Как выбрать программу учета для магазина

Давайте разберемся с критериями выбора программы для магазина. Условно разделим их таким образом:

1. Технические возможности, заложенные разработчиком:

Принцип учета. Как организовать учет? По "жизненной" приходно-расходной схеме или же через бухгалтерские проводки? Нужен ли вам план счетов и бухгалтерская отчетность? Если вы предприниматель на  упрощенной системе, то  расписывать свою деятельность по проводкам нет необходимости, достаточно досконально вести все статьи затрат и доходов.

И вообще, задачи бухгалтерского и управленческого учета  - различны. Как показывает практика, владельцу бизнеса необходим прежде всего управленческий, так называемый оперативный учет, а не учет "постфактум" бухгалтерский.

Нужна ли Вам программа для  складского учета (приход-расход,  учет денег и товаров - простая арифметика)? Или же программа, помогающая Вам УПРАВЛЯТЬ магазином: делать аналитику (расчет себестоимости, прибыли, анализ прибыльности по видам товара), учитывать все Ваши затраты и доходы (учет услуг, аренда, зарплата, командировки и пр.) ;  вести работу с покупателями (ведение базы клиентов, дисконтные карточки, учет скидок, организация акций).

Программа должна контролировать процесс торговли, а не выполнять лишь учетную функцию. А именно:  ускорять  работу продавца, упрощать инвентаризацию и приход товара, документооборот с поставщиками и удаленными точками в торговой сети.

Штрихкодирование товара – это безошибочный учет продаваемого товара, а автоматически формируемые этикетки (ценники) служат важным элементом не только общего вида товара и магазина, но и отвечают всем требованиям Закона о защите прав потребителей.

Совместимость программы с торговым оборудованием (сканер штрих-кодов, весы, принтеры чеков и этикеток, кассовые аппараты, терминалы), поддержка программой «электронной проходной» и  интернет-магазина.

Программа должна соответствовать действующему законодательству (отчеты, бланки, банковские документы и пр.), правильно понимать логику и алгоритмы  учета по всем направлениям (а не давать усредненные показатели);

В связи с изменениями в законодательстве Вам может понадобится программа, с которой возможна  торговля с кассовыми аппаратами (фискальными регистраторами) и формирующая специальные отчеты;

Надежность системы (защита от потери данных, от нежданных проверок, скрытие конфиденциальной информации от персонала и других лиц).

2. Функции, учитывающие специфику торговли:

Программа должна быть доступна в освоении даже неподготовленному человеку, не знакомому с бух.учетом, далекому от компьютера. Среди продавцов встречаются разные люди, и программа должна быть такой, чтобы любому сотруднику было все ясно и понятно с первой продажи.

Уметь вести учет в сети магазинов, «сливая» все данные в компьютер хозяина; возможность продажи из одного магазина в другой – важна для владельцев сети.

Немаловажна функция работы с возвратами товара, что является частым в детских магазинах; возможность зарезервировать товар, внеся за него предоплату (для крупных покупок или для беременных, например), или даже учет услуг  (прокат карнавальных костюмов,  упаковка подарка, доставка на дом - к примеру). 

По нашим наблюдениям,  возможность вернуть или зарезервировать товар является большим плюсом для детского магазина в глазах покупателей и весомым  конкурентным преимуществом.

Программа должна уметь без путаницы учитывать  укомплектованный и разукомплектованный товар, который формируется уже в магазине (например: сборка подарочных наборов, или продажа товара поштучно).

Перерасчет цен товара в связи с изменениями курсов валют – актуально для магазинов, закупающих товар за границей или с привязкой к иностранной валюте.

Сопряжение программы с другими программами - удобно при сотрудничестве с поставщиками или реализаторами – чтобы без проблем обмениваться электронными документами (загружать накладные поставщика из «Экселя», например.)

3. "Шкурные" вопросы:

Стоимость всего решения для автоматизации вашего магазина и из чего она складывается?  Цена программы и внедрения, стоимость оборудования, затраты на возможные подготовительные работы (покупка компьютеров, и их настройка, прокладывание сети и пр.). 

Какова процедура покупки и установки ПО? (условия оплаты и доставки). Есть ли лояльность в оплате? Для  некоторых предпринимателей, особенно только открывших свой магазин, имеет значение возможность  купить программу для учета в рассрочку или со скидкой;

Возможность испытать программу до покупки – демоверсии, временные лицензии. И - обязательно,  живые люди, которые внятно расскажут о возможностях программы для Вашего бизнеса, проконсультируют, подскажут какое оборудование рациональнее приобрести.

Дальнейшие обновления программы, какова их регулярность и стоимость?

Есть ли техническая поддержка, консультации для пользователей программы? Это важно, потому что предпринимателю совершенно некогда читать инструкции (у некоторых программ их вообще нет) или "методом тыка" разбираться в программе. Намного проще (и выгоднее!) всегда иметь под рукой  знающего человека.

Мир не стоит на месте, и ПО тоже должно развиваться и совершенствоваться. Убедитесь, что приобретаемая программа может быть доработана под Ваш бизнес, ведь в каждом из направлений деятельности имеются свои особенности.

Заключение

Подводя итоги можно сказать, что выбор программы для автоматизации бизнеса требует серьёзного подхода. По сути - Вы доверяете программе огромный и важный "кусок" своего бизнеса.  Сейчас на рынке имеется очень большое количество программ, начиная от бесплатных с минимальными возможностями и заканчивая дорогостоящими с огромным количеством зачастую ненужных малому бизнесу функций. Чаще всего пользователю нужна понятная, лёгкая в освоении программа, в которой любое действие можно запомнить буквально "в 2 щелчка" мышкой.

Доверяйте тем фирмам, которым вы сможете задавать любые вопросы и получить ответы здесь и сейчас, высказать свои пожелания по доработке программы, проконсультироваться насчет оптимального решения Вашей задачи. Покупайте продукт, который разрабатывают люди, на собственной "шкуре" знающие, что такое - учет в торговле.

 Мы желаем Вам Удачных и Выгодных решений!

Программа "Торгсофт" - решения для Учета и Управления в торговле, производстве (ЧП), сфере услуг.

25.12.2013