Інвентаризація в торгівлі: як правильно провести переоблік?

Biктopiя Пaщeнкo

Редактор

Марія Гладких

Розробник технічної документації

Інвентаризація в торгівлі — це регулярний контроль та перерахунок товару. За допомогою ревізії можна визначити реальну кількість товару на складі та автоматично порівняти його з кількістю товару в програмі обліку.

Для чого потрібна інвентаризація?

Інвентаризація в магазині — це контрольна точка та пошук розбіжностей.
Найпоширеніші причини розбіжностей:

• махінації покупців або співробітників,
• помилки обліку: пересорт, неоприбутковані партії, неврахований брак або списання, помилки реалізації,
• природні причини: усушка, утрушування.

Переоблік — це строгий контроль і основа порядку в магазині. Під час інвентаризації співробітники підтримують естетичний вигляд товару, перевіряють відповідність етикетки товару, наскільки акуратно наклеєні цінники, чи є на товар бирки.

Як правильно проводити інвентаризацію?

Єдиних правил проведення інвентаризації немає. Кожен підприємець сам визначає етапи та порядок переобліку.
 
Якщо у вас в магазині є Торгсофт — вам пощастило: швидкість переобліку та аналіз результатів збільшується в десятки разів, зменшується кількість помилок, тому що товар чітко ідентифікується завдяки штрихкодам.
 
Найзручніше, проводити переоблік, коли магазин закритий: рано вранці, вночі, у вихідний день. Це пояснюється відсутністю метушні, концентрацією на переобліку, від клієнтів прихована «внутрішня кухня» магазину.
З нашого досвіду спілкування з клієнтами, рідко хто проводить інвентаризацію на підприємстві під час роботи.
 
Проте є магазини, які не можуть дозволити собі зачинитися. Тому в Торгсофт можна проводити переоблік, і не закривати магазин.

Рекомендації по переобліку під час роботи магазину

Проводьте переоблік в магазині поетапно: за видами товару, по виробнику, вибірково та по відділах.
Відділ, в якому відбувається переоблік, бажано обмежити для відвідування клієнтів. Це необхідно, щоб не виникло ситуації, коли продається товар, який числиться у відомості інвентаризації.
 
Якщо відділ закрити не можна, то можна зробити наступним чином.

Переоблік зі сканером штрих-кодів:

Створити порожню відомість та не додавати товар у відомість інвентаризації. В налаштуваннях відомості в поле «Якщо товар не знайдено у відомості» поставити параметр «Додати товар у відомість».
 
Це налаштування дозволить додавати кожну позицію у відомість в момент підрахунку. Це правильно, оскільки фактична кількість товару в Торгсофт у відомості інвентаризації підтягується в момент додавання товару в відомість.

Переоблік вручну:

1. Додати товари в відомість.
2. Встановити статус по всім товарам у відомості «Не було підрахунку».
3. Робити переоблік дрібними партіями, та вносити товари з цих партій в відомість інвентаризації.

4. Проставляємо підраховану кількість товару.
5. За товаром, який вже остаточно підраховано, встановлюємо статус «Закінчено підрахунок».
 
Для ручної інвентаризації товару можна надрукувати «Відомість інвентаризації для ручного обліку з кількістю» — в цій відомості зображається поточна кількість товару, яке є на складі, і порожня колонка «Кількість», куди потрібно вписати перелічений товар.

Якщо у вашому магазині заведено забороняти продаж товару під час переобліку, але потрібно, щоб товар був на полиці і його можна було купити, можна виставити на продаж додатковий товар, який тут же повинен бути врахований у відомості.

Як часто потрібно проводити переоблік

Частота визначається ризиком недостач: великогабаритний товар можна перераховувати рідше — його не так просто загубити, дрібні товари — частіше, харчі, які усихають або утрушуються — регулярно. Для кожного виду товару визначається свій ступінь ризику і відповідно, частота ревізій — один раз на тиждень, на місяць, на квартал, пів року, рік.

Початок інвентаризації

Збережіть базу даних.
Перед інвентаризацією забороніть співробітникам переміщувати товар — де товар зазвичай зберігається, там він і повинен знаходитися, щоб уникнути плутанини та не шукати товар по всьому складу.
 
Товар потрібно рахувати послідовно, один за одним.
 
У магазині, де є автоматизація, перераховувати товар двічі не потрібно: після сканування товару, Торгсофт зіставляє кількість в програмі та на полицях магазину.
 
Щоб прискорити переоблік, розподіліть зони між співробітниками: один співробітник — один вид товару або відділ. Для переобліку у співробітника повинен бути бездротовий сканер, термінал збору даних або мобільний додаток Торгсофт.

Завершення інвентаризації

Після інвентаризації треба закрити відомість.
 
Програма виконає коригування складу: будуть створені документи приходу з товаром з надмірною кількістю та документ списання для товару з недостатньою кількістю.
Кількість товару на складі приводиться у відповідність з фактичним числом.
 
У документі приходу від інвентаризації ціна на товар буде встановлена ​​як остання собівартість закупівлі: ціна закупівлі + додаткова вартість товару.

Який штрихкод обрати: штрихкод виробника або свій?

Якщо ви плануєте використовувати штрихкод виробника, то слід врахувати, що у всіх виробників свої стандарти. Але найголовніше, що різні, наприклад, за кольором товари, виробник може маркувати одним штрихкодом.
 
В такому випадку краще використовувати власну базу штрихкодів, яку автоматично згенерує програма Торгсофт. Для кожної моделі, розміру, кольору та інших індивідуальних характеристик буде згенеровано унікальний штрихкод. Це дозволить мінімізувати пересорт і проводити більш точний аналіз результатів торгівлі.
 
Маркуйте товар таким чином, щоб він не закривав важливу інформацію для споживача, наприклад, склад або правила використання товару. Не варто клеїти на лицьовій стороні паковань, бо якщо товар призначений для подарунка, то зняти цінник без пошкодження паковання практично неможливо.

Пересорт

Інвентаризація — метод боротьби та постійна профілактика пересортиці.
 
Якщо виявлено розбіжність, проведіть вибіркову інвентаризацію товарів даного виду. Перевірте рух товару за документами. Якщо помилка була ненавмисною, то знайдеться товар, за яким виявлена ​​недостача.
Крім переобліку, для профілактики пересортиці співробітники повинні періодично перевіряти відповідність штрихкоду певному товару. Продавці маркують товар, підтримують естетичний вигляд товару, відповідність цінника товару.
Делегуйте співробітникам вибірково звіряти товар за назвою, кольором, розміром, і одиниці виміру при переміщенні товару.

Хто відповідальний за недостачу?

«Покарати гривнею» можна якщо співробітник заподіяв збиток магазину.
 
Встановіть допустимі ліміти втрат з природних причин або через помилки.
Якщо недостача перевищить встановлений ліміт, то її компенсує персонал, але тільки в тому випадку, якщо між власником бізнесу та співробітниками є договір матеріальної відповідальності.

Відеоуроки: як провести інвентаризацію в Торгсофт

У відеоуроці розповідаємо:

• Як швидко провести переоблік складу зі сканером штрихкодів і без нього.
• Про бездротових і дротових сканерів штрихкодів для проведення ревізії.
• Як проконтролювати чесність ревізії, проведену продавцем без участі господаря.
• Про результати переобліку (недостача, пересортування, надлишки) – як виявити винних осіб і простежити історію руху товару.

Вебінар від 24.10.2013

Вебінар від 04.07.2013

• Інвентаризація з використанням сканера штрих-кодів, терміналу збору даних або без обладнання – шляхом підрахунку товару за відомістю

• Як провести інвентаризацію товару, який знаходиться віддалено від програми обліку, або на неавтоматизованих торгових точках;
• Як прискорити підрахунок дрібного товару у великих кількостях;
• Виявлення та попередження махінацій з товаром при поверненнях. Відстежуємо історію руху товару;
• Як проводити переоблік без зупинки торгівлі;
• Як проводити переоблік щодо необхідної групі товару (за деякими видами товару, по сезону, по виробнику тощо);
• Як проконтролювати інвентаризацію та довірити підрахунок продавцеві без вашої участі;
• Як списати або переоцінити неякісний товар, виявлений при інвентаризації;
• Як впливає результат інвентаризації на прибуток;
• «Вирівнювання» даних обліку та фактичної наявності. Нестача, пересортування та виявлення відповідальних осіб. Як роздрукувати підсумки інвентаризації.

У відеоуроці описаний спосіб проведення переобліку у магазині з можливістю перегляду та видалення дій продавця, який проводив інвентаризацію.