• Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

Болі автоматизації та поради, як їх подолати

12.09.2023
Наталія Митрошина
Наталія Митрошина

Автор, копірайтер, маркетолог

Проблеми автоматизації бізнес-процесів у магазиніЩо буває, коли ви вирішуєте змінити свій образ життя, наприклад, позбутися якихось шкідливих звичок — кинути палити, їсти швидкоїжу, багато лаятися та додати корисні звички — почати займатись спортом, визначитись із правильним харчуванням, навчитися управляти власним часом?  

Коли людина відчуває потребу в оновленні й починає ламати звичний устрій життя, перше, що вона відчуває, це біль й розчарування. Бо зі старими звичками жити простіше. Давні «таргани» зрозуміліші й ближчі. А до нового треба звикати, воно чуже, і його переваги розмиті.

Так, на початку нове життя здаватиметься складним і похмурим. Вам захочеться махнути рукою на той комплекс вправ, за який віддали 10 000 грн, і знову повернутися до знайомого болю в спині.

Однак бажаний результат приходить лише з усвідомленням необхідності оновлення. Зазвичай люди впускають зміни у своє життя, коли жити по-старому вже не можна.

Автоматизація — спосіб змінити життя на краще  

Автоматизація процесів у торгівлі — така точно революція, як і абонемент у спортзал. Спочатку ви не розумієте, нащо вона вам, ви проходите всі стадії протесту — спротив, відчай, лінь, апатію, але вже за кілька місяців тренувань чи тестувань роботи нової програми починаєте помічати позитивні зрушення. Починаєте милуватися власним виглядом у дзеркалі — або довгоочікуваним порядком в обліку магазину, від якого все стає на свої місця, з’являється спокій та впевненість.

Коли підприємці усвідомлюють причини, які перешкоджають розвитку бізнесу, вони відчувають полегшення й задоволення, яке часто з'являється після розв'язання надскладної задачі. 

Типові страхи й хибні переконання власників

Перший бар'єр: перебільшення складності автоматизації

Власники бізнесів часто вважають процес автоматизації надто складним і незрозумілим й впевнені, що у будь-якому випадку буде важко: реорганізація зачепить звичний ритм роботи магазину, все піде шкереберть, як тільки встановлять програму обліку.

Ми не хочемо переконати вас, що буде легко. Проте хочемо зняти безпідставні хвилювання та допомогти вам безболісно перейти на автоматизоване управління бізнесом. Маючи чітку послідовність дій, ви зможете налагодити процеси торгівлі під ваш вид бізнесу й зовсім скоро побачити перші позитивні результати. Без попередньої підготовки вас ніхто не пустить за кермо.  
«Лише з досвідом підприємці починають розуміти, що облік в кожному магазині дуже індивідуальний — це не стандартизований процес і його можна вести по різному, як зручно, з різним ступенем деталізації. Це не бухгалтерія, тут помилки виправляються значно легше», — Вікторія, редактор Торгсофт.
«Спілкувалась з деякими нашими клієнтами, що поставили програму, але відмовились на ній працювати, бо стикнулись з проблемами, порахували їх надважкими й повернулись до старого життя. Якщо людина почувши незрозуміле слово поставила собі ліміт «не зможу», то її важко впевнити у зворотному», — Яна, керівник відділу продажів Торгсофт.

2. Спротив, лінь

Завжди знаходяться справи важливіші. Прокрастинація — наше все, а старе пальто завжди здається зручнішим за нове. Головне зрозуміти, що всі ці стани на початку впровадження змін — це нормально. Але у вас має бути чітке рішення їх впровадити.   

«Досить характерна риса для багатьох бізнесменів — це покладання великих надій на такого собі суперспеціаліста, який "прийде і спасе" (і бажано безплатно). Люди не розуміють, що самостійно можна зробити дуже багато: мінімум подивитись відеоурок на сайті, подзвонити в техпідтримку. Багатьом важливо, щоб хтось був "під боком", хоча насправді це абсолютно неважливо — набагато легше подзвонити ноунейм менеджеру і вирішити питання, ніж просити Івана і принижуватись, щоб той прийшов, бо він єдиний», — Вікторія, редактор Торгсофт.

3. Старі звички обліку

90% функцій обліку що є в програмі, в житті без обліку взагалі ніяк не використовується і вважається зайвим. Однак розуміння їх важливості приходить лише із повним опануванням й прийняттям програми.

Деяким підприємцям важко відійти від обліку в зошиті чи в таблиці Ексель. І в перехідний період внесення товару до повного освоєння програми вони ведуть подвійний облік: вносять продажу і в зошит, і в Торгсофт.

«На днях купувала гольфик сину, продавець записувала продаж у зошит: повну назву, розмір, колір, ціну… Давно не відчувала такий біль», — Марія, розробник технічної документації.

Щоб система запрацювала як годинник, треба привчати й себе, і персонал до дисципліни: отримуючи товар, не затягуйте з оприбуткуванням його в програму. Не робіть операції «заднім» числом. Відразу вносьте свої витрати та оплати постачальникам. 

Фіксуйте у програмі все: витрата або прихід грошей, переміщення, продаж, видачу товару без оплати, кожну видачу грошей з каси. Тоді у вас завжди буде сходитися склад, не буде плутанини у розрахунках з постачальниками, і ви побачите точні показники прибутку.

4. Прихід товару

Це найбільший біль продавців, які лише знайомляться із комп’ютеризованим обліком. На прихід товару слід виділити максимум часу. Частина підприємців «відвалюється», бо вони розраховують, що програма сама все внесе і цим спростить облік у зошиті.

Наголосимо, оприбуткування товару — це разова операція, яку зробили й далі лише доповнюєте асортимент у міру його розширення. Швидкість процесу залежить від площі магазину, кількості товару та «рук» продавців, які будуть це робити.

У середньому склад приблизно в 1500 найменувань оприбутковується за 3-4 дні без закриття магазину. Швидке введення товару ускладнюється, якщо на складі «безлад», якщо однаковий товар знаходиться в різних кінцях складу, якщо ви не знаєте що у вас в коробках і мішках.

Через декілька тижнів після приходу — робота починає йти спритніше. Швидко і точно списується товар при продажу, при поверненні — автоматично повертається на склад. Ви без калькулятора знаєте, скільки грошей сьогодні заробили, який товар був проданий і скільки його ще залишилося на складі.

5. Необхідність сплати податків

Люди важко прощаються із грошима, особливо коли їх потрібно віддавати державі. Тому для багатьох питання, що краще (читайте дешевше) — автоматизувати облік або залишитися з зошитом — риторичне. 

Однак, якщо порахувати, скільки грошей підприємець втрачає на постійних недостачах, крадіжках товару персоналом, неправильному приході, несистемній видачі зарплати продавцям і т. д., то стає очевидно, що автоматизація — це єдине рішення, яке в перспективі покращить стан бізнесу.

Ну і якщо ви ведете торгівлю законно, у вас менше додаткових страхів перед перевірками й штрафами.

6. Небажання витрачати кошти на обладнання

Тут так само як із покупкою дорогого пристрою, наприклад посудомийної машини. Разом зі зручністю ви купуєте ще й «головний біль», пов'язаний з підтримкою працездатності нового пристрою. 

Програму обліку також потрібно періодично оновлювати, купити антивірус, операційну систему, стежити за справністю локальної мережі, інтернету. А ще — закупити необхідне торгове обладнання — сканер штрих-кодів, принтер чеків, етикеток, фіскальний реєстратор.

У Торгсофт все продумано так, що вам не доведеться постійно витрачати кошти на обслуговування обладнання. У програмі є декілька версій, які розраховані на різні потреби й об’єми бізнесу. 

Наприклад, ліцензія Торгсофт-Онлайн не потребує купівлі сервера для обміну даними про продажі. Усе зберігається на віддаленому сервері, який повністю обслуговується спеціалістами компанії. Ви ж сплачуєте лише орендну плату за його користування й управляєте бізнесом онлайн, з будь-якого місця.

Якщо у вас в магазині кілька кас, або кілька магазинів — потрібно протягнути локальну мережу, придбати WI-FI роутер або бездротовий модем.

Вибираючи торгове обладнання, не варто шукати найдешевше, особливо «невідомих» китайських виробників, на які часто не вистачає компонентів. Обирайте більш поширені й ходові моделі — так буде простіше з гарантійним ремонтом, витратними матеріалами, обслуговуванням і підключенням.

7. Навчання персоналу

Причини спротиву продавців до автоматизованого обліку можуть бути як корисливими (програма не дозволить махлювати з товаром), так і віковими (старші продавці часто не гнучкі до змін).

Декотрі працівники відверто саботують зміни й звинувачують у всіх помилках програму обліку, прикриваючи таким чином свої нечесні наміри.

У цьому питанні вихід один — організація системи мотивації та штрафів продавців. До впровадження змін співробітників потрібно підготувати, попередити про встановлення програми заздалегідь і декілька разів, щоб працівники звиклися з цією думкою. Дайте їм чіткі інструкції, хто за що відповідає, як починати й закінчувати робочий день в програмі, як правильно вмикати/вимикати обладнання.

У Торгсофт є цикл відеоуроків та інструкцій, як користуватися усіма режимами програми. Виділіть час на навчання персоналу — це окупить і вкладені гроші, і допоможе уникнути помилок надалі.

«Програма сама не виправить всі помилки в обліку — вона значно спрощує життя підприємцю, знімає рутину, підказує вірні шляхи, але не думає за нього та його персонал. Спочатку мають бути налагоджені бізнес-процеси. Автоматизувати хаос неможливо», — Анна, замісник начальника відділу програмування. 

8. Незрозумілі перспективи

Ті, в кого щось колись крали (а таких багато), розуміють, нащо потрібен облік. Але вони не розуміють ще й перспективи, які він дає — інтернет-торгівля, вихід на нові ринки та маркетплейси, збільшення продажів завдяки створенню акцій й аналізу маркетингових активностей.

Для вас це може бути відкриттям, але розвиток бізнесу напряму пов'язаний з обліком. Ну і з налагодженими бізнес-процесами, від яких залежить якість обліку.

На що звернути уваги перед початком автоматизації?

Час автоматизації

Важливо пам'ятати про час автоматизації. 100% провальна ідея — займатися налаштуванням програми за день до відкриття, у сезон активних продажів або за день до початку перевірок. Це як мінімум призведе до надважкого стресу, максимум — до відмови від вкладених коштів й перспективного майбутнього.

«Моя рекомендація — починати автоматизацію мінімум за 2 тижні-місяць перед важливими подіями, наприклад перед святами. Щоб був час на внесення товару, помилки, їх виправлення, впевненість у своїх діях. Але ця рекомендація з поправкою на масштабування бізнесу.

Якщо все робити заздалегідь, то процес буде новим, іноді незрозумілим, але спокійним. Зазвичай такі клієнти телефонують до техпідтримки у гарному настрої, і все в них проходить ок. В іншому випадку ми отримуємо хвилю негативу, додаткові питання наших фахівців, які у людини викликають стрес, скарги, звинувачення. І сам процес автоматизації для такого клієнта стає максимально хардкордним», — Яна, керівник відділу продажів Торгсофт.

Підготовка процесів й обладнання

Купівля нового обладнання, установлення програми обліку — ці зміни вимагають часу на адаптацію під ваш бізнес. Неминучі ситуації, коли гроші проплачені, постачальник свої зобов'язання виконав, а кінцевого результату не видно — тільки хаос, плутанина, невдоволення співробітників.

Тому щоб уникнути негативних сценаріїв, чітко визначіть схему роботи вашого магазину і бізнес-процесів. 

  • Куди надходить товар? 

  • Як, де і хто його приймає, оцінює, маркує? 

  • Як ви плануєте вести облік своїх витрат? 

  • Чи будете ви все робити самі або наймете бухгалтера (товарознавця, менеджера)? 

  • Як ви хочете аналізувати залишки свого складу — весь товар або по відділах?

Вся ця інформація дозволить фахівцеві Торгсофт обрати оптимальний метод роботи й версію програму під ваші особливості. Тоді ви набагато швидше перейдете на новий якісний рівень контролю й обліку.

Торгсофт дозволяє максимально швидко здійснити перехід магазину на комп'ютерний облік. Зазвичай впровадження програми займає 1 день, без зупинки торгівлі. Навчання і налаштування відбуваються в режимі реальної роботи магазину — так персонал швидше втягується в роботу.

Ми відпрацьовуємо типові ситуації в роботі продавця: прихід, продаж, повернення, друк чека, продаж в борг, продаж товару за бонуси тощо. Також після першого придбання програми клієнт Торгсофт отримує 2 години безплатної техпідтримки, які можна використати впродовж першого місяця. Надалі ви можете звернутися по допомогу 7 днів на тиждень за допомогою віддаленого підключення.  

Для самостійного навчання є відеоуроки й повноцінна електронна довідка з користування програмою.


Автоматизація стає невіддільною й необхідною частиною ведення успішного й стабільного бізнесу. Комп'ютеризований облік допомагає підприємцям оптимізувати бізнес-процеси, збільшити продуктивність й прибутковість магазину, зменшити ризики та підвищити конкурентоспроможність в умовах сучасного ринку. 

Однак щоб побачити позитивні результати змін, потрібен час і прагнення власника до вдосконалення й розвитку справи. 


Програма обліку товару | Торгсофт



Facebook Instagram YouTube Twitter Google News Google Podcast Apple Podcast SounCloud

Додати коментар

Додати коментар
Ваш відгук відправлено. Його опублікують після перевірки адміністратором
Схожі статті