Що таке переоблік у магазині і як його проводити у Торгсофт?

Переоблік — це позапланова інвентаризація товару, яку проводять для уточнення фактичних залишків на складі чи у торговому залі. На відміну від повної інвентаризації, яка охоплює весь асортимент, переоблік може стосуватися:

• лише окремої групи товарів;

• конкретного постачання;

• товару в певному місці зберігання.

У Торгсофт це реалізується через формування відомості інвентаризації з вибіркою потрібних товарів і внесенням фактичної кількості. Розглянемо детальніше, як проводити інвентаризацію у магазині з допомогою програми обліку Торгсофт?

Для чого потрібен переоблік?

Переоблік проводять, щоб:

• Виявити та усунути помилки в обліку (неправильне списання, подвійний прихід, помилки при продажу).

• Прослідкувати недостачу чи пересорт після підозрілих ситуацій (наприклад, зміна персоналу, збій обладнання).

• Оновити дані про залишки для коректної роботи з постачальниками та клієнтами.

• Підготуватися до ревізії або розпродажу.

Фактично переоблік — це інструмент швидкої перевірки та корекції обліку, що допомагає уникати фінансових втрат.

Як часто проводити переоблік у магазині?

Частота залежить від формату бізнесу, асортименту та ризиків:

• Щомісяця — у магазинах із високим товарообігом і значним ризиком недостачі (одяг, взуття, техніка).

• Раз на квартал — для середнього товарообігу та стабільного персоналу.

• Раз на пів року або рік — у випадку великогабаритного або малорухомого товару.

• Позапланово — після великого постачання, акцій, зміни відповідальних осіб, підозри на пересорт чи нестачу.

У багатьох магазинах поєднують підхід:

• Повна інвентаризація — раз на рік.

• Періодичні переобліки — щомісяця або щокварталу по групах товарів.

Як проводити інвентаризацію у програмі Торгсофт?

1. Вибір способу інвентаризації

У Торгсофт є три основні варіанти:

1. За допомогою комп’ютера — підрахунок ведеться сканером або вручну. Результати одразу вносяться у відомість інвентаризації в програмі Торгсофт.

2. Вручну — спочатку друкується відомість, робиться підрахунок на папері, потім дані переносяться в програму.

3. За допомогою терміналу збору даних — сканування товару проводиться далеко від комп’ютера, у залі з подальшим завантаженням у відомість інвентаризації у програмі обліку Торгсофт.

Інвентаризація за серійними номерами — додатковий спосіб переобліку, який проводиться у випадку обліку гарантійного товару за серійними номерами в магазинах техніки, електроніки і т. д.

2. Формування відомості інвентаризації

Наступний етап — створення документа інвентаризації, в якому фіксуються товари або групи товарів, які були перевірені. 

Щоб створити відомість переобліку:

1. Зайдіть у програмі в режим Склад → Стан складу.

2. Виберіть потрібну групу товару через Довідник (наприклад, за видом, виробником, постачальником).

3. Виділіть товари та натисніть Додати товар у відомість інвентаризації.

4. Збережіть документ — з’явиться перелік товару для перевірки.

3. Проведення інвентаризації

Варіант А: за допомогою комп’ютера

• Відкрийте Документ → Відомість інвентаризації.

• Виберіть потрібну відомість.

• Скануйте або введіть штрих-коди товарів.
  ▸ Ctrl+1 — автоматичне збільшення кількості на 1.
  ▸ Ctrl+Q — запит кількості після сканування.

Варіант B: вручну

• Надрукуйте відомість для ручного обліку.

• Підрахуйте товар у торговому залі, заповніть кількість у паперовій формі.

• Повернувшись до програми, відкрийте відомість і внесіть дані.

Варіант C: через термінал збору даних

• Завантажте товар із відомості в термінал (меню Робота з терміналом збору даних → Завантажити базу товарів).

• На місці скануйте штрих-коди.

• Після завершення — завантажте результати в програму (натисніть вкладку “Отримати інформацію з термінала”), кількість автоматично заповниться.

4. Аналіз результатів

Після проведення інвентаризації ви можете друкувати звіти, які покажуть:

• Недостачу товару — де ймовірно відбуваються втрати: крадіжки, помилки продавців або збої в обліку.

• Надлишок товару — свідчить про пересорт, дублювання приходу або неправильне списання.

• Результати переобліку окремо з урахуванням пересортиці

• Результати переобліку окремо за видами товару.

Це допомагає зрозуміти, які товари “зникають” частіше, а які залишаються в надлишку, і відповідн оптимізувати замовлення у постачальників, планувати розпродажі або акції.

Різниця між даними у програмі та фактом на складі — показник дисципліни персоналу та надійності процесів обліку.

Якщо похибки систематичні — треба коригувати процеси приймання, продажу та списання. Регулярний аналіз дозволяє бачити, чи збігаються проблеми з інвентаризації зі змінами в персоналі або графіках роботи.

Якщо результати кількох інвентаризацій порівнювати у динаміці, власник бачить:

• чи зменшуються втрати з часом;

• які заходи (відеонагляд, зміни у процесах) дають результат;

• які товари варто замінити або вивести з асортименту.

5. Завершення

• Переконайтеся, що всі товари підраховані (у програмі з'явиться статус “Закінчено підрахунок”).

• Натисніть “Закрити відомість” — Торгсофт автоматично створить документи для коригування складу відповідно до результатів.

У Торгсофт після закриття відомості інвентаризації програма автоматично створює документи для списання недостач і оприбуткування надлишків, що прибирає людський фактор і робить облік чистим.

 Рекомендоване відео до перегляду:

Поширені питання

Що таке переоблік і чим він відрізняється від повної інвентаризації?

Переоблік — це позапланова перевірка залишків окремих товарів, тоді як повна інвентаризація охоплює весь асортимент магазину.

Коли потрібно проводити переоблік у магазині?

Його роблять після підозри на нестачу чи пересорт, великого постачання, акцій, зміни персоналу або за регулярним графіком.

Як провести інвентаризацію в Торгсофт крок за кроком?

У програмі формують відомість інвентаризації, сканують або рахують товар, вносять дані й аналізують результати.

Яке торгове обладнання обрати для інвентаризації в Торгсофт?

Якщо у вас невеликий магазин, достатньо звичайного сканера. Універсальний пристрій — бездротовий сканер. В інтернет-магазині Торгсофт користується популярністю радіосканер Netum NT-C6. Переоблік також можна провести за допомогою Мобільного додатку Торгсофт.