7 помилок в управлінні товаром — як їх уникнути за допомогою Торгсофт

Управління товаром — це серце будь-якого роздрібного бізнесу. Від того, наскільки ефективно ви контролюєте свій асортимент, залежить прибуток, задоволеність клієнтів і ваш спокій. Часто підприємці зіштовхуються з одними й тими ж помилками в асортименті, залишках і закупівлях. 

Але більшість цих проблем легко вирішуються — особливо якщо ви використовуєте програму Торгсофт. Вона має набір інструментів, які допомагають уникнути типових помилок у товарному обліку. Розгляньмо найпоширеніші промахи та як їх уникнути.

 Помилка №1: ви не знаєте, що у вас є в наявності та які залишки

Як часто буває: клієнт питає про товар, а ви не впевнені — є він на складі, на вітрині чи десь загубився? А може, його взагалі вже давно нема? Ця плутанина може коштувати вам репутації. Відсутність контролю призводить до падіння продажів.

✅ Що пропонує Торгсофт:

Режими програми «Товарознавство» і «Склад» дозволяють:

• Автоматизувати прихід нового товару і повторних закупівель: у Торгсофт можна формувати довідник видів товару та додаткових характеристик, що допомагає систематизувати великий асортимент, особливо якщо магазин працює з товарами різних категорій. 

• Зручна класифікація товару в програмі дозволяє не лише швидко оприбуткувати його у програмі, а й відфільтрувати у пошуку за вказаними параметрами.

• Переглядати залишки на всіх центрах обліку у будь-який момент через режим «Склад → Стан складу».

• Вести форму обліку товарних запасів, відповідно до законодавчих вимог, що дає повну картину по кожному складу: кількість проданої продукції без РРО чи пРРО, кількість товару, який надійшов або вибув, переміщені, списані товари.

• Автоматично розраховувати мінімальну і максимальну кількість товару, щоб уникати «мертвих зон» на складі, де товари просто лежать і не продаються, скоротивши витрати на їх зберіганні.

 Помилка № 2: «Куплю побільше — раптом розберуть»

Підприємець купує велику партію товару, який здається перспективним. Але він не продається. Склад переповнений, кошти «заморожені».

✅ Як допоможе Торгсофт:

• «Аналіз стану на складах» за періодами зберігання дає підприємцю чітке уявлення про залишки товару не лише на основному складі, а й на всіх підпорядкованих. Зручні фільтри допомагають звузити пошук за категоріями: сезон, виробник, постачальник, бренд, вид товару або навіть штрих-код. 

• «Аналіз товару, що залежався» допоможе виявити товар, який тривалий час перебуває на складі.

• «Аналіз залишків товару» дозволяє в будь-який момент отримати повну картину щодо товарів на складах. Ви можете дізнатися, скільки одиниць продукції лишилося на конкретну дату, у якому саме центрі обліку, від якого постачальника і в якій валюті вони були закуплені. Це особливо корисно для своєчасного поповнення запасів і уникнення перебоїв у продажах.

• «ABC і XYZ аналіз» дозволяє розділити товари за важливістю й стабільністю продажів. Зокрема XYZ аналіз допомагає зрозуміти, наскільки стабільно продається кожен товар, що важливо для планування запасів: товари з категорії X мають стабільний попит — по них легко прогнозувати продажі, а от категорія Z — це товари з хаотичним, непередбачуваним попитом.

 Помилка №3: ви не ведете облік постачальників і закупівель

Якщо ви працюєте з кількома постачальниками, дуже легко загубитися: хто що коли привіз, за якою ціною, які умови оплати? Без системи — це хаос.

✅ Як вирішує Торгсофт:

У режимі «Товарознавство» → «Довідник поставок товару», «Склад постачальника» можна:

• вести історію всіх закупівель і постачальників,

• об’єднувати різні прихідні накладні в одну партію, 

• аналізувати постачання товарів, контролювати складські запаси,

• визначати прибутковість окремих партій товару. Наприклад, якщо ви завезли однаковий товар від різних постачальників, система допоможе побачити, яка партія була вигіднішою завдяки фільтрам по виробнику чи центру обліку.

• бачити, у кого найвигідніші ціни.

 Помилка №4: «Навіщо ці етикетки — і так видно, що це»

Товар без маркування ускладнює роботу продавців, провокує помилки на касі й плутанину. 

✅ Як допоможе Торгсофт:

• Автоматичне створення штрих-кодів і друк етикеток на товари без маркування.

• Можливість надрукувати етикетки за шаблоном друку для різних форматів.

• Розрахунок ціни для етикетки допомагає магазинам промаркувати товар з двома цінами: старою та акційною, на якій можна зазначити розмір знижки.

Режим: Товарознавство → Друк бирок, Налаштування друку етикеток. 

 Помилка №5: ви не бачите, що приносить прибуток

Ви можете продавати багато — але це ще не означає, що заробляєте. Якщо не враховуєте націнку, витрати, сезонність — можна йти «в нуль» або навіть у мінус. Немає точного обліку закупівельної ціни — маржа прорахована на око.

✅ Як допоможе Торгсофт:

• Режим аналізу «Прибутковість реалізацій за період» покаже: які товари приносять найбільший прибуток, які лише створюють видимість руху і лише займають місце на складі. Як змінюється маржа залежно від сезону або акцій.

Він показує все: скільки товару надійшло, скільки продано, скільки залишилося, за якою ціною продавали, яка собівартість, і найголовніше — скільки реально заробили. Завдяки цьому підприємець бачить, які товари варто просувати, а від яких, можливо, краще відмовитись.

• За допомогою додаткового режиму «Розподіл виручки за відсотками знижок», можна проаналізувати ефективність знижок та акцій. Наприклад, чи дійсно сезонна акція підвищила прибуток або ж просто зменшила маржу. Ви також бачите, як поводяться різні категорії клієнтів (звичайні, VIP), які знижки працюють краще (накопичувальні, фіксовані, бонусні) і як ці фактори впливають на дохід.

• Автоматичний розрахунок націнки з урахуванням валюти, курсу, податків.

• ABC аналіз у Торгсофт фокусується на прибутковості товару: він розділяє весь асортимент на три категорії — A, B та C. Товари категорії А — це “золотий фонд” магазину, що приносять левову частку прибутку. Їх завжди потрібно мати в наявності. Категорія В — середній рівень важливості, за якими теж варто слідкувати. А от категорія С — це ті позиції, які продаються слабо й, можливо, взагалі не варто тримати на складі. Цей інструмент допоможе вам заощадити кошти, прискорити обіг і зменшити складські запаси.

 Помилка 6: «Ревізію зробимо колись...»

Невідповідність залишків, пересорт, підозра на крадіжки — але інвентаризації не проводяться місяцями.

✅ Як допоможе Торгсофт:

• Повна або вибіркова інвентаризація у Торгсофт автоматизує процес звірки фактичної наявності товару на складі з даними облікової системи. Ви отримаєте точний, швидкий та контрольований облік залишків без потреби вести все вручну. Ви можете аналізувати конкретні групи товарів, і програма автоматично врахує надлишки та нестачі.

• Відомість інвентаризації фіксує зміни у фактичних залишках. Програма самостійно створює документи приходу та списання після завершення інвентаризації, що значно спрощує бухгалтерський облік. 

Режим: Документ → Відомість інвентаризації

 Помилка №7: ви ведете все вручну або в Excel

Це класика. Excel — хороший інструмент, але він не призначений для динамічного обліку з щоденними змінами. Ручне введення = багато помилок і купа витраченого часу.

✅ Як вирішує Торгсофт:

• всі дані оновлюються в реальному часі,

• автоматично формуються чеки, накладні, рахунки, звіти,

• швидке і точне оформлення продажів, повернень,

• точний облік і контроль взаємних розрахунків і боргів із клієнтами та постачальниками, 

• автоматизація роботи з клієнтськими системами лояльності та знижками,

• інтеграція з POS-обладнанням, програмними РРО, маркетинговими сервісами, маркетплейсами та інтернет-магазинами.

Управління асортиментом, продажами, звітами — все в одному місці

Отже, Торгсофт — універсальна програма обліку, яка об'єднує в собі функціонали різних сервісів і програм: 

✔️ Гнучке управління асортиментом: облік розмірів, сезонів, колекцій, виробників, групування товарів за видами та характеристиками = зручне формування акцій. 

✔️ Управління складськими запасами, контроль наявності та руху товарів між магазинами чи складами, штрихкодування товару.

✔️ Фінансовий облік і звітність: отримання детальних звітів з продажу, реєстрація фіскальних продажів, облік валового доходу, прибутків та супутніх витрат для оптимізації бізнес-процесів.

✔️ Аналітика та ухвалення рішень: збір та аналіз даних для обґрунтування стратегічних рішень, наприклад, щодо асортименту, ціноутворення та маркетингових кампаній.

✔️ Маркетинг у торгівлі: управління дисконтними програмами, організація акцій та спецпропозицій, створення програм лояльності для клієнтів, що сприяє збільшенню продажів та популярності товарів.

✔️ Система обліку клієнтів від Торгсофт спеціалізується на автоматизації роботи з покупцями та включає набір необхідних функцій для ефективного управління клієнтською базою.

Роздрібна торгівля — це як корабель у морі. Якщо у вас є чітка карта й компас, ви точно знаєте, куди пливете. Торгсофт — це саме той компас, який дозволяє вам не просто «виживати», а розвиватися, заробляти й кайфувати від своєї справи.

Торгсофт допомагає кожному підприємцю стати професіоналом у своєму бізнесі, навіть без спеціальної освіти. А головне — дозволяє уникнути помилок, які дорого коштують.