Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Сложности автоматизации магазина и советы как их преодолеть

14.08.2019

Мы расскажем о сложностях, с которыми неизбежно придется столкнуться хозяину магазина, желающему автоматизировать учет товара. И главное – как правильно подготовиться к автоматизации магазина, чтобы максимально окупить вложенные деньги.

Затевая масштабные мероприятия и крупные покупки, затрагивающие привычный ритм работы магазина, надо быть готовым к тому, что реорганизация потребует времени и, возможно, - жесткости и настойчивости хозяина. Мы собрали весь наш опыт автоматизации магазинов, который поможет предпринимателям правильно подойти к этому вопросу. 

    Требуется время на перестройку

      Покупка нового оборудования, установка видео-наблюдения или программы учета – все эти изменения требуют времени на «отладку» под ваш бизнес. Неизбежны ситуации, когда деньги проплачены, поставщик свои обязательства выполнил, а конечного результата пока нет – только хаос, неразбериха, недовольство сотрудников.

      Что делать? Как можно четче сформулируйте схему работы вашего магазина и бизнес-процессов. Куда поступает товар? Как, где и кто его принимает, оценивает, маркирует? Как вы планируете вести учет своих расходов? Будете ли вы все делать сами или наймете бухгалтера (товароведа, менеджера)? Как вы хотите анализировать остатки своего склада – весь товар или по отделам? 

      Вся эта информация позволит нашему специалисту порекомендовать вам оптимальный метод работы и настроить программу под ваши особенности. Тогда вы намного быстрее перейдете на новый качественный уровень контроля и учета. 

      Торгсофт стремится максимально быстро осуществить переход магазина на компьютерный учет. Как правило, внедрение программы в магазине занимает 1 день, без остановки торговли. Обучение и настройка происходят в режиме реальной работы магазина – так персонал быстрее втягивается в работу. Мы отрабатываем самые частые ситуации в работе продавца (продажа, возврат, печать чека, продажа в долг, продажа с дисконтной картой и т.д.). Поддержка пользователей в дальнейшем предоставляется по телефонам и с помощью удаленного подключения 7 дней в неделю. Для самостоятельного обучения есть видеоуроки и электронная справка по программе.

       

      Правильно планируйте период для запуска программы

      Если у вас скоро начнется пора активных продаж и вы не успеваете с закупкой оборудования - отложите внедрение программы на более спокойный период. И наоборот. Если вы знаете, что через месяц у вас начнется "затишье" - самое время заняться автоматизацией. Тогда к наступлению сезона торговли или праздников вы будете во всеоружии и порадуете покупателей скоростью обслуживания, дисконтными картами и всеми преимуществами программы учета.

       

        Сопротивление сотрудников

          Нежелание осваивать программу, «боязнь» прикасаться к компьютеру, "психи" и обвинение программы в ошибках... Как правило, так проявляется нежелание продавцов быть под контролем и потеря возможности воровать, прикрываясь неточностью учета. Особо злостно противятся старые и опытные сотрудники.

          Что делать? Вот тут может потребоваться применение жестких управленческих методов. Требуйте от сотрудников вникания в их новые обязанности «здесь и сейчас», не откладывая на потом и не надеясь на авось, потому что все это – ваши вложенные деньги. Нам встречались магазины, где хозяева применяли систему штрафов, если сотрудники не желают осваиваться с новыми правилами учета. В крайнем случае – меняйте персонал. В будущем это выйдет дешевле.

          Подготовьте сотрудников. Дайте им четкие инструкции – кто за что отвечает, как начинать и заканчивать рабочий день в программе, как правильно включать/выключать оборудование. Имея четкий алгоритм действий и правил вам будет намного легче предупреждать ошибки и следить за дисциплиной.

           

            Некачественно организованная сеть или неполадки с сопутствующим оборудованием 

            Если у вас в магазине несколько касс, или несколько магазинов - вам понадобиться организовать сеть. Для этого может потребоваться протянуть локальную сеть, приобрести WI-FI роутер или беспроводной модем. 

            Что делать? Выбирая торговое оборудования (сканер штрих-кодов, чековый принтер, принтер этикеток) не стоит искать самое дешевое. Особенно «неведомых» китайских производителей, на которые то нет драйверов, то переходников, то кабель нужен специальный. Лучше выбрать более распространенные и ходовые в вашей стране модели. Тогда вам будет проще с гарантийным ремонтом, расходными материалами, обслуживанием и подключением.

             

              Компьютер и операционная система

                Программа Торгсофт работает под управлением ОС семейства Windows (7, 8, Server 2008, 2012, 2016, 2019). Подробнее о требованиях к компьютеру для работы в Торгсофт читайте здесь. Решите для себя, какую ОС  вы будете использовать - лицензионную или нет. И будьте готовы морально и финансово к последствиям. Мы считаем, что для бизнеса, тем более для магазина, безопаснее и дешевле ставить лицензионное ПО. Потому что личное спокойствие и уверенность дороже. 

                 

                  Возрастающие требования и расходы на обслуживание системы 

                    Этот пункт – продолжение предыдущих. Когда вы приобретаете что-нибудь полезное (не важно что: посудомоечную машину, новый автомобиль, сауну или массажное кресло) - вместе с удобством вы приобретаете еще и некоторую «головную боль», связанную с поддержанием работоспособности нового устройства. Программы для учета бизнеса – не исключение. Установив в магазине компьютер, потребуется: купить антивирус, операционную систему, следить за исправностью локальной сети, интернета и оборудования, периодически переносить резервные копии базы данных на внешний носитель.

                    Что делать? При крупном бизнесе или торговой сети полезно «завести» системного администратора, который будет отвечать за техническую часть и безопасность данных. В какой-то степени, вы становитесь зависимым от поставщика системы учета. В этом плане «ломаные» и бесплатные программы учета явно проигрывают. Владельцу бизнеса важно «связываться» с компанией, предоставляющей постоянную поддержку и обновления.

                     

                      Самоорганизация хозяина при переходе на автоматизированный учет

                        Изменения затронут и привычные методы работы самого хозяина магазина. Придется дисциплинировать себя в плане учета: получая товар, не затягивайте с приходом его в программу. Не делайте операции «задним» числом. Сразу вносите свои затраты и оплаты поставщикам. Приучите себя каждый «чих» заносить в программу – расход или приход денег, перемещение, продажу, выдачу товара без оплаты. Каждую выдачу денег из кассы фиксируйте в программе. Тогда у вас всегда будет сходиться склад, не будет путаницы по расчетам с поставщиками,  и вы увидите точные показатели прибыли!

                        Не питайте иллюзий "на новую жизнь" сразу после установки программы и сканера штрих-кодов. Потребуется время на приход товара и освоение. Сколько времени уйдет на введение остатков? Зависит от площади магазина и количества товара, сколько человек занимаются приходом, можете ли вы закрыть магазин или вносите товар по вечерам. Этот процесс может занять от нескольких дней до двух недель. В среднем, склад примерно в 1500 наименований приходуется за неделю без закрытия магазина. Быстрый ввод товара затрудняется, если на складе «бардак», если одинаковый товар находится в разных концах склада, если вы не знаете что у вас в коробках и мешках.

                        Некоторым предпринимателям трудно сразу отойти от привычной тетради или «экселя». И в переходный период внесения товара до полного освоения программы они ведут двойной учет: вносят продажи и в тетрадь, и в Торгсофт.

                        Спустя пару недель, когда вы оприходуете весь товар (по сути, вы делаете глобальную инвентаризацию) – работа начинает идти шустрее. Быстро и точно списывается товар при продаже, при возврате – автоматически возвращается на склад. Вы без калькулятора знаете сколько денег сегодня заработали, какой товар был продан и сколько его еще осталось на складе.

                        Второй момент - программа, увы, не может делать за предпринимателя всё. Много работать все равно придется. Но это уже будет совсем другая, более творческая работа. Совсем другой уровень контроля и управления. Который обязательно приводит к большей прибыли и развитию!

                         

                        Автоматизация магазина: вкладываться или оставить как есть?

                        Что безопаснее – автоматизировать учет или остаться с тетрадью? Что хуже - Терять деньги и контроль без программы? Или автоматизировать магазин - и преодолевать новые для себя задачи? Каждый предприниматель решает сам.

                        Ориентируйтесь на свои цели. Если вы собираетесь открыть еще магазин, уйти в декрет, заняться своим здоровьем или просто устали от ежедневной рутины товар-деньги-товар, - то программа Торгсофт вам однозначно поможет. Понятно, что чем масштабнее бизнес, тем скрупулезнее нужно подойти к выбору программы учета. Мы за вдумчивый подход.

                        Хотите обсудить что нужно для автоматизации вашего магазина?

                        Обращайтесь в Торгсофт!

                        Комментарии
                        Отзывов нет

                        Добавить комментарий

                        Добавить комментарий
                        Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором