Як інструменти автоматизації зменшують витрати бізнесу

Власники будь-якого бізнесу прагнуть одного — збільшувати прибуток, зменшуючи витрати. Технологій, які допомагають дбайливо використовувати наявні ресурси компанії, є багато. Це і грамотний стратегічний менеджмент, і оптимізація процесів, і звернення до інтелектуальних систем, як-от штучний інтелект та чат GPT.

Окрім цього, багатьох турбує питання, як швидко окупляться інвестиції, наприклад, у відкриття чи модернізацію торговельної точки, створення інтернет-магазину, оновлення та автоматизацію бізнес-процесів, навчання персоналу тощо. 

Використовуючи спеціальні методи, ви зможете швидко окупити вкладення та оптимізувати витрати бізнесу. Автоматизація є одним із таких методів, наслідком якої є підвищення ефективності ресурсів компанії, зростання продажів та розвиток бізнесу. 

Від чого залежить період окупності?

Оскільки кожен бізнес унікальний і має свої специфічні умови, період окупності вкладень може значно варіюватися, залежно від багатьох чинників:

• власне, обсягу інвестицій,

• географічного розміщення бізнесу,

• інноваційних підходів до продажів та стратегій управління,

• використання онлайн-продажів,

• кількості асортименту товарів у магазині,

• маркетингового планування,

• адаптації до змінних умов ринку та макроекономічного середовища країни.

Аналіз витрат на запуск бізнесу або його покращення дає уявлення, за скільки часу ваша справа “вийде в нуль” і чи вдасться підвищити її рентабельність, витрачаючи менше коштів. 

Автоматизація процесів — швидкий спосіб зменшити витрати й примножити доходи бізнесу

Спеціалізоване програмне забезпечення, як-от програма обліку Торгсофт, не лише пришвидшує окупність вкладень, але й вберігає гроші власника. Яким чином?

Скільки коштів втрачає власник без автоматизації?

У таблиці нижче ми навели умовні цифри, які показують, як впровадження системи обліку допомагає заощадити кошти та час на торгівлю у бутиковому магазині одягу, оптимізувати роботу персоналу, покращити задоволеність клієнтів і врешті-решт посилити бізнес.

*Мінімальна ціна за товар у магазині. 

**Максимальна ціна товару.

Розберемо декотрі процеси детальніше.

Приймання або прихід товару

Це базова опція програми обліку, відправна точка, з якої починається порядок у бізнесі. Оприбуткування товарної бази, або внесення інформації про товари в єдину систему, допомагає зрозуміти, скільки товару є в наявності у магазині та на складі. Автоматизований облік дозволяє уникнути дефіциту товару в активний сезон або надлишку продукції й сприяти її швидшому збуту.

Аналіз та прогнозування асортименту магазину актуальні для бізнесів, які торгують сезонним товаром або популярною продукцією — одягом, аксесуарами, книгами, товарами для тварин, творчості тощо.

Якби власниця бутіка продовжила записувати нові надходження в зошит, то могла б не врахувати що, наприклад, жіночі сукні від польського виробника, які вона закупила тогоріч, залежалися на складі, і помилково закупити їх знову. 

Переоблік або інвентаризація

Теж саме стосується і переобліку — перевірки наявності, виявлення недостачі або зайвого товару на складі та порівняння фактичної кількості товарів з даними у програмі обліку. 

Якщо не робити інвентаризацію у програмі обліку, можна знову ж таки натрапити на помилки: пересорт, неоприбутковані партії, неврахований брак або списання, махінації покупців або співробітників при продажу чи поверненні товару, непорозуміння з постачальниками та інше. 

Програма лояльності

Використання програм лояльності — це дієвий маркетинговий інструмент залучення та утримання аудиторії. Зараз мало хто може дозволити собі ігнорувати цей метод. Проте навіть ті продавці, які активно його застосовують, але роблять це в ручному режимі, рано чи пізно зіштовхувалися з помилками або відмовляються від додаткових засобів лояльності, як-от продаж товарів за дисконтними чи бонусними картками.

Системи лояльності сприяють більшій залученості клієнтів та довірі до бренду чи магазину. Внаслідок цього збільшується кількість покупок та прибутковість бізнесу, за декотрими підрахунками у 10-50%, залежно від типу акції або бонуса.

Якби Анна не ввела в магазині повторні покупки за бонуси, за місяць її магазин втратив би від 5 000 до 15 000 грн. 

Продажі

Окрім цього, бізнес може регулярно втрачати кошти на неконтрольованих або неправильно встановлених знижках, через продажі нижче собівартості, через залежування неходового або неліквідного товару, неправильне ціноутворення, продажі повз каси, помилки в розрахунках та махінації продавців.  

Програма обліку Торгсофт не допустить таких похибок і неточностей у продажах. Приміром, ви можете налаштувати розмір знижки або акції на окремий товар чи групу, на певну суму або кількість товарів у чеку та встановити період її дії. Так ви точно знатимете, які товари та з якою знижкою продалися й уникнете зайвих витрат. 

Також програма може контролювати продаж товарів ничже собівартості або з мінімальною націнкою.   

Рутина 

Власники можуть постійно втрачати кошти на рутинній роботі, яка забирає більшість часу і сил. Окрім продажів та обслуговування клієнтів, потрібно вести домовленості й розрахунки із постачальниками, дилерами, працівниками, враховувати витрати на життєдіяльність точки тощо. Усе це втримати в голові, зошиті чи таблиці exel важко і недоцільно.

Від чого залежить вартість автоматизації

Вкладені кошти у програму обліку окупаються досить швидко. Головне на початку впровадження змін врахувати всі можливі особливості й потреби торговельного бізнесу, щоб вибрати потрібний тариф і опції.

У таблиці ми прорахували період окупності коштів у програму обліку і показали середнє значення прибутку, який можна отримати внаслідок автоматизації в магазині або торговельній мережі. 

***У вартість автоматизації ми не включили комп'ютери або ноутбуки, необхідні для встановлення програми. 

Зазвичай ціна облікової системи залежить від:

• налагодження чи відсутності бізнес-процесів у магазині, 

• кількості робочих місць, тобто комп’ютерів, на які буде встановлена програма обліку, 

• потреб, задач та розміру бізнесу.

Наприклад, для невеликого магазину з декількома відділами та касами потрібен стартовий пакет автоматизації: 

► ліцензія на програму обліку, 

► базове торговельне обладнання: сканер штрих-кодів, принтер етикеток та чеків на кожну касу,

► додаткове обладнання за потреби: термінал збору даних, банківський термінал, РРО (реєстратор розрахункових операцій, необхідний для продажу фіскального товару та передачі звітності в податкову). 

Також вам можуть знадобитися додаткові опції програми, які працюють на впізнаваність магазину, зростання продажів і лояльності покупців: 

► CRM система для роботи з клієнтською базою і продажами, 

► відправка масових розсилок клієнтам через месенджери та email, 

► віддалений облік через мобільний додаток, 

► функція видалення статистик закритих періодів, 

► архівація даних на гугл диск,

► розрахунок зарплати й мотивація продавців тощо.

Усі ці опції та багато інших корисних інструментів реалізовані в програмі обліку Торгсофт. Ви можете детальніше ознайомитися із можливостями програми на сайті компанії, у розділах «Основні можливості», «Підтримка користувача», «Ціни» або ж проконсультуватися з фахівцем та замовити автоматизацію торгівлі за телефоном:

+38(067) 558 37 84

info@torgsoft.ua