Онлайн-касса и программа учёта

Начиная с 2017 года, практически все, кто занимается бизнесом в России, должны были начать применять онлайн-кассы. До 1 июля 2021 года такие кассы должны установить предприниматели, оказывающие индивидуальные услуги или продающие товар без наемных сотрудников. Это будет завершающим этапом переходного периода. Если вы только сейчас столкнулись с вопросами:

• “Что такое онлайн-касса?”
• “Чем отличается новая онлайн-касса от старых кассовых аппаратов?”
• “Как работает онлайн-касса?”
• “Какие виды касс включены в понятие онлайн-кассы?”

ищите ответы на эти и другие вопросы в нашей статье.

Что такое онлайн-касса?

Онлайн-касса - это “народное” название для контрольно-кассовой техники (ККТ/ККМ). Это аппарат, который записывает и хранит информацию в фискальном накопителе (ФН), передает информацию в фискальную налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД), а также формирует фискальные чеки, бланки строгой отчетности (БСО), отчеты об открытии и закрытии смены, плюс печатает перечисленные документы согласно требованиям законодательства.
Работу онлайн-касс регулирует Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 года.

Чем онлайн-касса отличается от старых кассовых аппаратов?

Как работает онлайн-касса?

После покупки онлайн-кассы, её регистрируют в ФНС. Далее подключают к интернету через Wi-Fi, сим-карту, флешку-модем или провод. В начале каждого рабочего дня при открытии смены ваш аппарат отправляет информацию ОФД с которым у вас заключен договор. При продаже товара, онлайн-касса передает информацию ОФД и передает чек. ОФД подтверждает получение чека и параллельно отправляет эту же информацию в налоговую. Далее онлайн-касса отправляет покупателю электронный чек (если покупатель дал свой номер телефона) или печатает бумажный чек. В конце рабочего дня при закрытии смены, онлайн-касса печатает отчет с информацией о количестве отправленных чеков, если какие-то чеки не дошли до ОФД, то указывается их количество. Также в этом отчете есть информация об интернет соединении. Параллельно этот отчет оправляется и ОФД.

Если у вас в магазине временно нет интернета, то информация о продажах будет записываться в ФН и при появлении интернета, передаст информацию в налоговую. Информация может храниться до 30 дней. Если интернет не появится в течение этого времени, онлайн-касса будет заблокирована и проводить продажи будет невозможно.

Какие есть плюсы у онлайн-кассы?

Для предпринимателей, можно выделить следующие плюсы применения онлайн-кассы:

• у налоговой нет лишних повод для проверки, поскольку они получают информацию онлайн;
• регистрация онлайн-кассы теперь возможна удаленно через интернет за 15 минут;
• сократились расходы на обслуживание кассы, поскольку не нужно заключать договор с ЦТО;
• можно просматривать остатки товара, средний чек и делать аналитику по “ходовому” товару, вся эта информация есть в онлайн-кассе.

Для покупателей, можно выделить следующие плюсы применения онлайн-кассы:

• за счет того, что чек выдается в электронном виде, его не получится потерять, теперь процедура обмена и возврата товара стала проще;
• вероятность купить поддельный или контрафактный товар снижается;
• теперь не нужно вспоминать, куда потратил деньги, поскольку на каждую покупку приходит электронный чек.

Для налоговой, можно выделить следующие плюсы применения онлайн-кассы:

• уклоняться от уплаты налогов стало тяжелее;
• можно контролировать бóльшее количество предпринимателей;
• покупатели теперь помогают контролировать продавцов, поскольку могут проверять подлинность чека.

Какие виды онлайн-касс существуют?

Автономные кассы

Это стандартный кассовый аппарат, который “прокачали” с помощью модуля для интернет-связи и ФН. Подходит для микро-бизнеса, курьеров и для предпринимателей, которые торгуют с машины.

• Плюсы: работает от аккумулятора; удобно брать с собой; работает без подключения к компьютеру; есть встроенное ПО.
• Минусы: маленький экран; ограниченная память и функционал; не подходит для проведения акций; не списывает товар в момент продажи.

Фискальный регистратор

Это устройство, которе подключается к компьютеру, планшету, терминалу или телефону и печатает чеки. Функциональность зависит от встроенного ПО.

• Плюсы: более производительный, чем автономные аналоги; совместим с большинством ОС; можно подключить к любому устройству.
• Минусы: работает от розетки.

Смарт-терминал

Это устройство совмещает в себе планшет и принтер чеков. Часто работает на базе Android.

• Плюсы: скорость работы; можно устанавливать дополнительные программы; можно смотреть аналитику.
• Минусы: цена.

Моноблок

Это устройство состоит из монитора и встроенного системного блока. Обычно их используют в ресторанах, кафе, барах и т.п.

• Плюсы: можно подключить дополнительное оборудование (весы, монитор покупателя, сканер и т.д.); есть модели с картридером и встроенным денежным ящиком.
• Минусы: цена.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов (автоматизированная система)

Такую систему можно подключить к сайту, она отправляет электронные чеки покупателю и не печатает бумажные. Работает без продавца в выходные и праздничные дни.

При выборе онлайн-кассы ознакомьтесь с Реестром контрольно-кассовой техники.

На что обратить внимание при выборе онлайн-кассы?

1. Количество разъемов. При выборе онлайн-кассы подумайте, какое оборудование вам понадобится дополнительно, например, весы, сканер, банковский терминал. Не все модели могут работать по Wi-Fi, некоторые прийдется подключать к кассе с помощью кабеля.
2. Скорость печати чека. У разных аппаратов разная скорость печати чеков. Если у вас большой поток клиентов, выбирайте модель с высокой скоростью печати.
3. Мобильность онлайн-кассы. Здесь всё зависит от вашего вида бизнеса. Если у вас магазин и стационарная касса, тогда подойдет стационарное устройство, если вы торгуете, например, с машины, тогда вам подойдет мобильная касса.
4. Тип интернет-соединения. Обратите внимание, как у вас обстоят дела с интернетом и где будет находиться касса: в магазине стационарно или будет ездить с курьером по городу.
5. Ассортимент товара и количество торговых точек. Если у вас в магазине много товара, тогда вам подойдет фискальный регистратор или смарт-терминал. В них можно загружать файл с перечнем товара и не вносить каждую позицию вручную, а если у вас несколько торговых точек, их можно будет связать между собой.
6. Вид деятельности. Для разных видов деятельности есть разные требования, например работа с 2-D сканером или ЕГАИС.

Можно ли обновить старый кассовый аппарат до онлайн-кассы?

Да, можно. Для начала проверьте на сайте налоговой, можно ли модернизировать вашу модель кассы. Если она покупалась не слишком давно, то обновить её можно, а если давно, то прийдется покупать новую. Далее вам необходимо будет купить специальный комплект модернизации ККТ. Средняя стоимость 6 - 15 тыс. руб.
Следующим шагом будет снятие старой кассы с регистрации в налоговой. Для этого нужно написать заявление, собрать необходимые документы и посетить ФНС. После того, как аппарат снимут с регистрации его необходимо обновить и зарегистрировать заново в налоговой.

Как использовать онлайн-кассу в интернет-магазине?

Для владельцев интернет-магазинов есть отдельная категория онлайн-касс - это автоматизированные системы. Для их использования не нужно нанимать продавца, поскольку такую кассу привязывают к сайту и после оплаты чек отправляется автоматически покупателю 24/7.

Если вы доставляете товар покупателю курьером, тогда вам понадобится переносная онлайн-касса.

В чеке при продаже через интернет-магазин указывается адрес сайта, а не организации.

Реквизиты чека и бланка строгой отчетности

Теперь БСО приравниваются к чекам. Они содержат 24 реквизита.

Как зарегистрировать онлайн-кассу?

Есть три варианта, как можно зарегистрировать онлайн-кассу:

1. Лично подать заявление в налоговую и отнести им кассу.
2. Онлайн на сайте налоговой с помощью КЭП.
3. Обратиться в ЦТО, они всё сделают за вас.

В зависимости от того какую вы регистрируете кассу (новую или переделанную старую), есть два варианта:

Как Торгсофт работает с онлайн-кассой?

Торгсофт успешно работает только с фискальными регистраторами. После выбора и покупки ККТ, необходимо приобрести и активировать дополнительную опцию Подключение фискального регистратора. Далее вы, как и раньше, проводите продажи, указывая при этом e-mail или номер телефона покупателя. В зависимости от указанной контактной информации, клиенту отправляется электронная копия чека или смс со ссылкой на этот чек и параметрами входа.

Информация о продажах и других фискальных операциях отправляется фискальным регистратором автономно, оператору фискальных данных, без участия человека. Эта компания принимает, обрабатывает, хранит данные и отправляет их в ФНС. Предприниматель может увидеть их в своем личном кабинете на сайте Фискальной налоговой службы.