9 помилок при роботі з програмою обліку, яких варто уникати

Правильна робота з програмою обліку — запорука ефективного ведення бізнесу. Однак підприємці часто припускаються помилок, які можуть значно ускладнити робочі процеси та замість отримання прибутку призвести до фінансових втрат. 

Ми проаналізували досвід підприємців клієнтів Торгсофт та виокремили 9 поширених прикладів неправильного використання програми обліку:

1. Відсутність повноцінного переобліку

Багато клієнтів замість проведення повного переобліку у магазині лише коригують кількість товарів, тобто вносять зміни у прихід. Це може створити невідповідності у кількості товарів та знизити точність обліку. Також це призводить до накопичення помилок у приході. 

Повноцінна інвентаризація дозволяє отримати точну картину залишків товарів і уникнути непорозумінь. Регулярний перерахунок товарів у магазині дозволяє перевірити фактичну кількість товарів у магазині або на складі, звірити їх із даними у програмі Торгсофт, виявити недостачі, пересорт або зайвий товар та перевірити відповідність цінників товару. 

Щоб інвентаризація не блокувала роботу магазину, Торгсофт рекомендує проводити її по групах товарів. Перед початком переобліку варто створити “Відомість інвентаризації” та обрати фільтр товарів, які беруть участь у цьому процесі. 

2. Використання стану складу замість реалізації

Деякі підприємці, замість продажів товарів через «Реалізацію», просто дивляться ціни в каталозі товарів у режимі «Стан складу» і проводять продаж записом на папірці або у зошиті. Такий метод не дозволяє відстежувати реальний рух товарів і призведе до плутанини та втрати актуальної інформації про залишок товарів.

3. Зміна цін у приході після часткового продажу партії

Коригування цін у приході після продажу частини партії товару призведе до неправильного розрахунку собівартості, невідповідностей у фінансових звітах, даних про вартість залишків, зміни валового прибутку, чистого прибутку та інших показників рентабельності. Якщо вам необхідно вести облік товарних запасів, то звіт буде формуватися неправильний.

4. Продаж дрібних товарів «у мінус»

Підприємці часто недооцінюють важливість дрібних товарів і не вводять їх у програму обліку. Проте ці товари нерідко є основними джерелами продажів, а під час сезонних коливань складають значний відсоток денного валового доходу. 

Продаж товарів «у мінус» спотворює дані про реальний прибуток і стан складу, що призводить до неправильних розрахунків. У результаті сума прибутку буде завищена, що викривлює реальну картину справ і спричиняє проблеми з плануванням закупівель. Для того, щоб дізнатися, чи є товар на складі, його доведеться перерахувати вручну.

5. Редагування документів «заднім числом»

Редагування складських та фінансових документів заднім числом спотворює реальний стан справ і порушує головне правило управлінського обліку: дані в програмі повинні відповідати реальному стану справ. Так ви уникнете самообману і не будете плутатися в змінених даних.

Такі дії можуть призвести до зловживань, адже ваші партнери або менеджери можуть почати робити так само, що фактично знецінить весь облік. Невірні дані викликають помилки в обліку та неправильні управлінські рішення, оскільки спотворюється інформація про складські запаси та фінансові операції. 

Редагування складських документів заднім числом призводить до неправильного обліку товарних запасів та звітності, що, своєю чергою, може стати причиною штрафів.

Редагування заднім числом підвищує ризик репутаційних втрат. Якщо працівники або партнери дізнаються, що дані в програмі обліку редагуються, це підірве довіру до системи обліку та до тих, хто її веде.

6. Неправильне повернення товарів

У програмі Торгсофт обмін товару (бартер) провести не можна. Усі товари повинні проходити через процедуру продажу і повернення, щоб забезпечити точність обліку. Коли товар продається, його кількість на складі зменшується, а при поверненні — збільшується. Це впливає на собівартість, оскільки кожна операція змінює загальну вартість товарних запасів.

Якщо обмін товару проводити без реєстрації повернення в програмі обліку, це призведе до неточного обліку. Наприклад, товар, обміняний на дешевший, може спричинити збитки для магазину, оскільки продаж не буде належним чином відображений у фінансових звітах. Крім того, це призведе до пересортування товарів, що викличе плутанину на складі. В результаті можуть виникнути ситуації, коли на складі фіксується наявність товару, якого насправді немає, або ж навпаки — товару не буде в програмі, хоча він є на складі. Це може спричинити затримки в обслуговуванні клієнтів і проблеми з постачанням, оскільки склад буде працювати з неточними даними.

Якщо товар продано через РРО, то і повернення повинно відбуватися через РРО. Це допоможе уникнути фінансових проблем, зокрема зменшить податкове навантаження, особливо для ФОП на 3 групі. Неправильне оформлення повернення може спотворити звітність і призвести до штрафів.

Щоб уникнути проблем, повертайте гроші тим самим способом, яким клієнт здійснив оплату. Це не тільки відповідає закону, але й мінімізує ризик махінацій.

7. Неправильна підготовка до відкриття інтернет-магазину

• Використання неправильного типу товару. Коли товар розміщується в невідповідному типі, наприклад, генератори поряд з продуктами на сайті, це викликає плутанину і незручності для покупців.

• Довгі назви товарів в описі. Якщо вся інформація про товар знаходиться в назві, це ускладнює створення моделей товарів. Кожен товар доведеться редагувати, щоб відокремити назву від опису.

• Використання динамічної характеристики як основної. Це може призвести до неточностей і неправильного обліку, оскільки динамічні характеристики часто змінюються і не можуть служити постійним ідентифікатором товару.

• Неконсистентні назви характеристик. Створення однієї й тієї ж характеристики з різними написаннями, наприклад, «зелений», «ЗеЛений», «зелененький», «зелені», «зел.», призводить до плутанини на сайті та ускладнює пошук товарів.

• Використання скорочень у назвах. Назви на кшталт «Тел.Xi.Красн.128» важко зрозуміти користувачам, і вони не оптимізовані для пошукових систем. Коли виникає потреба в нормальних назвах, всі товари доводиться переробляти або створювати окремі назви.

Щоб уникнути цих проблем, важливо правильно класифікувати товари, використовувати зрозумілі, послідовні назви та характеристики, а також уникати надмірних скорочень. Це покращить користувацький досвід і спростить управління товарним асортиментом.

8. Продаж категорій замість товарів у чеках

Продаж товарів у фіскальних чеках через категорії замість конкретних найменувань є порушенням податкового законодавства. Така практика не відповідає вимогам Закону України про РРО та Положенню про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 р. № 13. 

Згідно з цими документами, фіскальний чек повинен містити чітку та детальну інформацію про всі продані товари (послуги), включаючи їх найменування, кількість, ціну та загальну суму покупки. Без цієї інформації неможливо вести правильний облік, що може призвести до штрафів та інших санкцій з боку податкових органів.

Такий підхід також ускладнює ведення правильного обліку. Без деталізації товарів неможливо точно визначити собівартість товарів, проаналізувати рейтинг продажів певних категорій. Наприклад, якщо ви не знаєте, скільки одиниць певного товару було продано, важко визначити, скільки потрібно закупити наступного разу, чи яка реальна вартість проданих товарів.

Люди можуть використовувати цю схему з різних причин. Часто підприємці вдаються до цього через лінь вводити товари в систему обліку, адже деталізація всіх проданих товарів потребує більше часу та зусиль. Інші можуть робити це, щоб ухилитися від сплати податків, вважаючи, що, не вказуючи деталі проданих товарів, їм буде легше приховати свої доходи. Деякі просто не знають про вимоги до оформлення фіскальних чеків або нехтують правилами через недбалість.

Ведення чесного та прозорого обліку є важливою умовою для успішного розвитку бізнесу та довіри клієнтів. Замість використання сумнівних схем, краще зосередитися на правильному веденні обліку й сплаті необхідних податків, що забезпечить стабільність та репутацію вашого бізнесу.

9. Неправильне налаштування параметрів обліку

Налаштування параметрів обліку без належного розуміння їхнього впливу на систему може призвести до некоректних даних та ускладнень у веденні обліку. Наприклад, часто клієнти включають усю назву товару в його опис під час оприбуткування в програмі обліку. Потім щоб створити категорії товарів, потрібно переписати всі товари із неправильним описом.

Оптимальний спосіб — запросити у постачальника файл з коректно заповненою базою товарів. Якщо такого файлу немає або він створений неправильно, найпростіше ввести категорії товарів не в таблиці Excel, а у програму обліку Торгсофт, щоб надалі було зручно працювати вже із правильною базою.

Неправильне налаштування параметрів обліку в програмі Торгсофт може призвести до різних проблем, що впливають на роботу магазину. Тому при оприбуткуванні зверніть увагу на налаштування в пункті меню Товарознавство — Вид товару. 

Основні помилки при налаштуванні категорій товару

Некоректна структура довідника видів товару

Відсутність чіткої ієрархії товарів у довіднику може ускладнити пошук та фільтрацію товарів. Дотримуйтеся рекомендацій щодо побудови довідника з верхніми рівнями (загальні види товару) та підрівнями (конкретні види товару). Наприклад, верхній рівень — «Одяг», підрівень — «Верхній одяг», ще нижче — «Куртка», «Пальто».

Занадто загальні назви видів товарів

Використання занадто загальних назв, які не дають чіткого уявлення про товар. Використовуйте конкретні назви, які відображають основні характеристики товару. Наприклад, замість «Взуття» використовуйте «Спортивне взуття» або «Чоловіче взуття».

Використання всіх рівнів ієрархії у назві товару

Надто довгі назви товарів через включення всіх рівнів ієрархії у назву. У назві товару повинна брати участь лише нижня гілка дерева. Наприклад, для товару «Куртка» не включайте у назву «Одяг» і «Верхній одяг».

Неправильні налаштування округлення ціни

Некоректні налаштування округлення можуть призвести до неправильного розрахунку цін. Виберіть відповідний спосіб округлення цін для кожного виду товару. В Україні підприємці, які РРО для готівкових розрахунків, повинні округлювати загальну суму покупки. За правилами округлення, суми, що закінчуються від 1 до 4 копійок, зменшуються до найближчої суми, яка закінчується на 0 копійок, а суми від 5 до 9 копійок збільшуються до найближчої суми, що закінчується на 0 копійок. Наприклад, 12,34 грн округлюється до 12,30 грн, а 12,35 грн — до 12,40 грн. Округлення застосовується до загальної суми чека, а не до кожної позиції окремо

Відсутність налаштувань націнок

Неналаштовані націнки можуть призвести до відсутності маржі на товарах. Встановіть націнки для кожного виду товару або використовуйте групи націнок для автоматичного застосування.

Ігнорування додаткових характеристик товарів

Активуйте необхідні характеристики для кожного виду товару, щоб мати детальну інформацію про товар у картці товару, таку як виробник, артикул, сезон, колір, матеріал тощо. 

Відсутність контролю за серійними номерами

Активуйте функцію обліку серійних номерів для гарантійних товарів. Продаж таких товарів також зобов'язує вести облік товарних запасів.

Неправильні налаштування знижок

Некоректні налаштування максимальних знижок можуть призвести до фінансових втрат. Встановіть максимальні знижки для кожного виду товару, щоб уникнути продажу товару нижче собівартості.

Відсутність налаштувань для фіскального обліку та ПДВ

Перевірте та налаштуйте параметри фіскального обліку та обліку ПДВ для кожного виду товару, відповідно до вашої системи оподаткування. 

Уникаючи цих помилок, ви зможете забезпечити точність та ефективність роботи з програмою обліку, що позитивно вплине на весь бізнес-процес.