оплату товару, зарплату, податки, комунальні платежі, непередбачені витрати, збитки від можливого псування і списання товару. А ще — на фінансові махінації та крадіжки з боку співробітників і покупців.

Тому ціноутворення з підтриманням необхідного розміру маржі потребує постійної уваги. А якщо товар імпортний, то ще й варто вести облік у кількох валютах, зокрема валютний прайс-лист. 

Зазвичай контроль ціноутворення та встановлення рамок маржинальності товарів — зона відповідальності товарознавця або операційного/фінансового директора магазину. 

Однак якщо в магазині такі посади відсутні, ця частина роботи лягає на плечі власника. Загалом, він і є головною особою в компанії, яка найбільше зацікавлена у фінансових показниках бізнесу. 

Незапланована робота

Крім усього перерахованого вище, власнику магазину доводиться займатися незапланованими або довгостроковими питаннями, які не потребують оперативного рішення.

Серед форс-мажорів можуть бути — помилки у фінансовій звітності, терміновий виклик до податкової, постанова інспекції з благоустрою негайно впорядкувати прилеглу до магазину територію, вихід з ладу торгового обладнання, аварія в системі опалення чи водопостачання в приміщенні магазину. Усе це — знову таки, час і гроші. 

Інші пожирачі часу 

Є й інші розпилювачі уваги, які загалом віднімають сили та час у всіх людей, — месенджери, соцмережі, чати. Прослідкуйте, скільки часу ви просиджуєте у тому чи іншому мобільному додатку? На сучасних смартфонах це легко відстежити. 

Власники бізнесів теж люди, тому їм ця “слабкість” також властива. Хай там що, але час, який у нас безжалісно крадуть соціальні мережі, відео з Youtube чи спілкування у Telegram — можна у рази продуктивніше використати на щось значно важливіше. І тут мова навіть не про бізнес.

Рішення 

Повністю звільнити власника від турбот і клопоту — нереально. Адже бізнес вимагає постійної уваги й контролю з боку підприємця. Але значно вивільнити час на виконання рутини, — просто необхідно.

Рішення — в автоматизації торгівлі. Сучасні засоби автоматизації обліку і продажів дають змогу значно підвищити результати роботи магазину.

Сканери штрих-кодів забезпечать повний контроль за рухом товарів і фінансів, принтери надрукують цінники та етикетки, фіскальні реєстратори, принтери чеків, термінали збору даних прорахують витрати та прибуток, значно скоротять витрати часу на переоблік й інвентаризацію, а сама програма обліку навіть спроможна оцінити професійні якості співробітників.

Із системою автоматизації власнику бізнесу немає потреби "жити в магазині", щоб мати повну інформацію про його роботу. Достатньо зайти в мобільний додаток у смартфоні. 

В Україні повний комплекс послуг з автоматизації підприємств торгівлі пропонує програма обліку Торгсофт. Клієнти компанії мають можливість підібрати оптимальний для свого магазину пакет обладнання та необхідну програму, які забезпечать власнику комфортне і точне ведення бізнесу.