Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Инвентаризация в торговле: как правильно провести переучёт

18.09.2021
Мария Гладких
Мария Гладких

Разработчик технической документации

Инвентаризация в торговле – это регулярный контроль и пересчёт товара. С помощью ревизии можно определить реальное количество товара на складе и автоматически сравнить его с количеством товара в программе учёта.

Для чего нужна инвентаризация?

Инвентаризация в магазине — это контрольная точка и поиск расхождений.
Самые распространенные причины расхождений:

  • воровство покупателей или сотрудников,
  • ошибки учёта: пересорт, неоприходованные партии, неучтённый брак или списание, ошибки реализации,
  • естественные причины: усушка, утруска.

Переучёт — это строгий контроль и основа порядка в магазине. Во время инвентаризации сотрудники поддерживают эстетический вид товара, проверяют соответствия этикетки товару, насколько аккуратно наклеены ценники, есть ли на товаре бирки.

Как правильно проводить инвентаризацию?

Единых правил проведения инвентаризации нет. Каждый предприниматель сам определяет этапы и порядок переучёта.

Если у вас в магазине есть Торгсофт — вам повезло: скорость переучёта и анализа результатов увеличивается в десятки раз, уменьшается количество ошибок, потому что товар четко идентифицируется благодаря штрих кодам.

Самое удобное, проводить переучёт, когда магазин закрыт: рано утром, ночью, в выходной день. Это объясняется отсутствием суеты, концентрацией на переучёте, от клиентов скрыта «внутренняя кухня» магазина.
По нашему опыту общения с клиентами, редко кто проводит инвентаризацию на предприятии во время работы.

Тем не менее есть магазины, которые не могут позволить себе закрыться. Поэтому в Торгсофт можно проводить переучет, и не закрывать магазин.

Рекомендации по переучёту во время работы магазина

Проводите переучёт в магазине поэтапно: по видам товара, по производителю, по перечню товара, по отделам.
Отдел, в котором происходит переучёт, желательно оградить от посещения клиентов. Это необходимо, чтобы не возникло ситуации, когда продается товар, который числится в ведомости инвентаризации.

Если отдел закрыть нельзя, то можно поступить следующим образом.

Переучет со сканером штрихкодов:

Создать пустую ведомость и не добавлять товар в ведомость инвентаризации. В настройках ведомости в поле «Если товар не найден в ведомости» поставить параметр «Добавить товар в ведомость».

Эта настройка позволит добавлять каждую позицию в ведомость в момент подсчета. Это правильно, поскольку фактическое количество товара в Торгсофт в ведомости инвентаризации подтягивается в момент добавления товара в ведомость.

Переучет вручную:

1. Добавить товары в ведомость.
2. Установить статус по всем товарам в ведомости «Не было подсчета».
3. Делать переучёт мелкими партиями, и вносить товары из этих партий в ведомость инвентаризации.

Например, из 1000 позиций отдела мы подсчитали 50 позиций. Открываем ведомость, находим первый товар в ведомости, меняем по данной позиции статус «Начат подсчет». В этот момент подтягивается реальное количество товара на складе в Торгсофт.

4. Проставляем подсчитанное количество товара.
5. По товару, который уже окончательно подсчитан, устанавливаем статус «Закончен подсчет».

Для ручной инвентаризации товара можно распечатать «Ведомость инвентаризации для ручного учета с количеством» — в этой ведомости отображается текущее количество товара, которое есть на складе, и пустая колонка «Количество», куда нужно вписать пересчитанное количество товара.

Если сотрудники не должны видеть реальное количество товара на складе, чтобы не подтасовать результат, в Торгсофт можно распечатать обычную «Ведомость для ручного учета».

Если в вашем магазине принято запрещать продажу товара во время переучёта, но нужно, чтобы товар был на полке и его можно было купить, можно выставить на продажу дополнительный товар, который тут же должен быть учтён как посчитанный.

Как часто проводить переучёт?

Частота определяется риском недостач: крупногабаритный товар можно пересчитывать реже — его не так просто потерять, мелкие товары — чаще, продукты питания, которые подвержены усушке, утруске – регулярно. Для каждого вида товара определяется своя степень риска и соответственно, частота ревизий – один раз в неделю, в месяц, в квартал, полгода, год.

Начало инвентаризации

Сохраните базу данных.
Перед инвентаризацией запретите сотрудникам перемещать товар — где товар обычно хранится, там он и должен находиться, чтобы избежать путаницы и не искать товар по всему складу.

Товар надо считать последовательно, один за другим.

В магазине, где есть автоматизация, пересчитывать товар дважды не надо: после сканирования товара, Торгсофт сопоставляет количество в программе и на полках магазина.

Чтобы ускорить переучёт, распределите зоны между сотрудниками: один сотрудник — один вид товара или отдел. Для переучёта у сотрудника должен быть беспроводной сканер, терминал сбора данных или мобильное приложение Торгсофт.

Завершение инвентаризации

После инвентаризации надо закрыть ведомость.
Программа выполнит корректировку склада: будут созданы документ прихода с товаром с избыточным количеством и документ списания для товара с недостаточным количеством.
Количество товара на складе приводится в соответствие с фактическим числом.
В документе прихода от инвентаризации цена на товар будет установлена как последняя себестоимость закупки: цена закупки + добавочная стоимость товара.

Какой штрихкод выбрать: штрихкод производителя или свой?

Если вы планируете использовать штрихкод производителя, то следует учесть, что у всех изготовителей свои стандарты. Но самое главное, что разные, например, по цвету товары, производитель может маркировать одним штрихкодом.

В таком случае лучше использовать собственную базу штрихкодов, которую автоматически сгенерирует программа Торгсофт. Для каждой модели, размера, цвета и прочих индивидуальных характеристик будет сгенерирован уникальный штрихкод. Это позволит минимизировать пересорт и проводить более точный анализ результатов торговли.

Маркируйте товар таким образом, чтобы он не закрывал важную информацию для потребителя, например состав или правила использования товара. Не стоит клеить на лицевой стороне упаковок, поскольку если товар предназначен для подарка, то снять ценник без повреждения упаковки практически невозможно.

Пересорт

Инвентаризация — метод борьбы и постоянная профилактика пересортицы.
Если обнаружено расхождение, проведите выборочную инвентаризацию товаров данного вида. Проверьте движение товара по документам. Если ошибка была непреднамеренной, то найдется товар, по которому выявлена недостача.
Помимо переучёта, для профилактики пересортицы сотрудники должны периодически перепроверять соответствие штрихкода товару. Продавцы маркируют товар, поддерживают эстетичный вид товара, соответствие ценника товару.

Делегируйте сотрудникам выборочно сверять товар по названию, цвету, размеру, и единице измерения при перемещении товара.

Кто ответственный за недостачу?

«Наказать гривной» можно если сотрудник причинил ущерб магазину.

Установите допустимые лимиты потерь по естественным причинам или из-за ошибок.
Если недостача превысит установленный лимит, то ее компенсирует персонал, но только в том случае, если между владельцем бизнеса и сотрудниками есть договор материальной ответственности.

Усредненный показатель недостач в розничной торговле — 2% от выручки за период. Если потеря выручки больше 4-5%, то стоит пристально обратить внимание на работу персонала — такой процент потерь намекает на то, к недостачам приложили руку люди.

Видеоуроки: как провести инвентаризацию в Торгсофт

В видеоуроке рассказываем:

  • Как быстро провести переучет склада со сканером штрихкодов и без него.
  • О беспроводных и проводных сканерах штрихкодов для проведения ревизии.
  • Как проконтролировать честность ревизии, проведенную продавцом без участия хозяина.
  • О результатах переучета (недостача, пересортица, излишки) – как выявить виновных лиц и проследить историю движения товара.

Вебинар от 24.10.2013

Вебинар от 04.07.2013

  • Инвентаризация с использованием сканера штрих-кодов, терминала сбора данных или без оборудования – путем подсчета товара по ведомости;
  • Как провести инвентаризацию товара, который находится удаленно от программы учета, или на неавтоматизированных торговых точках;
  • Как ускорить подсчет мелкого товара в больших количествах;
  • Выявление и предупреждение махинаций с товаром на возвратах. Отслеживаем историю движения товара;
  • Как проводить переучет без остановки торговли;
  • Как проводить переучет по интересующей группе товара (по некоторым видам товара, по сезону, по производителю и т.п);
  • Как проконтролировать инвентаризацию, чтобы доверить подсчет продавцу без вашего участия;
  • Как списать или переоценить некачественный товар, выявленный при инвентаризации;
  • Как влияет результат инвентаризации на прибыль;
  • «Выравнивание» данных учета и фактического наличия. Недостача, пересортица и выявление ответственных лиц. Как распечатать итоги инвентаризации.

В видеоуроке описан способ проведения переучета в магазине с возможностью просмотра и удаления действий продавца, проводившего инвентаризацию.

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором