Як вести облік товару у маленькому магазині?

Продавати без обліку — все одно що йти ва-банк: не знаєш, в який момент можеш лишитися ні з чим. Бо хто не рахує гроші, той їх і не має.

Облікові програмні системи, на відміну від обліку в зошиті чи exel-таблиць, не просто спрощують життя власникам, дають чітке уявлення, скільки грошей є на рахунках, — а й допомагають точніше планувати закупівлі й збільшувати прибутковість бізнесу. 

Декотрі підприємці вважають, що якщо у них невеличкий магазин, то можна обійтися ручним обліком. У цій статті ми наведемо вагомі докази, котрі свідчать про протилежне: облік потрібен торговим мережам і магазинам будь-якого розміру і формату. 

Чому облік спрощує життя малому магазину?

Приймання товару в маленькому магазині вручну може тривати від декількох днів до тижня. Продавцю часто доводиться самостійно перевіряти кожен товар, звіряти кількість, шукати помилки, і не завжди їх легко знайти.

І це правильне рішення, адже з програмним обліком все стає на свої місця та набуває системності.

Які процеси можна автоматизувати в невеликому магазині? 

Програма обліку Торгсофт поліфункціональна: у ній можна вести облік товару по точках і на складі, фіксувати переміщення, продажі, повернення, вести облік витрат та прибутку; формувати товарні чеки, накладні, звіти по касі, виставляти рахунки та інше. 

Як відбувається облік у магазині одягу з допомогою програмного забезпечення Торгсофт?

1. Облік закупівель

Процес оприбуткування товару на склад спрощується й пришвидшується завдяки автоматизованому обліку. Все, що вам потрібно, це ввести інформацію про товар для продажу у програму обліку. Також під час приходу фіксуються умови постачання, дані про закупки й постачальників. 

Програма генерує штрих-коди для ідентифікації кожної товарної одиниці. Готові цінники зі штрих-кодами можна видрукувати на принтері етикеток.

Ще один варіант приходу товару — завантаження накладних від постачальника у форматі exel у програму обліку.

На цьому етапі варто подбати про базове торговельне обладнання, яке допоможе полегшити процес приходу товарів й зменшить ручну роботу. Мова йде про сканер штрих-кодів та принтер етикеток. 

Зокрема, за допомогою сканера продавець швидко знаходить товар в системі обліку, що є необхідним кроком під час оприбуткування, продажу чи поверненні товару. 

2. Створення каталогу товарів

У програмі обліку можна зберігати дані про товари, що продаються у магазині: назву, штрих-код, артикул, ціну, розмірну сітку, матеріал, країну виробника, колір, сезонність товару, кількість на складі та інші важливі характеристики. Також у програмі можна створювати релевантні описи й категорії продукції задля зручного їх пошуку у самій програмі та у google.

3. Облік продажів

Під час продажу у програмі обліку товар автоматично списується зі складу, а сума покупки реєструється у касі та за наявності функції програмного РРО — факт про реалізацію передається до податкової для звітності. 

У програмі під час реалізації фіксується інформація про: найменування товару, магазин, дату продажу, кількість проданих одиниць, суму оплати, за наявності розмір знижки, дані про покупця (наприклад, чи була застосована дисконтна картка при продажу).

Також у програмі передбачено безліч функцій для фінансового обліку й контролю: 

✓ створення рахунків та виписок видаткових накладних, 

✓ імпорт оплати з банківських виписок, 

✓ ведення обліку у декількох валютах, 

✓ приймання оплат за товар готівкою, безготівковим та змішаним способами.

4. Інвентаризація та переоцінка

Програма дозволяє періодично перевіряти кількість товарів на складі для виявлення розбіжностей між фактичною й обліковою кількістю. Переоблік проводиться за допомогою сканування штрихкодів товарів, що виключає механічні помилки при ручному підрахунку. 

У результаті ревізії товар може бути або переоцінено, або списано. При цьому часто у процесі інвентаризації виявляються недостачі товару або коштів, що може вказувати на нечесність продавців. Програма дозволяє запобігти таким випадкам у майбутньому. 

5. Звіти й аналіз

Створення різноманітних звітів про торгівлю: обороти товарів, звіти по касах за різні періоди, сукупні доходи й витрати, а також аналіз фінансових й маркетингових показників допоможе краще планувати закупівлі й управляти запасами. 

Наприклад, у програмі можна аналізувати продажі по кожній групі товарів, поточних залишках, конкретному розмірному ряду, колекціях, виробниках або постачальниках одягу. 

6. Дотримання законодавства

Навіть якщо у вас невеликий магазин одягу, це не допоможе уникнути відповідальності перед податковою. ФОП 2 та 3 груп, згідно із чинним законодавством, повинні встановити РРО (реєстратори розрахункових операцій). Це вбереже вас від неприємностей із податківцями та допоможе налагодити стабільні продажі у законному полі. 

Загалом, ведення обліку товарів у маленькому магазині вимагає систематичності, уважності, а використання спеціальних інструментів сприяє порядку й розвитку бізнесу.