Як вибрати програму обліку для вашого магазину

Розберімось з критеріями вибору програми для магазину. Умовно розділимо їх таким чином:

1. Технічні можливості, закладені розробником

Принцип обліку. Як організувати облік? За "життєвої" прибутково-видаткової схеми або ж через бухгалтерські проводки? Чи потрібен вам план рахунків і бухгалтерська звітність? Якщо ви підприємець на спрощеній системі, то розписувати свою діяльність по проводках нема потреби, досить досконально вести всі статті витрат і доходів. І взагалі, завдання бухгалтерського та управлінського обліку - різні. Як покує практика, власнику бізнесу необхідний насамперед управлінський, так званий оперативний облік, а не облік "постфактум" бухгалтерський. Чи потрібна Вам програма для складського обліку (прихід-витрата, облік грошей і товарів - проста арифметика)? Або ж програма, яка допомагає вам КЕРУВАТИ магазином:  (розрахунок собівартості, прибутку, аналіз прибутковості за видами товару), враховувати всі Ваші витрати та доходи (облік послуг, оренда, зарплата, відрядження тощо.); вести роботу з покупцями (ведення бази клієнтів, дисконтні картки, облік знижок, організація акцій);

Програма повинна контролювати процес торгівлі, а не виконувати лише облікову функцію. А саме: прискорювати роботу продавця, спрощувати інвентаризацію і прихід товару, документообіг з постачальниками та віддаленими точками в торговій мережі.

Штрихкодування товару - це безпомилковий облік товару, що продається, а автоматично сформовані етикетки (цінники) служать важливим елементом не тільки загального вигляду товару і магазину, а й відповідають усім вимогам Закону про захист прав споживачів.

Сумісність програми з торговельним і технологічним устаткуванням (сканер штрих-коду, ваги, принтери чеків і етикеток, касові апарати, термінали), підтримка програмою «електронної прохідної» та інтернет-магазину.

Програма повинна відповідати чинному законодавству (звіти, бланки, банківські документи та ін.), правильно розуміти логіку та алгоритми обліку в усіх напрямках (а не давати усереднені показники).
У зв'язку зі змінами в законодавстві вам може знадобиться програма, з якою можлива торгівля з касовими апаратами (фіскальними реєстраторами) і формує спеціальні звіти.

Надійність системи (захист від втрати даних, від неочікуваних перевірок, приховування конфіденційної інформації від персоналу та інших осіб).

2. Функції, що враховують специфіку торгівлі

1. Програма повинна бути доступна в освоєнні навіть непідготовленій людині, яка не знайома з бух.обліком, далекій від комп'ютера. Серед продавців зустрічаються різні люди, і програма повинна бути такою, щоб будь-якому співробітнику було все ясно і зрозуміло з першого продажу.
2. Вміти вести облік в мережі магазинів, «зливаючи» всі дані в комп'ютер господаря.
3. Можливість продажу з одного магазину до іншого - важлива для власників мережі.
4. Важлива функція роботи з поверненнями товару.
5. Можливість зарезервувати товар, внісши за нього передоплату.
6. Облік послуг (прокат карнавальних костюмів, пакування подарунка, доставлення додому - наприклад).

За нашими спостереженнями, можливість повернути або зарезервувати товар є великим плюсом для дитячого магазину в очах покупців і вагомою конкурентною перевагою.
Програма повинна вміти без плутанини враховувати укомплектований і розукомплектований товар, який формується вже в магазині (наприклад: збірка подарункових наборів, або продаж товару поштучно).
Перерахунок цін товару у зв'язку зі змінами курсів валют - актуально для магазинів, які закуповують товар за кордоном або з прив'язкою до іноземної валюти.
Сполучення програми з іншими програмами - зручно при співпраці з постачальниками або реалізаторами - щоб без проблем обмінюватися електронними документами (завантажувати накладні постачальника з «Ексель», наприклад.)

3. "Шкурні" питання

Вартість всього рішення для автоматизації вашого магазину і з чого вона складається? Ціна програми та впровадження, вартість обладнання, витрати на можливі підготовчі роботи (покупка комп'ютерів, та їх налаштування, прокладання мережі та ін.).

Яка процедура покупки та встановлення ПЗ? (Умови оплати та доставки). Чи є лояльність в оплаті? Для деяких підприємців, особливо для тих, хто тільки що відкрили свій магазин, має значення можливість придбати програму для обліку на виплат або зі знижкою.

Можливість випробувати програму до покупки - демоверсії, тимчасові ліцензії. І - обов'язково, живі люди, які чітко розкажуть про можливості програми для Вашого бізнесу, проконсультують, підкажуть яке обладнання раціональніше придбати.

Подальші оновлення програми, яка їх регулярність і вартість? Це важливо, тому що підприємцю зовсім ніколи читати інструкції (у деяких програм їх взагалі немає), або "методом тику" розбиратися в програмі. Набагато простіше (і вигідніше!) завжди мати під рукою тямущу людину.

Світ не стоїть на місці, і ПЗ теж має розвиватися і вдосконалюватися. Переконайтеся, що програма може бути доопрацьована під ваш бізнес, адже в кожному з напрямків діяльності є свої особливості.
 
Висновок

Підсумовуючи можна сказати, що вибір програми для автоматизації бізнесу вимагає серйозного підходу. По суті - ви довіряєте програмі величезний і важливий "шматок" свого бізнесу. Зараз на ринку є дуже велика кількість програм, починаючи від безкоштовних з мінімальними можливостями та закінчуючи дорогими з величезною кількістю, найчастіше непотрібних малому бізнесу, функцій. Зазвичай користувачеві потрібна зрозуміла, легка в освоєнні програма, в якій будь-яку дію можна зробити буквально "у 2 кліки" мишкою.

Довіряйте тим фірмам, яким ви зможете поставити будь-які питання та отримати відповіді тут і зараз, висловити свої побажання щодо доопрацювання програми, проконсультуватися на рахунок оптимального розв'язання вашої задачі. Купуйте продукт, який розробляють люди, які на власній "шкурі" знають, що таке - облік в торгівлі.

Ми бажаємо вам вдалих і вигідних рішень!
 
Програма "Торгсофт" - рішення для обліку та управління в торгівлі, виробництві (ПП), сфері послуг.

25.12.2013