Складнощі автоматизації магазина і поради як їх подолати

Ми розповімо про складнощі, з якими неминуче доведеться зіткнутися господареві магазина, який бажає автоматизувати облік товару. І головне - як правильно підготуватися до автоматизації магазина, щоб максимально окупити вкладені гроші.

Починаючи масштабні заходи і великі покупки, що зачіпають звичний ритм роботи магазину, треба бути готовим до того, що реорганізація потребує часу і, можливо, - жорсткості і наполегливості господаря. Ми зібрали весь наш досвід автоматизації магазинів, який допоможе підприємцям правильно підійти до цього питання.

Потрібен час на перебудову

Купівля нового обладнання, установка відеоспостереження або програми обліку - всі ці зміни вимагають часу на «налагодження» під ваш бізнес. Неминучі ситуації, коли гроші проплачені, постачальник свої зобов'язання виконав, а кінцевого результату поки немає - тільки хаос, плутанина, невдоволення співробітників.

Що робити? Як можна чіткіше сформулюйте схему роботи вашого магазину і бізнес-процесів. Куди надходить товар? Як, де і хто його приймає, оцінює, маркує? Як ви плануєте вести облік своїх витрат? Чи будете ви все робити самі або наймете бухгалтера (товарознавця, менеджера)? Як ви хочете аналізувати залишки свого складу - весь товар або по відділах?

Вся ця інформація дозволить нашому фахівцеві порекомендувати вам оптимальний метод роботи і налаштувати програму під ваші особливості. Тоді ви набагато швидше перейдете на новий якісний рівень контролю і обліку.

Торгсофт прагне максимально швидко здійснити перехід магазину на комп'ютерний облік. Як правило, впровадження програми в магазині займає 1 день, без зупинки торгівлі. Навчання і налаштування відбуваються в режимі реальної роботи магазину - так персонал швидше втягується в роботу. Ми відпрацьовуємо найчастіші ситуації в роботі продавця (продаж, повернення, друк чека, продаж в борг, продаж з дисконтною карткою і т.д.). Підтримка користувачів надалі надається за телефонами та за допомогою віддаленого підключення 7 днів на тиждень. Для самостійного навчання є відео уроки і електронна довідка за програмою.

Правильно плануйте період для запуску програми

Якщо у вас скоро почнеться пора активних продажів і ви не встигаєте з закупівлею обладнання - відкладіть впровадження програми на більш спокійний період. І навпаки. Якщо ви знаєте, що через місяць у вас почнеться "затишшя" - саме час зайнятися автоматизацією. Тоді до наступу сезону торгівлі або свят ви будете у всеозброєнні і порадуєте покупців швидкістю обслуговування, дисконтними картами і всіма перевагами програми обліку.

Опір співробітників

Небажання освоювати програму, «боязнь» торкатися до комп'ютера, "психи" та звинувачення програми в помилках ... Як правило, так проявляється небажання продавців бути під контролем і втрата можливості красти, прикриваючись неточністю обліку. Особливо злісно противляться старі і досвідчені співробітники.

Що робити? Ось тут може знадобитися застосування жорстких управлінських методів. Вимагайте від співробітників вдавання в їх нові обов'язки «тут і зараз», не відкладаючи на потім і не сподіваючись навмання, тому що все це - ваші вкладені гроші. Нам зустрічалися магазини, де господарі застосовували систему штрафів, якщо співробітники не бажають освоюватися з новими правилами обліку. В крайньому разі - міняйте персонал. В майбутньому це вийде дешевше.

Підготуйте співробітників. Дайте їм чіткі інструкції - хто за що відповідає, як починати і закінчувати робочий день в програмі, як правильно вмикати / вимикати обладнання. Маючи чіткий алгоритм дій і правил вам буде набагато легше запобігати помилкам і стежити за дисципліною.

Неякісно організована мережа або неполадки з супутнім обладнанням 

Якщо у вас в магазині кілька кас, або кілька магазинів - вам необхідно організувати мережу. Для цього може знадобитися протягнути локальну мережу, придбати WI-FI роутер або бездротовий модем.

Що робити? Вибираючи торгове обладнання (сканер штрих-кодів, чековий принтер, принтер етикеток) не варто шукати найдешевше. Особливо «невідомих» китайських виробників, на які то немає драйверів, то перехідників, то кабель потрібен спеціальний. Краще вибрати більш поширені і ходові у вашій країні моделі. Тоді вам буде простіше з гарантійним ремонтом, витратними матеріалами, обслуговуванням і підключенням.

Комп'ютер і операційна система

Програма Торгсофт працює під управлінням ОС сімейства Windows (7, 8, Server 2008, 2012 2016, 2019). Детальніше про вимоги до комп'ютера для роботи в Торгсофт читайте тут. Вирішіть для себе, яку ОС ви будете використовувати - ліцензійну чи ні. І будьте готові морально і фінансово до наслідків. Ми вважаємо, що для бізнесу, тим більше для магазину, безпечніше і дешевше ставити ліцензійне ПЗ. Тому що особистий спокій і впевненість дорожче.

Зростаючі вимоги і витрати на обслуговування системи 

Цей пункт - продовження попередніх. Коли ви купуєте що-небудь корисне (не важливо що: посудомийну машину, новий автомобіль, сауну або масажне крісло) - разом з зручністю ви купуєте ще й деякий «головний біль», пов'язаний з підтримкою працездатності нового пристрою. Програми для обліку бізнесу - не виняток. Встановивши в магазині комп'ютер, буде потрібно: купити антивірус, операційну систему, стежити за справністю локальної мережі, інтернету та обладнання, періодично переносити резервні копії бази даних на зовнішній носій.

Що робити? При великому бізнесі або торговій мережі корисно «завести» системного адміністратора, який буде відповідати за технічну частину і безпеку даних. Якоюсь мірою, ви стаєте залежним від постачальника системи обліку. У цьому плані «ламані» і безкоштовні програми обліку явно програють. Власнику бізнесу важливо «зв'язуватися» з компанією, що надає постійну підтримку та оновлення.

Самоорганізація господаря при переході на автоматизований облік

Зміни торкнуться і звичні методи роботи самого господаря магазину. Доведеться дисциплінувати себе в плані обліку: отримуючи товар, не затягуйте з приходом його в програму. Не робіть операції «заднім» числом. Відразу вносьте свої витрати і оплати постачальникам. Привчіть себе кожен «чих» вносити в програму - витрата або прихід грошей, переміщення, продаж, видачу товару без оплати. Кожну видачу грошей з каси фіксуйте в програмі. Тоді у вас завжди буде сходитися склад, не буде плутанини у розрахунках з постачальниками, і ви побачите точні показники прибутку!

Не будуйте ілюзій "на нове життя" відразу після установки програми і сканера штрих-кодів. Буде потрібен час на прихід товару і освоєння. Скільки часу піде на введення залишків? Залежить від площі магазину та кількості товару, скільки людей займаються приходом, чи можете ви закрити магазин або вносите товар вечорами. Цей процес може зайняти від декількох днів до двох тижнів. В середньому, склад приблизно в 1500 найменувань оприбутковується за тиждень без закриття магазину. Швидке введення товару ускладнюється, якщо на складі «безлад», якщо однаковий товар знаходиться в різних кінцях складу, якщо ви не знаєте що у вас в коробках і мішках.

Деяким підприємцям важко відразу відійти від звичних зошита або «екселя». І в перехідний період внесення товару до повного освоєння програми вони ведуть подвійний облік: вносять продажу і в зошит, і в Торгсофт.

Через пару тижнів, коли ви оприбуткуєте весь товар (по суті, ви робите глобальну інвентаризацію) - робота починає йти спритніше. Швидко і точно списується товар при продажу, при поверненні - автоматично повертається на склад. Ви без калькулятора знаєте скільки грошей сьогодні заробили, який товар був проданий і скільки його ще залишилося на складі.

Другий момент - програма, на жаль, не може робити за підприємця все. Багато працювати все одно доведеться. Але це вже буде зовсім інша, більш творча робота. Зовсім інший рівень контролю і управління. Який обов'язково призведе до більшого прибутку і розвитку!

Автоматизація магазину: вкладатися або залишити як є?

Що безпечніше - автоматизувати облік або залишитися з зошитом? Що гірше - Втрачати гроші і контроль без програми? Або автоматизувати магазин - і долати нові для себе завдання? Кожен підприємець вирішує сам.

Орієнтуйтеся на свої цілі. Якщо ви збираєтеся відкрити ще магазин, піти в декрет, зайнятися своїм здоров'ям або просто втомилися від щоденної рутини товар-гроші-товар, - то програма Торгсофт вам однозначно допоможе. Зрозуміло, що чим масштабніше бізнес, тим ретельніше потрібно підійти до вибору програми обліку. Ми за вдумливий підхід.

Хочете обговорити що потрібно для автоматизації вашого магазину?

Звертайтеся в Торгсофт!