Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Электронные документы: что оригинал, а что копия, исправление ошибок

15.04.2021

Электронные документы

С каждым годом всё больше предприятий коммерческого и государственного сектора начинают использовать электронные документы и переходят на электронный документооборот. Это не удивительно, ведь электронные документы занимают меньше места, ими проще обмениваться и быстрее составлять. Однако, к электронным документам, как и к бумажным есть свои требования, о них читайте в данной статье.

Что такое электронный документ?

Электронный документ - это документ, который содержит обязательные реквизиты (данные, без которых электронный документ не имеет юридической силы и не является основанием для учета) и информацию в виде электронных данных (информация, которую можно обработать электронными средствами).

Закон “Об электронных документах и электронном документообороте” № 851 от 22.05.2003 приравнивает электронные документы к бумажным, то есть такие документы имеют такую же юридическую силу и не могут быть оспорены только потому, не напечатаны на бумаге. То же самое написано и в ст. 9 ч. 2 Закона “О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине”, если электронный документ составлен должным образом - он законный.

Какие требования предъявляются к электронным документам?

Для того чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен соответствовать требованиям ст. 5 и ст. 6 Закона № 851:
Электронные документы должны содержать те же обязательные реквизиты, что и бумажные. К обязательным реквизитам относятся:

  • название документа;
  • дата составления документа;
  • название компании, которая поставляет товар или услугу;
  • содержание, объем и единица измерения товара или услуги;
  • должность, ФИО и подпись должностного лица.
  • Требования к реквизитам первичных документов закреплены в Законе № 996 и в п. 2.4 Положения № 88.
  • В электронных документах могут быть добавлены реквизиты, не предусмотренные для бумажных документов, порядок и особенности создания таких реквизитов утверждены Порядком № 1886.
  • Электронные документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП).
  • Электронный документ должен быть удобным для просмотра, копирования, передачи, сохранения и т.д. То есть он не должен быть в виде программного кода.

Когда электронный документ считается оригиналом, а когда копией?

Если электронный документ содержит обязательные реквизиты, подписан электронной подписью, даёт возможность установить его целостность и подлинность, тогда такой документ считается оригиналом. Если электронный документ распечатали - это копия.

К копиям электронных документов не относятся:

  • скан-копии бумажных документов;
  • скриншоты электронной переписки;
  • письма, распечатанные с электронной почты.

Какие есть требования к электронной подписи?

Для того чтобы документ (бумажный или электронный) имел юридическую силу, он должен содержать подпись ответственного лица. Бумажные документы, понятное дело, подписывает человек собственноручно, а вот электронные документы заверяются электронной подписью, приравненной к собственноручной.

Наложение электронной подписи, при создании электронного документа - это последний этап, пока документ не подписан, он не имеет юридической силы.

Электронная подпись содержит данные должностного лица и нужна для идентификации подписанта.

Электронная подпись может быть простой, усовершенствованной и квалифицированной (КЭП). Для подписания электронных документов подходит только КЭП, её приравнивают к собственноручной подписи. КЭП по требованиям законодательства, считается целостной и содержит достоверные электронные данные.

В своих разъяснениях, налоговики также придерживаются мнения, что первичный электронный документ имеет равною юридическую силу с бумажным документом только в том случае, если подписан КЭП.

Как начать электронный документооборот с контрагентами?

Нельзя просто так взять и начать рассылать электронные документы своим контрагентам. Для начала нужно заключить договор или соглашение на электронный документооборот. Об этом прямо говорится в ст. 207 ч. 3 ГКУ: использовать электронную подпись при совершении сделок можно только по письменному согласию обеих сторон.

Если вы заключаете договор с новым контрагентом, вы можете добавить пункт об электронном документообороте, а с контрагентами, с которыми вы работаете давно, можно подписать дополнительное соглашение. То есть заключать отдельный договор не нужно.

Нужно ли распечатывать электронные документы?

Законодательством не предусмотрено распечатывание электронных документов в обязательном порядке. Однако, в случае проверки налоговый инспектор имеет право затребовать у вас копию электронного документа, то есть его распечатку. После того как вы распечатаете документы, их нужно подписать и заверить вашей печатью.

В случае проведения проверки инспектор может затребовать распечатать документы не позднее, чем за пять дней до окончания проверки. Распечатанные документы инспектор принимает и составляет опись. Изымать оригиналы документов - запрещено.

Можно ли исправлять ошибки в электронных документах?

Возможность исправления ошибок, допущенных в электронных документах, законодательством не определена. Минфин в своих разъяснениях рекомендует исправлять ошибки в электронных документах, допущенных в прошлом периоде, способом “красное сторно”.

При исправлении ошибки нужно составить бухгалтерскую справку, указать в ней содержание ошибки и сумму.

Если ошибка была допущена в электронном документе в текущем периоде, тогда нужно составить новый, правильный документ и заменить им неправильный.

Сколько хранить электронные документы и какие есть требования?

Электронные документы должны храниться столько же, сколько и их бумажные аналоги, то есть не меньше 1095 дней со дня подачи отчетности, для составления которой они использовались. Храниться они должны на электронных носителях, с возможностью проверки целостности документов.

При хранении электронных документов должны выполняться следующие требования:

  • информация, которая хранится в электронных документах должна быть доступной для дальнейшего использования;
  • нужно сохранить возможность восстановления электронного документа в том виде, в котором он был получен или создан;
  • кроме содержания самого электронного документа, нужно хранить информацию о происхождении документа, дату и время создания документа или получения.

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором