Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Учет и контроль бизнеса. Типичные вопросы, ошибки и разбор мифов 01.10.2011

Существует огромное количество заблуждений, мифов и вопросов относительно организации учета товара, скидок и контроля. Большинство предпринимателей в буквальном смысле мечтают наладить товарный и денежный учет, но не представляют, с чего начать, и не понимают - как могут быть связаны штрихкодирование товара, учет остатков на складе, накопительные скидки и контроль продавцов.

Мы решили основательно ответить на вопросы, которые и у Вас тоже наверняка крутятся в голове, как только мысль заходит о покупке программы для учета в магазине. Пять минут прочтения этой статьи помогут Вам избежать ошибок и понять, с чего начать и что нужно для полноценного, всестороннего компьютерного учета товара и контроля над бизнесом.

Итак, поехали: 

Заблуждение № 1. (Техническое)

«Самое главное – это купить сканер штрих-кодов и принтер для печати штрих кодов»

Многие с этого и начинают – покупают какое-то торговое оборудование и потом не знают как его соединить между собой и заставить работать совместно. Это подход «не с того бока» -  сначала купить оборудование (сканер штрих-кодов или принтер штрих-кодов), а потом решать что с ним делать. Чаще всего это приводит к дополнительным сложностям и тратам времени и денег. Главным в этом деле является все-таки программное обеспечение для торговли, которое управляет оборудованием, заставляет его делать полезные вещи. Именно программа должна соответствовать задачам управления и учета. А оборудование необходимо подбирать уже к программе, чтобы оно было с ней максимально совместимым и оптимальным с точки зрения потребностей вашего бизнеса. 

Заблуждение № 2. (Обманчивое)

«Это сложно.  Мои продавцы не смогут осилить компьютер, так как уже в возрасте и т.п.»

Вот это - второй по встречаемости повод, которым нерадивые продавцы прикрывают свою воровитость. (Первый - это "Без скидок не покупают!". Знакомо?). Продавцам просто невыгоден полный контроль магазина с вашей стороны, который обеспечит программа. Каких только махинаций продавцов мы не узнали за время работы! Подробнее о них мы писали в статье Профилактика злоупотреблений в магазине. Конечно, намного легче ''стырить'' какой-нибудь позабытый товар или положить скидку себе в карман, чем работать над техникой продаж, изучать вкусы потребителя, искренне желать обслуживать покупателей на отлично...Продавцам, (к счастью, не всегда так) по большому счету плевать - будет ли развиваться Ваш бизнес, зарплата есть - и хорошо. И даже процент от продаж не заставит ваших подчиненных думать о стратегических планах развития вашего детища.

Сложно ли продавцу работать с программой? Судите сами. Мы рекомендуем продавцам максимально ограничивать доступ к возможностям программы - только на уровне его компетенций. Продавцу нужно запомнить только несколько действий - отсканироватьвыбранный покупателем товар, нажать кнопку Оплатить и вручить покупателю распечатанный автоматически товарный чек. Да, и еще запомнить как оформить возврат товара и распечатать отчет по кассе в конце дня, чтобы вместе с выручкой владелец смог проконтролировать - что продалось, кому и за сколько. Эти элементарные действия осваиваются за 5 минут даже ребенком.

Ошибка № 3 (Расточительная)

«Покупатели часто спрашивают скидки. Мы напечатали дисконтные карточки...»

А дальше? Вы уверены, что эта скидка не пошла в карман продавцу? Ведь  нет никаких данных о том, что сегодня действительно пришло столько-то покупателей с карточками и они получили скидок на общую сумму, скажем, 300 гривен. И потом, просто дарить скидки - недальновидно. Работу с покупателями лучше вести комплексно. Использование накопительных скидок и бонусных программ гораздо лучше стимулирует покупать именно в этом магазине и обеспечивает постоянных покупателей. Отследить вручную кто на какую скидку напокупал - нереально, программа же сделает это автоматически. А возможность в программе вести базу покупателей и обрабатывать их анкетные данные позволит намного эффективнее понять ваших потребителей и спланировать рекламные мероприятия.

Мнение № 4 (Расчетливое)

«На все это приходится вынимать деньги из оборота»

Затраты на налаживание учета – это беспроигрышные инвестиции в собственный бизнес. Да, с одной стороны это затраты, которые вынимают деньги из оборота. С другой стороны – они помогают изменить бизнес и свою жизнь к лучшему. Наладить работу так, чтобы не затрачивать время и силы на контроль бизнеса, а лишь точечно анализировать основные показатели с помощью программы. Все это высвобождает у вас массу времени, которое можно потратить на расширение своего дела: открытие новых магазинов, освоение новых товарных групп, поиск выгодных поставщиков, изучение законодательства... Пойти в отпуск, наконец! Наверное, поэтому почти все  пользователи ТОРГСОФТ после внедрения программы открывают новые магазины и докупают программу для них.

Мнение № 5 (Арифметическое)

«Есть программы и подешевле»

Давайте проанализируем среднюю себестоимость товара на складе (в торговом зале) среднего небольшого магазина. Согласитесь, это не менее чем 100-300 тысяч. Может ли система для контроля и управления таким объемом товара стоить 200 грн.? Вряд ли. Стоимость системы управления бизнесом находится в зависимости от стоимости этого бизнеса. Чем дороже бизнес, тем дороже система управления - ведь на нее возлагается больше ответственности за результат такого управления. Если вы считаете, что ваш торговый бизнес еще не «дорос» до специализированной программы и вам вполне хватает «Экселя» или записей в тетради – мы вам искренне желаем развиваться! Задумайтесь, а может быть ваше развитие сдерживает как раз то, что вы вынуждены направлять свои усилия на рутину учета, а не управление и стратегию развития?

Вопрос № 6 (Стереотипный)

«Зачем ваша программа ТОРГСОФТ, если есть 1С?»

В программе «ТОРГСОФТ» собраны необходимые для торговли режимы и работа с торговым оборудованием.  Торгсофт – это не универсальная программа (как 1С), а готовое решение для розничной и мелкооптовой торговли. Эта специализация дает все необходимые инструменты для полноценного управления магазином (штрихкодирование товара, ведение склада, контроль персонала, системы скидок и методы стимулирования спроса, картина взаиморасчетов с поставщиками и др.). В ТОРГСОФТ не нужно ничего дописывать и доделывать, платить деньги за обслуживание и донастройки. Любой предприниматель без специальных знаний легко использует программу «Торгсофт» для управления и контроля над своим бизнесом. Подробнее о том, в чем отличие программы ТОРГСОФТ от 1С рассмотрено в статье Отличия Торгсофт от 1С.

Опасение № 7 (Жизненное)

«А это безопасно? Тетрадку я могу в любой момент спрятать, и кроме меня в ней никто не разберется. А компьютер?..»

Несколько уровней защиты обеспечивают надежное хранение данных. Продавец работает с программой под самой ограниченной ролью, которая не дает ни ему,  ни другим посторонним лицам получить коммерческую информацию (наличие и стоимость товара на складе, финансовых итогах и других важных данных). Только хозяин под своим паролем может получить доступ ко всем данным.

Заблуждение № 8 (Практическое)

«Я далек от компьютера и ничего не понимаю в программах. Все это наверное сложно…»

ТОРГСОФТ работает по понятной  приходно-расходной схема учета. В ней нет специфических терминов (дебет, кредит, сальдо, конфигурация, оборотная ведомость…). Вам не нужно обладать специальными знаниями – каждая кнопка подписана, все режимы и окна наглядны и понятны. Не нужно проходить обучающие курсы – достаточно познакомиться с видеоуроками, которые прилагаются к программе. Каждое действие имеет всплывающую подсказку, при наведении на нее мышкой. Даже неопытные пользователи «в возрасте» легко осваивают режимы программы.

Учитывая тотальную занятость владельца магазина, можно организовать все ''под ключ''  - приезд, установка программы, подключение оборудования, и обучение - вас и всех ваших сотрудников. Как правило, для этого хватает одного дня, при этом закрывать магазин и останавливать торговлю не нужно - обучение на практике даже эффективнее. Проверенная методика обучения гарантирует, что в конце дня вы сможете пользоваться программой для учета продаж и складского учета. В дальнейшем обязательно оказывается наша помощь по телефону или через интернет (после покупки первой программы пользователю автоматически начисляется бесплатный Пакет внедрения для нового клиента).

 Заблуждение № 9 (Футуристическое)

«А если я куплю вашу программу, а  вы вдруг уедете в Америку. И что я буду делать?»

Развитие и поддержка программы ТОРГСОФТ не зависит от одного программиста, который может куда-либо уехать. Над ее развитием работает на протяжении нескольких лет целый штат специалистов. Поэтому «жизнеспособность» ТОРГСОФТ не зависит ни от желания, ни от здоровья только одного человека. Программный продукт зарегистрирован в департаменте интеллектуальной собственности Украины, компания зарегистрировала свою торговую марку, постоянно вкладывает ресурсы в свой бренд и планирует строительство собственного офиса. Все это никак не вяжется с фирмой-однодневкой. Если уж уезжать в Америку - то только ради открытия там штаб-квартиры :)

Вопрос № 10 (Упреждающий)

«А если в программе будут сбои или у меня будут вопросы?»

Служба поддержки ТОРГСОФТ оказывает всем пользователям техническую поддержку в рабочее время с 9 до 18 часов понедельник - суббота; с 18 до 21 часа по будням и с 9 до 18 - помощь по срочным вопросам. Ответ на любой вопрос и помощь по программе можно получить по телефонам, электронной почте, «Скайпу» или путем удаленного подключения через Интернет напрямую к вашему монитору. Этот способ позволяет решить все вопросы, не тратя время и деньги на приезд специалиста. Впрочем, если необходим приезд специалиста - это тоже организовывается без проблем, - мы работаем по всей Украине.

Вопрос № 11 (Шкурный)

«Сколько я должен буду платить вам ежемесячно?»

Обязательных и каких-либо регулярных оплат не требуется. Лицензия принадлежит пользователю бессрочно - то есть вы покупаете программу один раз и больше за нее не платите. Она может быть бесплатно перенесена на другой компьютер. Вы можете бесплатно скачать обновление программы с нашего сайта. Оплачивается только техническая поддержка -  при фактическом обращении пользователя за консультациями. 

Вопрос № 12 (Стратегический)

«А если программу нужно настроить под меня?»

Ежедневно к нам поступают пожелания по развитию программы. Мы их записываем и тщательно анализируем, систематизируем - они дают основную информацию для дальнейшего развития программы. В первую очередь, в разработку попадают те пожелания, которые будут полезны наибольшему количество наших пользователей. Однако, мы идем навстречу и тем, кто хочет сделать что-то уникальное. В этом случае мы внимательно вникаем в нужды таких клиентов, не требуем от них формальной постановки технического задания, которое, как правило, очень сложно самому сформулировать. В ходе обсуждения мы вместе с заказчиком ищем пути наиболее эффективного решения и предлагаем что для этого можно сделать. Результат такой работы всегда хороший - заказчик получает то, что он хотел. Мы благодарны нашим пользователям, которые понимают, какой объем информации приходится перерабатывать нашим специалистам, и терпеливо ждут решения своих задач.

Вопрос № 13 (Системно-администраторский)

«У меня несколько магазинов, как связать их в единую систему?»

Программа «Торгсофт» отлично приспособлена для работы в сети магазинов. Благодаря клиент-серверной технологии программы Торгсофт, возможно использовать единую базу данных  для всех магазинов (на основе терминального сервера). Такой способ  позволяет стабильно работать с одной базой данных даже большому количеству магазинов, находящихся сколь угодно далеко друг от друга. Подробнее о том, как это работает в статье Управление бизнесом on-linе в программе Торгсофт.

Вопрос № 14 (Актуальный)

«Как обезопасить данные? Ведь вся информация находится в компьютере и если его заберут, то можно узнать про мои обороты»

Даже если такое случится и компьютер будет унесен конкурентами или другими злоумышленниками, то добраться до данных будет далеко не просто. В этом плане использование терминального сервера и единой базы данных через Интернет дает практически идеальный вариант безопасности, потому что сервер может находиться где угодно, и самое подходящее место для него - наиболее надежное со всех точек зрения.

Вопрос № 15 (Управленческий)

«Как сделать так, чтобы продавцы не играли на работе в игры?»

При установке программы есть так называемый комплекс безопасности, выполнение которого  значительно затрудняет отвлечение сотрудников и установку игр. Подробнее об этом и других дисциплинарных мерах и информационной безопасности - в статье Защита бизнес-информации и злоупотребления персонала.

Вопрос № 16 (Логистический)

«У меня много мелкого товара. Мне что, клеить штрих код на каждую пуговицу?»

Мелкий товар размещается в коробочках, в упаковке или стеллажах. Достаточно сформировать в программе только один штрих-код для мелкого товара и наклеить его на коробку (витрину). При продаже этот штрих-код можно просканировать столько раз, сколько покупается штук, или ввести количество с клавиатуры. Иногда попадается такой товар, на который не удобно клеить штрих-код или неудобно сканировать (например, очень тяжелые или высоко расположенные на витрине товары). Тогда можно распечатать весь перечень таких товаров со штрих-кодом и прикрепить около кассы. При покупке такого товара - продавец сканирует ''дежурный'' штрих-код и отпускает товар.

История № 17 (На закуску) 

Экзотический случай нестандартного учета и фантастического терпения.

Мы наблюдали его на выставке. Ситуация: предприниматель торгует обувью в розницу и оптом. Учет товара ведется следующим образом. База товаров содержится в программе 1С (версия неизвестна). Чтобы напечатать ценник, запускается отдельная программка для генерации штрих-кода, где вручную задается диапазон (первая и последняя цифра кода). Печатаются ценники, товар маркируется. Чтобы занести эти штрихкоды в 1С, открывается лист Excel, в него сканируются товары. Потом этот лист с кодами "затягивается" в 1С. Перечень постоянных покупателей ведется вручную в тетрадке...

И ведь очень много предпринимателей, которые мучаются в трех программах или тетрадках. Мы за то, чтобы эту энергию и настойчивость направить в конструктивное русло! 

 

А какие вопросы есть у Вас?

Задайте их сейчас, пока не забыли!

11.10.2011

Комментарии
Отзывов нет

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором