Прием сотрудников и оформление трудовой книжки

Ваш бизнес растет и развивается? Тогда рано или поздно возникнет потребность в расширении штата сотрудников, ведь предприниматель - это не всемогущий гуру. Он не может охватить несколько сфер одновременно. Особенно, если его бизнес стремительно растет. Первыми сотрудниками будут продавцы, затем старшие менеджеры, администраторы, руководители отделов, бухгалтеры и даже HR-менеджеры. Поэтому со временем среди них появится тот, с кем придется попрощаться. Сотрудник может уволиться сам или сделать это можете Вы, в связи с тем, что он просто не рентабелен.

Чтобы не тратить попусту свои нервы и время, мы Вам расскажем о том, как правильно вносить данные в трудовую о приеме и увольнении сотрудников, о поощрениях, присвоении новой категории и переводе на иную должность, о том, как внести исправления. Поскольку информации много и не хочется ничего упустить, мы решили выпустить серию статей на данную тему.

В первой статье из цикла, мы расскажем Вам, как открыть трудовую книжку, кто может это сделать и, самое главное, как принять нового сотрудника и внести запись о приеме.

Первый прототип трудовой книжки появился во Франции в середине 18 века. Естественно, он выглядел иначе, чем сейчас. Это документ, который необходимо было предоставлять новому нанимателю от предыдущего работодателя. Этот порядок был введен для борьбы с бродяжничеством. И, хотя прошло уже три столетия, с тех пор особо ничего не поменялось.

Согласно ст. 48 КЗоТа трудовая книжка - это документ, который является основным источником для подтверждения трудовой деятельности человека. Они ведутся по всем сотрудникам, которые работают у юридического лица или у ФЛ-П, пять и более дней. 

Требования к ведению трудовых книжек регламентирует “Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работниками” № 58 от 29.07.1993 года.

Основные правила ведения “трудовых”:

1. Все данные вносятся на двух языках: государственном и русском. То есть каждая запись должна быть продублирована.
2. Любая информация вписывается только ручкой. Вы можете выбрать шариковую или с пером. Чернила могут быть синими, черными или фиолетовыми.
3. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, работающих свыше пяти дней. Это не относится к лицам, которые работают по гражданско-правовым договорам.

Информация, которую можно внести в трудовую книжку, представлена на Рис. 1.

Рис. 1. Сведения, которые вносят в трудовую книжку

Обратите внимание, что название профессии и должности переписывают строго из Классификатора профессий ДК 003:2010.

Любые записи, должны вноситься в трудовую книжку только после публикации соответствующего приказа, в течении недели. Содержание данной записи должно быть идентичным с приказом. При увольнении сотрудника, запись вносится в последний рабочий день.

Все книжки сотрудников хранятся у работодателя. Исключением являются физлица-предприниматели. В таком случае, после внесения необходимых записей в трудовую, она передается на хранение работнику.

Если к Вам пришел сотрудник, для которого данное место работы первое, Вам нужно будет открыть ему трудовую. Для этого понадобятся следующие документы:

• паспорт;
• документ об образовании;
• военный билет (для военнослужащих в отставке).

Бланк трудовой книжки обычно сотрудник приобретает самостоятельно либо его может купить работодатель, а затем удержать его стоимость из зарплаты работника. Здесь никаких принципиальных моментов нет. Все зависит от того, как Вам будет удобней.

Итак, с основными моментами разобрались, теперь давайте рассмотрим более детально, как заполнять графы трудовой, касающиеся данных сотрудника, и внесение записи о приеме. Первое, что мы видим, открыв трудовую, - это титульный лист (Рис. 2). В первую очередь записывают ФИО полностью без каких-либо сокращений. Эту информацию вносят на основании паспорта так же, как и дату рождения. Затем указывают дату заполнения. Всю информацию подтверждает своей подписью “хозяин” и должностное лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки. Последний шаг - печать данного предприятия. Она ставится аккуратно, не перекрывая собой каких-либо данных.

Рис. 2. Титульный лист. Образец заполнения.

Сама трудовая состоит из 4 разделов:

1. Данные о работе.
2. Данные о награждениях.
3. Данные о поощрениях.
4. Данные о присвоении пенсии.

Первый раздел состоит из четырех граф: № по порядку, дата, информация о приеме на работу и основание. Пример правильного заполнения данного раздела приведен на Рис. 3.

С первыми двумя графами все и так понятно. Нумерация идет сквозная, дата такая же, как и в приказе. Все прописывается арабскими цифрами.

С третьей графой немного все сложнее. Она заполняется в первую очередь. Сначала указывают полное наименование предприятия или физического-лица предпринимателя, как заголовок. Затем на следующей строке вносят данные о названии должности. Не забываем, что должность переписывается из Классификатора профессий.

Четвертая графа так же проста в заполнении. Здесь Вы полностью указываете название документа, на основании которого делается запись, его дату и номер.

Рис. 3. Пример заполнения раздела “Данные о работе”

Обратите внимание, каждая запись должна быть идентична с записью в приказе. Также между записями не должно оставаться пустых строк.

Бывает, что человек очень часто менял место работы и, к тому моменту, когда он приходит к Вам, в его трудовой уже нет свободного места. Такая ситуация решается очень просто. Нужно купить вкладыш к трудовой книжке (Рис. 4). Требования к его заполнению такие же. На титульной странице основной трудовой книжки ставится штампик с надписью “Выдан вкладыш” и прописывается его серия и номер.

Рис. 4. Пример заполнения вкладыша к трудовой книжке.

Давайте представим ситуацию. К Вам пришел “новенький”, а его трудовая чиста, как первый снег. Мы уже писали выше, какие документы Вам понадобятся, если для человека это первая работа. Итак, для начала нам необходимо внести данные о времени обучения/ военной службе/ времени по уходу за инвалидом 1-ой группы, ребенком инвалидом до 16 лет (в случае предоставления соответствующей справки). Для этого мы заполняем графы с первой по четвертую и ставим дату такую же, как в нашем приказе о приеме, пишем полное название учебного заведения (либо данные, указанные в военном билете или в предоставленной справке), и, последнее, - на основании какого документа сделана запись.

После этого можно вносить записи о приеме. Как это должно выглядеть на практике, Вы можете посмотреть на Рис. 5. В данном примере также показаны различные варианты оформления трудовых отношений.

Рис. 5. Пример внесения записей в трудовую книжку при оформлении нового работника

Запись о приеме вносят в течении недели после создания распоряжения. Типовая форма распоряжения о приеме сотрудника на работу утверждена приказом № 489. О том, как заполнить первый раздел трудовой, мы рассказали выше.

В данной статье мы рассмотрели все, что касается ведения трудовой книжки и приема сотрудников. В следующей статье мы поговорим о том, как перевести работника на иную должность и записать поощрения. До скорой встречи!