10 функцій Торгсофт, які економлять купу часу підприємця

Програма обліку Торгсофт відома серед українських підприємців своєю гнучкістю та широкими можливостями. Проте багато користувачів щоденно використовують лише базовий функціонал і не здогадуються, що всередині програми приховано справжні скарби продуктивності. 

Ми склали добірку з 10 корисних функцій програми, які допоможуть вам ще більше заощадити час і оптимізувати роботу.

1. Завдання за розкладом

Автоматичне виконання дій, таких як розрахунок собівартості, архівування бази даних або оновлення статусів ТТН — усе це можна налаштувати один раз. Завдання виконуються у вказаний час без участі користувача.

Як налаштувати:

1. Зайдіть у меню Налаштування → Завдання за розкладом.

2. Натисніть Додати.

3. Оберіть тип завдання, наприклад, «Розрахунок собівартості».

4. Вкажіть час запуску та періодичність (наприклад, щодня).

5. Активуйте завдання, увімкнувши перемикач «Завдання активне».

2. Масові розсилки клієнтам

Торгсофт інтегрується з сервісами розсилки повідомлень для клієнтів. 

SMS, email, нагадування про бонуси та акції, привітання з днем народження, статуси замовлень — надсилаються за шаблонами, які можна створити прямо у програмі. Бази клієнтів можна формувати також у Торгсофт. Не потрібно експортувати базу контактів у сторонні сервіси.

Як налаштувати:

1. Активуйте платну функцію «Масова розсилка Viber, SMS та e-mail».

2. Зайдіть у Маркетинг → Масова розсилка.

3. Створіть шаблон повідомлення.

4. Оберіть клієнтів, натисніть «Створити масову розсилку».

5. Оберіть спосіб відправки (SMS, Email, Viber).

3. Швидка інвентаризація за допомогою ТЗД

Переоблік — одна з найменш улюблених процедур у торгівлі. Але Торгсофт підтримує переоблік з мобільного додатку чи з допомогою сканера штрих-кодів, що значно пришвидшує процес. 

Окрім цього, переоблік можна проводити з використанням терміналів збору даних (наприклад, Cipherlab або LECOM). Вони дозволяють значно прискорити переоблік на складі або поза межами магазину, де потрібно сканувати товари на стелажах чи великогабаритні товари.

 Інвентаризація складу — відеоінструкція

4. Колективне оповіщення співробітників

Ця функція дозволяє надсилати повідомлення одразу всім співробітникам у програмі — з можливістю перегляду статусу ознайомлення. Це чудовий спосіб донесення важливої інформації або регламентів роботи у торговельній мережі або компанії.

Як налаштувати:

1. Зайдіть у Налаштування → Параметри → Торгівельна мережа та увімкніть опцію «Колективне оповіщення».

2. Перезапустіть програму.

3. Створіть нове повідомлення через Налаштування → Колективне оповіщення → Додати.

4. Заповніть тему, текст і тип повідомлення.

5. Масове оновлення цін

Замість того, щоб вручну змінювати ціни на сотні товарів, використовуйте функцію масової зміни цін. Можна задати правила: змінити всі ціни на певний відсоток, оновити тільки для конкретного постачальника чи категорії. За кілька хвилин ваш прайс на весь асортимент буде повністю оновлений.

Як налаштувати:

1. Перейдіть у меню Склад → Стан складу.

2. Натисніть Фільтри, щоб обрати групу товарів за постачальником, виробником, видом товару тощо.

3. Виділіть потрібний товар.

4. Натисніть кнопку Умови продажу товару → Змінити відпускну ціну.

5. У вікні Параметри зміни цін на складі оберіть потрібну дію: збільшити, зменшити або Встановити конкретну ціну; вкажіть тип ціни: роздрібна чи оптова.

6. Натисніть Змінити ціну для збереження.

6. Комплектація товарів

При продажу комплектів система автоматично перевіряє наявність усіх складників і навіть може зібрати комплект у момент реалізації. Це економить час на підготовку товару до продажу.

Як працює:

• В режимі Документ → Комплектація створіть шаблон комплекту, що складається з кількох товарів. Режим шаблонів комплектів передбачає попередній опис будь-якого товару, що складається з типових конфігурацій.

• Налаштувати комплекти можна безпосередньо у картці товару, яка відкриється автоматично при створенні комплектів.

• При продажу Торгсофт автоматично перевіряє наявність і списує комплектні позиції зі складу.

7. Інформування клієнтів про нарахування та згоряння бонусів

Торгсофт дозволяє налаштовувати гнучкі дисконтні програми залежно від типу клієнта, обсягу покупок тощо. У програмі можна встановити термін дії бонусів, наприклад, через певну кількість днів після покупки. Це означає, що після цього строку невикористані бонуси автоматично списуються системою без додаткових дій з боку персоналу. 

Не менш важливим є своєчасне інформування клієнтів про нарахування бонусів або про те, що вони скоро згорять. Завдяки функції автоматичних SMS та e-mail розсилок, повідомлення клієнту можуть надсилатися одразу після нарахування бонусів або, наприклад, за 5 днів до їх згорання. 

Це налаштовується після придбання платної опції «Масова розсилка Viber, SMS та e-mail». 

Як налаштувати:

1. Увімкніть у меню Налаштування → Масова розсилка SMS і e-mail.

2. Зайдіть на вкладку «Тип дисконтної картки».

3. Створіть шаблон повідомлення та задайте умови: розклад відправки, текст повідомлення, строк дії бонусів тощо. 

8. Автоматичне формування бухгалтерських звітів

Для багатьох підприємців головний біль — це звіти для податкової. Торгсофт може автоматично генерувати звіти про доходи, витрати, податкове навантаження тощо, і навіть формувати експорт у форматах, які приймають популярні бухгалтерські програми (наприклад, M.E.Doc. чи Арт звіт).

9. Інформування постачальника про замовлення і продажі 

Забули замовити ходовий товар? З Торгсофт це в минулому. Система може автоматично формувати нагадування постачальникам про наступні закупівлі, коли кількість товару на складі знижується до мінімуму. Не потрібно постійно моніторити залишки вручну: ви самі налаштовуєте порогові значення — і програма попередить вас, коли час поповнювати запаси. 

Інша функція «Інформування постачальників про продажі» дозволяє автоматично повідомляти постачальників про реалізацію їх товару. Це особливо зручно для роботи з комітентами, коли ви хочете зберегти прозорість взаєморозрахунків.

Як налаштувати:

1. Активуйте функцію в Налаштування → Параметри → Додаткові функції.

2. Увімкніть перемикач «Відправляти повідомлення комітенту при продажу товару».

3. Оберіть шаблон повідомлення або створіть новий.

10. Автоматичне оновлення статусів ТТН Нової пошти

У Торгсофт можна автоматично оновлювати ТТН статуси замовлень з Нової Пошти. Це дозволяє своєчасне інформувати клієнтів про статус відправки і доставлення товару. 

Як налаштувати?

1. Перейдіть у Налаштування → Завдання за розкладом.

2. Відкрийте вкладку Масове оновлення статусів ТТН поштових сервісів.

3. Створіть нове завдання. Натисніть кнопку Додати.

4. У вікні налаштувань заповніть параметри:

• Тип поштового сервісу: оберіть Нова пошта.

• Час запуску: задайте бажаний час автоматичного оновлення.

• Тип виконання: кожен день.

• Завдання активно: поставте Так. 

Торгсофт виконує функції не просто касового апарата чи інструменту складського обліку. Це потужна система автоматизації, яка приховує в собі чимало зручностей, які відкриваються лише в процесі щоденного використання. 

Описані в даній статті функції не лише прискорять повсякденну роботу, а й зменшать кількість помилок та покращать сервіс для клієнтів.

Завантажуйте безкоштовну демоверсію та дізнайтеся на практиці, як Торгсофт перетворює рутину на приємний впорядкований ритуал.